Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру

1. Цей Порядок визначає механізм, форми та строки передачі інформації про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування від виконавчих органів сільської, селищної або міської ради, їх посадових осіб, сільських голів (у разі коли відповідно до закону виконавчий орган сільської ради не утворено) (далі - орган реєстрації), що здійснюють реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування (далі - реєстрація) фізичних осіб на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці, на яку поширюються повноваження відповідної сільської, селищної або міської ради, до територіальних органів та підрозділів ДМС для внесення її до відомчої інформаційної системи ДМС Єдиного державного демографічного реєстру.

2. Інформація до відомчої інформаційної системи ДМС передається у день реєстрації:

засобами відомчої інформаційної системи реєстру територіальної громади у разі підключення її до Єдиного державного демографічного реєстру (далі - Реєстр) на підставі заяви-анкети особи для внесення інформації до Реєстру, зразок якої затверджено наказом МВС;

програмними засобами ДМС щодо внесення інформації про реєстрацію, розміщеними на офіційному сайті ДМС, або засобами програмного інтерфейсу взаємодії з іншими програмними засобами ведення реєстрів територіальних громад.

Створення, адміністрування та ведення реєстрів територіальних громад та механізм передачі інформації від реєстрів територіальних громад до Реєстру здійснюється відповідно до правил, визначених у додатку 1.

3. До підключення відомчої інформаційної системи реєстру територіальної громади до Реєстру або авторизації органу реєстрації програмними засобами ДМС інформація про реєстрацію передається протягом семи календарних днів до територіального підрозділу ДМС відповідно до території обслуговування органу реєстрації в паперовому та електронному вигляді за встановленими формами (додатки 2 - 4).

Територіальний підрозділ ДМС передає отриману від органу реєстрації інформацію до відповідного територіального органу ДМС для актуалізації даних його картотеки та внесення інформації до відомчої інформаційної системи ДМС.

4. Для виконання завдань, покладених на ДМС, забезпечення ведення Реєстру територіальні органи та підрозділи ДМС надсилають запити до реєстрів територіальних громад щодо перевірки та уточнення інформації про місце проживання/перебування осіб. Строк розгляду цих запитів та надання відповіді на запити не повинен перевищувати трьох робочих днів з дня їх отримання.

5. До завершення формування відомчої інформаційної системи ДМС ведення електронної картотеки територіального органу ДМС здійснюється в порядку, встановленому ДМС.

1. Для створення реєстру територіальної громади (далі - реєстр) необхідно:

1) ДМС на своєму офіційному сайті створити сторінку, на якій виконавчий орган сільської, селищної або міської ради, його посадова особа, сільський голова (у разі коли відповідно до закону виконавчий орган сільської ради не утворено), що здійснюють реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці, на яку поширюються повноваження відповідної сільської, селищної або міської ради (далі - орган реєстрації), зможе оформити заявку на створення реєстру територіальної громади (в частині реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб);

2) опрацювати технічні вимоги до робочої станції з комплектом обладнання для забезпечення реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб та до каналу зв’язку для підключення до Інтернету;

3) органу реєстрації:

придбати та встановити робочу станцію та підключити її до Інтернету;

забезпечити отримання працівниками органу реєстрації, на яких буде покладено завдання з реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб, електронного цифрового підпису в одному з акредитованих центрів сертифікації ключів (електронний реєстр суб’єктів, які надають послуги, пов’язані з електронним цифровим підписом, та перелік акредитованих центрів сертифікації ключів розміщені на сайті центрального засвідчувального органу Мін’юсту: http://czo.gov.ua/ca-registry?type=4);

сформувати для органу реєстрації (працівника/працівників органу реєстрації, на якого/яких покладено завдання реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб) поштову скриньку у домені *.gov.ua, або *.укр.;

оформити заявку на створення реєстру на сайті ДМС: за посиланням http://dmsu.gov.ua/ на сторінці "створити реєстр", відкривши вікно "оформити заявку на створення реєстру".

У цьому вікні необхідно заповнити поля форми, що розміщена в ньому:

повна назва органу реєстрації (скорочена назва за наявності);

юридична адреса органу реєстрації;

реквізити реєстрації в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

прізвище, ім’я, по батькові керівника органу реєстрації, серія та номер паспорта, ким і коли виданий, контактний телефон (робочий та мобільний), адреса електронної пошти;

прізвище, ім’я, по батькові працівника/працівників органу реєстрації, на яких покладено завдання з реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання громадян (за відсутності працівника/працівників це поле не заповнюється).

Підписати заявку необхідно власним електронним цифровим підписом після її формування та перевірки правильності внесених даних.

Після оформлення заявки сформований реєстр буде доступний для користування на сторінці "реєстр територіальної громади".

2. Після створення реєстру працівник органу реєстрації, на якого покладено завдання реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб, повинен у вікні "оформити заявку на авторизацію" власноруч оформити та підписати власним електронним цифровим підписом заявку на отримання логіну користувача та пароля доступу до реєстру, який веде відповідний орган реєстрації.

У заявці зазначається:

повна назва органу реєстрації (скорочена назва за наявності);

юридична адреса органу реєстрації;

реквізити реєстрації в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

прізвище, ім’я, по батькові працівника органу реєстрації;

серія та номер паспорта, коли і ким виданий;

контактний телефон (робочий та мобільний);

адреса електронної пошти.

Після оформлення заявки працівнику на його електронну адресу висилається логін користувача та пароль доступу (111111) до реєстру, який веде відповідний орган реєстрації.

Після отримання повідомлення працівник органу реєстрації повинен змінити отриманий пароль на власний.

Зміна пароля здійснюється особисто працівником на сторінці "зміна пароля доступу". Для формування пароля необхідно використовувати букви (верхнього та нижнього регістрів) та цифри латинської розкладки клавіатури (наприклад: Dj74YggE90).

Після формування пароль необхідно запам’ятати. Забороняється передача пароля доступу до реєстру третім особам.

3. Реєстр, сформований на офіційному сайті ДМС, забезпечить реалізацію таких функцій:

зберігання персональних даних, що внесені до реєстру, та їх відображення за встановленою формою;

формування та друк заяви-анкети про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи;

формування та друк відмови у здійсненні реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи;

перевірку персональних даних особи за базами даних, які сформовані з використанням персональних даних Державного реєстру виборців;

формування та друк заяви-анкети для внесення інформації до Єдиного державного демографічного реєстру;

взаємопов’язаний пошук за атрибутами, відображення в інтерфейсі результатів, друк списку чи картки;

коригування даних, перереєстрацію місця проживання/перебування фізичних осіб та скасування реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб;

збирання, підготовку, введення інформації (даних) з первинних документів та сканованих документів;

перевірку факту реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи за іншою адресою в межах обслуговування реєстру;

пошук інформації про фізичну особу за базою даних реєстру;

формування та друк за встановленими формами звітів, довідок, карток, повідомлень тощо.

4. Формування заяви здійснюється авторизованим користувачем (двофакторна авторизація) шляхом заповнення полів відповідних електронних форм заяви (вікон графічного інтерфейсу веб-сервісу реєстру) залежно від визначеної користувачем послуги: реєстрації місця проживання, зняття з реєстрації місця проживання, реєстрації місця перебування або реєстрації місця проживання одночасно із зняттям з реєстрації місця проживання фізичної особи за попереднім місцем проживання.

5. За даними, що внесені до заяви про реєстрацію місця проживання/перебування, до заяви-анкети реєстру вносяться дані про фізичну особу:

прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові;

дата та місце народження;

місце проживання;

відомості про громадянство;

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (якщо така інформація внесена до паспорта громадянина України);

дата реєстрації місця проживання;

прізвище, ім’я та по батькові представника, якщо він діє від імені фізичної особи, та відомості про документ, що посвідчує повноваження представника;

інформація про попереднє місце проживання;

дата зняття з реєстрації місця проживання (після вибуття фізичної особи).

Також до заяви-анкети реєстру вноситься найменування органу реєстрації, прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка вносила записи до реєстру.

6. Для доступу до програмних засобів ведення реєстру працівник органу реєстрації повинен перейти в Інтернет-браузері за адресою: http://000.00.000.000/ та обрати реєстр, який з’явиться у відповідному вікні. Після цього повинна з’явитися головна форма авторизації користувача в реєстрі.

Користувач, який здійснює вхід до реєстру, вводить свій логін в поле "ім’я користувача", пароль в поле "пароль" та електронний цифровий підпис, наводить курсор на кнопку "вхід" та натискає її.

Після проходження авторизації користувачу відкривається вікно реєстру відповідного органу реєстрації з головним меню, де ним обирається один із пунктів:

реєстрація місця проживання;

реєстрація місця перебування;

зняття з реєстрації місця проживання;

скасування реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи.

7. Після зазначених дій відкриється відповідна форма введення заяви-анкети. На формі введення заяви-анкети червоною зірочкою (*) позначаються обов’язкові для введення даних поля. До переліку таких полів відносяться:

тип реєстрації;

підстава реєстрації;

місто (село) місця реєстрації;

будинок місця реєстрації.

У разі потреби користувач може внести дані до таких полів форми:

дата закінчення реєстрації;

необхідність згоди власника (співвласника) місця реєстрації;

вулиця місця реєстрації;

корпус місця реєстрації;

квартира місця реєстрації.

Під час внесення даних адреси проживання користувач робить вибір типу будинку можливого місця реєстрації із списку:

гуртожиток;

житловий будинок;

приватний будинок;

військова частина.

Для зручності користувача в поля "місто" та "вулиця" вбудовуються механізми пошуку та фільтрації даних із додатковими кнопками "фільтр пошуку адреси" та "додати нову вулицю".

Після внесення необхідних даних у форму заяви-анкети про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування користувач натискає кнопку "оформити" для збереження введених даних та підтвердження правильності внесених даних власним електронним цифровим підписом.

Після збереження в реєстрі заяву-анкету можливо роздрукувати, натиснувши кнопку "Друк заяви-анкети".

У разі необхідності долучення до заяви-анкети додаткових документів, що надаються заявником/законним представником, або редагування внесених даних користувач може додати їх за допомогою вбудованих механізмів внесення/редагування, натиснувши одну з кнопок "Додати" або "Редагувати" робочої області "Документи, додані до заяви заявником/законним представником" форми особової картки особи реєстру.

Виконання користувачем реєстру відповідної територіальної громади інших функцій здійснюється шляхом натискання відповідних кнопок меню та заповнення відповідних форм.

Завершення роботи в реєстрі здійснюється шляхом натискання відповідної кнопки "Вихід" та вийняття носія з електронним цифровим підписом.

8. Передача інформації до Єдиного державного демографічного реєстру здійснюється після завершення реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи шляхом автоматичного формування реєстром відповідного органу реєстрації наборів даних, внесених до заяви-анкети відповідних фізичних осіб.

У разі відсутності в реєстрі відповідного органу реєстрації повних даних (відсутність відцифрованого образу обличчя особи та/або відцифрованого підпису особи) набори даних для державного демографічного реєстру не формуються та не надсилаються, про що в реєстрі відповідного органу реєстрації робиться запис, унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі не присвоюється.

Після надходження інформація щодо реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи зберігається у відомчій інформаційній системі ДМС і використовується для оформлення документів, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус. Після проведення ідентифікації фізичної особи їй присвоюється унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі.