Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Збройних Сил України

Примітки:

1. Записи в журналі робляться представниками штабів усіх інстанцій, які перевірили стан обліку особового складу в підрозділах та штабі військової частини, при цьому заповнюються рядки 2 і 3 журналу.

2. Рядок 4 заповнюється начальником штабу військової частини (установи).

Примітки:

1. В окремих ротах, батареях, батальйонах, дивізіонах та їм відповідних частинах і установах, які не мають свого таємного (нетаємного) діловодства, особові справи офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу не ведуться. У військових частинах з невеликою кількістю особового складу, де відсутні сержанти і солдати строкової військової служби, облік особового складу ведеться в Книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу.

2. На кораблях 3 рангу особові справи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу не ведуться.

Добова відомість на кораблях, підводних човнах, суднах забезпечення ведеться в порядку, установленому Командуванням Військово-Морських Сил Збройних Сил України.

3. На курсантів, які не мають офіцерських звань, замість обліково-послужної картки ведуться особові справи.

1. Під час заповнення і ведення облікових документів особливу увагу звертають на повноту, точність і достовірність даних, які вносяться до них, і дотримуються таких вимог:

записи робляться коротко, чітко, без зайвих пояснень. Дозволяється застосовувати лише загальноприйняті скорочення: "мп", "мбр". Якщо додатки або пояснення до них потребують підтвердження записаних даних посиланням на накази чи інші офіційні документи, то обов’язково потрібно вказувати назву, номер і дату наказу (відповідного документа);

записи в облікових документах і підписи службових осіб робляться чорнилом чорного (фіолетового) кольору, чітким почерком, записи олівцем в облікових документах робляться лише у випадках, передбачених вимогами цієї Інструкції. Такі облікові документи, як послужні картки, послужні списки при первинному складанні особових справ, сповіщень про смерть (загибель), донесення дозволяється друкувати за допомогою друкарських засобів;

перекреслювати записи в облікових документах заборонено. У разі виявлення неточностей або перекручень у записах їх виправлення робляться шляхом унесення нового запису лише на підставі документованих відомостей чорнилом і засвідчуються підписом службової особи, яка відповідає за ведення обліку особового складу. Виправлення, внесені до рядків 8, 9, 10 послужного списку особової справи військовослужбовця, засвідчуються підписом начальника штабу військової частини, начальника кадрового органу або їхніми заступниками і гербовою печаткою;

прізвища, імена, по батькові військовослужбовців, працівників, а також членів їхніх сімей записуються в облікових документах повністю, без скорочень. Прізвища пишуться великими буквами. Забороняється в документах замість імені, по батькові записувати ініціали, крім тих випадків, коли це дозволяє додаток документа;

у тих облікових документах, в яких рядки мають декілька питань, записи робляться в порядку поставлених запитань. На всі запитання даються вичерпні відповіді. Односкладові відповіді "так", "ні", а також підкреслювання рядків забороняються;

у рядках облікових документів, в яких відомості в подальшому можуть змінюватися або уточнюватися, записи робляться з першого рядка для того, щоб залишалося місце для внесення подальших записів або змін;

військові звання записують повністю;

число, місяць і рік народження записуються прописом, відомості про місце народження, проживання військовослужбовців до їхнього призову і про місце проживання їхніх сімей або близьких родичів вказуються за адміністративно-територіальним поділом і найменуваннями населених пунктів, визначеними на день запису. При цьому записуються:

тим, хто народився в обласних центрах, - тільки назва міста;

тим, хто народився в інших містах України, - назва міста і області, до складу якої входить місто;

тим, хто народився в населених пунктах, - назва населеного пункту, району, області;

тим, хто народився за кордоном, - назва населеного пункту і країни;

тим, хто народився в населених пунктах, яких на день заповнення облікових документів не існує, - назва пункту, який існував на момент їхнього народження;

запис відомостей про освіту робиться на підставі дипломів, свідоцтв та інших документів про закінчення навчальних закладів, а також наказів по особовому складу і наказів по стройовій частині. Записуються послідовно назва навчального закладу і рік його закінчення. Якщо освіта незакінчена або прискорена, то зазначається кількість закінчених класів (курсів) чи закінчення скороченого (прискореного) курсу і на базі якого навчального закладу;

у відомостях про сімейний стан вказується: "неодружений", "вдівець", "розлучений". Відомості записуються на підставі свідоцтв, які видають органи РАЦС.

