Посилання скопійовано

Документ підготовлено в системі iplex

Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

Міністерство юстиції України | Наказ, План, Витяг, Зразок, Довідка, Паспорт, Реєстр, Список, Заява, Замовлення, Справа, Опис, Акт, Порядок, Картка, Перелік, Звіт, Форма типового документа, Журнал, Правила від 18.06.2015 № 1000/5

Формат А4 (210 х 297).

Додаток 40

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 7 глави 4 розділу X)

Кому надсилається _____________________________________________________________________
(найменування, адреса державної архівної установи, архівного відділу міської ради)
Ким надсилається ______________________________________________________________________
(найменування, адреса, № телефону установи, що звітує)

ПАСПОРТ

архівного підрозділу державного органу та органу

місцевого самоврядування, іншої установи,

підприємства та організації*

Найменування установи та її підпорядкованість

Дата створення організації

Місце зберігання документів
______________________________________________________________________________________
(адреса і № телефону)

I. Відомості про документи

N з/п	Назва показників	Кількість	Крайні дати
1	2	3	4
1	Фонди
2	Справи
	у тому числі:
2.1	постійного зберігання
	з них:
1)	унесені в описи, що схвалені ЕПК державного архіву
2)	що зберігаються понад установлені строки
2.2	з кадрових питань (особового складу)
	з них:
	унесені в описи, погоджені ЕПК (ЕК архівного відділу)
2.3	тривалого (понад 10 років) зберігання
	з них:
	унесені в описи

II. Відомості про приміщення

Площа
архівосховища, м-2

Ступінь
завантаженості, %

Коротка характеристика приміщення

Наявність робочих кімнат, читального залу

III. Відомості про кадри

Кількість штатних працівників

Прізвище, ім'я, по батькові

Освіта, фах

Стаж роботи в архіві

___________________________________________________________________________________
(адреса і № телефону установи)

Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів)	____________ (підпис)	_______________________________ Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
____ ____________ 20__ року

Формат А4 (210 х 297).

____________

* Надсилається установою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради до 01 грудня поточного року.

( додаток 40 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р. № 1581/5 )

Додаток 41

(пункт 10 глави 4 розділу X)

Найменування установи

КНИГА

ОБЛІКУ НАДХОДЖЕННЯ І ВИБУТТЯ СТРАХОВОГО ФОНДУ І ФОНДУ КОРИСТУВАННЯ

Том № ____________
Розпочато ____________
Закінчено ____________

N з/п	Дата надходження	Документ, за яким прийнято копії	Дата копіювання	Номери фондів	Номери описів	Кількість справ унікальних документів, внесених до од. зб. страхового фонду	Страховий фонд (кількість од. зб.)	Відомості про страховий фонд (кількість справ)		Відомості про фонд користування (кількість справ)		Примітки
								надійшло	вибуло	надійшло	вибуло
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Разом надійшло за _________ рік ________________________________________ од. зб. страхового фонду,
                                                                   (цифрами і словами)
  __________________________________________ од. зб. фонду користування,
                                                                  (цифрами і словами)
скопійовано___________________________________________________________ од. зб., у тому числі
                                                                 (цифрами і словами)
_____________________________________________________________________ архівних електронних,
                                                                 (цифрами і словами)
_____________________________________________________________________ унікальних.
                                                                 (цифрами і словами)
Вибуло_______________________________________________________________ од. зб. страхового фонду.
                                                                 (цифрами і словами)

____________________________________
(посада)

____________
(підпис)

_______________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Формат А3 (297 х 420).

( додаток 41 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р. № 1581/5 )

Додаток 42

(пункт 10 глави 4 розділу X)

Найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради

Найменування установи

ОПИС № ________

СТРАХОВОГО ФОНДУ

Номери од. зб. страхового фонду	Дата копіювання	Кількість кадрів в од. зб.	Кількість справ, внесених до од. зб.		Відомості про справи, які входять в одиницю зберігання страхового фонду			Примітки
			Кількість справ, внесених до од. зб.		N фондів	N описів	N справ унікальних
			разом	унікальних
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Разом до опису внесено ___________________________________________ од. зб. страхового фонду
                                                            (цифрами і словами)
на _____________________________________________________________________________ справ,
                                                           (цифрами і словами)
у тому числі скопійовано справ, віднесених до категорії унікальних:
_________________________________________
                           (цифрами і словами)

Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів)	____________ (підпис)	_______________________________ Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
____ ____________ 20__ року

Формат А4 (210 х 297).

( додаток 42 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р. № 1581/5 )

Додаток 43

(пункт 4 глави 4 розділу XII)

ЗРАЗОК

Державне підприємство
"Укрпостачпром"

АРХІВНА ДОВІДКА
04.04.2013 № 45
На № 3 від 28.03.2013

У документах архівного фонду державного підприємства "Укрпостачпром" у відомостях на видачу заробітної плати робітникам і службовцям за січень - грудень 2000 року числиться водієм Пронін Олег Іванович.
Підстава: ф. 4444, оп. 2, спр. 83, арк. 6 - 14.

Директор

(підпис)
М. П. (за наявності)

Д. М. Жежера

Формат А4 (210 х 297)

( додаток 43 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р. № 2277/5 )

Додаток 44

(пункт 5 глави 4 розділу XII)

ЗРАЗОК
Відкрите акціонерне товариство "Промбудмаш"
АРХІВНА КОПІЯ 08.04.2015 № 45

Відкрите акціонерне товариство "Промбудмаш"

НАКАЗ

_____14.11.2010_____	Київ	N _____148-ос_____
З особового складу

ПРИЗНАЧИТИ:

АЛЕКСЕЄНКО Валентину Степанівну на посаду начальника планового відділу з 15 листопада 2010 року з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.

Підстави: заява Алексеєнко В. С. від 10 листопада 2010 року, резолюція Генерального директора Макрідова В. М.

Генеральний директор	В. М. Макрідов
Підстава: ф. 3333, оп. 2-ос, спр. 53, арк. 45.
Згідно з оригіналом
Завідувач архіву	(підпис)	Ю. В. Оснач
	М. П. (за наявності)
08.04.2015

Формат А4 (210 х 297).

( додаток 44 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р. № 2277/5 )

Додаток 45

(пункт 5 глави 4 розділу XII)

ЗРАЗОК
Публічне акціонерне товариство "Полтавашвейпостач"
АРХІВНИЙ ВИТЯГ 17.04.2015 № 5

Публічне акціонерне товариство "Полтавашвейпостач"

НАКАЗ

16 квітня 1993 року	м. Полтава	N 56-ос
З особового складу

4. Прийняти на роботу касиром-інкасатором Дороніну С. І. (так у документі) з 18 квітня 1993 року з місячним випробувальним строком та з оплатою відповідно до штатного розпису.

Підстави: заява Дороніної С. І. від 12 квітня 1993 року, резолюція директора Семкіна В. М.

Директор	В. М. Семкін
Підстава: ф. 1111, оп. 1-ос, спр. 13, арк. 21.
Згідно з оригіналом
Завідувач архіву	(підпис)	С. Я. Рубан
	М. П. (за наявності)
16.04.2015

Формат А4 (210 х 297).

( додаток 45 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р. № 2277/5 )

Додаток 46

(пункт 2 глави 5 розділу XII)

Найменування установи

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВІДВІДУВАНЬ

КОРИСТУВАЧАМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛУ

Розпочато ____________

Закінчено ____________

N з/п	Дата відвідування	Прізвище, ім'я, по батькові	Кількість виданих од. зб. та описів	Підпис користувача
1	2	3	4	5

Формат А4 (210 х 297).

Додаток 47

(пункт 1 глави 1 розділу XIII)

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
(структурного підрозділу)
____________ ________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року

ПЛАН
роботи архіву на ____________ рік

N з/п	Види робіт	Норма виробітку (часу)	Обсяг роботи	Бюджет часу	Строк виконання	Виконавець	Примітки
1	2	3	4	5	6	7	8

Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів)	____________ (підпис)	_____________________________ Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
____ ____________ 20__ року

Формат А4 (210 х 297).

( додаток 47 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р. № 1581/5 )

Додаток 48

(пункт 2 глави 3 розділу XIII)

__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________

Картка обліку роботи архіву з підвідомчою установою

______________________________________________________________________________________
Найменування
установи _____________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
Чи є установа джерелом формування НАФ _________________________________________________
______________________________________________________________________________________
Адреса установи _______________________________________________________________________
Назва, дата та індекс документа про створення установи ______________________________________
______________________________________________________________________________________
про реорганізацію ______________________________________________________________________
про ліквідацію _________________________________________________________________________
Посада, прізвище, ім'я та по батькові, номер телефону
керівника установи _____________________________________________________________________
керівника служби діловодства ____________________________________________________________
голови ЕК _____________________________________________________________________________
керівника архіву (особи, відповідальної за архів) _____________________________________________
1. ВІДОМОСТІ ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ, ПОГОДЖЕННЯ, СХВАЛЕННЯ НОРМАТИВНИХ ДОКУМЕНТІВ УСТАНОВИ
Положення про архів ___________________________________________________________________
Інструкція про діловодство _______________________________________________________________
Номенклатура справ установи ____________________________________________________________
Положення про ЕК установи _____________________________________________________________

(лицьовий бік)

2. ВІДОМОСТІ ПРО НАЯВНІСТЬ ТА УПОРЯДКУВАННЯ СПРАВ В АРХІВІ УСТАНОВИ

Кількість описаних справ			Крайні дати описаних справ			Кількість неописаних справ	Крайні дати неописаних справ
постійного зберігання	з кадрових питань (особового складу)	тривалого (понад 10 років) зберігання	постійного зберігання	з кадрових питань (особового складу)	тривалого (понад 10 років) зберігання	Кількість неописаних справ	Крайні дати неописаних справ
1	2	3	4	5	6	7	8

3. ВІДОМОСТІ ПРО ПЕРЕВІРЯННЯ

Дата перевіряння	Основні пропозиції (зауваження) за підсумками перевіряння	Результати реалізації пропозицій	Примітки
1	2	3	4

(зворотний бік)

Формат А4 (210 х 297).

Додаток 49

(пункт 1 глави 2 розділу XIV)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
____________ ________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника державної
архівної установи, архівного відділу міської ради
____________ ________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності)

АКТ
____________ № ____________
__________________________
(місце складання)
про приймання-передавання документів
установи на постійне зберігання

Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"
У зв'язку із: ____________________________________________________________________________
                                             (закінченням строків зберігання, ліквідацією установи, інше)
______________________________________________________________________________ передає,
                                                         (найменування установи)
а ____________________________________________________________________________ приймає
                           (найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради)
документи фонду № ___________, назва ___________________________________________________
за ______________________ роки, а також довідковий апарат до них:

N з/п	N і назва опису	Кількість примірників опису	Кількість справ	Примітки
1	2	3	4	5

Номери відсутніх справ __________________________________________________________________
Всього прийнято _________________________________________________________________ справ.
(цифрами і словами)

Передавання здійснив		Приймання здійснив
Посада особи, що передає документи		Посада особи, що приймає документи
____________ (підпис)	_________________________ Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ	____________ (підпис)	_________________________ Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
____ ____________ 20__ року		____ ____________ 20__ року

Формат А4 (210 х 297).

( додаток 49 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р. № 2277/5, від 21.04.2022 р. № 1581/5 )

Додаток 50

(пункт 1 глави 2 розділу XV)

Найменування установи

АКТ
____________ № ____________
__________________________
(місце складання)
про приймання-передавання справ
під час зміни керівника архіву
(особи, відповідальної за архів)

Відповідно до наказу від ___________________ № _____________ ______________________________
                                                                                           Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
передав, а ______________________________________ прийняв у присутності комісії, яка створена
                                       Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
на підставі зазначеного наказу, у складі голови ______________________________________________
                                                                                 Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
і членів комісії _________________________________________________________________________
                                                              Власні імена ПРІЗВИЩА
_____________________________________________________________________________________
документи архіву та довідковий апарат до них:

N з/п	N і назва опису	Кількість примірників опису	Кількість справ	Примітки
1	2	3	4	5

Разом прийнято __________________________________________________________________ справ,
                                                                                        (цифрами і словами)
___________________________________ описів у _______________________________ примірниках.
                            (цифрами і словами)                                                      (цифрами і словами)
Стан документів і описів ________________________________________________________________
                                                                                           (загальна характеристика стану)
______________________________________________________________________________________
Водночас передаються __________________________________________________________________
                                                                                 (види довідкового апарату, його обсяги, стан)
______________________________________________________________________________________
та
_____________________________________________________________________________________
                                                                                   (назви печаток і штампів архіву, їх кількість)
Стан приміщень архіву __________________________________________________________________
                                                                                           (загальна характеристика стану)
______________________________________________________________________________________
Наявність і стан обладнання та інвентарю архіву _____________________________________________
                                                                                                                         (загальна характеристика стану)
______________________________________________________________________________________

Передав	____________ (підпис)	_________________________ Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
Прийняв	____________ (підпис)	_________________________ Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
Голова комісії	____________ (підпис)	_________________________ Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
Члени комісії	____________ (підпис)	_________________________ Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
	____________ (підпис)	_________________________ Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
	____________ (підпис)	_________________________ Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
____ ____________ 20__ року

Формат А4 (210 х 297).

( додаток 50 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р. № 2277/5, від 21.04.2022 р. № 1581/5 )

Додаток 51

(пункт 4 глави 3 розділу XV)

ЗАТВЕРДЖУЮ
______________________________________
(посада керівника установи, що передає документи)
__________ ___________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності)

ЗАТВЕРДЖУЮ
______________________________________
(посада керівника установи, що приймає документи)
__________ ___________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності)

АКТ
від _______________N ________
_________________________
(місце складання)
про приймання-передавання справ
(документів) від однієї установи до іншої

Підстава: _____________________________________________________________________________
                                   (зміст рішення, повна назва фонду, який передається або з якого вилучено справи для передавання)
_____________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________ передала, а
                                                                                           (найменування установи, яка передає справи (документи))
_____________________________________________________________________________ прийняла
                                                                                             (найменування установи, яка приймає справи (документи))
справи (документи) зазначеного фонду, облікові документи та довідковий апарат до нього:

N з/п	Номер і назва опису	Кількість примірників опису	Кількість справ	Примітки
1	2	3	4	5

Номери відсутніх справ ________________________________________________________________
Усього прийнято _________________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)

Передавання здійснив
Посада особи, що передає документи
__________ ___________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року

Приймання здійснив
Посада особи, що приймає документи
__________ ___________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року

Формат А4 (210 х 297)

( Правила доповнено додатком 51 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р. № 2277/5, додаток 51 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р. № 1581/5 )

____________

Усі документи

Відео

Головні новини

Головне за тиждень

Перевір свого контрагента:

Зараз коментують