Про затвердження Порядку розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, його територіальних органах, підприємствах, установах та організаціях, що належать до сфери його управління

відомості про здійсненні перевірки стану роботи зі зверненнями громадян та проведення особистого прийому;

виявлені факти порушень Закону, не вирішення порушених у зверненні обґрунтованих питань, що призвело до повторного звернення, тяганини. Заходи, ужиті для посилення персональної відповідальності посадових осіб Мін’юсту та органів і установ юстиції;

заходи, вжиті у Мін’юсті та органах і установах юстиції посадовими і службовими особами для покращання та вдосконалення роботи зі зверненнями громадян та їх особистого прийому;

конкретні пропозиції на наступний звітний період щодо покращання та вдосконалення роботи зі зверненнями громадян та їх особистого прийому.

4. Організація роботи зі зверненнями громадян та проведення їх особистого прийому у Мін’юсті та органах і установах юстиції перевіряється під час комплексних та цільових перевірок.

У ході перевірок всебічно вивчається організація роботи з питань розгляду усних та письмових звернень громадян та проведення їх особистого прийому, викриваються недоліки й надається практична допомога з їх усунення. Результати перевірок відображаються в актах або довідках. Неприпустимо робити висновки про стан цієї роботи, виходячи із статистичних показників.

5. Рівень організації роботи зі зверненнями громадян у Мін’юсті та органах і установах юстиції оцінюється за показниками, що зазначені в додатку 9 до цього Порядку.

6. Керівники структурних підрозділів Мін’юсту та органів і установ юстиції, здійснюють безпосередній контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян.

1. Формування справ та зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян здійснюється в порядку, встановленому Інструкцією № 348.

2. Розглянуті звернення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення розміщуються у справах за хронологічним, територіальним або алфавітним принципом. Документи становлять у справі самостійну групу і вміщуються у м’яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів. При формуванні справ перевіряються правильність направлення документів до справи, їх повнота (комплектність). Звернення, за яким рішення не прийняте, а також документи за зверненнями, оформлені з порушенням вимог Інструкції № 348, підшивати до справи забороняється.

3. Схоронність справ та зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян здійснюються у структурних підрозділах Мін’юсту та органів і установ юстиції керівниками відповідних підрозділів (департаментів, управлінь) і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

4. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається відповідно до строків, визначених у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованому у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.