93. Програма проведення роботи з іноземцями, акт експертизи, складений за формою 15 або 16, та звіт про виконання програми зберігаються в підрозділі зовнішніх відносин в окремій номенклатурній справі.
94. Керівники організацій, що приймають іноземців, зобов'язані здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладаються функції організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.
95. У разі потреби в одночасному здійсненні охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави, і забезпечення режиму секретності під час прийому іноземців захист конфіденційної та секретної інформації провадиться відповідно до вимог розділу XX Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 р. N 1561-12.
( Інструкцію доповнено розділом згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006 )
Форма 1
Додаток 1
до Інструкції
Найменування організації
АКТ
про відсутність вкладень у конверті (пакеті)
від _______ N _______
_____________________
місце складання
Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку,
зберігання і використання документів, справ, видань та інших
матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію,
завідуючим канцелярією
__________________________________________________________________
найменування організації
__________________________________________________________________
прізвище та ініціали
у присутності ____________________________________________________
посада, прізвище, ініціали
про те, під час розкриття конверта (пакета), надісланого
__________________________________________________________________
найменування організації, що надіслала пакет
не виявлено таких вкладень _______________________________________
назви і номери документів, яких не виявлено
Завідуючий канцелярією ______________ ______________________
підпис прізвище та ініціали
Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких
надсилається відправникові для надіслання
документів, яких не вистачає.
Формат А4 (210 х 297)
( Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 938 від 07.09.2011 )
Форма 2
Додаток 2
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"
------------------------------------------------------------------------------------------------------
Дата |Дата |Звідки|Вид до- |Кількість|Кількість|Резолю-|Відміт-| Дата і |Індекс |Відміт- |Примітка
надхо-|та ін|надій-|кумента |сторінок |та номери|ція або|ка про | підпис |(номер)|ка про |
дження|декс |шов |та коро-|---------|примірни-|кому на|взяття |-----------|справи,|знищення|
та ін-|доку-|або |ткий |доку|дода|ків |дісла- |на кон-|отри-|пове-|до якої| |
декс |мента|куди |зміст |мен-|тка | |ний на |троль |мання|рнен-|підшито| |
доку- | |надіс-| |та | | |виконан|та тер-| | ня |доку- | |
мента | |ланий | | | | |ня |мін ви-| | |мент | |
| | | | | | | |конання| | | | |
------------------------------------------------------------------------------------------------------
Примітка. Дозволяється окреме видання журналів на вхідні та вихідні документи і видання з грифом "Для службового користування".
Форма 3
Додаток 3
до Інструкції
КАРТКА
обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"
(Лицьовий бік)
------------------------------------------------------------------
1. Контроль |2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31|3. Гриф
------------------------------------------------------------------
4. Кореспондент |5. Адресат
-----------------------------------+------------------------------
6. Дата надходження та індекс |7. Дата та індекс документа
-----------------------------------+------------------------------
8. Вид документа та його короткий |9. Кількість примірників та їх
зміст | номери
|------------------------------
|10. Кількість сторінок
------------------------------------------------------------------
11. Резолюція або кому надісланий на виконання
------------------------------------------------------------------
12. Відмітка про виконання |13. Номер справи за
документа | номенклатурою
------------------------------------------------------------------
(Зворотний бік)
------------------------------------------------------------------
14. Відмітка про отримання |15. Відмітка про повернення
------------------------------------------------------------------
16. Перевірка виконання
------------------------------------------------------------------
17. Інші відмітки
------------------------------------------------------------------
18. Фонд N |19. Опис N |20. Справа N
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148)
Форма 4
Додаток 4
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"
----------------------------------------------------------------------------------
Дата |Дата | Звідки |Корот-|Кількість|Кому |Відмітка| Дата і |Від- |Примітка
надход-|доку-|надійшов|кий |та номери|надіс-|про взя-| підпис |мітка|
ження |мента|або куди|зміст |примірни-|ланий |ття на |-----------|про |
| |надісла-| |ків маг- |на ви-|контроль|отри-|пове-|зни- |
| | ний | |нітного |конан-|та тер- |мання|рнен-|щення|
| | | | носія | ня |мін ви- | |ня | |
| | | | | |конання | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------
Форма 5
Додаток 5
до Інструкції
КАРТКА
обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"
(Лицьовий бік)
------------------------------------------------------------------
1. Контроль |2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31|3. Гриф
------------------------------------------------------------------
4. Кореспондент |5. Адресат
------------------------------------+-----------------------------
6. Дата надходження |7. Дата документа
------------------------------------+-----------------------------
8. Короткий зміст |9. Кількість примірників та
| їх номери
------------------------------------------------------------------
10. Кому надісланий на виконання
------------------------------------------------------------------
11. Відмітка про виконання
