Про реалізацію експериментального проекту щодо сертифікації операторів протимінної діяльності та процесів протимінної діяльності

56. Протягом трьох робочих днів з дня підписання сертифікаційної угоди орган із сертифікації формує сертифікат відповідності для кожного процесу протимінної діяльності та інформує оператора протимінної діяльності шляхом надсилання повідомлення на адресу електронної пошти та/або засобами Порталу Дія, що сертифікат відповідності готовий до отримання.

Сертифікат відповідності виготовляється в паперовій формі у двох екземплярах державною та англійською (на вимогу оператора протимінної діяльності) мовами і може бути отриманий особисто або засобами поштового зв’язку.

Пересилання сертифіката відповідності здійснюється в межах території України на поштову адресу, зазначену в заявці.

Не здійснюється пересилання сертифіката відповідності на поштові адреси заявників або операторів протимінної діяльності, які розташовані в межах адміністративно-територіальних одиниць, що належать до територій активних бойових дій і тимчасово окупованих Російською Федерацією територій, включених до переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого Мінреінтеграції, для яких не визначена дата завершення бойових дій або тимчасової окупації.

57. Під час первинної сертифікації заявник набуває статус оператора протимінної діяльності з моменту отримання сертифіката відповідності хоча б на один із процесів протимінної діяльності з переліку таких процесів, зазначених у заявці.

58. Облік операторів протимінної діяльності ведеться секретаріатом Національного органу з питань протимінної діяльності відповідно до Порядку ведення обліку операторів протимінної діяльності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2021 р. № 1150 (Офіційний вісник України, 2021 р., № 88, ст. 5674).

59. Для проходження повторної сертифікації заявник подає до органу із сертифікації заявку на повторну сертифікацію не пізніше ніж за 90 календарних днів до закінчення строку дії сертифіката відповідності в порядку, визначеному цим Порядком для первинної сертифікації.

Оператор може подати заявку на повторну сертифікацію тільки до органу із сертифікації, яким був виданий попередній сертифікат відповідності. Повторна сертифікація здійснюється без організаційного етапу, якщо подані раніше документи не зазнали змін, про що заявник повідомляє в заявці на повторну сертифікацію.

У такому випадку оператор протимінної діяльності несе відповідальність за достовірність і повноту інформації та документів, що подаються для повторної сертифікації.

60. Під час проведення повторної сертифікації орган із сертифікації приймає рішення про те, що етап оцінки на місці не проводиться, якщо останній моніторинг проводився не пізніше ніж за три місяці до дати подання заявки на повторну сертифікацію та оператором протимінної діяльності протягом періоду поточної сертифікації було забезпечено дотримання:

1) строків здійснення заходів із моніторингу;

2) строків здійснення запланованих заходів за сертифікованими процесами протимінної діяльності;

3) строків та якості подання звітності щодо системи управління якістю розмінування;

4) виконання інших вимог, визначених у сертифікаційній угоді.

Рішення про те, що оцінка на місці не проводиться, не може бути прийнято, якщо протягом періоду сертифікації дія сертифіката відповідності оператора протимінної діяльності за таким процесом протимінної діяльності, що заявляється для повторної сертифікації, була тимчасово зупинена, крім випадку, передбаченого підпунктом 1 пункту 76 цього Порядку.

61. Орган із сертифікації приймає рішення про проходження оператором протимінної діяльності повторної сертифікації, про що інформує оператора протимінної діяльності шляхом надсилання повідомлення на адресу електронної пошти та/або засобами Порталу Дія.

На підставі рішення про проходження оператором протимінної діяльності повторної сертифікації орган із сертифікації укладає із оператором протимінної діяльності сертифікаційну угоду про процес протимінної діяльності, що сертифікується, протягом трьох робочих днів з дня винесення такого рішення.

