Про затвердження Тимчасового порядку оформлення і видачі паспорта громадянина України

В актах про знищення недійсних (зіпсованих бланків) паспортів зазначаються серії, номери недійсних паспортів та наклеюються вирізки з бланків паспортів, де зазначено серію і номер паспорта, прізвища та ініціали громадян, а також відомості про те, ким і коли було видано паспорти та причини знищення. Акти про знищення недійсних (зіпсованих бланків) паспортів підписуються членами комісії та затверджуються головою комісії.

1. Зберігання бланків паспортів (далі - бланки) організовується так, щоб запобігти їх втратам.

У територіальних органах / територіальних підрозділах ДМС бланки зберігаються у спеціальному ізольованому приміщенні (далі - приміщення) з надійними стінами, обладнаному засувами, ґратами на вікнах і засобами охоронно-пожежної сигналізації, підключеними до пульта охорони.

Отримані територіальним органом / територіальним підрозділом ДМС бланки зберігаються у сейфах або вогнетривких шафах (ящиках), розташованих у приміщенні територіального органу/територіального підрозділу ДМС.

У неробочий час приміщення (сейфи, шафи, ящики), де зберігаються бланки, опечатуються.

Доступ до приміщень мають тільки особи, які згідно зі своїми посадовими обов’язками відповідають за облік та зберігання бланків (далі - відповідальні особи), а також їх безпосередні керівники і працівники, які мають право на перевірку стану зберігання й обліку бланків (у присутності осіб, що відають зберіганням бланків).

2. Під час приймання бланків перевіряються стан і цілісність упаковок, відповідність кількості отриманих бланків кількості, зазначеній у супровідних документах, відповідність зазначених на наклейках номерів і серій номерам і серіям, установленим для певного регіону.

Робота з бланками, у тому числі розкриття упаковок, перегляд і перевірка бланків, контроль за оформленням паспортів, здійснюється комісіями для роботи з бланками паспортів, які створюються керівниками територіальних органів ДМС, про що складається відповідний акт.

Якщо під час приймання бланків виявляються порушення цілісності упаковки, проводяться її розкриття і перевірка кожного бланка окремо.

У випадках нестачі бланків і виявлення дефектних (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, наявність номерів, що дублюються, непрошитих, зі скошеним шрифтом у тексті, неправильно зброшурованих за серіями і номерами, що не відповідають наклейкам на пачках, не належать певному регіону) складаються акти у двох примірниках. Перші примірники актів з доданням наклейок і дефектних бланків, а у випадках нестачі бланків - зовнішньої і внутрішньої упаковок надсилаються до територіальних органів ДМС для подальшого пересилання постачальникові. Другі примірники актів є підставою для списання бланків за Книгами обліку.

3. Територіальні органи ДМС отримують бланки за накладною після пред’явлення належно оформленого доручення.

Пересилання бланків здійснюється засобами фельд’єгерського зв’язку в упаковках, що гарантують їх збереження.

Працівники, яким доручено перевезення бланків, попереджаються, що після одержання бланків зобов’язані негайно відбути до місця призначення. Зазначеним працівникам забороняється передоручати перевезення бланків іншим особам і виконувати будь-які інші доручення, у тому числі й службового характеру.

Перевезення бланків працівниками, не забезпеченими транспортом, забороняється.

4. Бланки, що надійшли до територіальних органів ДМС, оприбутковуються за книгами прибутків і видатків бланків паспортів (далі - Книги прибутків і видатків) за формою згідно з додатком 18 до цього Тимчасового порядку, а ті, що надійшли до територіального підрозділу ДМС,- за Книгами обліку.

Витрачені бланки списуються у видаток за Книгами прибутків і видатків. Підставою для списання є:

у територіальних органах ДМС - накладні;

у територіальних підрозділах ДМС - заяви;

копії листів на повернення дефектних бланків паспортів;

акти про знищення недійсних (зіпсованих бланків) паспортів.

Книги прибутків і видатків та Книги обліку прошнуровуються, пронумеровуються, підписуються особами, які відповідають за облік документів, та скріплюються печаткою підрозділу документального забезпечення територіального органу ДМС.

Записи в Книгах обліку здійснюються фіолетовим або чорним чорнилом (пастою) чітко і без виправлень. Помилки виправляються шляхом закреслення неправильних записів і внесення нових, про що робляться застереження за підписом особи, яка відповідає за ведення Книги обліку. Підчистки в Книгах обліку не допускаються.

У разі втрати або викрадення бланків паспортів проводиться службове розслідування. Матеріали розслідування не пізніше десяти робочих днів подаються до територіального органу ДМС, який негайно повідомляє ДМС про втрату чи викрадення бланків та надалі інформує в письмовій формі про вжиті заходи.