Оцінка й відбір
5.8. При надісланні запиту про подачу пропозицій до фірм, які увійшли до короткого списку, варто чітко вказати критерії оцінки цих пропозицій. Оцінку консультантів потрібно зазвичай проводити на підставі технічних параметрів, у тому числі, зокрема, досвіду виконання аналогічних завдань, досвіду роботи та присутності в даному регіоні, кваліфікації основних співробітників, які запропоновані для виконання завдання, а також обґрунтування й якості плану роботи. Для деяких суто технічних завдань ціна послуг може мати другорядне значення, а головним фактором відбору повинна залишатися якість. Після надіслання запитів про подачу офіційних пропозицій на переговори із замовником про укладання договору найму запрошується консультант, пропозиція якого одержала найвищу оцінку.
5.9. Незважаючи на те, конкурс бажано організовувати на основі короткого списку, у деяких обставинах все-таки потрібно або доцільно залучити яку-небудь конкретну фірму, або продовжити роботу з нею, якщо:
a) вона має унікальну кваліфікацію або досвід, або
b) вона брала чи бере участь у таких початкових етапах проектного циклу, як підготовка технічного завдання або виконання проектно-конструкторських робіт, і виявлена потреба у подовженні роботи з нею, у той час як конкурс не дасть жодних переваг. Положення про таке подовження строків договору, якщо воно планується заздалегідь, потрібне бути передбаченим в первісному технічному завданні та у договорі найму, які бажано укладати за підсумками конкурсу.
У таких випадках за попередньою згодою Банку замовник має право запросити пропозиції у такої фірми та провести з нею переговори стосовно укладання договору найму консультанта.
Переговори про укладання договору найму
5.10. В ході переговорів про укладання договору найму між замовником і консультантом в разі їх взаємної згоді в пропозицію відібраного консультанта можуть вноситися зміни. Замовник повинен висловити побажання про зміну номенклатури послуг та штатного розкладу, що запропоновані консультантом, і потім обговорити відповідне коригування ціни послуг. Проект остаточного договору найму до його підписання варто подати на розгляд Банкові.
Діловодство по договорах найму
5.11. Як і у випадку інших договорів по проектам, що фінансуються Банком, замовник відповідає за організацію та керівництво роботою консультанта в інтересах забезпечення високої якості, санкціонування платежів, внесення необхідних змін у договір, вирішення претензій та суперечностей, своєчасного й задовільного завершення завдання та оцінки роботи консультантів.
Контроль з боку Банку
5.12. У випадках, коли консультантів наймає замовник, їхня кваліфікація, досвід і умови найму повинні задовольняти Банк. Банк ознайомиться із запропонованою номенклатурою послуг і технічним завданням, коротким списком фірм, рекомендаціями з відбору консультанта й остаточним договором, щоб переконатися у відповідності завдання встановленим Банком критеріям фінансування. Порядок контролю викладений у Додатку 1. Договори на консультаційні послуги вартістю 200 000 євро або більш звичайно підлягають попередньому розгляду Банком. Договори з консультантами, що підлягають контролю, вказуються в кредитному договорі. Банк також вимагає від замовника оцінки роботи консультанта.
5.13. Якщо Банк вважатиме, що укладання договору або діловодство по ньому проходили з порушенням встановленого порядку, фінансування договору кредитними коштами припиняється, а частина кредиту, що виділена на договір, але невикористана, анулюється.
Додаток 1. Контроль Банку за рішеннями по закупівлі товарів і послуг
Договори на постачання товарів, здійснення робіт і надання послуг
1. По всіх договорах (контрактах, підрядах), що відповідно до юридичних документів підлягають попередньому розгляду Банком:
a) до надіслання запрошень до учасників торгів на проходження передкваліфікаційного відбору або подання конкурсних заявок замовник представляє Банкові на розгляд й узгодження повний комплект передкваліфікаційної або конкурсної документації;
b) до завершення складання списку учасників, що пройшли передкваліфікаційний відбір, або до присудження контракту (підряду) Замовник представляє Банкові на розгляд й узгодження докладний звіт про підсумки передкваліфікаційного відбору або оцінки конкурсних заявок з викладом конкретного мотивування рекомендацій про проходження фірмами передкваліфікаційного відбору або про присудження контракту (підряду);
c) один звірений примірник контракту (договору, підряду) представляється Банкові до подачі заявки на отримання кредитних коштів по такому контракту (договору, підряду).
2. По контрактах (договорах, підрядах), що не підлягають попередньому розгляду, замовник представляє Банкові на розгляд й узгодження до подачі заявки на отримання кредитних коштів по такому контракту (договору, підряду) його звірений примірник, а також звіт про оцінку конкурсних заявок.
