Деякі питання реалізації експериментального проекту щодо поетапного запровадження Єдиної державної електронної системи е-нотаріату

Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Погодитися з пропозицією Міністерства юстиції стосовно реалізації експериментального проекту щодо поетапного запровадження Єдиної державної електронної системи е-нотаріату (далі - експериментальний проект) до 31 грудня 2023 року.

2. Затвердити Порядок реалізації експериментального проекту щодо поетапного запровадження Єдиної державної електронної системи е-нотаріату, що додається.

3. Установити, що внесення нотаріусом документів, на підставі яких вчинялася нотаріальна дія, нотаріальних документів шляхом завантаження сканованих копій з накладенням кваліфікованого електронного підпису здійснюється з моменту введення в дію Електронного нотаріального архіву.

4. Міністерству юстиції:

забезпечити розроблення та впровадження програмного забезпечення, необхідного для реалізації експериментального проекту;

забезпечити підключення державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів до Єдиної державної електронної системи е-нотаріату;

подати не пізніше ніж через три місяці після завершення реалізації експериментального проекту Кабінетові Міністрів України звіт про його результати та пропозиції щодо внесення змін до нормативно-правових актів.

5. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади забезпечити інформаційну взаємодію між державними електронними інформаційними ресурсами, необхідними для реалізації експериментального проекту.

6. Рекомендувати Нотаріальній палаті України:

розробити типові проекти (зразки) документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій;

взяти участь у тестуванні електронного робочого місця нотаріуса;

організувати роз'яснювальну роботу серед нотаріусів щодо застосування Порядку, затвердженого пунктом 2 цієї постанови.

1. Цей Порядок визначає механізм реалізації експериментального проекту щодо поетапного запровадження Єдиної державної електронної системи е-нотаріату (далі - експериментальний проект).

2. Завданнями експериментального проекту є створення та впровадження в експлуатацію Єдиної державної електронної системи е-нотаріату з метою автоматизації нотаріальної діяльності.

3. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:

1) електронна нотаріальна справа - сукупність файлів електронних документів, створених нотаріусом та/або поданих/отриманих для вчинення нотаріальної дії, в тому числі отриманих шляхом інформаційної взаємодії з єдиними та державними реєстрами, кадастрами, іншими інформаційними системами, та електронних копій паперових документів з накладеним кваліфікованим електронним підписом нотаріуса, передбачених законодавством, які формуються відповідно до номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса та зберігаються в Електронному нотаріальному архіві;

2) електронне нотаріальне діловодство - обіг електронних документів нотаріуса з моменту їх створення, відправлення, одержання до завершення виконання та передачі до Електронного нотаріального архіву;

3) електронне робоче місце нотаріуса - підсистема Єдиної державної електронної системи е-нотаріату, в якій забезпечується налаштування процесу вчинення нотаріальних дій та виконання функцій, делегованих державою, створення проектів нотаріальних документів на основі розроблених типових проектів (зразків) документів, підготовка нотаріальних документів, відправлення запитів та отримання інформації з єдиних та державних реєстрів, кадастрів, інших інформаційних систем, доступ нотаріусів до яких передбачений законодавством, обмін іншою інформацією в електронній формі, необхідною для вчинення нотаріальних дій або виконання функцій, делегованих державою, взаємодія з клієнтом через електронний кабінет клієнта нотаріуса;

4) електронний кабінет клієнта нотаріуса (далі - електронний кабінет клієнта) - електронний сервіс Єдиної державної електронної системи е-нотаріату, за допомогою якого особа з використанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, чи іншого засобу електронної ідентифікації з високим рівнем довіри може взаємодіяти з нотаріусом у режимі реального часу;

5) Електронний нотаріальний архів - підсистема Електронного реєстру нотаріальних дій, яка призначена для формування та зберігання електронної нотаріальної справи, інших електронних документів, створених нотаріусом та/або поданих/отриманих для вчинення нотаріальної дії, які не підлягають редагуванню;