------------------------------------------------------------------
(Зворотний бік)
-------------------------------------------------------------------
12. Відмітка про отримання |13. Відмітка про повернення
------------------------------------------------------------------
14. Перевірка виконання
------------------------------------------------------------------
15. Відмітка про знищення
------------------------------------------------------------------
16. Інші відмітки
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148)
Форма 6
Додаток 6
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом "Для службового користування"
------------------------------------------------------------------------
N |Назва| Видано або надійшло | Розподіл |Повер-|Знищення
п/п|вида-| | |нення |
|ння |-----------------------+----------------------+------+--------
| |звідки |вхідний |кіль- |куди і |номер |кіль- |дата, | дата,
| |надійш-|номер |кість |до кого|вихід- |кість |номери| номер
| |ло або |супрові-|примі-|направ-|ного |примі-|примі-| акта
| |де над-|дного |рників|лено |докуме-|рників|рників|
| |рукова-|листа і |та їх |(або |нта |та їх | |
| |но |дата |номери|видано)|(або |номери| |
| | | | | |відміт-| | |
| | | | | |ка про | | |
| | | | | |отри- | | |
| | | | | |мання) | | |
| | | | | |і дата | | |
------------------------------------------------------------------------
Форма 7
Додаток 7
до Інструкції
КАРТКА ОБЛІКУ
справ та видань, що видаються з грифом "Для службового користування"
Назва справи або видання _________________________________________
------------------------------------------------------------------
N | Номер | Підрозділ | Розписка і дата |Примітка
п/п| справи, | і прізвище |-------------------------|
| номери | співробіт- | отримання | повернення |
| примірників | ника | | |
| видань та | | | |
| кількість | | | |
| сторінок | | | |
------------------------------------------------------------------
Форма 8
Додаток 8
до Інструкції
Найменування організації ЗАТВЕРДЖУЮ ____________________
підпис
Фонд N _______ _______________________________
Опис справ постійного посада керівника організації
зберігання N ________ _______________________________
прізвище та ініціали
за ____________________ рік _______________________________
дата
__________________________________________________________________
найменування організації (структурного підрозділу)
------------------------------------------------------------------
N |Індекс | Заголовок | Дата справи |Кількість | Примітка
п/п|справи | справи | (тому, |сторінок у|
|(тому, | (тому, | частини) |справі |
|частини)| частини) | |(томі, |
| | | |частини) |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено _______________ справ з N _____ по
N _____, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Посада особи, яка склала опис ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ________________________
Керівник канцелярії ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ________________________
Керівник архівного підрозділу ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ________________________
ЗАТВЕРДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК Протокол ЕК організації
державної архівної установи від _______ N _________
від _______ N _________
Всього у цьому описі пронумеровано, прошнуровано та опечатано
_____________________________ с., у тому числі:
цифрами і літерами
літерні номери: _______________________________
пропущені номери: _____________________________
__________________________________________________________________
(посада працівника архівного підрозділу, відповідального за
ведення обліку) ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ______________
Формат А4 (210 х 297)
Форма 9
Додаток 9
до Інструкції
ЗАТВЕРДЖУЮ _____________________
підпис
________________________________
посада керівника організації
________________________________
прізвище та ініціали
________________________________
дата
Найменування організації
АКТ
про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню від ____________ N _____________
________________________________
місце складення
На підставі ______________________________________________________
назва і вихідні дані переліку документів
__________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання
відібрані для знищення як такі, що не мають наукової,
історико-культурної цінності та втратили практичне значення,
справи і документи фонду N
__________________________________________________________________
найменування фонду
-----------------------------------------------------------------------
N |Заголовок |Дата справи| Номери |Індекс |Кіль- |Термін |Примітка
п/п|справи (до|(документа)| описів |справи |кість |зберіган-|
|кумента) |або крайні |(номенк-|(тому, |справ |ня справи|
|або спіль-|дати справ |латур) |частини)|(томів,|(тому, |
|ний заго- |(докумен- |за рік |за номе-|частин)|частини) |
|ловок |тів) | (роки) |нклату- | |і номери |
|справ (до-| | |рою або | |статей за|
|кументів) | | |номер | |переліком|
| | | |справи | | |
| | | |за | | |
| | | |описом | | |
-----------------------------------------------------------------------
Разом __________________________________ справ за ___________ роки
літерами і цифрами
Описи справ постійного зберігання за ___________ роки затверджені,
а з особового складу - погоджені з ЕПК
__________________________________________________________________
найменування державної архівної установи
Протокол від ________________________ N __________________________
Експертизу проводив
___________________ ________________ _________________________
посада особи підпис прізвище та ініціали
Дата ______________
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від ___________ N __________
Документи у кількості ______________________________ справ
цифрами і літерами
вагою ___________ кілограмів здано _______________________________