У разі подання заявки на повторну сертифікацію в електронній формі засобами Порталу Дія сертифікаційна угода укладається в електронній формі засобами Порталу Дія і підписується заявником та уповноваженою особою органу із сертифікації із використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, із дотриманням вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

Після укладення сертифікаційної угоди орган із сертифікації протягом трьох робочих днів видає оператору протимінної діяльності сертифікат відповідності в порядку, визначеному пунктом 56 цього Порядку, на строк, встановлений пунктом 13 цього Порядку.

62. Інформація про сертифікат відповідності надсилається органом із сертифікації секретаріату Національного органу з питань протимінної діяльності на адресу електронної пошти із накладенням кваліфікованого електронного підпису для внесення відповідних змін до переліку операторів протимінної діяльності.

63. Розширення сфери сертифікації здійснюється на підставі заявки оператора протимінної діяльності, поданої керівником або уповноваженою особою заявника до органу із сертифікації в порядку, визначеному цим Порядком для первинної сертифікації.

64. Заявка на розширення сфери сертифікації подається до органу із сертифікації, який видавав оператору протимінної діяльності сертифікат відповідності.

У такому випадку розширення сфери сертифікації новим процесом здійснюється без організаційного етапу, якщо подані раніше документи не зазнали змін, про що заявник повідомляє в заявці на розширення сфери сертифікації.

65. Зміни сертифікованих процесів здійснюються:

1) за ініціативою оператора протимінної діяльності;

2) у зв’язку із зміною вимог, що оцінюються під час сертифікації.

66. У разі зміни сертифікованих процесів за ініціативою оператора протимінної діяльності він протягом трьох робочих днів на адресу електронної пошти та/або засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості) повідомляє органу із сертифікації про зміни сертифікованих процесів, що можуть вплинути на здатність відповідати вимогам сертифікації. Ідеться, зокрема, але не виключно про зміни щодо:

1) найменування, місцезнаходження оператора протимінної діяльності, реквізитів платіжної інструкції тощо;

2) керівника, його заступників (за наявності), керівників структурних підрозділів, які виконують сертифікаційні процеси протимінної діяльності, а також штатного розпису таких підрозділів та персоналу, що залучені до виконання процесу протимінної діяльності;

3) стандартних операційних процедур і технічного оснащення;

4) суттєвих змін у внутрішній системі управління якістю оператора протимінної діяльності.

67. Орган із сертифікації протягом п’яти робочих днів з дня надходження від оператора протимінної діяльності повідомлення про зміни сертифікованих процесів протимінної діяльності аналізує отриману інформацію про зміни, що можуть вплинути на здатність оператора протимінної діяльності відповідати вимогам сертифікації, яка надана оператором протимінної діяльності, та визначає, чи потребує оператор протимінної діяльності проходження операційного та/або етапу оцінки на місці у зв’язку із внесеними змінами та/або внесення змін до сертифікаційної угоди, про що йому повідомляє шляхом надсилання повідомлення на адресу електронної пошти та/або засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості).

68. У разі коли за результатами аналізу орган із сертифікації визначить, що необхідно внести зміни до сертифікаційної угоди (без проведення операційного та/або етапу оцінки на місці), такі зміни вносяться в порядку, визначеному сертифікаційною угодою.

69. У разі коли орган із сертифікації визначив, що оператор протимінної діяльності у зв’язку із внесеними змінами сертифікованих процесів потребує проходження операційного та/або етапу оцінки на місці, такі етапи проводяться не пізніше ніж протягом 10 робочих днів з дня одержання органом із сертифікації повідомлення про зміни сертифікованих процесів. Органом із сертифікації проводиться перевірка виключно тих змін, які були заявлені оператором протимінної діяльності.

70. За результатами операційного та/або етапу оцінки на місці орган із сертифікації приймає рішення щодо відповідності оператора протимінної діяльності та в разі потреби внесення змін до сертифікаційної угоди або тимчасового зупинення дії сертифіката відповідності з дати прийняття такого рішення.