6) Електронний реєстр нотаріальних дій - єдиний державний реєстр, що функціонує в системі Мін'юсту, забезпечує реєстрацію та облік вчинених нотаріальних дій, а також зберігання, захист, пошук та перегляд відповідних відомостей;

7) Єдина державна електронна система е-нотаріату (далі - Система е-нотаріату) - автоматизована інформаційна система, яка призначена для збору, накопичення, обробки, збереження, захисту та використання відомостей щодо нотаріальної діяльності та забезпечення усіх видів інформаційної взаємодії (обміну) згідно із законодавством, внесення інформації до єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Мін'юсту;

8) технічний адміністратор Системи е-нотаріату (далі - технічний адміністратор) - державне підприємство, що належить до сфери управління Мін'юсту;

9) функціональний адміністратор електронного робочого місця нотаріуса (далі - функціональний адміністратор) - Нотаріальна палата України.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному у Законах України "Про нотаріат", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги" та інших нормативно-правових актах.

4. Експериментальний проект реалізується трьома етапами, що передбачають:

перший - створення оновлених електронних реєстрів (Спадкового реєстру, Єдиного реєстру довіреностей, Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів), створення і впровадження електронного робочого місця нотаріуса, Електронного реєстру нотаріальних дій;

другий - модернізацію Єдиного реєстру нотаріусів, створення та впровадження Електронного нотаріального архіву, модернізацію електронного робочого місця нотаріуса, Електронного реєстру нотаріальних дій;

третій - створення та впровадження електронного кабінету клієнта, введення в промислову експлуатацію Системи е-нотаріату.

5. Учасниками експериментального проекту є Мін'юст, державне підприємство, що належить до сфери управління Мін'юсту, функціональний адміністратор, державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси.

У реалізації експериментального проекту можуть брати участь органи державної влади, органи місцевого самоврядування, фізичні та юридичні особи.

6. Система е-нотаріату забезпечує:

функціонування Електронного реєстру нотаріальних дій, Спадкового реєстру, Єдиного реєстру довіреностей, Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, Єдиного реєстру нотаріусів, Електронного нотаріального архіву, електронного робочого місця нотаріуса, електронного кабінету клієнта;

ведення електронного нотаріального діловодства, формування електронних нотаріальних справ; централізоване зберігання нотаріальних документів в Електронному нотаріальному архіві; підготовку нотаріальних документів на основі типових проектів (зразків) документів, підготовку нотаріальних документів; відправлення запитів та отримання інформації з єдиних та державних реєстрів, кадастрів, інших інформаційних систем, доступ нотаріусів до яких передбачений законодавством, обмін іншою інформацією в електронній формі, необхідною для вчинення нотаріальних дій або виконання функцій, делегованих державою; в установлених законодавством випадках надання відомостей та документів із Системи е-нотаріату; інформаційну взаємодію з підсистемами Системи е-нотаріату та іншими державними електронними інформаційними ресурсами.

7. Система е-нотаріату включає:

електронне робоче місце нотаріуса;

електронний кабінет клієнта;

Електронний нотаріальний архів;

Електронний реєстр нотаріальних дій;

Єдиний реєстр довіреностей;

Єдиний реєстр нотаріусів;

Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів;

Спадковий реєстр.

8. Система е-нотаріату надає можливість інтеграції інформаційної системи функціонального адміністратора для виконання функцій з професійного самоврядування нотаріату та статутних завдань в обсязі, визначеному технічним адміністратором та Мін'юстом.

9. Технічний адміністратор:

здійснює заходи щодо створення, впровадження та супроводження програмного забезпечення Системи е-нотаріату; забезпечує користувачам доступ до Системи е-нотаріату та її підсистем у порядку, встановленому законодавством; забезпечує зберігання та захист інформації, яка обробляється у Системі е-нотаріату; відповідає за технічне і технологічне забезпечення, збереження та захист (зокрема шляхом створення резервної копії) відомостей, що містяться в Системі е-нотаріату; забезпечує інформаційно-консультативне супроводження користувачів;

здійснює інші заходи, пов'язані з технічним супроводженням функціонування Системи е-нотаріату; забезпечує безперебійну роботу Системи е-нотаріату.