Якщо додатком до документа вимагаються відомості про склад сім’ї, то записуються члени сім’ї і особи, які знаходяться на утриманні військовослужбовців (працівників). Слово "неодружений" та місце проживання сім’ї в усіх випадках записують простим олівцем;

номер військово-облікової спеціальності (далі - ВОС) записується: офіцерам - відповідно до одержаної освіти; особам рядового, сержантського і старшинського складу, сержантам і солдатам строкової військової служби - відповідно до одержаної освіти або досвіду роботи згідно з переліком ВОС;

відомості про поранення (контузії, травми, каліцтва), одержані в період проходження служби, записуються на підставі документів, виданих закладами охорони здоров’я чи військовими частинами, в яких військовослужбовець служив або лікувався. Також зазначається характер поранення (контузії, травми, каліцтва), коли та де воно отримано.

2. Записи в трудову книжку під час прийому на роботу, звільнення і переміщення повинні робитися в точній відповідності з чинним законодавством із посиланням на відповідну статтю (пункт) закону, іншого нормативно-правового акта.

3. Усі подальші зміни у військовому званні, посадовому становищі, освіті, сімейному стані повинні бути вчасно внесені в облікові документи особового складу.

4. Під час складання донесень про чисельність особового складу необхідно дотримуватися таких вимог:

кожний військовослужбовець, працівник повинен обліковуватися в донесенні і тільки в одній із військових частин. Включати одного і того самого військовослужбовця, працівника в донесення декількох військових частин за відповідний звітний період заборонено;

військовослужбовці, які тимчасово вибули з військових частин у відрядження, заклади охорони здоров’я, військові навчальні заклади для складання іспитів і з інших причин, вказуються в донесеннях тих військових частин, де вони зараховані до списків особового складу і звідки тимчасово вибули;

військовослужбовці, які тимчасово вибули на навчання без виключення зі списків особового складу військової частини, обліковуються в донесеннях військових навчальних закладів і навчальних частин за місцем навчання. У донесеннях військових частин, звідки вони вибули на навчання і де зараховані до списків особового складу, ці військовослужбовці в загальну спискову чисельність не включаються, а показуються окремо в рядку: "Крім того, на навчанні за межами частини". У такому самому порядку обліковуються в донесеннях військовослужбовці, направлені до навчальних частин на посади постійного складу, утримуваного за рахунок чисельності військ;

молоде поповнення, що прибуло до виду Збройних Сил, з’єднання, але ще не отримане військовими частинами, указується в донесенні в обліковій чисельності частин, на комплектування яких воно призначене;

військовослужбовці, зараховані в розпорядження відповідних командирів (керівників), вказуються в чисельності за відповідний вид Збройних Сил, з’єднання;

особовий склад, який утримується як змінний і постійний склад у військових частинах Збройних Сил, військових навчальних закладах і навчальних частинах за рахунок чисельності інших міністерств і відомств України, у чисельність Міністерства оборони не враховується, а вказується окремо після підсумків за відповідні структурні підрозділи Міністерства оборони, Генерального штабу, оперативні командування, види Збройних Сил;

військовослужбовців, які вибули з військової частини напередодні складання донесення або раніше, але не встигли прибути на день складання донесення в іншу військову частину, вищі штаби вносять в облікову чисельність тієї військової частини, до якої вони направлені.

5. Строки подачі донесень та звітності по особовому складу в мирний час і в особливий період визначаються документами Генерального штабу.

Примітки:

1. Записи в послужні списки відомостей про військовослужбовців робляться з урахуванням таких особливостей:

особам рядового, сержантського і старшинського складу при первинному складанні послужного списку записується тільки останнє військове звання, присвоєне перед оформленням на військову службу за контрактом;

після первинного складання послужних списків виправлення записів про місце народження у зв’язку зі змінами не проводиться.

У рядку 3 про військову освіту крім найменування військового навчального закладу зазначаються також номер військово-облікової спеціальності, назва факультету та набута військова освіта у військових навчальних закладах іноземних держав.

Офіцерам, які закінчили курси перепідготовки і підвищення кваліфікації, записуються найменування курсів і строк навчання на них.

У рядку 4 крім назви мови, якою володіє військовослужбовець, записується рівень володіння нею, у тому числі й за міжнародними стандартами.

За наявності великої кількості праць та винаходів записи (у рядку 6) робляться на окремих аркушах, які підшиваються до розділу особової справи "Додаткові матеріали".

Самостійна трудова діяльність до служби у Збройних Силах (рядок 7) записується у хронологічному порядку. До цього рядка записується і робота в органах Міністерства внутрішніх справ України, спеціальних правоохоронних та інших державних органах, яка не належить до військової служби.

Відомості про роботу в цих органах і підрозділах записуються без розшифрування структури і найменування посад із зазначенням дати прийняття на роботу та звільнення з роботи.

За наявності перерв зазначається діяльність у період цих перерв. Наприклад: "Не працював, перебував на пенсії", "Не працював. Навчався в Одеському державному університеті".

До самостійної трудової діяльності не записується час навчання в загальноосвітніх школах, професійно-технічних училищах, цивільних середніх спеціальних і вищих навчальних закладах, якщо цьому не передувала трудова діяльність;

проходження військової служби у Збройних Силах (рядок 8) записується в хронологічному порядку. До цього рядка записуються відомості щодо проходження служби в інших військових формуваннях.

Відомості про проходження служби в інших військових формуваннях записуються без розшифрування структури та найменування посади із зазначенням дат та номерів наказів. Записи про направлення, повернення та звільнення із зазначених структур проводяться на підставі відповідних наказів.

Перед записом відомостей про проходження військової служби зазначається, коли та яким районним (об’єднаним, міським) військовим комісаріатом призвано і коли прийнято присягу.

У рядку 8 послужних списків випускників військових навчальних закладів, які вступили до них добровільно, замість слова "Призвано" зазначається "Вступив добровільно". Наприклад: "Вступив добровільно 31 серпня 2000 року до Академії Сухопутних військ імені гетьмана П. Сагайдачного через Солом’янський РВК м. Києва".

Випускникам, прийнятим на навчання з військових ліцеїв і ліцеїв з посиленою військово-фізичною підготовкою, у рядку 8 послужних списків замість слова "Призвано" зазначається "Вступив". Наприклад: "Вступив 20 серпня 2000 року до Харківського університету Повітряних Сил імені І.Кожедуба з Київського військового ліцею імені І.Богуна".

У рядку 8 військовослужбовцям, прийнятим (призваним) із запасу на військову службу за контрактом, робиться посилання на нормативні акти, якими регулюється проходження військової служби.

Часом прийняття (призову) на військову службу вважаються:

для громадян, призваних на строкову військову службу, - день прибуття до військового комісаріату для відправлення у військову частину;

для військовозобов’язаних, прийнятих (призваних) на військову службу за контрактом, - день зарахування до списків особового складу військової частини (військового закладу, установи тощо);

для громадян, які вступили до військового навчального закладу, - день призначення на посаду курсанта.

Закінченням перебування на військовій службі вважається день виключення зі списків особового складу військової частини.

У подальшому в рядках "з якого часу" і "по який час" (перебував на посаді (знаходився у розпорядженні)) зазначаються дати видання наказів по особовому складу про призначення на посаду і увільнення з неї (зарахування в розпорядження).

У рядку 8 записується весь період військової служби на посадах, у тому числі:

час перебування в розпорядженні, закладі охорони здоров’я через хворобу, поранення, контузію чи інші бойові поранення з виключенням зі списків особового складу військової частини (зазначаються найменування і номер закладу охорони здоров’я), перебування в дисциплінарному батальйоні для відбуття покарання;

навчання на факультетах навчальних закладів (без зазначення номерів курсів), в ад’юнктурі, докторантурі, на офіцерських курсах (якщо зарахування на курси оформлялося наказом по особовому складу із виключенням зі списків особового складу військової частини);

навчання у військових навчальних закладах (включаючи навчання в навчальних закладах збройних сил іноземних держав), ад’юнктурі, докторантурі (включаючи заочну), на всіх офіцерських курсах із зазначенням назви закінченого навчального закладу (курсів) та одержаної спеціальності;

прибуття на службу до місцевості з пільговими умовами служби. При цьому необхідно посилатися на відповідні нормативно-правові акти, що встановлюють пільгові умови служби, та накази по стройовій частині про зарахування до списків особового складу військової частини і виключення зі списків особового складу військової частини;

присвоєння, підтвердження класної кваліфікації, пониження класної кваліфікації або позбавлення її взагалі;

наявність нагрудних знаків після закінчення військових навчальних закладів і золотих медалей за відмінне закінчення військових навчальних закладів, а також нагрудних знаків, затверджених наказами Міністерства оборони, із зазначенням дати видачі цих знаків. Записи про це робляться лише в перших примірниках особових справ;

допуск до самостійного управління кораблем;

укладення військовослужбовцями контракту на проходження військової служби або розірвання (припинення дії) контракту проходження військової служби у Збройних Силах;

звільнення з військової служби в запас або відставку;

виключення зі списків особового складу військових частин;

виключення зі списків особового складу Збройних Сил у зв’язку зі смертю (загибеллю);

виключення зі списків особового складу Збройних Сил визнаних судом безвісти відсутніми чи оголошених померлими на підставі рішень суду про таке визнання чи оголошення;

відрядження за кордон чи до інших міністерств, відомств, органів виконавчої влади без виключення зі списку особового складу Збройних Сил або з виключенням (для подальшого проходження військової служби).

Усі записи в рядку 8 (крім дат призову та прийняття військової присяги) робляться на підставі відповідних наказів.

Військові частини записуються без скорочення за їх дійсним або умовним найменуванням залежно від того, як вони зазначені в наказах по особовому складу або в наказах по стройовій частині.

У послужних списках, які складаються на випускників військових навчальних закладів із числа військовослужбовців, а також на військовозобов’язаних, які оформляються військовими комісаріатами кандидатами для проходження військової служби за контрактом, коли для їх складання використовуються обліково-послужні картки, військові частини за період строкової військової служби записуються за умовним найменуванням. При цьому запити про уточнення дійсних найменувань військових частин та входження їх до складу з’єднань не робляться.

Перерви у службі записуються обов’язково із зазначенням причин та строків перерв. При подальших призовах та прийнятті на військову службу за контрактом вказується, яким районним (міським) військовим комісаріатом та коли призвано чи прийнято на військову службу за контрактом.

При здійсненні записів про переміщення військовослужбовців на нижчі посади обов’язково зазначаються причини цих переміщень, наприклад: "Призначений на нижчу посаду у зв’язку зі скороченням штатів або проведенням організаційних заходів". У разі відрахування з військових навчальних закладів зазначається причина відрахування, наприклад: "Відрахований за неуспішність" тощо. Записи робляться на підставі наказів по особовому складу.

У разі вибуття (перепідпорядкування) військових частин та з’єднань з одного оперативного командування, виду Збройних Сил до іншого, вибуття військових частин до інших з’єднань, зміни дійсних найменувань або нумерації з’єднань, до яких входять військові частини (крім режимних частин, які в наказах по особовому складу зазначені за умовним найменуванням), робиться запис про відповідну дію з посиланням на відповідні накази або директиви. Якщо військові частини прибувають до місцевості з пільговими умовами служби або вибувають з них, то, крім записів про прибуття (вибуття), зазначається найменування місцевості.

У рядку 8 проводяться також записи про час перебування військовослужбовців у складі національного контингенту, направлених для участі в міжнародній операції з підтримання миру і безпеки, миротворчих місіях.

Записи, зроблені в рядку 8 послужного списку, засвідчуються підписом начальника штабу військової частини, начальника кадрового органу або їхніх заступників і гербовою печаткою тільки у випадках:

призначення (переміщення) до нового місця служби офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за межі військової частини, з’єднання;

звільнення офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу з військової служби в запас, відставку;

направлення особових справ для обчислення вислуги років для призначення пенсій;

виключення зі списків особового складу Збройних Сил та зі списків військової частини.

До рядка 8 послужного списку не записуються такі відомості:

навчання у військових ліцеях та інші періоди, які відповідно до чинного законодавства не зараховуються до вислуги років для пенсії, яка призначається звільненим військовослужбовцям від Міністерства оборони;

переведення з одного курсу на інший під час навчання в навчальних закладах.

Після закінчення навчання на курсах перепідготовки та удосконалення офіцерського складу без увільнення від займаних посад у рядку 8 послужного списку робиться запис, наприклад: "з 05.07 по 03.09.2012 навчався на курсах підвищення кваліфікації Національного університету оборони України за спеціальністю "Організаційно-мобілізаційна та кадрова робота" без звільнення від службових обов’язків. Наказ командира військової частини А0000 від 02.07.2012 № 333".

Відомості про участь у миротворчих операціях з підтримання миру і безпеки та інших бойових діях (рядок 9) записуються послідовно у хронологічному порядку із зазначенням військових частин, у складі яких військовослужбовець брав участь. У перших примірниках особових справ ці записи підтверджуються посиланням на відповідні директиви, витяги з наказів по особовому складу або довідки з архівів.

Відомості про військову службу, яка дає право на нарахування вислуги років військової служби на пільгових умовах (крім участі в бойових діях), записуються лише до перших примірників (рядок 9) особових справ із зазначенням конкретних строків служби. Ці відомості записуються при оформленні особових справ військовослужбовців для нарахування вислуги років для пенсії на підставі відомостей рядка 8 послужного списку, витягів із наказів по особовому складу, листків обліку льотної роботи, стажу плавання, виконання стрибків з парашутом, роботи водолазом під водою, несення бойового чергування в підземних спорудах та інших документів, що підтверджують право військовослужбовця на пільгове нарахування вислуги років для пенсії.

Відомості, записані до рядка 9 послужного списку, засвідчуються підписом посадової особи та гербовою печаткою військової частини після внесення їх до особової справи.

Записи про поранення (контузії, травми або каліцтва) (рядок 10) робляться на підставі документів, виданих закладами охорони здоров’я і військовими частинами, в яких військовослужбовець проходив лікування після поранень (контузій). Записом зазначається характер поранення, контузії, коли та де (у боях за які населені пункти, місцевість) це сталося. У разі втрати документів записи робляться на підставі довідок Галузевого архіву.

У рядку 11 записуються відомості про нагородження державними нагородами України, відзнаками Верховної Ради України, нагородами Кабінету Міністрів України, відомчими заохочувальними відзнаками, почесними нагрудними знаками начальника Генерального штабу - Головнокомандувача Збройних Сил України, а також нагородами іноземних держав на підставі Указів Президента України, розпоряджень Голови Верховної Ради України, постанов Кабінету Міністрів України і нормативно-правових актів колишнього СРСР та іноземних держав про нагородження.