71. У разі зміни сертифікованих процесів протимінної діяльності у зв’язку із зміною вимог, що оцінюються під час сертифікації, орган із сертифікації повідомляє операторам протимінної діяльності шляхом надсилання повідомлень на адресу електронної пошти та/або засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості) із зазначенням дати набрання чинності змінами сертифікованих процесів протимінної діяльності та пропозицією щодо вжиття операторами протимінної діяльності відповідних заходів. У повідомленні орган із сертифікації також зазначає методи і строки для підтвердження операторами протимінної діяльності відповідності вимогам у зв’язку із змінами сертифікованих процесів, зокрема, чи потребують оператори протимінної діяльності проходження операційного та/або етапу оцінки на місці у зв’язку із такими змінами та/або внесення змін до сертифікаційних угод.

72. Оператор протимінної діяльності в установлені строки повинен поінформувати орган із сертифікації про готовність або неготовність до оцінки відповідності вимогам у зв’язку із змінами сертифікованих процесів протимінної діяльності.

73. У разі отримання повідомлення про неготовність до оцінки відповідності у зв’язку із змінами сертифікованих процесів протимінної діяльності або ненадходження відповіді від оператора протимінної діяльності в установлений строк орган із сертифікації приймає рішення про тимчасове зупинення дії сертифіката відповідності з дати набрання чинності змінами сертифікованих процесів протимінної діяльності, про що повідомляє оператору протимінної діяльності шляхом надсилання повідомлень на адресу електронної пошти та/або засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості).

74. У разі отримання повідомлення від оператора протимінної діяльності про готовність до оцінки відповідності у зв’язку із змінами сертифікованих процесів протимінної діяльності орган із сертифікації може визначити необхідність проходження операційного та/або етапу оцінки на місці. Такий етап (етапи), а також прийняття рішень органом із сертифікації проводиться відповідно до пункту 69 цього Порядку.

75. У разі коли орган із сертифікації зазначив у повідомленні, що зміни до вимог, що оцінюються під час сертифікації, потребують внесення змін до сертифікаційної угоди (без проведення операційного та/або етапу оцінки на місці), такі зміни вносяться в порядку, визначеному сертифікаційною угодою.

76. Підставами для прийняття органом із сертифікації рішення про тимчасове зупинення дії сертифіката відповідності є:

1) подання оператором протимінної діяльності в паперовій або електронній формі засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості) заяви в довільній формі про тимчасове зупинення дії сертифіката відповідності;

2) виявлення критичної невідповідності, визначеної пунктом 46 цього Порядку;

3) підтвердження фактів вчинення оператором протимінної діяльності порушень, виявлених за результатами розгляду скарг від операторів протимінної діяльності та інших заінтересованих сторін, органів виконавчої влади, правоохоронних органів, органів державного нагляду (контролю), що впливають на якість виконуваних процесів протимінної діяльності та безпеку персоналу;

4) надходження до органу із сертифікації звернення адміністратора системи управління якістю розмінування щодо оператора протимінної діяльності про:

- систематичне внесення до зазначеної системи помилкової, суперечливої або в недостатньому обсязі інформації;

- порушення строків внесення інформації;

- ігнорування вказівок і зауважень адміністратора зазначеної системи;

- ненадання інформації за запитом;

5) допущення оператором протимінної діяльності інциденту (нещасного випадку) під час виконання робіт за сертифікованими процесами протимінної діяльності;

6) порушення оператором протимінної діяльності сертифікаційної угоди;

7) ненадання на запит органу із сертифікації у строки, встановлені в запиті, інформації про діяльність оператора протимінної діяльності, виконувані ним сертифіковані процеси протимінної діяльності, технічні засоби та устаткування, персонал та інші питання, пов’язані із функціонуванням оператора протимінної діяльності і виконанням ним сертифікованих процесів протимінної діяльності;

8) у разі змін сертифікованих процесів протимінної діяльності з підстав, визначених пунктами 71, 73 і 74 цього Порядку;

9) якщо оператором протимінної діяльності не підписано договір про надання послуг із моніторингу або він відмовився від його проведення;

10) виконання оператором протимінної діяльності коригувальних дій.