10. Функціональний адміністратор бере участь у впровадженні програмного забезпечення електронного робочого місця нотаріуса; розробляє типові проекти (зразки) документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій; надає пропозиції щодо вдосконалення або корегування роботи електронного робочого місця нотаріуса, зокрема щодо послідовності етапів вчинення нотаріальних дій; бере участь у тестуванні електронного робочого місця нотаріуса.

11. Користувачами Системи е-нотаріату є:

нотаріус;

помічник нотаріуса;

консультант державної нотаріальної контори;

особа, що перебуває в трудових відносинах з приватним нотаріусом/ працівник державної нотаріальної контори в обсязі, необхідному для здійснення своїх повноважень відповідно до посадової інструкції;

особа, яка звертається до нотаріуса за вчиненням дій згідно із законодавством;

особа, яка здійснює контроль за нотаріальною діяльністю;

інші особи згідно із законодавством.

12. Відомості до Системи е-нотаріату вносяться державною мовою.

13. Держателем Системи е-нотаріату є Мін'юст.

Майнові права інтелектуальної власності на створені та/або придбані програмні продукти у повному обсязі належать державі.

14. Доступ нотаріусів (помічників нотаріусів/консультантів державної нотаріальної контори/осіб, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом/працівника державної нотаріальної контори в обсязі, необхідному для здійснення своїх повноважень відповідно до посадової інструкції) до Системи е-нотаріату здійснюється з використанням ідентифікаторів доступу, що надається технічним адміністратором у порядку, визначеному Мін'юстом, на підставі відповідних договорів, укладених з технічним адміністратором, а також з використанням кваліфікованого електронного підпису із застосуванням засобів кваліфікованого електронного підпису, які мають вбудовані апаратно-програмні засоби, що забезпечують захист записаних на них даних від несанкціонованого доступу, від безпосереднього ознайомлення із значенням параметрів особистих ключів та їх копіювання, що є сумісними з програмним забезпеченням Системи е-нотаріату.

Обсяг повноважень помічників нотаріусів/консультантів державної нотаріальної контори обмежується посадовою інструкцією та не може бути більшим за повноваження для роботи з паперовим архівом нотаріуса.

15. Захист інформації, що міститься в Системі е-нотаріату, здійснюється технічним адміністратором відповідно до Закону України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах" та цього Порядку.

16. Для інформаційного обміну між Системою е-нотаріату та іншими державними електронними інформаційними ресурсами використовуються засоби системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів або інших інформаційно-телекомунікаційних систем із застосуванням у них відповідних комплексних систем захисту інформації з підтвердженою відповідністю за результатами державної експертизи в порядку, встановленому законодавством.

17. Електронне робоче місце нотаріуса призначене для:

доступу нотаріусів до підсистем Системи е-нотаріату;

внесення інформації до єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Мін'юсту;

створення проектів нотаріальних документів;

формування запитів на отримання інформації, необхідної для вчинення нотаріальної дії; отримання інформації з єдиних та державних реєстрів, кадастрів, інших інформаційних систем, доступ нотаріусів до яких передбачений законодавством; реєстрації в Спадковому реєстрі, Єдиному реєстрі довіреностей, Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів, Електронному реєстрі нотаріальних дій, в тому числі автоматизовано; взаємодії з електронним кабінетом клієнта; внесення відомостей до Електронного нотаріального архіву; ведення електронного нотаріального діловодства; взаємодії з Єдиним реєстром нотаріусів;

локального накопичення та обробки інформації про осіб, що звернулися за вчиненням нотаріальної дії, для її використання нотаріусом у разі повторного звернення таких осіб.

18. Доступ до Системи е-нотаріату через електронне робоче місце нотаріуса надається нотаріусу, який отримав в установленому порядку доступ до Системи е-нотаріату, діяльність якого не припинена та не зупинена.

