Про затвердження Порядку створення, ведення та доступу до відомостей Єдиної інформаційної бази даних про внутрішньо переміщених осіб

Відповідно до статті 4-1 Закону України "Про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб" Кабінет Міністрів України постановляє:

Затвердити Порядок створення, ведення та доступу до відомостей Єдиної інформаційної бази даних про внутрішньо переміщених осіб, що додається.

1. Цей Порядок визначає умови створення, ведення та доступу до відомостей Єдиної інформаційної бази даних про внутрішньо переміщених осіб (далі - база даних).

2. База даних - автоматизований банк відомостей, створений для забезпечення єдиного державного обліку фізичних осіб, які є внутрішньо переміщеними.

Власником бази даних та виключних майнових прав інтелектуальної власності на її програмне забезпечення є держава в особі Мінсоцполітики.

Володільцем інформації, що обробляється в базі даних, є Мінсоцполітики.

2-1. Адміністратором бази даних є державне підприємство "Інформаційно-обчислювальний центр Міністерства соціальної політики України", яке здійснює заходи з упровадження, адміністрування, технічної підтримки та супроводу програмного забезпечення бази даних, відповідає за його технічне обслуговування, збереження та захист даних, накопичених у базі даних, вживає технічних і технологічних заходів з надання, блокування, анулювання доступу до бази даних, проводить пошук і відбір даних для підготовки аналітичних звітів.

Обробка персональних даних та надання інформації з бази даних забезпечується адміністратором бази даних з дотриманням вимог Законів України "Про інформацію" і "Про захист персональних даних".

3. Інформація до бази даних вноситься структурними підрозділами з питань соціального захисту населення районних, районних у м. Києві держадміністрацій, виконавчих органів міських, районних у містах (у разі створення) рад (далі - уповноважені органи) в електронній формі на підставі поданої внутрішньо переміщеною особою заяви, форму якої затверджує Мінсоцполітики.

База даних дає змогу обробляти персональні дані зареєстрованих внутрішньо переміщених осіб відповідно до вимог Закону України "Про захист персональних даних".

Якщо інформація про внутрішньо переміщену особу вноситься до бази даних уперше, автоматично формується унікальний номер запису, який відображається в довідці про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи (далі - довідка), згідно з додатком до Порядку оформлення і видачі довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 1 жовтня 2014 р. № 509 "Про облік внутрішньо переміщених осіб" (Офіційний вісник України, 2014 р., № 81, ст. 2296; 2015 р., № 70, ст. 2312; 2016 р., № 46, ст. 1669).

Інформація про особу вноситься до бази даних і довідки українською мовою та латинськими літерами відповідно до правил транслітерації. Інформація про іноземця або особу без громадянства вноситься українською мовою та латинськими літерами відповідно до записів у документах, що посвідчують особу, виданих компетентними органами іноземної держави.

Персональні дані в базі даних зберігаються протягом десяти років після закінчення дії обставин, визначених статтею 1Закону України "Про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб".

Персональні дані видаляються або знищуються в порядку, встановленому відповідно до вимог Закону України "Про захист персональних даних". Персональні дані в базі даних підлягають знищенню у разі закінчення строку їх зберігання.

Знищення персональних даних здійснюється у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких даних.

4. До бази даних вноситься така інформація про внутрішньо переміщену особу:

загальні відомості про особу (прізвище, ім’я, по батькові, громадянство, дата і місце народження, стать);

реквізити документів, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус або свідоцтво про народження дитини (назва документа, серія, номер (у разі наявності), дата видачі та суб’єкт, що видав документ);

відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають про це відмітку в паспорті або які не є громадянами України);

номер довідки, дата видачі та найменування органу, що її видав;

дані про останнє зареєстроване та фактичне місце проживання/ перебування внутрішньо переміщеної особи на території, де виникли обставини, зазначені у статті 1 Закону України "Про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб";

дані про фактичне місце проживання особи на дату звернення;

адреса, за якою із внутрішньо переміщеною особою може вестися офіційне листування або вручення офіційної кореспонденції, та номер телефону;

відомості про малолітніх, неповнолітніх дітей, які прибули разом із внутрішньо переміщеною особою;

відомості про малолітніх дітей, які прибули без супроводження законними представниками;

відомості про осіб, які безпосередньо здійснюють догляд за малолітніми дітьми, недієздатними особами або особами, дієздатність яких обмежена;