77. Орган із сертифікації приймає рішення про тимчасове зупинення дії сертифіката відповідності та надсилає його на адресу електронної пошти оператора протимінної діяльності та/або засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості) протягом п’яти робочих днів з дня виявлення хоча б однієї з підстав, передбачених пунктом 76 цього Порядку.

Строк тимчасового зупинення дії сертифіката відповідності не перевищує одного року. Строк дії сертифіката відповідності продовжується на строк тимчасового зупинення в разі тимчасового зупинення дії сертифіката відповідності з підстав, передбачених підпунктами 1, 8 пункту 76 цього Порядку.

78. Для поновлення дії сертифіката відповідності оператор протимінної діяльності повинен звернутися до органу із сертифікації в паперовій або електронній формі засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості) і надати інформацію про усунення невідповідностей та виконання коригувальних дій, що стали підставою для тимчасового зупинення дії сертифіката відповідності.

79. Для поновлення дії сертифіката відповідності, який було тимчасово зупинено з підстави, передбаченої підпунктом 1 пункту 76 цього Порядку, оператор протимінної діяльності надсилає органу із сертифікації в паперовій або електронній формі засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості) заяву в довільній формі про поновлення дії сертифіката відповідності.

Орган із сертифікації проводить етап оцінки на місці щодо процесів протимінної діяльності, що поновлюються, у разі, коли тривалість тимчасового зупинення дії сертифіката відповідності від дати прийняття рішення до дати звернення оператора протимінної діяльності щодо поновлення дії сертифіката відповідності перевищує три місяці.

У разі коли тривалість тимчасового зупинення дії сертифіката відповідності від дати прийняття рішення до дати звернення оператора протимінної діяльності про поновлення дії сертифіката відповідності не перевищує трьох місяців, орган із сертифікації поновлює дію сертифіката відповідності не пізніше ніж протягом наступного робочого дня з дати отримання заяви про поновлення дії сертифіката відповідності.

80. Поновлення дії сертифіката відповідності, що була тимчасово зупинена на підставі пункту 76 цього Порядку (крім підпункту 1 цього пункту), здійснюється відповідно до рішення органу із сертифікації щодо відповідності оператора протимінної діяльності вимогам сертифікації до процесів протимінної діяльності, що поновлюються.

81. Відповідність оператора протимінної діяльності вимогам сертифікації процесів протимінної діяльності, що поновлюються, залежить від характеру та кількості невідповідностей, що стали підставою для прийняття рішення про тимчасове зупинення дії сертифіката відповідності, та передбачає:

1) аналіз вжитих заходів до усунення невідповідностей згідно з наданим органом із сертифікації переліком невідповідностей і виконання коригувальних дій;

2) оцінку на місці (у разі потреби).

82. Необхідність проведення оцінки на місці визначається органом із сертифікації із урахуванням таких факторів критичності:

1) репутації оператора протимінної діяльності (наявність рішення про тимчасове зупинення дії сертифіката відповідності, крім випадку, передбаченого підпунктом 1 пункту 76 цього Порядку);

2) взаємозв’язку невідповідностей, що стали підставою для тимчасового зупинення дії сертифіката відповідності, із практичними процесами, що виконуються оператором протимінної діяльності, персоналом, технічними засобами та устаткуванням;

3) строку дії тимчасового зупинення дії сертифіката відповідності (якщо тривалість тимчасового зупинення дії сертифіката відповідності від дати прийняття рішення до дати звернення оператора протимінної діяльності щодо поновлення дії сертифіката відповідності перевищує три місяці, то оцінка на місці щодо процесів протимінної діяльності, що поновлюються, проводиться обов’язково).

83. Орган із сертифікації приймає рішення та видає оновлений сертифікат відповідності із зазначенням нового строку дії із урахуванням строку, на який було тимчасово зупинено його дію.