За письмовою заявою нотаріуса/державної нотаріальної контори доступ до Системи е-нотаріату може бути наданий помічнику приватного нотаріуса/консультанту державної нотаріальної контори або особі, що перебуває в трудових відносинах з приватним нотаріусом/працівнику державної нотаріальної контори в обсязі, необхідному для здійснення своїх повноважень відповідно до посадової інструкції.

19. У разі припинення або зупинення нотаріальної діяльності нотаріуса доступ до електронного робочого місця нотаріуса припиняється нотаріусу, помічнику приватного нотаріуса/консультанту державної нотаріальної контори або особі, що перебуває в трудових відносинах з приватним нотаріусом/працівнику державної нотаріальної контори.

20. Нотаріус може використовувати розроблені функціональним адміністратором типові проекти (зразки) нотаріальних документів, наявні в Системі е-нотаріату.

21. Через електронне робоче місце нотаріуса здійснюється автоматизована взаємодія Системи е-нотаріату з іншими автоматизованими, інформаційними, інформаційно-телекомунікаційними системами державних органів та установ, правоохоронних органів, Мін'юсту та його територіальних органів.

22. Особи, які звертаються до нотаріуса через електронний кабінет клієнта можуть надсилати копії електронних документів нотаріусу та інші передбачені законодавством документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії, а також отримувати документи та повідомлення від нотаріуса.

23. Електронний кабінет клієнта забезпечує можливість доступу особи до отримання інформації щодо надісланих нею документів, а також до інформації про вчинені щодо неї нотаріальні дії, в тому числі документів, які зберігаються в Системі е-нотаріату в електронній формі.

24. Електронний реєстр нотаріальних дій призначений для ведення уніфікованої системи записів про вчинені нотаріальні дії та їх збереження.

25. Реєстрація в Електронному реєстрі нотаріальних дій здійснюється нотаріусом у день вчинення відповідної нотаріальної дії після внесення запису до реєстру для реєстрації нотаріальних дій у паперовій формі.

26. У разі неможливості здійснити реєстрацію нотаріальної дії в Електронному реєстрі нотаріальних дій реєстрація нотаріальної дії здійснюється після усунення причини, за якої неможливо здійснити таку реєстрацію.

Реєстрація нотаріальної дії в Електронному реєстрі нотаріальних дій після усунення причини, за якої неможливо здійснити таку реєстрацію, здійснюється із зазначенням об'єктивної причини неможливості здійснити таку реєстрацію, в тому числі виїзд нотаріуса для вчинення нотаріальної дії за межами робочого місця; технічні причини, які виникли в Системі е-нотаріату, зокрема відсутність електропостачання, доступу до Інтернету, до Системи е-нотаріату.

27. Підставою для внесення відомостей до Електронного реєстру нотаріальних дій є вчинення нотаріусом дій згідно із законодавством.

28. Електронний реєстр нотаріальних дій містить відомості, які вносяться до Реєстру для реєстрації нотаріальних дій.

До Електронного реєстру нотаріальних дій нотаріус може вносити інші відомості, пов'язані з вчиненням нотаріальної дії.

Відомості, передбачені цим пунктом, можуть бути отримані шляхом взаємодії з інформаційними системами, в яких містяться відповідні відомості.

29. Реєстрація нотаріальної дії в Електронному реєстрі нотаріальних дій здійснюється шляхом внесення нотаріусом відомостей, визначених пунктом 28 цього Порядку, та накладення кваліфікованого електронного підпису нотаріуса.

30. Кожній нотаріальній дії, зареєстрованій в Електронному реєстрі нотаріальних дій, програмними засобами присвоюється унікальний номер.

31. Перед здійсненням реєстрації в Електронному реєстрі нотаріальних дій нотаріус вносить відомості щодо документів, на підставі яких вчинялася нотаріальна дія, шляхом завантаження сканованих копій з накладенням кваліфікованого електронного підпису або отримання відомостей з відповідних державних інформаційних систем.