Договори наймання консультантів для надання послуг
3. По всіх консультаційних договорах, що підлягають відповідно до кредитного договору попередньому розгляду Банком:
a) до надіслання запрошень про подачу пропозицій замовник представляє Банкові на розгляд й узгодження запропонований ним короткий список фірм, номенклатуру послуг і технічне завдання, а також критерії оцінки виконання завдання;
b) до запрошення відібраної фірми на переговори замовник представляє Банкові на розгляд й узгодження докладний звіт про оцінку її заявки з викладом конкретного мотивування рекомендації про вибір фірми-переможця для переговорів з нею; і
c) один звірений примірник договору представляється Банкові до подачі заявки на отримання кредитних коштів за таким договором.
4. По договорах, що не підлягають попередньому розгляду, замовник представляє Банкові на розгляд й узгодження до подачі заявки на отримання кредитних коштів за таким договором його звірений примірник, а також звіт про оцінку конкурсної заявки.
Всі договори (контракти, підряди)
5. Замовник вносить такі зміни в закупівельні документи або звіти, які розумно вимагає Банк. Без згоди Банку в затверджені документи або звіти забороняється вносити істотні зміни.
6. Перш ніж дати свою згоду на внесення будь-яких істотних змін у положення та умови будь-якого договору або на відмову від таких умов, або на істотне подовження обумовлених строків виконання договору, або на віддачу будь-якого розпорядження або розпоряджень про внесення зміні (за винятком випадків крайньої терміновості), що разом збільшують вартість договору більш ніж на 15% від його початкової ціни, замовник повинен дістати згоди Банку на зміни, що плануються, відмову від умов, подовження строків або на віддачу розпорядження про внесення в договір змін.
7. Якщо Банк вирішує, що присудження будь-якого контракту (підряду), сам контракт (підряд) або будь-яка зміна такого контракту (підряду) або відмова від його умов суперечать кредитному договору, він зобов'язаний негайно повідомити про це замовника із зазначенням мотивування свого рішення.
8. Після присудженні будь-якого контракту (підряду), що фінансується Банком, Банк може опублікувати опис такого контракту, найменування й національну приналежність особи, що отримала контракт, а також його вартість.
Додаток 2. Рекомендаційні вказівки для учасників торгів
Ціль рекомендаційних вказівок
1. Цей додаток містить рекомендаційний матеріал для потенційних учасників торгів що бажають взяти участь у конкурсі на постачання товарів, здійснення робіт, надання послуг і видачу концесій відповідно до глави 3, а також на надання консультаційних послуг відповідно до глави 5.
Відповідальність за закупівлі товарів і послуг
2. Відповідно до глави 3 відповідальність за всі аспекти укладення договорів на товари і послуги покладається на замовника. Він розсилає запрошення, отримує та оцінює конкурсні заявки, що надійшли, та присуджує контракт (підряд), що у всіх випадках укладається між замовником і постачальником, підрядником або концесіонером. Крім того, замовник відповідає за всі аспекти укладення договорів з консультантами, які наймаються замовником відповідно до глави 5. Банк відповідає за наймання своїх консультантів відповідно до глави 5.
Роль Банку в процесі закупівель товарів і послуг
3. Банк розглядає порядок проведення закупівель, документи, звіти з оцінкою конкурсних заявок, рекомендації про присудження контрактів (підрядів) та остаточно складені контракти (договори), забезпечуючи проведення торгів у погодженому порядку з урахуванням вимог кредитного договору. У випадку великих договорів (такими зазвичай вважаються договори понад конкретну граничну суму в євро, передбачений кожним кредитним договором) договірні документи підлягають перевірці Банком до їх публікації. Якщо в будь-який момент часу в процесі закупівель товарів і послуг (навіть після присудження контракту) Банк виявляє значні порушення будь-яких істотних позицій узгодженого порядку проведення торгів або діловодства за контрактом(15), Банк може також дискваліфікувати цей контракт і закрити фінансування на нього відповідно до пунктів 3.36 і 5.13. Разом з цим, якщо замовник все ж таки присудив такий контракт (підряд) при відсутності заперечень з боку Банку, Банк дискваліфікує його та позбавить його фінансування, якщо встановить, що відсутність у нього заперечень ґрунтувалася на представлених замовником неповних, неточних або невірних відомостях про процес закупівель, або якщо він установить факти здійснення замовником або переможцем торгів корупційних або шахрайських дій. Крім того, Банк має право також дискваліфікувати контракт (підряд) повністю або частково, позбавивши його свого фінансування, якщо в ході діловодства за контрактом виявилися факти відхилення від погодженого порядку виконання контракту, як це передбачено пунктами 3.33 і 5.11, або якщо він установить факти здійснення або замовником, або переможцем торгів корупційних або шахрайських дій.