У разі відсутності на особливий період відомостей про накази записи про нагородження робляться на підставі довідок кадрового органу Міністерства оборони, Генерального штабу або Галузевого архіву.

Відомості про нагородження записуються до всіх примірників особових справ.

У рядку 12 записується перебування в закордонних відрядженнях у період проходження військової служби чи під час перебування в запасі або до військової служби. Проходження військової служби в інших військових формуваннях не записується.

У рядку 13 записуються виборчі органи, куди був обраний та відряджений військовослужбовець із залишенням на військовій службі.

У рядку 14 записуються дані про перебування військовослужбовця в полоні (заручниках) на підставі підтвердних документів (матеріалів розслідувань).

До рядка 15 записуються відомості про батьків (або тих, хто був опікуном чи усиновив (удочерив)) військовослужбовця та місце їхнього проживання. Якщо батьки померли, а військовослужбовець неодружений, записуються відомості про одного з близьких родичів та місце їхнього проживання.

При заповненні рядка 16 зазначається сімейний стан військовослужбовця, а потім вносяться дані про членів сім’ї і осіб, які перебувають на його утриманні. Крім дружини, записуються всі діти військовослужбовця (враховуючи тих, кого він усиновив (удочерив)), а також діти дружини (чоловіка) у разі спільного з ними проживання.

Записи відомостей про сімейний стан (усиновлення, розлучення, смерть членів сім’ї) робляться лише на підставі відповідних свідоцтв, які видаються органами РАЦС. Слово "неодружений" пишеться простим олівцем.

До цього рядка заносяться дані про осіб, які перебувають на утриманні військовослужбовця: непрацездатні батьки (усиновителі) військовослужбовця, брати, сестри (незалежно від місця проживання), непрацездатні батьки його дружини (чоловіка) у разі проживання разом, які перебувають на його утриманні чи отримують від нього допомогу, що є для них постійним і основним джерелом засобів існування.

Батьки дружини (чоловіка) військовослужбовця, які мешкають окремо від військовослужбовця, у рядку 16 не записуються незалежно від того, чи утримує їх військовослужбовець.

Для вирішення питання про запис утриманців військовослужбовець подає рапорт по команді з додаванням до нього документів, якими підтверджується непрацездатність утриманців (довідка про вік чи інвалідність), та документів, якими підтверджується, що основним джерелом засобів існування утриманців є матеріальна допомога військовослужбовця (довідка про розмір пенсії, чи мають вони інших дітей, про характер та розмір матеріальної допомоги). Стосовно батьків дружини (чоловіка), крім вищезазначеного, до рапорту додається довідка про їхнє місце проживання.

Запис відомостей про утриманців робиться на підставі наказів по стройовій частині.

Місце проживання сім’ї військовослужбовця (рядок 17) записується простим олівцем.

У рядку 18 здійснюється запис про проходження зборів під час перебування в запасі. Запис здійснюється військовою частиною, яка здійснювала проведення зборів, або військовим комісаріатом.

Рядок 19 після складання послужного списку та перевірки достовірності внесених до нього відомостей засвідчується підписом та гербовою печаткою керівника кадрового органу або командира військової частини (установи), в якому (якій) він безпосередньо складався, із зазначенням дати його складання.

У рядку 20 правильність внесених до особової справи матеріалів військовослужбовець підтверджує своїм підписом. Через кожні п’ять років, а за необхідності й раніше, а також перед оформленням документів на звільнення військовослужбовці ознайомлюються з матеріалами першого примірника своєї особової справи.

2. При заповненні послужних списків дозволяється використовувати невеликі штампи, які відповідають розмірам граф послужного списку. Відбиток штампів повинен бути з яскраво вираженим шрифтом. Використовувати громіздкі штампи не дозволяється.