Про внесення змін до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади

Кабінет Міністрів України

1. Внести до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 (Офіційний вісник України, 2011 р., № 94, ст. 3433), зміни, що додаються.

2. Центральним органам виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевим органам виконавчої влади привести власні акти у відповідність з цією постановою.

3. Ця постанова набирає чинності з 15 серпня 2016 року.

1. Пункти 2, 3 і 23 викласти в такій редакції:

"2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та документування управлінської діяльності в електронній формі, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

3. Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства (далі - інструкції установ), що розробляються на підставі цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі - регламенти та національні стандарти).

Перелік документів, проходження в установі яких переведено в електронну форму, крім документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, звернень громадян, запитів на інформацію та електронних документів, що в установлених законом випадках не можуть бути застосовані як оригінали, затверджується наказом (розпорядженням) керівника.

Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.";

"23. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Під час створення (проходження) в установі документів в електронній формі бланки можуть виготовлятися за допомогою комп’ютерної техніки чорно-білими або кольоровими та у разі потреби друкуються.".

2. Абзац другий пункту 24 викласти в такій редакції:

"Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки в паперовій формі.".

3. Пункт 161 викласти в такій редакції:

"161. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Установи, які не є користувачами системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, реєструють документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

Установи, які є користувачами системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, реєструють документи тимчасового зберігання виключно в електронній формі згідно з інструкціями установ.".