32. Внесення змін до відомостей, внесених до Електронного реєстру нотаріальних дій, здійснюється у порядку реєстрації нотаріальної дії. При цьому запис про змінені дані в Електронному реєстрі нотаріальних дій зберігається.

33. Після вчинення нотаріальної дії нотаріус завантажує до Електронного реєстру нотаріальних дій електронні копії оригіналів документів, посвідчених, засвідчених чи виданих ним, виготовлені шляхом сканування з накладенням кваліфікованого електронного підпису, крім документів, які не долучаються до нотаріальної справи.

34. Система е-нотаріату здійснює автоматизований формато-логічний контроль за повнотою заповнення та структурою обов'язкових полів на кожному етапі заповнення Електронного реєстру нотаріальних дій.

Формато-логічним контролем є автоматизована перевірка правильності та повноти заповнення нотаріусом обов'язкових полів під час внесення відомостей до Системи е-нотаріату.

35. Реєстрація нотаріальної дії в Електронному реєстрі нотаріальних дій вважається завершеною з моменту накладення нотаріусом кваліфікованого електронного підпису на дані, внесені до Системи е-нотаріату.

36. У разі виявлення розбіжностей між відомостями в Електронному реєстрі нотаріальних дій та відомостями в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у паперовій формі пріоритет мають відомості в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у паперовій формі.

37. В Електронному нотаріальному архіві зберігаються електронні нотаріальні справи, які формуються відповідно до номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, та інші електронні документи, створені нотаріусом та/або подані/отримані для вчинення нотаріальної дії.

38. Документи, які містяться в паперовій нотаріальній справі, долучаються до Електронного нотаріального архіву (електронної нотаріальної справи) шляхом їх сканування.

Документи, отримані нотаріусом в електронній формі з інших єдиних та державних реєстрів, кадастрів, інших інформаційних систем, долучаються до електронної нотаріальної справи у вигляді отриманих файлів.

39. Формування електронних нотаріальних справ здійснюється автоматизовано та передбачає групування документів у справи відповідно до номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса.

40. Нотаріус формує індивідуальну номенклатуру справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса відповідно до Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса на рік в Електронному нотаріальному архіві.

41. За допомогою Системи е-нотаріату державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви та приватні нотаріуси ведуть встановлену статистичну звітність.

42. Система е-нотаріату забезпечує ведення електронного нотаріального діловодства, а саме: обіг електронних документів державної нотаріальної контори/державного нотаріального архіву/приватного нотаріуса та між ними, реєстрацію вхідних і вихідних документів та етапів їх обігу; обмін документами та інформацією (надсилання та отримання документів та інформації) в електронній формі між нотаріусами, фізичними та юридичними особами, органами державної влади та органами місцевого самоврядування.

43. Надання відомостей з єдиних реєстрів та підсистем Системи е-нотаріату здійснюється у порядку, визначеному Мін'юстом, з дотриманням вимог статей 8, 8-1 Закону України "Про нотаріат".

44. Система е-нотаріату може взаємодіяти з іншими державними електронними інформаційними ресурсами з метою забезпечення надання адміністративних послуг та здійснення повноважень відповідно до покладених на державні органи завдань на підставі спільних рішень Мін'юсту та відповідного державного органу (протоколів) або договорів про інформаційну взаємодію.

45. Нотаріус з метою вчинення нотаріальної дії може запитувати необхідну інформацію (документ) з будь-якого єдиного або державного реєстру, що функціонує в системі Мін'юсту, або підсистеми Системи е-нотаріату шляхом формування відповідного запиту в Системі е-нотаріату до державної нотаріальної контори/державного нотаріального архіву/ приватного нотаріуса за місцем зберігання нотаріальної справи.

46. Інформація про документ, який створений відповідно до пункту 33 цього Порядку, може бути отримана державним реєстратором та іншими уповноваженими суб'єктами під час проведення реєстраційних дій чи здійснення своїх повноважень відповідно до законодавства у порядку інформаційної взаємодії.

47. Контроль за реалізацією експериментального проекту відповідно до вимог цього Порядку здійснює Мін'юст.