Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України

Відповідно до статті 26 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 12 квітня 1995 року № 276 "Про створення галузевого державного архіву Міністерства оборони"

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України, Міністерства оборони України від 11 лютого 2013 року № 246/5/82 "Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 12 лютого 2013 року за № 248/22780.

3. Відділу архівної справи Міністерства юстиції України (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаємо за собою.

1. Галузевий державний архів Міністерства оборони України (далі - ГДА Міноборони) створено відповідно до статті 26 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і постанови Кабінету Міністрів України від 12 квітня 1995 року № 276 "Про створення галузевого державного архіву Міністерства оборони".

2. ГДА Міноборони є державною архівною установою Міністерства оборони України, здійснює управління, методичну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи у структурних підрозділах Міноборони і Генерального штабу Збройних Сил України (далі - Генеральний штаб), інших органах військового управління, Державній спеціальній службі транспорту, з'єднаннях, військових частинах, військових навчальних закладах, військових навчальних підрозділах закладів вищої освіти, установах і організаціях Збройних Сил України, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління Міноборони (далі - військові частини (установи)), а також взаємодіє з фізичними особами, які володіють документами Національного архівного фонду (далі - НАФ).

ГДА Міноборони може мати відокремлені архівні підрозділи - територіальні архівні відділи (далі - архівні відділи), які можуть утримуватись на окремих штатах.

ГДА Міноборони ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України, а реорганізується за рішенням Міністра оборони України.

3. ГДА Міноборони у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міноборони, Мін'юсту, іншими нормативно-правовими актами, наказами Укрдержархіву та цим Положенням.

4. ГДА Міноборони підпорядковується Міністру оборони України через заступника Міністра оборони України або державного секретаря Міністерства оборони України відповідно до розподілу обов'язків.

5. Міноборони забезпечує ГДА Міноборони приміщеннями, технологічним обладнанням та матеріальними ресурсами.

Майно ГДА Міноборони є державною власністю, що закріплюється за ним Міноборони на правах оперативного управління, а у разі ліквідації передається до Міноборони.

6. ГДА Міноборони є неприбутковою бюджетною установою.

Фінансування ГДА Міноборони здійснюється відповідно до законодавства.

Джерелом утримання ГДА Міноборони є:

кошти державного бюджету;

власні надходження та інші не заборонені законодавством надходження.

7. ГДА Міноборони працює відповідно до річного плану діяльності, який затверджує заступник Міністра оборони України або державний секретар Міністерства оборони України відповідно до розподілу обов'язків, і звітує перед ним про проведену роботу.

8. ГДА Міноборони зберігає документи з різними носіями інформації:

документи НАФ та з особового складу (кадрових питань), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі електронні та аудіовізуальні, що утворюються в процесі діяльності структурних підрозділів Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ);

документи ліквідованих органів військового управління, військових частин (установ) радянського та дорадянського періоду;

науково-технічну документацію (проєктну, технологічну, конструкторську, науково-дослідну документацію оборонного призначення);

галузеві видання у воєнній сфері довідкового, науково-просвітницького, науково-технічного, професійного характеру;

документи з кадрових питань (особового складу) структурних підрозділів Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ);

документи особового походження відомих військових начальників (командирів);

документи громадських об'єднань, галузевих профспілок, створених при Міноборони, Генеральному штабі, Збройних Силах України;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи;

облікові документи ГДА Міноборони та архівні довідники (описи, каталоги, покажчики, огляди, бази даних тощо);

страховий фонд та фонд користування документами.

Документи, що зберігаються в ГДА Міноборони, є власністю держави, а ГДА Міноборони здійснює повноваження власника.

9. Основними завданнями ГДА Міноборони в мирний час та особливий період є:

забезпечення збереженості документів, організація та ведення державного обліку документів НАФ;

організація формування НАФ профільними документами та іншими документами структурних підрозділів Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ), забезпечення комплектування документами з різними носіями інформації та створення умов для користування ними;

забезпечення впровадження державної політики у сфері архівної справи у структурних підрозділах Міноборони і Генерального штабу, військових частинах (установах) в межах своїх повноважень;

методичне забезпечення ведення архівної справи у структурних підрозділах Міноборони і Генерального штабу, військових частинах (установах) та участь у розробці проєктів нормативно-правових актів в межах компетенції ГДА Міноборони;

здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства про НАФ та архівні установи, станом діловодства (у тому числі секретного) у структурних підрозділах Міноборони і Генерального штабу, військових частинах (установах);

організація роботи експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) ГДА Міноборони.