84. Підставами для прийняття органом із сертифікації рішення про скасування сертифіката відповідності є:

1) подання оператором протимінної діяльності в довільній формі заяви про скасування сертифіката відповідності в паперовій або електронній формі засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості);

2) ненадання оператором протимінної діяльності інформації про вжиті заходи до усунення невідповідностей згідно з наданим органом із сертифікації переліком невідповідностей, виявлених за результатами проведення моніторингу, в установлені строки і визначений спосіб;

3) неусунення невідповідностей згідно з наданим органом із сертифікації переліком невідповідностей, виявлених за результатами проведення моніторингу, в установлені строки і визначений спосіб;

4) незвернення оператора протимінної діяльності до органу із сертифікації до закінчення визначеного строку дії тимчасового зупинення сертифіката відповідності;

5) непідтвердження органом із сертифікації відповідності оператора протимінної діяльності вимогам сертифікації;

6) виявлення більше трьох критичних невідповідностей на одній робочій ділянці.

Орган із сертифікації повідомляє оператору протимінної діяльності про скасування сертифіката відповідності протягом п’яти робочих днів з дня виявлення хоча б однієї з підстав, передбачених підпунктами 2-6 цього пункту, або з дня звернення оператора протимінної діяльності із заявою про скасування сертифіката відповідності шляхом надсилання повідомлення про скасування сертифіката відповідності на адресу електронної пошти та/або засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості) оператору протимінної діяльності та секретаріату Національного органу з питань протимінної діяльності на адресу електронної пошти із накладенням кваліфікованого електронного підпису для виключення оператора протимінної діяльності із переліку операторів протимінної діяльності.

У повідомленні зазначаються дата і підстава для скасування сертифіката відповідності.

85. Орган із сертифікації проводить моніторинг у межах сертифікованих процесів протимінної діяльності з метою оцінки їх відповідності вимогам сертифікації.

86. Моніторинг проводиться щороку, а коли у процесі проведення моніторингу сертифікованих процесів протимінної діяльності не виявлено невідповідностей, наступний моніторинг проводиться через два роки.

87. Орган із сертифікації проводить моніторинг щодо оператора протимінної діяльності, процеси протимінної діяльності якого було сертифіковано, за умов, які визначено у сертифікаційній угоді із таким оператором протимінної діяльності.

88. За один місяць до проведення моніторингу орган із сертифікації надсилає оператору протимінної діяльності на адресу електронної пошти та/або засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості) повідомлення із проектом плану моніторингу та договір про надання послуг із моніторингу із зазначенням вартості таких послуг.

89. Оператор протимінної діяльності зобов’язаний надіслати до органу із сертифікації підписаний договір про надання послуг із моніторингу на адресу електронної пошти та/або засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості) протягом п’яти робочих днів з дня його отримання.

У разі непідписання договору про надання послуг із моніторингу оператором протимінної діяльності орган із сертифікації тимчасово зупиняє дію сертифіката відповідності в межах його дії, про що у дводенний строк інформує оператора протимінної діяльності.

90. Планування моніторингу проводиться органом із сертифікації із визначенням заходів і строків їх здійснення, що узгоджуються із оператором протимінної діяльності, який перевіряється.

91. Моніторинг проводиться із застосуванням таких методів:

1) відвідування приміщень оператора протимінної діяльності;

2) відвідування робочих ділянок, на яких виконується сертифікаційний процес;

3) аналіз документів та інформації;

4) перевірка наявності та оцінювання компетентності персоналу;

5) перевірка наявності, комплектності і справності обладнання;

6) спостереження за виконанням процесів протимінної діяльності.

У разі коли сертифікати відповідності за кількома процесами протимінної діяльності видані в різні дати, між якими не більше трьох місяців, орган із сертифікації може провести моніторинг оператора протимінної діяльності за такими процесами одночасно.

92. Виявлені за результатами проведення органом із сертифікації моніторингу невідповідності реєструються у протоколі невідповідності. Протокол невідповідності надсилається оператору протимінної діяльності для виправлення невідповідностей. Оператор протимінної діяльності повинен усунути невідповідності, які були виявлені органом із сертифікації під час проведення моніторингу, протягом 30 календарних днів з дня, що настає за днем отримання ним протоколу невідповідності.