---------------
(15) Рішення про те, чи вважається те або інше відхилення від встановленого порядку або норми "істотним" або "принципово важливим", приймається винятково Банком, виходячи з розумної оцінки всього фактичного матеріалу в кожному випадку.
4. Банк опублікував ряд Типових документів про проведення торгів стосовно різних видів закупівель товарів і послуг. Як вказується в пунктах 3.15 та 3.24, замовникам рекомендується користуватися цими матеріалами при підготовці конкретних конкурсних документів по кожному виду закупівель товарів і послуг із мінімумом змін і доповнень з врахуванням національних, проектних і договірно-конкретних питань і вимог.
Відомості про проведення торгів
5. Відомості про можливості участі у відкритих торгах відповідно до пункту 3.9 можна одержати із загальних оголошень про майбутні закупівлі та конкретних запрошень до участі в передкваліфікаційному відборі або подачі конкурсних заявок, як це передбачається пунктами 3.7 та 3.8. Загальні рекомендаційні вказівки про форми участі, а також відомості, що попередньо публікуються, про можливості одержання замовлення у зв'язку з майбутніми проектами можна отримати в главі Procurement Opportunities на сайті ЄБРР в Інтернеті (www.ebrd.com), де також пропонується висловлювати свою зацікавленість в участі в великих консультаційних договорах відповідно до пунктів 5.6 і 5.7.
Рекомендаційні вказівки для учасників торгів
6. Після одержання учасником торгів передкваліфікаційної або конкурсної документації учасник торгів повинен у першу чергу уважно ознайомитися з її змістом, щоб визначити для себе, чи зможе він виконати головні техніко-економічні та договірні вимоги й умови. Якщо ні, то не буде сенсу витрачати сили й гроші на підготовку та подачу конкурсної заявки. Далі учасник торгів повинен критично проаналізувати зміст документів на предмет виявлення будь-яких двозначностей, пропусків або внутрішніх протиріч у них, або неясних чи дискримінаційних, або заборонних формулювань будь-яких позицій у технічних вимогах або в інших главах. У разі їх виявлення учасник торгів повинен вимагати у замовника роз'яснення в письмовій формі протягом строку, встановленого для цього в конкурсній документації. Копії запитів про роз'яснення мають надсилатися в Банк.
7. У конкурсній документації, зазвичай в інструкціях для учасників торгів (ІУТ), наводяться вимоги та методика відбору переможця торгів. Якщо ці інструкції незрозумілі або якщо в них є явні двозначності або протиріччя між вимогами та методикою, що наведені в ІУТ та інших главах конкурсної документації, наприклад, у главі технічних специфікацій, учасник торгів повинен знову ж звернутися за роз'ясненнями до замовника. Варто підкреслити, що кожні торги, як вказується в пункті 3.30, регулюються конкретними конкурсними документами, що публікуються замовником. Якщо учасник торгів вважає деякі положення конкурсних документів такими, що суперечать Політиці та правилам закупівель товарів і послуг ЄБРР, він повинен поставити це питання безпосередньо перед замовником, надіславши до Банку копію свого запиту.
8. Учасник торгів повинен порушувати всі питання, пов'язані із двозначностями, протиріччями, пропусками чи будь-якими іншими проблемами такого характеру до закінчення останнього терміну надіслання запитів про роз'яснення, якщо такі є, як це передбачено в ІУТ, щоб забезпечити подачу конкурсної заявки, що повністю відповідає всім кваліфікаційним вимогам, разом з усією необхідною документацією. Недотримання найважливіших технічних та/або економічних вимог приведе до відхилення заявки(16). У цьому зв'язку, якщо учасник торгів побажає відійти від дотримання принципово неважливої вимоги або запропонувати альтернативне рішення, й при цьому немає конкретних вказівок стосовно цього в ІУТ, його заявка - щоб вона вважалася дійсною - повинна повністю відповідати вимогам конкурсної документації у всіх їхніх аспектах, а також мати окрему позначку про коригування ціни у зв'язку зі згодою на недотримання тієї чи іншої вимоги або на прийняття альтернативного рішення. Після одержання та публічного розкриття заявок від учасника торгів не буде вимагатися і йому не буде дозволятися міняти ціну або суть поданої їм заявки.
---------------
(16) При перевірці звітів замовників про оцінку результатів торгів (див. додаток 1) перед тим як заявити про відсутність у нього заперечень, Банк, серед іншого, розгляне підстави для рішення відхилити ту або іншу заявку через "значне порушення" або "істотного" або "принципово важливого" відходу від установленого порядку.
