Меморандум про взаєморозуміння стосовно Секретаріату EUREKA між членами EUREKA

1. Цей Меморандум про взаєморозуміння між членами EUREKA забезпечує функціонування Секретаріату EUREKA.

2. Роль Секретаріату полягає в тому, щоб запроваджувати тривалу підтримку мережі EUREKA, перш за все на робочому рівні. Крім того, з огляду на значний досвід EUREKA, що реалізується Секретаріатом, та можливість його працівників отримувати повну картину ініціативи, Секретаріат може бути корисним для надання порад стосовно політики та стратегії роботи з розвитку, але не може запроваджувати нових ініціатив без попереднього погодження з Групою представників високого рівня або Групою національних координаторів проектів згідно із Заявою про цілі та обов'язки, ухваленою Групою представників високого рівня в м. Единбург у квітні 1997 року (або відповідно до змін, унесених цією Групою пізніше).

3. Завдання Секретаріату повинні бути детально викладені в щорічному бізнес-плані, розробленому Секретаріатом для подальшого розгляду й ухвалення відповідно до Заяви про цілі та обов'язки.

4. Зараз Секретаріат складається із семи відряджених працівників та до восьми безпосередньо найнятих працівників. Група представників високого рівня призначатиме одного з відряджених працівників "Головою Секретаріату EUREKA".

5. Якщо Група представників високого рівня прийме відповідне рішення, Секретаріат може бути розширений або зменшений з огляду на досвід.

i) Громадянство працівників

6. Відряджені працівники складають збалансовану групу, причому кожний фахівець буде відряджений різними членами EUREKA. Один з відряджених працівників буде обов'язково від Європейської Комісії. Усі члени відряджатимуть працівників.

7. Безпосередньо найняті працівники будуть громадянами будь-якої країни EUREKA та будуть офіційно вповноважені працювати в Бельгії.

ii) Ротація працівників

8. Кожний з відряджених працівників буде працювати протягом початкового періоду в три роки з можливістю щорічного подовження на строк до двох років, причому період служби буде варіюватися в кожному випадку для забезпечення безперервності роботи Секретаріату. Ці періоди можуть змінюватися в окремих випадках, якщо так вирішить Група представників високого рівня.

9. Початкові призначення відряджених працівників та подальші подовження строків роботи ухвалюватимуться Групою представників високого рівня. Група представників високого рівня може з об'єктивних причин, після проведення консультацій із членом, що відряджає працівника, скасувати призначення до початково визначеного закінчення його строку. Без шкоди переглядові, який передбачено у викладеному нижче пункті 25, посади відряджених працівників будуть передаватися від однієї до іншої країни EUREKA таким чином, щоб усі країни-члени мали рівні можливості для зайняття певної посади.

iii) Висунення працівників

10. Усі відряджені працівники, призначені згідно з викладеними вище пунктами 6-9, будуть висуватися заінтересованими Урядами країн EUREKA або Європейською Комісією після консультацій з Головою Секретаріату, щоб забезпечити надання висунутими особами Секретаріатові необхідного спектра вмінь згідно з викладеним нижче пунктом 16.

11. Ієрархія посад у Секретаріаті, а також громадянство працівників, які призначаються, будуть ухвалені Групою представників високого рівня. Посадові обов'язки в Секретаріаті будуть затверджені Групою представників високого рівня на підставі пропозиції Голови Секретаріату.

iv) Строки та умови працевлаштування

12. Відряджені працівники Секретаріату поважатимуть принципи відповідальності, наведені у викладеному нижче пункті 14. Стосовно їхньої особистої кар'єри та працевлаштування, але не стосовно їхніх функціональних обов'язків, вони матимуть права й обов'язки, погоджені між працівником та членом, що відряджає працівника. Для встановлення строків відрядження члени EUREKA намагатимуться забезпечити подібність строків та умов служби до тих, що застосовуються в подібних міжнародних організаціях, і, зокрема, подібність заробітної платні, а також сплати податків, виплати на соціальний захист та інших відрахувань до окладів без надбавок еквівалентних розмірів у тих організаціях.

13. Безпосередньо найняті працівники призначатимуться на умовах, які встановлюються Головою Секретаріату й підлягають бюджетному ухваленню Групою представників високого рівня. Як це передбачено у викладеному нижче підпункті "c" пункту 19, усі витрати на утримання допоміжного персоналу будуть здійснюватись Урядами країн EUREKA та Європейською Комісією відповідно до розподілу витрат, який додається до цього Меморандуму про взаєморозуміння. Якщо Секретаріат припинить своє функціонування відповідно до викладеного нижче пункту 25, то не буде права продовжувати відносини найму.

14. Протягом періоду своєї служби працівники Секретаріату підпорядковуватимуться Голові Секретаріату, працюватимуть відповідно до викладених нижче пунктів 17 й 23 та поважатимуть принципи відповідальності викладеного нижче пункту 21 та відповідні принципи конфіденційності. Усі працівники працюватимуть у справжньому командному дусі EUREKA та, зокрема, діятимуть в інтересах членів EUREKA як одного цілого та незалежно від окремого члена, яким вони висунуті. Це буде роз'яснено в умовах їхнього працевлаштування організацією, що відряджає. Ця організація передбачатиме, що відряджений фахівець письмово підтверджує прийняття ним або нею цих обов'язків перед Секретаріатом.

