Про затвердження Положення про порядок обліку та систематизації актів законодавства України

Відповідно до підпункту 18 пункту 10 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040, з метою встановлення єдиного порядку обліку, підтримання у контрольному стані та зберігання актів законодавства у Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України

1. Затвердити такі, що додаються:

Положення про порядок обліку та систематизації актів законодавства України;

План заходів Міністерства енергетики та вугільної промисловості України з питань обліку та систематизації законодавства.

2. Керівникам підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міненерговугілля:

1) створити належні умови для обліку, підтримання у контрольному стані, використання та зберігання актів законодавства;

2) забезпечити облік та зберігання актів законодавства на паперових носіях у контрольному стані;

3) покласти на працівників юридичних служб обов'язки щодо систематизації, своєчасного внесення змін до актів законодавства на паперових носіях і підтримання їх у контрольному стані;

4) вжити заходів щодо забезпечення працівників юридичних служб інформаційним бюлетенем "Офіційний вісник України".

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міненерго вугілля України від 23 квітня 2014 року № 320 "Про роботу із систематизації у Міненерго вугілля".

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Це Положення визначає порядок ведення обліку, зберігання та підтримання в контрольному стані актів законодавства (нормативно-правових актів).

2. Систематизація законодавства - засіб упорядкування законодавства, зведення його до певної внутрішньо узгодженої системи. За допомогою систематизації усуваються недоліки, повтори, застарілі норми тощо.

Облік і систематизація актів законодавства здійснюється з метою забезпечення їх точною і повною інформацією про чинне законодавство України, надання допомоги працівникам Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міністерство) в оперативному пошуку законодавчих актів.

3. Акти законодавства України, спеціальна юридична література, електронні інформаційні правові системи, що зберігаються та використовуються в Міністерстві, становлять інформаційний фонд.

4. Інформаційний фонд складається з:

документального фонду актів законодавства (далі - документальний фонд);

електронного фонду нормативно-правових актів (далі — електронний фонд).

5. До складу документального фонду належать:

оригінали текстів нормативно-правових актів, що затверджуються Міністерством, а також спільних нормативно-правових актів;

актів Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, що належать до компетенції Міністерства; бюлетень "Офіційний вісник України"; бюлетень "Відомості Верховної Ради України" (за наявності); "Систематичне зібрання чинного законодавства України" (за наявності); збірники актів законодавства країн СНД та Балтії (за наявності); газета "Урядовий кур'єр" (за наявності); газета "Голос України" (за наявності); газета "Президентський вісник" (за наявності).

документи та видання з грифом "Для службового користування" підлягають обліку та зберіганню відповідно до Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736.

Облік міжнародних договорів України, відповідальним за реалізацію яких визначено Міністерство, здійснюється шляхом ведення в електронному вигляді Журналу обліку цих договорів.

Також здійснюється зберігання копій міжнародних договорів України, відповідальним за реалізацію яких визначено Міністерство.

Облік галузевих актів законодавства (законів, актів Президента України та постанов Кабінету Міністрів України) здійснюється шляхом ведення (на паперових чи електронних носіях) Журналу обліку галузевих актів законодавства України та Журналу обліку нормативно-правових актів Міненерговугілля у 2017 році.

6. Електронний фонд:

У роботі Міністерства використовується автоматизована система документообігу "Megapolis™. Документообіг".

Автоматизована система документообігу "Megapolis™. Документообіг" забезпечує формування банку реєстраційних даних і банку самих документів, які забезпечують працівників Міністерства інформацією щодо змісту та стану актів.

Доступ до повної бази даних всіх документів здійснюється централізовано на автоматизованих місцях працівників Управління контролю виконавської дисципліни та документообігу Міністерства (далі - Управління контролю та документообігу).

Рівень доступу до бази даних документів працівників інших структурних підрозділів залежить від покладених на них функцій, вирішуваних ними завдань та визначається керівником відповідного структурного підрозділу, а також узгоджується з керівником Управління контролю та документообігу або особою, яка виконує його обов’язки.

Як допоміжна система у роботі Міністерства також використовується електронна система інформаційно-правового забезпечення "ЛІГА: ЗАКОН ЕЛІТ".

Комплексна система інформаційно-правового забезпечення "ЛІГА: ЗАКОН ЕЛІТ" надає спеціалістам повний обсяг документів, необхідних для ефективної роботи кожного з напрямків, нормативно-правові документи, аналітичні та оглядові матеріали, довідкову та консультаційну інформацію. До електронної системи інформаційно-правового забезпечення "ЛІГА: ЗАКОН ЕЛІТ" мають доступ працівники Міністерства з урахуванням функціональних потреб.

7. Облік, зберігання та підтримання у контрольному стані інформаційного фонду здійснюється шляхом ведення:

1) документального фонду - спеціалістами Управління контролю та документообігу:

реєстру вхідних документів, у тому числі прийнятих актів законодавства, що надійшли з Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;

журналів реєстрації наказів;

2) електронного фонду:

щодо нормативно-правових актів Міністерства - спеціалістами Управління контролю та документообігу шляхом внесення до бази даних системи документообігу "Megapolis™. Документообіг" номера, дати та короткого змісту нормативно-правового акта та змін, що вносяться до нього.