відомості про представника органу опіки та піклування;

відомості про житлові, соціальні, медичні, освітні та інші потреби внутрішньо переміщених осіб, стан їх забезпечення;

відомості про види соціальних виплат, які отримує особа;

відомості про місце навчання/виховання дитини (найменування навчального закладу);

відомості про освітній рівень, спеціалізацію за професійною освітою, професію;

відомості про працевлаштування (посада, найменування підприємства, установи, організації);

відомості про наявність в особи інвалідності із зазначенням причин настання, групи (підгрупи) інвалідності, нозологічних ознак і потреб у технічних та інших засобах реабілітації, санаторно-курортному лікуванні;

відомості про наявність у будь-якого з членів сім’ї на депозитному банківському рахунку коштів у розмірі, що перевищує 25-кратний розмір прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб;

відомості про наявність у будь-якого із членів сім’ї у власності житлового приміщення/частини житлового приміщення, розташованого в інших регіонах, ніж тимчасово окуповані території у Донецькій та Луганській областях, Автономній Республіці Крим і м. Севастополі, населені пункти, на території яких органи державної влади тимчасово не здійснюють свої повноваження, та населені пункти, що розташовані на лінії зіткнення;

відомості про наявність житлового приміщення, яке зруйновано або стало непридатним для проживання внаслідок проведення антитерористичної операції, або заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації;

відомості про проходження внутрішньо переміщеною особою фізичної ідентифікації в установі публічного акціонерного товариства "Державний ощадний банк України";

відомості про дату проведення перевірки місця проживання/перебування внутрішньо переміщеної особи;

згода на обробку персональних даних;

відомості про смерть внутрішньо переміщеної особи або визнання її безвісно відсутньою;

інші відомості, що сприяють захисту прав і законних інтересів внутрішньо переміщених осіб (у разі необхідності).

Для ідентифікації внутрішньо переміщеної особи до бази даних може вноситися також її фотографія.

5. Уповноважені органи:

організовують збирання, систематизацію та зберігання інформації, зазначеної в пункті 4цього Порядку;

ведуть облік внутрішньо переміщених осіб шляхом формування персональної облікової картки на кожну внутрішньо переміщену особу.

6. Уповноважені органи з дотриманням вимог Законів України "Про інформацію" і "Про захист персональних даних" мають право:

отримувати від внутрішньо переміщених осіб документи, передбачені частинами сьомою і восьмою статті 4 Закону України "Про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб";

отримувати відомості про внутрішньо переміщену особу від органів виконавчої влади, органів реєстрації, підприємств та організацій, що надають адміністративні послуги, житлово-експлуатаційних організацій і органів державної реєстрації актів цивільного стану;

використовувати під час наповнення бази даних інформацію з інших баз даних.

Розголошення отриманих уповноваженими органами персональних даних про внутрішньо переміщену особу без її згоди забороняється, крім випадків, передбачених законом.

7. Внутрішньо переміщеній особі може бути відмовлено у внесенні інформації до бази даних у разі:

відсутності обставин, що спричинили внутрішнє переміщення, зазначених у статті 1 Закону України "Про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб";

наявності у державних органів відомостей про подання для отримання довідки завідомо неправдивих відомостей;

втрати документів, що посвідчують особу (до їх відновлення);

відсутності в документі, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, або документі, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус, відмітки про реєстрацію місця проживання на території адміністративно-територіальної одиниці, з якої здійснюється внутрішнє переміщення, та відсутності доказів, що підтверджують факт проживання на території адміністративно-територіальної одиниці, з якої здійснюється внутрішнє переміщення, визначених частиною сьомою статті 4 Закону України "Про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб";

отримання доказів, наданих для підтвердження факту проживання на території адміністративно-територіальної одиниці, з якої здійснюється внутрішнє переміщення у зв’язку з обставинами, зазначеними у статті 1 Закону України "Про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб", які не підтверджують такого факту.

8. Адміністратор бази даних забезпечує організацію контролю за доступом до бази даних і проводить аналіз внесеної до неї інформації про внутрішньо переміщених осіб.

9. Одержувати інформацію з бази даних мають право Мінфін, Мінреінтеграції, Мін’юст, Міноборони, інші центральні органи виконавчої влади, Державне бюро розслідувань, Пенсійний фонд України та його територіальні органи, Державний центр зайнятості, Центр зайнятості Автономної Республіки Крим, обласні, Київський і Севастопольський міські центри зайнятості та їх філії, міські, районні та міськрайонні центри зайнятості, ДСА, органи державної виконавчої служби та приватні виконавці, уповноважені органи з питань пробації з метою запровадження електронної взаємодії шляхом інформаційного обміну з дотриманням вимог Законів України "Про інформацію" і " Про захист персональних даних".

