Про затвердження Правил комплектування копій документів страхового фонду документації України

Відповідно до пункту 5 Положення про використання страхового фонду документації України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 листопада 2022 року № 1229, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Правила комплектування копій документів страхового фонду документації України, що додаються.

2. Сектору архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.

1. Правила комплектування копій документів страхового фонду документації України визначають основні технічні вимоги, структуру та порядок комплектування копій документів страхового фонду документації України (далі - СФД) в електронній та аналоговій формах, а також вимоги до їх засвідчення.

Ці Правила призначені для використання спеціальними установами страхового фонду документації, які належать до сфери управління Укрдержархіву.

2. У цих Правилах терміни вживаються в таких значеннях:

комплектування копії документа СФД - процес виготовлення копій складових документа СФД та їх об’єднання в єдиний документ в аналоговій формі або у файл (групу файлів) в електронній формі;

складова документа СФД - кадр мікрофільму для аналогової форми або відповідний йому файл для електронної форми документа СФД;

репрографічне відтворення - вживається у значенні, наведеному в Законі України "Про авторське право і суміжні права";

технологічна документація - вживається у значенні, наведеному в Порядку розроблення, освоєння та випуску нових видів продукції оборонного призначення, а також припинення випуску існуючих видів такої продукції, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 03 березня 2021 року № 234.

Інші терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про страховий фонд документації України", інших законодавчих актах та Положенні про використання страхового фонду документації України, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 01 листопада 2022 року № 1229.

3. Комплектування копій документів СФД здійснюється з дотриманням авторських прав на інтелектуальну власність постачальників, збереженням державної та іншої, передбаченої законом таємниці, та відповідним технічним захистом інформації.

4. Комплектування копій документів СФД здійснюється в електронній або аналоговій формі (на паперовому або мікрографічному носії).

1. Комплектування копій документів СФД в електронній формі (далі - електронні копії) здійснюється через виготовлення (відтворення) в електронній формі копій складових документа СФД шляхом їх сканування або завантаження із електронного сховища Державного реєстру документів страхового фонду документації України та подальшого об’єднання в єдиний файл (групу файлів).

2. Процес комплектування електронних копій визначається технологічною документацією.

Склад та вимоги до оформлення, розроблення, затвердження і впровадження технологічної документації комплектування електронних копій спеціальними установами СФД визначається Укрдержархівом.

Електронні копії підлягають перевірці якості згідно із вимогами технологічної документації.

3. Для комплектування електронних копій використовуються такі формати файлів: *.pdf, *.bmp, *.jpg, *.tif/*.tiff.

4. Роздільна здатність під час сканування складових документів СФД має становити не менше ніж 400 dpi.

5. Електронні копії, які комплектувались у форматах багатосторінкових файлів (*.pdf, *.tiff), засвідчуються шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису та/або кваліфікованої електронної печатки.

6. Засвідчення електронної копії визначає її відповідність оригіналу документа СФД, з якого відбулось її виготовлення (відтворення) та комплектування.

7. Електронна копія засвідчується керівником спеціальної установи СФД, яка здійснила її виготовлення, за поданням спеціаліста, яким проведено контроль її якості.

8. Електронні копії, виготовлені шляхом сканування документа СФД, підлягають завантаженню до електронного сховища Державного реєстру документів страхового фонду документації України.

1. Комплектування копій документів СФД в аналоговій формі на паперовому носії (далі - паперові копії) здійснюється шляхом репрографічного відтворення на паперовому носії копій складових документа СФД та подальшого їх об’єднання в єдиний документ.

2. Процес комплектування паперових копій визначається технологічною документацією.

Склад та вимоги до оформлення, розроблення, затвердження і впровадження технологічної документації комплектування паперових копій спеціальними установами СФД визначається Укрдержархівом.

Паперові копії підлягають перевірці якості, згідно із вимогами технологічної документації.

3. Для комплектування паперових копій, копії складових документів СФД виготовляються у позитивному репрографічному відтворенні, оптична густина фону - не більша ніж 0,08.

4. На паперових копіях не має бути вм’ятин, зморшок, розривів та інших механічних дефектів, а також різних забруднень матеріалу основи, які призводять до погіршення їх фізичного стану, естетичного вигляду та втрати інформації.

5. Копії складових документа СФД форматів, більших за А2, та додаткових форматів, які розташовані на декількох кадрах мікрофільму СФД, підлягають склеюванню.

6. За замовленням користувача скомплектовані паперові копії брошурують і переплітають та за потреби засвідчують.

7. Засвідчення паперової копії визначає її відповідність оригіналу документа СФД, з якого відбулось її виготовлення (відтворення) та комплектування.

8. Паперова копія засвідчується керівником спеціальної установи СФД, яка здійснила її виготовлення, за поданням спеціаліста, яким проведено контроль її якості.

9. Паперові копії засвідчуються шляхом проставлення відмітки "Копія" у верхньому правому кутку першої сторінки паперової копії та напису про її засвідчення, що складається зі слів "Згідно з оригіналом".

Найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, власне ім’я та прізвище, дата засвідчення копії проставляються знизу останньої сторінки копії.

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою спеціальної установи СФД, яка здійснила її виготовлення.

1. Комплектування копій документів СФД в аналоговій формі на мікрографічній плівці (далі - мікрографічні копії) здійс-нюється шляхом репрографічного відтворення всього документа СФД на мікрографічній плівці.

2. Процес комплектування мікрографічних копій визначається технологічною документацією.

Склад та вимоги до оформлення, розроблення, затвердження і впровадження технологічної документації комплектування мікрографічних копій спеціальними установами СФД визначається Укрдержархівом.

Мікрографічні копії підлягають перевірці якості згідно з вимогами технологічної документації.

3. Мікрографічна копія не потребує засвідчення.