Інструкція по статистичному звіту органів реєстрації актів громадянського стану

1. Для органів реєстрації актів громадянського стану встановлена така статистична звітність:

а) ф.N 97 "Звіт про реєстрацію актів громадянського стану";

б) ф.N 97-а "Звіт про реєстрацію актів громадянського стану".

Вказані форми статистичної звітності обов'язкові для всіх органів реєстрації актів громадянського стану. Внесення до них будь-яких змін, а також запровадження додаткової звітності з порушенням встановленого порядку неприпустимі.

2. Відділи реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, виконавчих комітетів міських (міст обласного підпорядкування) і районних у містах Рад народних депутатів на підставі записів актів громадянського стану, які зареєстровані у відділі, а також тих, що подані виконкомами міських (районного підпорядкування), селищних, сільських Рад народних депутатів, по закінченні звітного місяця складають у трьох примірниках щомісячний звіт реєстрації народжень, смерті, одружень, розірвання шлюбу (ф.N 97).

3. Цей звіт складається в цілому по району (місту) з зазначенням всіх міських (районного підпорядкування), селищних, сільських Рад народних депутатів, які входять до складу даного району (міста), та надсилається до відділу реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Автономної Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської чи Севастопольської міських державних адміністрацій не пізніше 7 числа наступного за звітним місяця.

4. У цей же строк другі примірники щомісячних звітів (за ф.N 97) разом з другими примірниками записів актів громадянського стану, включених до звітів, а також лікарняні свідоцтва про смерть надсилаються до місцевих органів статистики. Третій примірник залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану, який звітує.

Якщо з яких-небудь виняткових обставин ті або інші записи актів громадянського стану не були включені до звіту за місяць, вони повинні бути включені до звіту за наступний місяць з зазначенням, які саме записи за попередній місяць були додатково включені до звіту за звітний місяць.

5. Управління статистики Автономної Республіки Крим, обласні, Київське та Севастопольське міські управління статистики не пізніше 25 числа третього за звітним місяця повертають другі примірники записів актів громадянського стану відділу реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Автономної Республіки Крим, управління юстиції обласної, Київської чи Севастопольської міської державної адміністрації.

При цьому акти повинні бути підібрані згідно з ф.N 97:

за видами актів;

у кожному виді актів - за районами, містами, районами у місті;

по кожному району - за селищними та сільськими Радами.

6. Один раз на рік відділи реєстрації актів громадянського стану на підставі записів актів громадянського стану складають у двох примірниках звіт (ф.N 97-а).

Щорічний звіт складається в цілому по району з зазначенням міських (районного підпорядкування), селищних, сільських Рад народних депутатів, які входять до складу даного району (міста), та надсилається до відділу реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Автономної Республіки Крим, управління юстиції обласної, Київської чи Севастопольської міської державної адміністрації не пізніше 15 січня наступного за звітним року.

Другий примірник звіту залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану.

7. Статистичний звіт складається відділами реєстрації актів громадянського стану з додержанням таких правил:

а) у графі 2 ("Найменування органу реєстрації актів громадянського стану") вказуються повне найменування цього органу, а також у алфавітному порядку найменування міських (районного підпорядкування), селищних, сільських Рад, які подали записи актів громадянського стану, зареєстровані у звітному періоді;

б) якщо у звітному періоді в даному районі, місті (районного підпорядкування), селищній, сільській Раді народних депутатів не було жодного випадку реєстрації такого виду акта, про це повинно бути вказано у звіті.

Відділ реєстрації актів громадянського стану робить відмітку у звіті "Не було реєстрації" лише за наявності письмового підтвердження виконкому міської (районного підпорядкування), селищної, сільської Ради народних депутатів про те, що реєстрація цих актів у даний час не провадилась. Письмове підтвердження додається до статистичного звіту;

в) у графах 3, 6, 9 та 11 вказуються перший та останній номери (включно) відповідних записів актів громадянського стану, проведених у звітному місяці. При цьому номери записів по кожному виду актів повинні збігатись з номерами других примірників записів актів громадянського стану, доданих до звіту;

г) цифри, вказані у графі 5 ("У тому числі мертвонароджені"), повинні включатися до графи 4 ("Загальна кількість"), а цифри, включені до графи 8 ("В тому числі до одного року") - до графи 7 ("Загальна кількість");

д) до записів актів про смерть не включаються записи про смерть осіб, які померли більше року тому.

У графах 11 і 12 "Про поновлення записів" треба вказувати тільки кількість поновлених записів актів громадянського стану, які зареєстровані в даному відділі реєстрації актів громадянського стану. Висновок та матеріали перевірок, проведених відділами реєстрації актів громадянського стану і потім надісланих для реєстрації до іншого відділу реєстрації актів громадянського стану, не повинні входити до цифр, проставлених у графі "Про поновлення записів".

У графах 13 і 14 "Про анулювання записів" зазначається кількість анульованих записів актів громадянського стану у даному відділі.

8. Щорічні звіти за формою N 97 та формою N 97-а складаються у двох примірниках. Перший не пізніше 15 січня наступного за звітним року подається до вищестоящого органу реєстрації актів громадянського стану.

9. Відділ реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Автономної Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій на підставі поданих звітів про реєстрацію актів громадянського стану щорічно складають зведені звіти про реєстрацію актів громадянського стану (ф.N 97-а) і не пізніше 25 січня наступного за звітним року подають їх до Міністерства юстиції України.

10. Статистична звітність підписується керівником відділу реєстрації актів громадянського стану або його заступником, які несуть відповідальність за своєчасність та достовірність поданих статистичних звітів.