10. ГДА Міноборони, відповідно до покладених на нього завдань і в межах своїх повноважень:

забезпечує зберігання, охорону, реставрацію, консервацію профільних документів НАФ з різними носіями інформації;

створює страхові копії та копії фонду користування документами, що зберігаються в ГДА Міноборони;

веде державний облік профільних документів НАФ, незалежно від виду носія інформації, та подання відповідних відомостей до Укрдержархіву;

організовує роботу щодо віднесення профільних документів НАФ до унікальних, проведення їх грошової оцінки та страхування;

організовує роботи пов'язані з віднесенням профільних документів до НАФ або вилученням документів з нього;

організовує приймання документів особового походження на прохання фізичних осіб-власників документів НАФ, їх науково-технічне опрацювання та зберігання;

забезпечує розроблення проєктів нормативно-правових актів та методичних документів у сфері архівної справи та бере участь у розробці проєктів нормативно-правових актів з діловодства;

здійснює методичне забезпечення та надання методичної допомоги структурним підрозділам Міноборони і Генерального штабу, військовим частинам (установам) з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються у них, та з питань їх підготовки, науково-технічного опрацювання до передавання до ГДА Міноборони;

перевіряє стан забезпечення збереженості архівних документів (в тому числі і з грифами секретності) та стан діловодства;

проводить роботу з власниками документів особового походження, що стосуються діяльності в Міноборони, Генеральному штабі, Збройних Силах України, з метою передавання цих документів на зберігання до ГДА Міноборони та забезпечує їх науково-технічне опрацювання та збереження;

проводить роботу з виявлення профільних ГДА Міноборони документів, що перебувають в установах поза межами впливу Міноборони, з метою їх передавання до ГДА Міноборони або відтворення їх у копіях, в тому числі й тих, що перебувають за кордоном;

комплектує довідково-інформаційний фонд;

здійснює заходи з комплектування документами структурних підрозділів Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ), їх приймання, зберігання та забезпечення збереженості, організацію та ведення державного обліку документів;

створює й удосконалює довідковий та обліковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні в ГДА Міноборони, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

забезпечує реалізацію прав громадян на вільний доступ до відомостей, що містяться в архівних документах, шляхом надання встановленим порядком документів та довідкового апарату до них у читальному залі ГДА Міноборони;

видає в установленому порядку архівні довідки, копії документів та витяги з архівних документів на запити юридичних та фізичних осіб;

готує документи до публікації та експонування;

надає документи у тимчасове користування за межами ГДА Міноборони та забезпечує їх страхування відповідно до чинного законодавства;

проводить у встановленому законодавством порядку діяльність, пов'язану з державною таємницею, забезпечує у межах повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю, іншою інформацією з обмеженим доступом;

забезпечує охорону відповідно до законодавства відомостей, що містять персональні дані;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впровадження наукових досягнень, нових методів роботи в архівній справі та діловодстві.

11. ГДА Міноборони має право:

надавати в межах своєї компетенції структурним підрозділам Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ) роз'яснення норм законодавства щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються в них, з метою їх неухильного виконання;

здійснювати контроль за дотриманням у структурних підрозділах Міноборони і Генерального штабу, військових частинах (установах) норм законодавства щодо науково-технічного опрацювання, обліку та зберігання архівних документів (в тому числі з грифами секретності), ведення діловодства та роботу їхніх експертних комісій;

розробляти проєкти розпорядчих документів Міноборони з питань архівної справи та погоджувати інші проєкти розпорядчих документів Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ), які містять питання, що належать до компетенції ГДА Міноборони;

розробляти, за погодженням з Укрдержархівом, методичні документи з архівної справи, контролювати їх виконання, ініціювати скликання нарад, проведення семінарів з питань, що належать до компетенції ГДА Міноборони, та брати участь у засіданнях колегій, рад, нарадах Укрдержархіву, а також Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ) з дотичних або профільних ГДА Міноборони питань;

одержувати в установленому порядку, в межах своєї компетенції, від посадових осіб структурних підрозділів Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ) відомості стосовно зберігання архівних документів (у тому числі з грифами секретності), науково-технічного опрацювання документів та залучати в установленому порядку їхніх фахівців для проведення експертизи цінності документів;

отримувати у встановленому порядку архівні документи структурних підрозділів Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ) з метою виявлення таких, що підлягають внесенню до документів НАФ;

представляти в установленому порядку інтереси Міноборони в державних органах, органах місцевого самоврядування, міжнародних організаціях за напрямом діяльності ГДА Міноборони;

надавати користувачам документи і довідковий апарат до них;

повертати на доопрацювання сформовані та оформлені справи, підготовлені описи справ, що не відповідають встановленим законодавством вимогам, справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність до вимог чинного законодавства;

повертати справи з підозрою на ураження грибком;