Конфіденційність інформації
9. Як вказувалося раніше, процес оцінки поданих заявок повинен носити конфіденційний характер до моменту оголошення переможця, що має важливе значення, тому що дозволяє оцінювачам заявок з боку замовника й Банку виконувати свою роботу без непотрібних перешкод, а також із врахуванням тих негативних наслідків для ринку, до яких може призвести оприлюднення певної інформації про торги. Якщо на цьому етапі учасник торгів бажає довести до відома замовника, Банку чи обох будь-яку додаткову інформацію, він зобов'язаний представити її в письмовому вигляді. Як відзначається в останньому реченні пункту 8 цього додатка, разом з тим не може бути жодних гарантій, що така додаткова інформація буде врахована в процесі оцінки.
Запити та скарги стосовно процесу закупівель (закупівлі, що здійснюються замовником)
10. Відповідно до вищевикладених рекомендацій, учасникам торгів пропонується надсилати до Банку копії матеріалів листування із замовником із проблем та питань, пов'язаних із процесом проведення торгів, або звертатися до Банку безпосередньо в тих випадках, коли замовник довго не надає відповідь або коли учасники торгів висловлюють скарги на організацію замовником чи Банком процесу закупівель. Всі такі повідомлення повинні надсилатися на ім'я керівника відділу банківського департаменту ЄБРР, відповідального за цей проект, а їхні копії - керівнику відділу закупівель і технічних послуг ЄБРР. Листи, що отримані Банком до закінчення останнього строку подачі конкурсних заявок, як правило, будуть передаватися замовнику на виконання або відповідь разом із відповідними зауваженнями.
11. Робота з листами, отриманими після розкриття заявок, буде організовуватися в такий спосіб. У випадку договорів, що не підлягають попередньому розгляду Банком, лист буде надіслано замовнику для належного розгляду й прийняття по ньому відповідного рішення, якщо таке потрібно. Таке рішення буде перевірятися в ході подальшого контролю за проектом з боку співробітників Банку. У випадку договорів, що підлягають попередньому розгляду, Банк розгляне це питання в ході консультацій із замовником до завершення процесу оцінки поданих заявок. У випадку виникнення потреби у додаткових відомостях такі будуть отримані від замовника. Якщо відомості або пояснення будуть потрібні від учасника торгів, Банк надішле замовникові запит на них і в міру доцільності врахує їх у звіті про оцінку заявок. Банк буде вважати закінченим процес розгляду ним цих матеріалів лише тоді, коли питання, порушені в листі, будуть повністю розглянуті й враховані.
12. За винятком одержання розписки (квитанції) Банк не буде починати переговори або листування з будь-яким із учасників торгів у зв'язку зі змістом оцінки в ході фактичного процесу оцінки й розгляду поданих заявок до моменту оголошення переможця торгів.
Запити й скарги стосовно процесу закупівель (закупівлі, що здійснюються Банком)
13. Прохання про роз'яснення змісту документів, що публікуються Банком у зв'язку з укладенням Банком договорів з консультантами відповідно до глави 5, повинні надсилатися на ім'я співробітника Банку, зазначеного по відношенню до договору в Procurement Opportunities на сайті Банку на Інтернеті. Скарги з приводу процесу укладення таких договорів варто надсилати в письмовому вигляді на ім'я керівника відділу закупівель і технічних послуг ЄБРР.
Звітні заходи після торгів
14. Якщо після оголошення переможця торгів будь-який з учасників торгів бажає з'ясувати підстави програшу його заявки, він повинен надіслати запит про це замовнику, а копію запиту - Банкові. Якщо замовник відмовляється відповідати на запит або якщо учасник торгів не задоволений наданими йому поясненнями й бажає обговорити це питання з Банком, він має право звернутися з клопотанням до керівника відділу закупівель і технічних послуг ЄБРР про організацію офіційної зустрічі для обговорення минулих торгів, надіславши копію свого запиту керівнику відділу банківського департаменту, відповідальному за проект.
У випадку договорів, що укладаються Банком з консультантами, такий запит повинен бути адресований керівнику операції за даним договором з надсиланням копій керівнику відділу консультантів і керівнику відділу закупівель і технічних послуг ЄБРР. Банк організує зустріч на відповідному рівні із запрошенням потрібних співробітників. В ході такої зустрічі будуть обговорені відносно сильні й слабкі сторони представленої конкурсної заявки, а також будь-яку іншу необхідну учаснику торгів інформацію для більш глибокого осмислення ним можливостей підвищення своїх шансів на успіх у майбутньому.