Про затвердження Інструкції з організації пропускного режиму в Міністерстві аграрної політики та продовольства України

Відповідно постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939, пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року № 1119, та з метою забезпечення пропускного режиму до адміністративної будівлі Міністерства аграрної політики та продовольства України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації пропускного режиму в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Міністерства аграрної політики та продовольства України забезпечити виконання Інструкції підпорядкованими працівниками Міністерства.

3. Оперативно-режимному управлінню подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Осійчука М.

1. Ця Інструкція розроблена відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939 та визначає основні вимоги до порядку організації пропускного режиму, доступу до службових і режимних приміщень в адміністративній будівлі Міністерства аграрної політики та продовольства України за адресою: вул. Хрещатик, 24, м. Київ (далі - Міністерство).

2. Охорона Міністерства та забезпечення пропускного режиму відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року № 971 "Про затвердження переліку органів державної влади, що підлягають безоплатній охороні Національною гвардією" здійснюються особовим складом відповідної військової частини Національної гвардії України.

3. Для забезпечення пропускного режиму та належного рівня охорони Міністерство обладнується системою відеоспостереження, а входи до адміністративної будівлі - електронною системою контролю та управління доступу (далі - СКУД).

4. З метою забезпечення дотримання пропускного режиму працівниками Міністерства і створення сприятливих умов для відвідування Міністерства посадовими і службовими особами, громадянами України, іноземцями та особами без громадянства (далі - відвідувачі) у фойє на 1-му посту охорони адміністративної будівлі Міністерства функціонує бюро перепусток.

5. Контроль за станом пропускного режиму здійснюється працівниками режимно-секретного органу Міністерства.

6. Вхід (вихід) до (з) Міністерства здійснюється через обладнані автоматичними системами та пристроями 1-й та 2-й пости охорони за постійними (додаток 1), тимчасовими (додаток 2) та разовими електронними перепустками (додаток 3), а також службовими посвідченнями.

7. Постійні електронні перепустки видаються працівникам Міністерства на весь строк їх роботи на займаних посадах.

8. Тимчасові електронні перепуски з визначеним строком дії (не більше ніж до кінця поточного року) видаються:

працівникам центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, підприємств, установ і організацій, що розташовані в місті Києві та Київській області і мають виробничу необхідність відвідування Міністерства та/або здійснюють постійну взаємодію зі структурними підрозділами Міністерства;

громадянам України, які проходять стажування в структурних підрозділах Міністерства або відряджені до Міністерства;

працівникам ремонтно-будівельних організацій, які залучаються для здійснення в Міністерстві ремонтно-будівельних робіт.

9. Разові електронні перепустки видаються відвідувачам на одне відвідування і дійсні до виходу відвідувача з будівлі Міністерства, але не довше ніж протягом одного робочого дня.

10. Керівники самостійних структурних підрозділів Міністерства, які подали заявки на пропуск відвідувачів за разовими перепустками, забезпечують їх зустріч на 1-му посту охорони, а після закінчення прийому - супроводження до поста охорони та повернення відвідувачами разових перепусток працівникам бюро перепусток (у неробочий час - на пост охорони).

11. Вимоги цієї Інструкції обов’язкові для виконання працівниками та відвідувачами Міністерства.

1. Вхід (вихід) працівників Міністерства у робочі дні здійснюється з 07 до 20 години з вулиці Хрещатик через 1-й пост охорони та з внутрішнього двору адміністративної будівлі Міністерства через 1-й і 2-й пости охорони, а після 20 години - лише з внутрішнього двору адміністративної будівлі Міністерства через 1-й пост.

2. Вхід відвідувачів до Міністерства здійснюється за тимчасовими або разовими електронними перепустками.

3. До адміністративної будівлі Міністерства в неробочий час, у вихідні та святкові дні пропускаються без оформлення перепустки через 1-й пост охорони Міністерства після пред’явлення документа, що посвідчує особу, та з обов’язковим занесенням такої інформації до журналу обліку відвідувачів (додаток 4):

відвідувачі за усними дозволами Міністра та заступників Міністра у супроводі працівників патронатної служби Міністра чи працівників приймалень заступників Міністра. Зазначені дозволи доводяться на пост охорони керівником патронатної служби Міністра, працівниками приймалень Міністра, заступників Міністра;

представники засобів масової інформації за списком (із зазначенням їх прізвищ в алфавітному порядку, імен та по батькові, назв засобів масової інформації, які вони представляють), підписаним начальником прес-служби (відділу) чи особою, яка виконує його обов’язки, у супроводі працівників прес-служби (відділу).

4. У разі проведення спільних колегій, нарад, семінарів та інших заходів (з визначеною кількістю осіб) пропуск запрошених осіб здійснюється через 1-й пост охорони Міністерства після пред’явлення ними документів, що посвідчують особу, за списками в алфавітному порядку (із зазначенням їх прізвищ в алфавітному порядку, імен та по батькові, посад, місць роботи), що підписуються керівником структурного підрозділу, відповідального за проведення заходу, погоджуються із начальником режимно-секретного органу Міністерства чи особою, яка виконує його обов’язки, та передаються на пост охорони.

5. Іноземці (іноземні делегації) пропускаються до Міністерства через 1-й пост охорони виключно у супроводі працівників, визначених відповідальними за супроводження іноземних відвідувачів, за заявкою на перепустку іноземців, підписаною директором Департаменту міжнародного співробітництва чи особою, яка виконує його обов’язки, та погодженою з начальником режимно-секретного органу Міністерства чи особою, яка виконує його обов’язки.

6. Працівники фельд’єгерського та спеціального зв’язку, а також Українського державного підприємства поштового зв’язку "Укрпошта" при доставці кореспонденції на адресу Міністерства пропускаються до будівлі через 1-й пост охорони за службовими посвідченнями згідно зі списками, погодженими державним секретарем, а до його призначення в установленому законом порядку - особи, яка виконує його функції, поданими режимно-секретним органом Міністерства, Департаментом електронного документообігу та контролю апарату.

Прийом доставленої кореспонденції здійснюється в кабінетах № 423 і № 605 в робочі дні з 09.00 до 18.00 (у п’ятницю та передсвяткові дні - з 09.00 до 16.45), в кабінеті № 501 в робочі дні - з 18.00 до 09.00 (у п’ятницю та передсвяткові дні - з 16.45 до 09.00, у вихідні та святкові дні - цілодобово).

7. Списки відвідувачів та заявки на перепустки, що подаються структурними підрозділами на пост охорони для пропуску до адміністративної будівлі Міністерства, накопичуються на посту охорони протягом календарного місяця та передаються режимно-секретному органу Міністерства.

8. Відвідування їдальні Міністерства працівниками інших установ та організацій дозволяється з 13.30 до 14.30 через 2-й пост охорони за службовими посвідченнями згідно зі списками, затвердженими державним секретарем, а до його призначення в установленому законом порядку - особи, яка виконує його функції, та попередньо погодженими начальником режимно-секретного органу Міністерства чи особою, яка виконує його обов’язки.

9. До адміністративної будівлі Міністерства пропускаються безперешкодно:

Президент України;

Голова Верховної Ради України та його перший заступник;

Прем’єр-міністр України;

Голова Конституційного Суду України;

Голова Верховного Суду України;

віце-прем’єр-міністри України, міністри;

Міністр аграрної політики та продовольства України та його заступники;

Генеральний прокурор України;

Уповноважений Верховної Ради України з прав людини.

10. При відвідуванні Міністерства у робочий час право вільного входу за службовими посвідченнями та з реєстрацією в журналі обліку відвідувачів мають:

заступники Голови Верховної Ради України;

Глава Адміністрації Президента України та його заступники;

Секретар Ради національної безпеки і оборони України та його заступники;

керівник Секретаріату Кабінету Міністрів України та його заступники;

Голова Служби безпеки України та його заступники;

керівники центральних органів виконавчої влади та їхні заступники;

Голова Рахункової палати та його заступники;

народні депутати України діючого скликання та їхні помічники-консультанти;

заступник Голови Верховного Суду України;

судді Конституційного Суду України, голови вищих спеціалізованих судів України та їхні заступники;

заступники Генерального прокурора України та працівники прокуратури України;

Голова Ради міністрів Автономної Республіки Крим, голови обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій;

працівники Національного антикорупційного бюро України.

11. Пропуск до Міністерства працівників аварійно-рятувальних загонів, аварійних, пожежних, медичних служб тощо у разі виникнення надзвичайної ситуації здійснюється безперешкодно за документами, що посвідчують особу.

12. У вихідні, святкові та неробочі дні працівники Міністерства, що перебувають на посадах керівників самостійних структурних підрозділів, їх заступників, працівники патронатної служби Міністра пропускаються до адміністративної будівлі Міністерства цілодобово.

13. Інформація про працівників Міністерства, які залучені до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні, подається відповідальному черговому. Такою інформацією є: номери кімнати, робочого телефону, посада, прізвище та ініціали працівника.

14. У разі виникнення надзвичайних ситуацій (пожежі, аварії тощо) СКУД відключається, вихід з Міністерства здійснюється безперешкодно через усі виходи.

15. До службових та режимних приміщень Міністерства не пропускаються особи:

зі зброєю та спеціальними засобами (крім військовослужбовців Управління державної охорони, осіб начальницького складу Головного управління державної фельд’єгерської служби, працівників спеціального зв’язку, працівників правоохоронних органів під час виконання ними службових обов’язків);

з вибуховими речовинами та пристроями, отруйними, легкозаймистими речовинами, іншими небезпечними для здоров’я і життя предметами;

у стані алкогольного або наркотичного сп’яніння;

з гучномовцями, плакатами, транспарантами та іншими предметами, які можуть бути використані для створення перешкод у діяльності Міністерства;

з тваринами (крім службових собак правоохоронних органів та Управління державної охорони);

з валізами, господарськими сумками та пакетами великих розмірів (понад 60 x 40 x 20 сантиметрів), крім випадків, коли на це надано дозвіл відповідних посадових осіб;

з професійною кіно-, фото-, аудіо-, відео-, звукозаписувальною технікою без супроводу працівників прес-служби (відділу).

16. У разі виявлення під час забезпечення пропускного режиму службових посвідчень або електронних перепусток, що не належать особі, яка їх пред’являє, мають ознаки підроблення або прострочені, черговий поста охорони не допускає до Міністерства особу, яка пред’являє такі документи, вилучає їх та негайно інформує режимно-секретний орган Міністерства.

1. Під час видачі разових перепусток та пропуску до Міністерства осіб за документами, що посвідчують особу, працівники бюро перепусток, поста охорони зобов’язані перевіряти пред’явлені документи, що посвідчують особу. При перевірці пред’явлених документів необхідно звертати увагу на:

належність документа його пред’явникові;

наявність печатки відповідного закладу й підпису особи, яка видала документ;

строк дії документа;

наявність виправлень або підроблень у документі.

У разі підозри щодо підроблення наданого документа чергові бюро перепусток чи поста охорони зобов’язані негайно доповісти про це начальникові режимно-секретного органу Міністерства чи особі, яка виконує його обов’язки, і діяти за його (її) вказівкою.

2. Відповідність особи пред’явленим нею документам, що посвідчують особу іноземців, та строк їх дії перевіряють чергові працівники поста охорони за участю відповідальних осіб, які зустрічають та супроводжують іноземців, до їх пропуску до службових приміщень.

3. Зустрічі, переговори з іноземцями та іноземними делегаціями, а також брифінги, зустрічі з представниками засобів масової інформації проводяться у спеціально відведених для таких цілей приміщеннях.

4. У разі необхідності відвідувач, який прибув до структурного підрозділу Міністерства, може зайти до приймальні Міністра та його заступників тільки у супроводі керівника зазначеного структурного підрозділу після погодження з керівником патронатної служби Міністра чи особою, яка виконує його обов’язки, та з помічниками заступників Міністра відповідно.

5. Доступ в режимні приміщення режимно-секретного органу Міністерства регламентується правилами внутрішньооб’єктового режиму в Міністерстві аграрної політики та продовольства України.

6. Керівник самостійного структурного підрозділу, який подав заявку на пропуск відвідувача, відповідає за його перебування (переміщення) в Міністерстві.

7. Приймання та видача черговими постів охорони ключів від службових приміщень (крім режимних приміщень) здійснюються під підпис у журналі приймання/здавання ключів (додаток 5).

Ключі зберігаються у чергових постів охорони.

8. Двері запасних виходів, горищ адміністративної будівлі Міністерства тримають зачиненими, а ключі від них зберігаються у чергових постів охорони в опечатаних тубусах.

Проходи до цих дверей мають бути вільними.

У разі виникнення надзвичайної ситуації двері запасних виходів відчиняють чергові постів охорони.

9. Для прибирання службових приміщень (крім режимних приміщень) чергові постів охорони видають ключі від них прибиральницям під підпис у журналі обліку видачі ключів для прибирання (додаток 6).

Після завершення прибирання приміщень ключі здають черговим постів охорони під підпис у журналі обліку видачі ключів для прибирання.

1. Облік, реєстрація, видача (приймання) постійних та тимчасових електронних перепусток, призначених для проходу в Міністерство (виходу з Міністерства), здійснюються працівниками бюро перепусток за журналом обліку постійних електронних перепусток (додаток 7) та за журналом обліку тимчасових електронних перепусток (додаток 8).

2. Користувач постійної (тимчасової, разової) перепустки особисто відповідає за її зберігання.

Користувачу забороняється передавати її будь-кому та використовувати не за призначенням.

У випадку її втрати, пошкодження або знищення користувач негайно повідомляє працівника бюро перепусток.

3. Тимчасові електронні перепустки виготовляються:

1) керівникам та іншим категоріям працівників центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Міністерства і розміщені на території міста Києва та Київської області, - з дозволу державного секретаря, а до його призначення в установленому законом порядку - особи, яка виконує його функції, на листах зазначених органів, підприємств і організацій, попередньо погоджених профільними самостійними структурними підрозділами Міністерства та режимно-секретним органом Міністерства. Такі листи надсилаються до 20 грудня поточного року;

2) громадянам України, які проходять стажування в структурних підрозділах Міністерства або відряджені до Міністерства, - з дозволу державного секретаря, а до його призначення в установленому законом порядку - особи, яка виконує його функції, на письмових заявках керівників структурних підрозділів Міністерства, де проходять стажування або до яких прибули відряджені, з копіями наказів про стажування чи відрядження, або приписах на виконання завдання, перевірку;

3) працівникам ремонтно-будівельних організацій, які залучаються для здійснення в Міністерстві ремонтно-будівельних робіт, - з дозволу державного секретаря, а до його призначення в установленому законом порядку - особи, яка виконує його функції, на письмових заявках, погоджених з режимно-секретним органом Міністерства.

При цьому в заявці зазначаються перелік обладнання, інструментів та матеріалів, що будуть заноситися до Міністерства, орієнтовний час проведення ремонтно-будівельних робіт та працівники Міністерства, відповідальні за проведення робіт.

4. Разові електронні перепустки видаються:

з дозволу Міністра (зазначені дозволи можуть бути доведені до бюро перепусток керівником патронатної служби Міністра, працівниками приймальні Міністра) або заступників Міністра (зазначені дозволи можуть бути доведені до бюро перепусток працівниками приймалень заступників Міністра) з відповідним записом у журналі обліку замовлень на разові електронні перепустки (додаток 9);

за письмовими заявками (додаток 10) керівників та заступників керівників самостійних структурних підрозділів Міністерства - працівниками приймалень заступників Міністра;

за копіями наказів про відрядження (посвідчень про відрядження) до Міністерства працівників підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Міністерства і розташовані поза межами міста Києва та Київської області.

Під час виходу з Міністерства зазначені в цьому підпункті особи повертають разові електронні перепустки черговому поста охорони, який пропускає на вихід відвідувача за допомогою зданої ним разової електронної перепустки.

5. Список керівників структурних підрозділів (заступників керівників), працівників приймальні Міністра, заступників Міністра, які мають право підпису заявок на перепустки, із зразками їх підписів на наступний рік до 25 грудня поточного року передається режимно-секретним органом Міністерства до бюро перепусток. У разі звільнення (призначення) посадових осіб, зазначених у цьому пункті, подаються доповнення до вказаного списку.

6. Журнали обліку електронних перепусток, обліку замовлень на разові електронні перепустки, обліку відвідувачів прошиваються, опечатуються та реєструються, після їх закінчення та блокування усіх зареєстрованих в них електронних перепусток зберігаються протягом одного року, після чого знищуються за актом.

1. Внесення (винесення) матеріальних цінностей (меблів, комп’ютерної техніки, копіювальних, телефонних апаратів, факсів тощо) здійснюється за перепустками на внесення (винесення) матеріальних цінностей до (з) будівлі Мінагрополітики (далі - матеріальна перепустка) встановленого зразка (додаток 11). При цьому перший примірник матеріальної перепустки з відміткою чергового поста охорони про внесення (винесення) матеріальних цінностей залишається у чергового поста охорони і передається до бюро перепусток, а другий - у структурному підрозділі Міністерства, до/з якого вносяться (виносяться) матеріальні цінності.

2. Матеріальна перепустка виписується у трьох примірниках і має бути підписана керівником самостійного структурного підрозділу Міністерства, до (з) якого вносяться (виносяться) матеріальні цінності, та начальником Відділу бухгалтерського обліку, звітності та господарського забезпечення апарату міністерства або його заступником.

3. Внесення або винесення до (з) адміністративної будівлі Міністерства матеріальних цінностей (майна), які належать іншим підприємствам, установам, організаціям, що проводять роботи (ремонтні, будівельні тощо), здійснюється у супроводі працівника структурного підрозділу Міністерства, відповідального за проведення зазначених робіт.

Підтримання належного громадського порядку біля входів (в’їзду), по зовнішньому і внутрішньому периметрах та всередині приміщення адміністративної будівлі Міністерства здійснюється військовослужбовцями поста охорони шляхом:

ведення постійного нагляду за всіма коридорами, поверхами, горищами та дахом адміністративної будівлі Міністерства;

виявлення правопорушень та прийняття необхідних заходів для їх припинення;

негайного повідомлення чергової частини РВ ГУМВС і керівництва Міністерства про несанкціоноване проникнення та порушення цілісності адміністративної будівлі Міністерства, виникнення конфліктних ситуацій біля входів та його периметра.