обмежувати доступ до документів у зв'язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевіркою наявності або реставрації;

відмовляти в доступі до документів особам, які грубо порушували порядок користування архівними документами;

надавати за плату юридичним та фізичним особам відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 07 травня 1998 року № 639 "Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів" (із змінами) на договірних засадах послуги, пов'язані з використанням відомостей, що містяться в архівних документах, виконувати за рахунок замовника роботи щодо забезпечення збереженості та науково-технічного опрацювання документів у порядку та відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством;

надавати пропозиції щодо скасування розпорядчих документів Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ), що суперечать законодавству з питань архівної справи;

з метою охорони службової інформації та державної таємниці, захисту прав власності та персональних даних, що містяться в документах, встановлювати відповідно до чинного законодавства умови для їх використання;

долучати до архівних документів на обґрунтовану вимогу фізичних осіб письмове спростування недостовірних відомостей про особу;

приймати рішення щодо надання чи ненадання архівних документів для тимчасового користування за межами ГДА Міноборони.

12. ГДА Міноборони у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Укрдержархівом, іншими державними архівними установами, державними органами та органами місцевого самоврядування.

13. ГДА Міноборони очолює директор, який призначається на посаду та звільняється з посади Міністром оборони України.

14. Директор ГДА Міноборони здійснює:

організацію діяльності та керівництво ГДА Міноборони;

виконання завдань за функціональним призначенням, пов'язаних із забезпеченням реалізації державної політики у сфері архівної справи у структурних підрозділах Міноборони та Генерального штабу, військових частинах (установах) в мирний час та особливий період;

організацію роботи з підготовки нормативно-правових актів у межах компетенції ГДА Міноборони;

організацію та контроль за виконанням законів України, актів та доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, Міністра оборони України, наказів Міноборони, директив Міноборони та Генерального штабу особовим складом ГДА Міноборони;

забезпечення фінансово-господарської діяльності ГДА Міноборони, розпорядження згідно з чинним законодавством коштами, забезпечення ефективного їх витрачання.

15. Директор ГДА Міноборони:

затверджує положення про архівні відділи та структурні підрозділи ГДА Міноборони;

затверджує посадові інструкції начальників архівних відділів та працівників ГДА Міноборони, визначає їх обов'язки;

приймає на роботу та звільняє з роботи начальників архівних відділів та працівників ГДА Міноборони;

укладає від імені ГДА Міноборони господарські та трудові договори;

забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог чинного законодавства під час видачі у тимчасове користування документів ГДА Міноборони;

забезпечує роботу щодо дотримання вимог законодавства з питань охорони державної таємниці, службової інформації та захисту персональних даних;

здійснює розгляд звернень громадян, проводить особистий прийом громадян;

здійснює заходи з внутрішнього контролю та управління ризиками, надає звіт з цих питань в порядку, встановленому в Міноборони;

організовує перевірки архівних відділів;

організовує розроблення документів для переведення ГДА Міноборони на функціонування в умовах особливого періоду та забезпечує переведення ГДА Міноборони на функціонування в умовах особливого періоду;

організовує виконання заходів поточної діяльності;

представляє ГДА Міноборони у всіх державних установах і громадських організаціях у межах своїх повноважень.

16. Директор ГДА Міноборони в межах своїх повноважень видає накази з основної діяльності ГДА Міноборони, з адміністративно-господарської діяльності, з кадрових питань та дає доручення, обов'язкові для виконання працівниками ГДА Міноборони.

Організовує і контролює їх виконання та здійснює інші заходи, спрямовані на виконання ГДА Міноборони покладених на нього завдань.

Директор ГДА Міноборони має право скасовувати видані ним накази та накази, видані начальниками архівних відділів.

17. Директор ГДА Міноборони може мати заступників.

Директор ГДА Міноборони призначає та звільняє з посади заступників директора та розподіляє повноваження між ними.

У разі відсутності директора ГДА Міноборони його обов'язки виконує один із заступників відповідно до розподілу обов'язків, або призначена ним інша особа.

18. Для організації та проведення експертизи цінності документів з метою віднесення їх до документів НАФ або вилучення з нього, визначення строків зберігання документів в ГДА Міноборони створюється експертно-перевірна комісія.

Положення про цю комісію та її склад затверджуються наказами Міноборони за погодженням з головою Укрдержархіву.

19. Для розгляду питань науково-методичної роботи в ГДА Міноборони створюється методична рада.

Положення про методичну раду та її склад затверджуються директором ГДА Міноборони.

20. ГДА Міноборони є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, а також інші печатки і штампи, необхідні для забезпечення діяльності ГДА Міноборони. Має рахунки в Державній казначейській службі України.