__________________________________________________________________
найменування організації
на переробку за приймально-здавальною накладною від ______ N _____
______________________________ ___________ ____________________
посада особи, яка здала підпис прізвище та ініціали
документи
______________________________
дата
Формат А4 (210 х 297)
Форма 10
Додаток 10
до Інструкції
ЗАТВЕРДЖУЮ _____________________
підпис
________________________________
посада керівника організації
________________________________
прізвище та ініціали
________________________________
дата
Найменування організації
АКТ
перевірки наявності та стану документів і справ від _____________ N _____________
_________________________________
місце складення
Складений на підставі наказу від ________________ N ______________
комісією:
голова комісії ___________________________________________________
посада, прізвище, ініціали
члени комісії ___________________________________________________
посада, прізвище, ініціали
Перевіркою встановлено:
1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку)
налічується _________________________________ документів, справ
З них наявні ________________________________________________
Не виявлено _________________________________________________
індекси (номери) документів, справ, видань
2. Знайдено не внесених до описів (номенклатур справ,
журналів обліку) _________________________________________________
3. Характеристика стану документів, справ та видань:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу,
бібліотеки) за результати перевірки ______________________________
__________________________________________________________________
Формат А4 (210 х 297)
Форма 11
Додаток 11
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку та видачі печаток і штампів
------------------------------------------------------------------
N |Відбитки | Кому видано | Дата |Примітка
п/п|печаток і|--------------------------------|повернен-|
| штампів |найменування|прізвище |дата і |ня і роз-|
| |підрозділу, |та ініці-|розписка |писка про|
| |в якому |али від- | про |приймання|
| |зберігаються|повіда- |отримання| |
| |печатки і |льної | | |
| |штампи |особи | | |
------------------------------------------------------------------
Форма 12
Додаток 12
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку бланків
--------------------------------------------------------------------------------------
Надходження | Видача
------------------------------+-------------------------------------------------------
дата|номер |звідки|кіль-|серія|дата|дата | кому видано |кіль- |серія|розпи-|примітка
над-|супро-|надій-|кість|і но-| |і но-|---------------|кість |і но-|ска |(відміт-
ход-|відно-|шли |при- |мери | |мер |найме- |прізви-|примі-|мери |про |ка про
жен-|го ли-| |мір- |блан-| |доку-|нування|ще та |рників|блан-|отри- |знищен-
ня |ста | |ників|ків | |мента|підроз-|ініціа-| |ків |мання |ня)
| | | | | | |ділу |ли от- | | | |
| | | | | | | |римува-| | | |
| | | | | | | |ча | | | |
--------------------------------------------------------------------------------------
( Додаток 13 виключено на підставі Постанови КМ N 938 від 07.09.2011 )
Додаток 14
до Інструкції
Форма 14
ЗАТВЕРДЖУЮ
___________________________________
(посада керівника організації)
__________ _______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
"______"__________________ 200_ р.
ПРОГРАМА
проведення роботи
____________________________
(найменування організації)
з_____________________________________________
(іноземною делегацією, групою, окремими іноземцями)
фахівцями в галузі____________________________
Відомості про іноземців___________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові
__________________________________________________________________
(за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Підстави прийому__________________________________________________
__________________________________________________________________
Мета прийому______________________________________________________
Строк перебування_______днів з_______________________по___________
Відповідальні за прийом___________________________________________
(прізвище, ім'я та по батькові, посада,
__________________________________________________________________
номер телефону)
Перелік питань, що плануються для обговорення,____________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Перелік структурних підрозділів та службових приміщень
організації, які іноземцям дозволено відвідати,___________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-,
аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх
застосування______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Маршрути та порядок переміщення іноземців на території
організації_______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Перелік конфіденційної інформації, яка планується для передачі
іноземцям_________________________________________________________
__________________________________________________________________
Робота з іноземцями:
1-й день 10 год. Прибуття___________ Зустрічають__________
число, місяць, (місце _____________________
день тижня прибуття) _____________________
___________________________
2-й день 10 год. Бесіда Проводить____________
число, місяць, Обговорювання питання______ Присутні_____________
день тижня ___________________________ _____________________
14 год. Відвідування_______ Організовує__________
___________________________ Присутні_____________
Вечір - вільний
__й день 8 год. Виліт до____________ Супроводжує__________
число, місяць,
день тижня 9 год. 30 хв. Прибуття до__
___________________________
10 год. Обговорювання Проводить____________
питання____________________ Присутні_____________
___________________________ _____________________
14 год. Заключна бесіда Проводить____________
Присутні_____________
18 год.
Відвідування_______________ Супроводжує__________
___________________________ _____________________
10 год. Від'їзд Організовує__________
_____________________
____________________________ __________ ______________________
(посада керівника підрозділу (підпис) (ініціали та прізвище)
зовнішніх відносин)
ПОГОДЖЕНО
____________________________ __________ ______________________
(посада керівника, (підпис) (ініціали та прізвище)
найменування структурного
підрозділу)
"___" ___________ 200_ р.
( Інструкцію доповнено додатком 14 згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006 )
Додаток 15
до Інструкції
Форма 15
_________________________
(гриф обмеження доступу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________
(посада керівника організації)
________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
"_____" _______________ 200_ р.
АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям
Експертна комісія____________________________________________
(найменування організації)
у складі__________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
_________________________________________________________________,
розглянувши_______________________________________________________
(найменування матеріальних носіїв інформації,
__________________________________________________________________
дата і номер реєстрації, стислий зміст)
_________________________________________________________________,
вважає, що:
1) у матеріальних носіях__________________________________________
(найменування матеріальних носіїв
__________________________________________________________________
інформації, дата і номер реєстрації)
__________________________________________________________________
міститься інформація стосовно_____________________________________
(стислий зміст)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________,
яка відповідно до пункту _____ переліку відомостей, які містять
службову інформацію, _______________________________ і належить до
(найменування організації, що його затвердила)
службової інформації;
2) передача іноземцям матеріальних носіїв службової
інформації, зазначених у пункті 1 цього акта, повинна
здійснюватися відповідно до законодавства з дозволу
__________________________________________________________________
(посада керівника організації)
Голова комісії _____________________ ________________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії _____________________ ________________________
_____________________ ________________________
"_____" _______________ 200_ р.
( Інструкцію доповнено додатком 15 згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 938 від 07.09.2011 )
Додаток 16
до Інструкції
Форма 16
__________________________________
(гриф обмеження доступу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
__________________________________
(посада керівника організації)
__________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
"_____" __________________ 200_ р.
АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям
Експертна комісія_________________________________________у складі
(найменування організації)
__________________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
_________________________________________________________________,
розглянувши_______________________________________________________
(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і
__________________________________________________________________
номер реєстрації, стислий зміст)
_________________________________________________________________,
вважає, що:
1) у матеріальних носіях_____________________________________
(найменування матеріальних носіїв
__________________________________________________________________
інформації, дата і номер реєстрації)
__________________________________________________________________
не міститься службова інформація;
2) перелічені в пункті 1 цього акта матеріальні носії можуть
бути передані іноземцям.
Голова комісії _____________________ __________________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії _____________________ __________________________
"_____" _______________ 200_ р.
( Інструкцію доповнено додатком 16 згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 938 від 07.09.2011 )
Додаток 17
до Інструкції
Форма 17
ЖУРНАЛ
обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями
______________________________________
(найменування організації)
----------------------------------------------------------------------------
|Поряд-|Час |Прізвище,|Мета |Підроз-|Ініціали|Підсумки |Номер |
|ковий |пере-|ім'я та |прийому,|діли |та пріз-|прийому |справи, |
|номер |бува-|по бать- |ініціали|органі-|вище |(зазначаються |тому, |
| |ння |кові (за |та пріз-|зації,з|праців- |відомості |аркушів, |
| | |наявнос- |вище |роботою|ників |про виконання |що |
| | |ті) |посадо- |яких |органі- |програми |передані |
| | |іноземця,|вих |ознайо-|зації, |проведення |іноземцям|
| | |держава, |осіб, |милися |які |роботи з | |
| | |підприєм-|відпові-|інозем-|брали |іноземцями, | |
| | |ство |дальних |ці |участь |у разі передачі| |
| | |(устано- |за | |у |конфіденційної | |
| | |ва, |прийом | |прийомі |інформації- | |
| | |організа-| | | |відомості про | |
| | |ція) | | | |неї, ким видано| |
| | | | | | |дозвіл на | |
| | | | | | |передачу такої | |
| | | | | | |інформації) | |
|------+-----+---------+--------+-------+--------+---------------+---------|
| | | | | | | | |
----------------------------------------------------------------------------
_______________
Примітка. Підрозділи зовнішніх відносин організацій у звітах про ділові зустрічі з іноземцями відображають також інформацію про прийом іноземців на підприємствах, в установах і організаціях, що їм підпорядковані або належать до сфери їх управління.
( Інструкцію доповнено додатком 17 згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006 )