Про затвердження Правил ведення діловодства та архіву в органах державної виконавчої служби та приватними виконавцями

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Примірна номенклатура справ приватного виконавця (далі - Номенклатура) установлює склад справ, що утворюються в діловодстві приватного виконавця.

2. Незалежно від Номенклатури кожен приватний виконавець повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.

При цьому заголовки справ конкретизуються і уточнюються (вказують авторів, види документів тощо). До індивідуальної номенклатури справ дозволяється включати також заголовки справ, що не передбачені Номенклатурою.

Залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в індивідуальній номенклатурі справ дозволяється об'єднувати чи дрібнити справи, зазначені в Номенклатурі. Подрібнення справ може здійснюватися і за кореспондентами.

3. Індивідуальна номенклатура справ приватного виконавця складається у двох примірниках. Перший примірник (недоторканний) зберігається у відповідній справі приватного виконавця, другий - використовується приватним виконавцем як робочий.

4. Індивідуальна номенклатура справ приватного виконавця щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.

Індивідуальна номенклатура справ приватного виконавця погоджується з експертною комісією міжрегіонального управління Міністерства юстиції України один раз на п'ять років.

5. Строки зберігання справ, передбачені Номенклатурою, переносяться до індивідуальної номенклатури справ приватного виконавця. Скорочувати строки зберігання не дозволяється. Для документів строки зберігання встановлюються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (далі - Перелік типових документів).

Якщо строки зберігання справ не встановлено Номенклатурою та Переліком типових документів, приватний виконавець погоджує ці строки з експертною комісією міжрегіонального управління Міністерства юстиції України. При цьому в номенклатурі справ робиться примітка "Строк зберігання встановлено (назва ЕК міжрегіонального управління (протокол № ___ від ____________).

6. Кожній справі, включеній до номенклатури справ, присвоюється умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи (наприклад, 02 - 01, де 02 - найменування напряму діяльності, 01 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу).

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі.

У другій графі наводиться заголовок справи, який повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);

кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);

стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);

назва адміністративно-територіальної одиниці, з якою пов'язаний зміст документа;

дата (період), до якої (якого) належать документи справи;

вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживається узагальнений термін "документи", а основні види документів, згруповані у справі, зазначаються в дужках.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час розміщення заголовків справ в індивідуальній номенклатурі справ враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від державних органів, громадян, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до індивідуальної номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення під одним індексом.

Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення календарного року, коли стає відомо, яка кількість справ утворилася у минулому календарному році.

У четвертій графі вказуються строки зберігання і посилання на статті Номенклатури або Переліку типових документів з урахуванням приміток ("Після закінчення журналу та повернення документів", "Після заміни новими" тощо).

У п'ятій графі робляться відмітки про заведення справ, передачу їх в архів, про перехідні справи тощо.

7. У кінці календарного року індивідуальна номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом приватного виконавця.