Громадські об’єднання, волонтерські, благодійні організації, які надають адресну допомогу внутрішньо переміщеним особам, є користувачами бази даних (без доступу до персональних даних) у частині задоволення потреб внутрішньо переміщених осіб (житлових, соціальних, медичних, освітніх, потреб у технічних та інших засобах реабілітації).

Внутрішньо переміщені особи або їх законні представники є користувачами бази даних у частині їх ознайомлення з інформацією, зазначеною в пункті 11 цього Порядку.

Одержувати знеособлені дані, які містяться у базі даних, має право Держстат шляхом електронної інформаційної взаємодії з дотриманням вимог законодавства у сфері статистики і захисту інформації.

10. Громадські об’єднання, волонтерські, благодійні організації, які надають адресну допомогу внутрішньо переміщеним особам, під час користування базою даних можуть:

здійснювати пошук цільової групи внутрішньо переміщених осіб для надання допомоги;

отримувати інформацію щодо цільової групи внутрішньо переміщених осіб, які потребують допомоги, з розподілом за регіонами;

здійснювати перегляд складу цільової групи внутрішньо переміщених осіб відповідно до потреби у допомозі та вибраних регіонів;

розробляти пропозиції щодо надання допомоги з можливістю їх коригування.

11. Внутрішньо переміщена особа або її законний представник під час користування базою даних може ознайомитися з:

власною заявою про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи;

інформацією про стан дії довідки (дійсна; дію скасовано);

інформацією про стан надання відповідної допомоги;

наданими громадськими об’єднаннями, волонтерськими, благодійними організаціями пропозиціями стосовно надання допомоги за кожною зазначеною потребою.

Внутрішньо переміщена особа, персональні дані якої обробляються, користується всіма правами суб’єкта персональних даних, визначеними частиною другою статті 8 Закону України "Про захист персональних даних".

12. Для одержання актуальної та повної інформації про внутрішньо переміщених осіб з бази даних формується звіт з використанням інформації, передбаченої пунктом 4 цього Порядку (далі - звіт).

Звіт призначений для посадових осіб Мінсоцполітики, Мінфіну, Міністерства з питань тимчасово окупованих територій та внутрішньо переміщених осіб, Держстату, уповноважених органів, інших центральних органів виконавчої влади, Пенсійного фонду України та його територіальних органів, Державного центру зайнятості, Центру зайнятості Автономної Республіки Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських центрів зайнятості та їх філій, міських, районних і міськрайонних центрів зайнятості.

Власник та/або адміністратор бази даних надають доступ до отримання звіту зазначеними органами на підставі письмового запиту, в якому зазначаються необхідна інформація та прізвище посадової особи, яка матиме право доступу.

13. Доступ до інформації, яка міститься в базі даних, здійснюється на безоплатній основі і забезпечується за допомогою веб-інтерфейсу з дотриманням вимог до обробки персональних даних, визначених Законом України "Про захист персональних даних".

Робота з персональними даними внутрішньо переміщених осіб за допомогою веб-інтерфейсу проводиться через захищений контур обміну даними з використанням сертифікованих засобів шифрування.

14. База даних використовує програмне забезпечення, що забезпечує її сумісність та електронну інформаційну взаємодію в режимі реального часу з іншими інформаційно-комунікаційними системами, зокрема базами даних і державними реєстрами.

Електронна інформаційна взаємодія здійснюється з метою отримання та передачі даних, необхідних для виконання власниками таких інформаційно-комунікаційних систем (далі - суб’єкти взаємодії) своїх повноважень, передбачених законом. Дані, які отримуються/передаються в межах інформаційної електронної взаємодії, можуть містити персоніфіковану інформацію про особу або бути неперсоніфікованими (знеособленими).

Порядок електронної інформаційної взаємодії, обсяг і зміст даних, які передаються і приймаються суб’єктами взаємодії для виконання визначених для них завдань, установлюються Мінсоцполітики та суб’єктами взаємодії шляхом прийняття спільних рішень, які оформляються протоколами або договорами про інформаційну взаємодію, відповідно до їх повноважень.