93. За результатами проведення моніторингу та після закінчення строку для виконання коригувальних дій орган із сертифікації приймає рішення про відповідність оператора протимінної діяльності вимогам сертифікації або невідповідність оператора протимінної діяльності вимогам сертифікації, яке надсилає на адресу електронної пошти та/або засобами Порталу Дія оператору протимінної діяльності не пізніше ніж протягом наступного робочого дня після його прийняття.

94. У разі прийняття органом із сертифікації рішення про невідповідність оператора протимінної діяльності вимогам сертифікації орган із сертифікації приймає рішення про:

1) продовження дії сертифіката відповідності в разі, коли невідповідність не є критичною, та за умов, визначених органом із сертифікації (із встановленням конкретних строків і способів підтвердження виконання визначених умов);

2) тимчасове зупинення дії сертифіката відповідності на період виправлення невідповідностей оператором протимінної діяльності;

3) скасування сертифіката відповідності.

95. Орган із сертифікації реєструє скарги та апеляції від заявника та/або оператора протимінної діяльності щодо послуг із сертифікації та/або моніторингу із вимогою переглянути рішення, прийняте ним щодо такого заявника та/або оператора протимінної діяльності.

Орган із сертифікації повідомляє заявникові та/або оператору протимінної діяльності про реєстрацію скарги та апеляції шляхом надсилання повідомлення на зазначену у скарзі та апеляції адресу електронної пошти чи його поштову адресу та/або засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості).

Скарга та апеляція приймається органом із сертифікації для розгляду, якщо вона подана не пізніше ніж протягом 30 робочих днів з дати одержання заявником та/або операторам протимінної діяльності оскаржуваного рішення.

До скарги та апеляції додаються матеріали для пояснення позиції заявника та/або оператора протимінної діяльності, викладеної в апеляції.

96. Розгляду не підлягає повторна скарга та апеляція від одного і того самого заявника та/або оператора протимінної діяльності з того самого питання, якщо стосовно першої скарги та апеляції органом із сертифікації було прийнято рішення.

97. Заявник та/або оператор протимінної діяльності може в будь-який час відкликати скаргу та апеляцію до прийняття органом із сертифікації рішення за результатами її розгляду. У разі відкликання скарги та апеляції її розгляд припиняється.

98. Не може розглядати скаргу та апеляцію особа, яка проводила роботи із сертифікації та/або моніторинг щодо заявника та/або оператора протимінної діяльності, які є предметом скарги та апеляції.

99. Орган із сертифікації за результатами розгляду скарги та апеляції приймає рішення про:

1) задоволення скарги та апеляції (повністю або частково);

2) відмову в задоволенні скарги та апеляції;

3) про залишення скарги та апеляції без розгляду, якщо дії осіб органу із сертифікації оскаржені в судовому порядку і апеляція подана із порушенням строку, передбаченого абзацом третім пункту 95 цього Порядку.

100. Рішення про відмову в задоволенні скарги та апеляції приймається в разі, коли:

1) дії осіб органу із сертифікації, на дії/бездіяльність яких подана скарга та апеляція, визнані законними та обґрунтованими;

2) відсутні обґрунтування щодо скарги та апеляції або інформація не підтверджується.

101. Розгляд скарги та апеляції органом із сертифікації та прийняття відповідного рішення проводяться у строки, що не перевищують одного місяця з дня її реєстрації.

За результатами розгляду апеляції та скарги орган із сертифікації приймає рішення, про що протягом двох днів інформує заявника та/або оператора протимінної діяльності шляхом надсилання на зазначену в скарзі та апеляції адресу електронної пошти чи його поштову адресу та/або засобами Порталу Дія (за умови технічної можливості).

102. Заявники та/або оператори протимінної діяльності мають право оскаржити результати послуг із сертифікації та/або моніторингу до Національного органу з питань протимінної діяльності або в судовому порядку.