15. Усі працівники підлягатимуть щорічній оцінці виконання ними завдань, передбачених у річному бізнес-плані. Для відряджених працівників це буде здійснено Головою Секретаріату й передано до організації, що відряджає. Щорічна оцінка стосовно Голови Секретаріату буде проводитися Головуючим Групи представників високого рівня й також передана до організації, що відряджає. Представники високого рівня будуть поінформовані про результати такої оцінки конфіденційно.

v) Професійні якості

16. Відрядженими працівниками будуть особи, які мають досвід роботи в бізнесі, промисловості й на публічних посадах, у міжнародному співробітництві в галузі передових технологій, особливо стосовно промислових проектів. Група професіоналів володітиме всіма вміннями й технічними можливостями, необхідними для виконання завдань, що випливають з обов'язків, які описано в пункті 2 й викладено детальніше в щорічному бізнес-плані.

vi) Обов'язки Голови Секретаріату

17. Голова Секретаріату нестиме повну відповідальність за діяльність Секретаріату й підпорядковуватиметься Головуючому Групи представників високого рівня з дотриманням принципу відповідальності згідно з викладеним нижче пунктом 2.

i) Юридична особа

18. Секретаріат за Бельгійським законодавством буде незалежною юридичною особою як "association internationale san but lucratif" (AISBL). Секретаріат матиме повноваження вступати в договірні відносини з постачальниками необхідних товарів і послуг. Він нестиме юридичну відповідальність за дії або помилки своїх працівників, які виконують свої функціональні обов'язки.

ii) Фінансування

19. Витрати Секретаріату сплачуватимуться таким чином:

a) усі витрати по зарплатні, пенсіях, експатріації та виплатах на облаштування, проживання, переїзду для повернення додому будуть сплачуватися членом EUREKA, який висуває кожного працівника (як це зазначено у викладеному вище пункті 10);

b) офісні витрати, зокрема оренду, комунальні послуги, оргтехніку, сплачуватиме країна, в якій розташовуватиметься Секретаріат;

c) усі інші витрати сплачуватимуться членами згідно з розподілом витрат, який додається до цього Меморандуму про взаєморозуміння.

20. Секретаріат буде кожного календарного року готувати проекти бюджетів на витрати за викладеним вище пунктом 19, які буде представлено Групі представників високого рівня Головою Секретаріату EUREKA для ухвалення Групою. Щорічні звіти Секретаріату підлягатимуть аудиту згідно з бельгійським законодавством.

iii) Підзвітність

21. Відповідно до розділу 2.3 Ганноверської декларації про принципи, Секретаріат буде засновано "в рамках відповідальності Міністерської конференції EUREKA". Він буде підзвітним Групі представників високого рівня між засіданнями Міністерської конференції, а також Головуючому Групи між засіданнями Групи.

iv) Мови

22. Секретаріат отримуватиме та зберігатиме інформацію будь-якою з п'яти мов, що використовуються на засіданнях EUREKA. Він поширюватиме інформацію мовою, якою її одержано. Секретаріат може поширювати інформацію іншими мовами, які вживаються на засіданнях EUREKA на прохання та за рахунок заінтересованого члена EUREKA.

23. Щоденна робота Секретаріату буде регулюватися Внутрішніми правилами офісу (Інструкція), які будуть підготовлені Головою Секретаріату за погодженням з його або її працівниками, ухвалені Головуючим та представлені Групі представників високого рівня для затвердження. Будь-які зміни цих правил також ухвалюються Головуючим та надсилаються Групі представників високого рівня для затвердження.

24. Секретаріат розміщуватиметься в м. Брюссель.

25. Меморандум про взаєморозуміння набере чинності після підписання. Міністерська конференція, керуючися порадою Групи представників високого рівня, перегляне своє функціонування та, у випадку необхідності, прийме рішення стосовно його продовження.

26. Умови Меморандуму про взаєморозуміння можуть бути змінені, якщо сторони пізніше так вирішать за консенсусом. На цій підставі зміни до умов було внесено Міністерською конференцією в м. Тампере в 1992 році та в м. Лондон у 1997 році.

27. Якщо член бажає вийти з EUREKA, він повинен припинити свою участь у цьому Меморандумі про взаєморозуміння наприкінці календарного року шляхом повідомлення про це не пізніше, ніж за 3 місяці.

Витрати, зазначені в підпункті "c" пункту 19 Меморандуму про взаєморозуміння, будуть розподілені між членами EUREKA на такій основі (а також на основі розуміння, що це не створює прецеденту для внесення коштів в інші міжнародні організації або проекти):

Ця таблиця з розподілу витрат буде оновлюватися щороку Групою представників високого рівня перед Міністерською конференцією відповідно до принципів, установлених у Документі 1044.