| N полиці | N фонду | N опису | Справи (од. зб.) з № ______ по
N ______ | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(лицьовий бік)
(зворотний бік)
Формат А6 (148 х 105).
Додаток 26
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 11 глави 6 розділу VIII)
Найменування установи
КАРТКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА
| | Архівосховище ____________
Кімната ____________ |
| | |
Фонд № ____________ назва _____________________________________________________________
| N опису | Справи (од. зб.)
з № ______ по № _____ | N стелажа (шафи) | N полиці | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(лицьовий бік)
(зворотний бік)
Формат А5 (148 х 210).
Додаток 27
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 5 глави 7 розділу VIII)
| Найменування установи | Резолюція керівника архіву (структурного підрозділу) |
ЗАМОВЛЕННЯ
на видавання справ
у читальний зал (робочі кімнати) |
Прошу видати _________________________________________________________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище та посада користувача)
для ___________________________________________________________________________________
(мета роботи з документами)
такі документи: |
| N фонду | N опису | N справи (документа) | Заголовок справи (документа) | Крайні дати документів справи | Кількість аркушів у справі | Підпис користувача, який отримав документи | Підпис працівника читального залу, якому користувач повернув документи |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
(лицьовий бік)
| | ____________
(підпис замовника) | ___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ____ ____________ 20__ року | | |
(зворотний бік)
Формат А4 (210 х 297).
Додаток 28
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 6 глави 7 розділу VIII)
| | | Керівник установи |
| | ____________
(підпис)
| __________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| | ___ ____________ 20__ року | |
| | __________________________________________
__________________________________________
(посада і прізвище керівника установи,
якому адресується заява) |
громадянина _____________________________________________________________________________________,
(країна) (П. І. Б.)
документ, що посвідчує особу або
підтверджує повноваження ______________________________________________________________,
(серія, номер, яким органом і коли виданий / офіційний лист (доручення)
який постійно проживає за адресою ______________________________________________________, |
ЗАЯВА
Прошу оформити мене як користувача архівними документами, що зберігаються у
______________________________________________________________________________________
(найменування установи)
Рік народження ________________________________________________________________________
Місце роботи, посада ___________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
Освіта, науковий ступінь, учене звання ____________________________________________________
______________________________________________________________________________________
Мета роботи __________________________________________________________________________
(підготовка статті, монографії, дисертації, інші дослідження)
Тема(и) роботи, хронологічні межі _____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Використання документної інформації з комерційною метою __________________________________
(так, ні)
Контактна інформація:
N телефону ___________________________________________________________________________
Факс _________________________________________________________________________________
E-mail ________________________________________________________________________________
З Порядком користування документами архіву ознайомився(лась) і зобов'язуюсь його виконувати.
Я даю згоду ___________________________________________________________________________
(назва установи)
на зберігання і обробку моїх персональних даних з метою _____________________________________
______________________________________________________________________________________
відповідно до вимог Закону України "Про захист персональних даних". |
| ____ ____________ 20__ року | Підпис ____________ |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 28 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 29
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 7 глави 7 розділу VIII)
Найменування установи
АКТ
________________ N ________
__________________________
(місце складання)
про видавання справ у тимчасове
користування |
______________________________________________________________________________________
(найменування установи, до якої видаються справи, та її поштова адреса)
Підстава ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
З якою метою видаються справи __________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
Видано такі справи з фонду ______________________________________________________________
(N і назва фонду) |
N
з/п | Опис № | Справа № за описом | Заголовок справи | Крайні дати документів справи | Кількість аркушів у справі | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом видано _________________________________________________________ справ на строк до _____________________________________________________________________________________
(цифрами і літерами зазначається точна дата повернення справ)
Справи видано в упорядкованому стані, оправлено в обкладинки, з пронумерованими аркушами і засвідчувальними написами. Отримувач зобов'язується не надавати справи, отримані в тимчасове користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі копій, витягів і довідок, не публікувати документи без дозволу установи-фондоутворювача.
Отримувач зобов'язується повернути справи в строк, зазначений в акті. Отримувача попереджено про відповідальність за порушення законодавства про НАФ та архівні установи. |
| Посада керівника установи, що видала справи | Посада керівника установи, що отримала справи |
____________
(підпис) | _________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ | ____________
(підпис) | _________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ____________ 20__ року | ____ ____________ 20__ року |
| М. П. (за наявності) | М. П. (за наявності) |
Видав справи
Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) | Отримав справи
___________________
(посада) |
____________
(підпис) | _________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ | ____________
(підпис) | _________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ____________ 20__ року | ____ ____________ 20__ року |
| Справи повернено в повному обсязі та збереженості. |
Прийняв справи
Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) | Здав справи
___________________
(посада) |
____________
(підпис) | _________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ | ____________
(підпис) | _________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ____________ 20__ року | ____ ____________ 20__ року |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 29 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р.
№ 2277/5, від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 30
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 11 глави 7 розділу VIII)
АРКУШ КОРИСТУВАННЯ АРХІВНИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Фонд № __________________ Опис № __________________ Справа № __________________
Заголовок справи ______________________________________________________________ |
| Дата користування справою | Прізвище, ініціали (ініціал імені) користувача | Характер користування (копіювання, перегляд, витяги тощо) | Номери аркушів, з яких зроблено копії, витяги тощо | Підпис користувача |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Формат А4 (210 х 297).
Додаток 31
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 12 глави 7 розділу VIII)
_____________________________________________________________________________________
(найменування установи) |
КНИГА ВИДАВАННЯ СПРАВ
З АРХІВОСХОВИЩА
| |
Розпочато ____________
Закінчено ____________ |
N
з/п | Дата видавання | Фонд N | Опис N | Справа N | Крайні дати документів справи | Кому видано | Підпис про отримання | Підпис про повернення | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Разом у _________ році видано з архівосховища _______________________________________ справ.
(цифрами і словами) |
Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) | ____________
(підпис) | _________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ____________ 20__ року | | |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 31 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 32
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 10 глави 8 розділу VIII)
Найменування установи
АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ № ____________
наявності та стану документів
| Фонд № ___________, назва фонду _________________________________________________________________ |
| Перевіряння проводили | __________
(дата) | __________
(посада) | __________
(підпис) | _______________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| | __________
(дата) | __________
(посада) | __________
(підпис) | _______________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| | __________
(дата) | __________
(посада) | __________
(підпис) | _______________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| Номери описів | Кількість справ (од. зб.) опису за обліковими документами | Номери невиявлених справ | Літерні номери | Пропущені номери | Шифри справ, неправильно підкладених до даного фонду | Номери справ, виданих у тимчасове користування | Кількість справ (описаних), що є в наявності | Тимчасові шифри неопрацьованих справ | Номери справ (од. зб.), що потребують | Номери справ, документи яких мають невиправні пошкодження | Примітки |
| внесені до опису, але не враховані у підсумковому запису | не внесені до опису, але враховані у підсумковому запису | враховані у підсумковому запису | не враховані у підсумковому запису | дезін-
фекції | дезін-
секції | рес-
таврації | оправлення або підшивки | відновлення згасаючих або слабо-
контрастних текстів |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
Разом
______________________________________________________________________________________________________________ справ*. (цифрами і словами) |
| Аркуш склали |
| Посада ____________________________________________ | ____________
(підпис) | _______________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| Посада ____________________________________________ | ____________
(підпис) | _______________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| Посада ____________________________________________ | ____________
(підпис) | _______________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ____________ 20__ року | | |
Формат А3 (297 х 420).
____________
* Надаються узагальнені дані по всіх описах фонду і графах аркуша перевіряння (NN 2 - 18).
( додаток 32 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 33
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 10 глави 8 розділу VIII)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
____________ ________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності) |
АКТ
______________ № __________
__________________________
(місце складання)
про перевіряння наявності
та стану справ (документів) |
Фонд № ___________, назва фонду _______________________________________________________
Перевіряння проводилося з ____________________ по ______________________________________
(дата) (дата)
Перевірянням встановлено:
1. Внесено до описів __________________________________________________ справ (документів).
(цифрами і словами)
2. Не виявлено в наявності_____________________________________________ справ (документів).
(цифрами і словами)
3. Мають літерні номери ______________________________________________ справ (документів).
(цифрами і словами)
з них: |
| а) внесено до опису, але не враховано в підсумковому запису | __________
(цифрами) | справ (документів); |
| б) не внесено до опису, але враховано в підсумковому запису | __________
(цифрами) | справ (документів). |
| 4. Пропущено номерів: | | |
| а) врахованих у підсумковому запису | __________
(цифрами) | справ (документів); |
| б) не врахованих у підсумковому запису | __________
(цифрами) | справ (документів). |
| 5. Неправильно підкладених справ, що належать до інших фондів | __________
(цифрами) | справ (документів). |
| 6. Разом з числа внесених до описів у наявності є | __________
(цифрами) | справ (документів), |
з них:
а) потребують дезінфекції і дезінсекції | __________
(цифрами) | справ (документів); |
| б) невиправно пошкоджені | __________
(цифрами) | справ (документів); |
| в) потребують ремонту | __________
(цифрами) | справ (документів); |
| г) потребують оправлення або підшивки | __________
(цифрами) | справ (документів); |
| ґ) потребують відновлення згасаючих і слабоконтрастних текстів | __________
(цифрами) | справ (документів); |
| д) мають у зовнішньому оформленні коштовності | __________
(цифрами) | справ (документів). |
7. Не внесених до описів
____________________________________________________________________ справ (документів).
(цифрами і словами)
8. Разом у фонді з числа внесених і не внесених до описів у наявності є
____________________________________________________________________ справ (документів).
(цифрами і словами)
9. Характеристика умов зберігання документів
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________ |
| Перевіряння проводили | | |
______________________________
(посада) | ____________
(підпис) | _______________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
______________________________
(посада) | ____________
(підпис) | _______________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
______________________________
(посада) | ____________
(підпис) | _______________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ____________ 20__ року | | |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 33 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р.
№ 2277/5, від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 34
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 15 глави 8 розділу VIII)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
____________ ________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності) |
АКТ
_______________ N _________
__________________________
(місце складання)
про невиправні пошкодження
справ (документів)
Фонд № ____________
Назва фонду ____________________________________________________________________
У фонді виявлено такі невиправно пошкоджені документи: |
N
з/п | N
опису | N
справи (документа) | Заголовок пошкодженої справи (документа) | Крайні дати справи (документа) | Кількість аркушів справи (документа) | Характер та причини пошкоджень справи (документа) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом виявлено пошкоджених ________________________ справ, ___________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
Зазначені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки _______________________________________
_____________________________________________________________________________________ |
Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) | ____________
(підпис) | _______________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ____________ 20__ року | | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК установи
_______________ N _________ | | |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 34 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р.
№ 2277/5, від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 35
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 18 глави 8 розділу VIII)
| Найменування установи |
Фонд ____________________________________
(назва фонду)
Опис ____________________________________
(N і назва опису) |
КАРТКА ОБЛІКУ НЕВИЯВЛЕНОЇ СПРАВИ
| N справи | Заголовок справи | Крайні дати документів справи | Кількість аркушів у справі | Позначки про хід розшуку | Результати розшуку |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А5 (148 х 210).
Додаток 36
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях
(пункт 19 глави 8 розділу VIII)
| Найменування установи | ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
____________ ________________________
(підпис) Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
___ ____________ 20__ року
М. П. (за наявності) |
АКТ
__________________ N ______
__________________________
(місце складання)
про невиявлення справ (документів),
шляхи розшуку яких вичерпано
Фонд № ____________ |
Назва фонду ____________________________________________________________
_______________________________________________________________________
У результаті ____________________________________________________________
встановлено відсутність у фонді зазначених нижче справ (документів). Заходи щодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв'язку з чим вважаємо за доцільне зняти з обліку: |
N
з/п | Опис № | Справа № (або номери аркушів документа) | Заголовок справи (документа) | Крайні дати | Кількість аркушів | Можливі причини відсутності |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом ___________________________ справ, _________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
Зміст невиявлених документів може бути частково відтворено такими документами:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
_______________________________________ |
Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) | ____________
(підпис) | _______________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ____________ 20__ року | | |
| Зміни до облікових документів внесено: | | |
Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) | ____________
(підпис) | _______________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ____________ 20__ року | | |
ПОГОДЖЕНО*
Протокол засідання Комісії
з контролю за наявністю, станом
та розшуком документів
державного архіву
____________ № ____________ | | |
Формат А4 (210 х 297).
____________
* У разі невиявлення справ (документів) НАФ.
( додаток 36 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 04.07.2018 р.
№ 2277/5, від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 37
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 1 глави 4 розділу X)
_____________________________________________________________________________________
(найменування установи) |
КНИГА ОБЛІКУ
НАДХОДЖЕННЯ ТА ВИБУТТЯ ДОКУМЕНТІВ АРХІВУ
| Том № ____________ |
| Розпочато ____________ |
| Закінчено ____________ |
N
з/п | Дата надходження або вибуття | Найменування установи, структурного підрозділу, звідки надійшли (куди вибули) документи, їх крайні дати | Назва, № і дата документа, що підтверджує надходження (вибуття) документів | Надходження документів | Вибуття документів | Примітки |
| кількість справ | кількість справ |
| постійного зберігання | тривалого (понад 10 років) зберігання | з кадрових питань (особового складу) | постійного зберігання | тривалого (понад 10 років) зберігання | з кадрових питань (особового складу) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Разом у _______________ році надійшло ___________________________________________________________ справ (наводяться підсумкові
дані за графами 5 - 7 книги); (цифрами і словами)
вибуло ______________________________________________________________справ (наводяться підсумкові дані за графами 8 - 10 книги).
(цифрами і словами) |
Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) | ____________
(підпис) | _______________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ____________ 20__ року | | |
Формат А3 (297 х 420).
( додаток 37 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 38
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 2 глави 4 розділу X)
Найменування установи
СПИСОК ФОНДІВ АРХІВУ
| Том № ____________ |
| Розпочато ____________ |
| Закінчено ____________ |
| N фонду | Дата першого надходження фонду | Назва фонду | Відмітка про вибуття фонду | Примітки |
| куди вибув | дата і номер документа, на підставі якого фонд вибув |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
За ______________ рік надійшло _________________ фондів, у тому числі ________________ фондів юридичних осіб та ___________________ фондів особового походження.
За ________________ рік вибуло ____________________ фондів, у тому числі _____________ фондів юридичних осіб та ____________________ фондів особового походження.
Разом на 01 січня ___________________________________ фондів з № __________ по № __________
(цифрами і словами) |
Посада керівника архіву
(особи, відповідальної за архів) | ____________
(підпис) | _______________________________
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
| ____ ____________ 20__ року | | |
Формат А4 (210 х 297).
( додаток 38 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21.04.2022 р.
№ 1581/5 )
Додаток 39
до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях
(пункт 5 глави 4 розділу X)
Найменування установи
РЕЄСТР ОПИСІВ
Розпочато ____________
Закінчено ____________
| N з/п | Надходження | Вибуття |
| дата запису | фонд | опис № | том № | назва опису (тому) | крайні дати документів | кількість | дата запису | підстава | куди вибув |
| N | назва | справ | аркушів в опису | примірників опису (тому) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |