Про затвердження інструкцій з надання послуг телеграфного зв’язку

8.2. Оператор може надавати й інші додаткові послуги, які не суперечать Правилам.

8.3. Для отримання додаткових послуг відправник або адресат пред’являє працівнику оператора квитанцію або чек оплати за основну послугу.

8.4. Додаткові послуги надаються оператором у підрозділі, де отримано заяву про надання додаткових послуг.

У разі потреби до підрозділу подання або отримання телеграм надсилаються платні службові телеграми.

Платні службові телеграми можуть бути звичайними і терміновими та оплачуватися заявниками за встановленим тарифом. Службові телеграфні запити передаються для негайного виконання в підрозділах їх отримання.

За телеграму-відповідь заявник додатково вносить плату в розмірі вартості 15-слівної телеграми.

У разі подання платної службової телеграми заявнику видається квитанція або інший розрахунковий документ.

8.5. Заяви про надання додаткових послуг приймаються не пізніше одного місяця з дня подання або вручення телеграми.

8.6. Заяви про досилання і доставку телеграм на іншу адресу зберігаються протягом зазначеного в заяві строку.

У заяві про досилання телеграми адресат зазначає адресу, на яку повинна надійти телеграма, адресу доставки, зобов’язання про оплату за досилання та місце проживання.

8.7. У разі досилання телеграми в її службовому заголовку зазначається нова кількість слів, а все інше залишається без змін.

В адресі зазначаються: звідки телеграма досилається і нова адреса. Первинна адреса з телеграми виключається. Якщо телеграма досилається з міського поштового відділення, зазначається його номер.

Наприклад:

ДОСИЛАЄТЬСЯ ЧЕРКАС 9 КИЇВ 10 ВУЛ САДОВА 12=.

8.8. У разі анулювання телеграми до моменту її передавання за заявою відправника її вартість (крім телеграфного збору) повертається. Факт отримання коштів відправник засвідчує підписом на зворотному боці бланка анульованої телеграми та зазначає документ, що посвідчує особу.

Квитанція перекреслюється і підклеюється до квитанційної книги, а якщо це чек оплати, він підклеюється до бланка телеграми. На лицьовому боці бланка телеграми зазначається: "Анульована за заявою відправника". Анульована телеграма підшивається до відповідної пачки вихідних телеграм.

8.9. Засвідчені копії телеграм видаються відправникам виключно за оригіналами вихідних телеграм після передавання їх каналами зв’язку. Копія знімається і засвідчується за додаткову плату працівником оператора підрозділу, в якому було подано телеграму. Копія скріплюється печаткою "для телеграм".

З телеграми може бути зроблено одну або декілька копій.

Не дозволяється засвідчувати копії телеграм, зроблені самим відправником, а також знімати копії та робити витяги з транзитних і вхідних телеграм, копії телеграфних стрічок.

Наприклад:

Копія телеграми, поданої у м. Києві за номером 32/15302

14 слів 10 грудня 2011 року 15 год. 30 хв.

ТЕРМІНОВА УЖГОРОД 2 ЗАВОДСЬКА 5 УФМК

ДИРЕКТОРУ ПЕТРЕНКО = ПРОШУ ПРОДОВЖИТИ УГОДУ ДО

31.12.2010 = САЛІЙ-

згідно з оригіналом Київ 10 грудня 2011 р.-

(відбиток печатки "Для телеграм", підпис із зазначенням посади).

9.1. Індексація телеграм:

1) на телеграфній мережі застосовується шестизначна нумерація кінцевих пунктів, у якій перші три цифри визначають магістральний маршрутний індекс (АВС), наступні три цифри визначають маршрутний індекс нижчого рівня (aвc). Телеграфний номер ідентифікує кінцевий елемент національної телеграфної мережі;

2) телеграми згідно з адресою повинні передаватися із зазначенням шестизначного маршрутного індексу відповідно до списку маршрутних індексів.

9.2. Передавання телеграм:

1) забороняється передавання повідомлень, не оформлених як службова телеграма;

2) якщо одночасно надходять для передавання телеграми різних категорій, їх передають у послідовності, визначеній Правилами.

При одночасному надходженні для передавання кількох телеграм однакової категорії послідовність передавання визначається часом їх прийняття для пересилання від відправників.

Розпочате передавання телеграми може бути припинено тільки для передавання телеграм "поза категорією";

3) кожна вихідна телеграма передається каналами зв’язку автоматизованим способом після попередньої заготовки на перфострічку або введення у пам’ять кінцевого пристрою (ПЕОМ);

4) телеграми на телеграфному апараті або в апаратно-програмному комплексі заготовляються у такому порядку:

знак початку телеграми (ЗПТ) - три кодові комбінації "РУС"; одна кодова комбінація "повернення каретки" (ПК); три кодові комбінації "переведення рядка" (ПР);

службовий заголовок і за потреби безоплатні службові позначки, знак розділу (=), кодова комбінація "ПК" і дві комбінації "ПР";

позначки про категорію і вид телеграми, адреса, знак розділу, кодові комбінації: одна "ПК" і дві "ПР";

текст телеграми, знак розділу (кожний рядок тексту закінчується однією комбінацією "ПК" і однією "ПР");

підписний номер або підпис;

знак закінчення телеграми - "тире" (-), кодові комбінації "ПК" і "ПР";

знак кінця телеграми (ЗКТ) - шість кодових комбінацій "ПР" і шість кодових комбінацій "цифри";

ознака кінця повідомлення - НННН і два "пропуски".

Зразки складання телеграм наведено в додатках 4-6 до цієї Інструкції.

Під час заготовлення телеграми українською мовою літери "і", "ї" слід передавати за допомогою двох клавіш "ЛАТ" та "И (І)";

5) для передавання телеграм каналами, підключеними до центрів комутації повідомлень, перед заголовком необхідно передати передзаголовок, який складається за визначеним форматом без допусків.

Наприклад:

Для некомутованих каналів зв’язку

де 1 - порядковий номер телеграми при передаванні;

2 - позначка про категорію терміновості та оброблення (одна або дві літери);

3 - шестизначний маршрутний індекс.

Після передавання телеграми зазначаються час її передавання, а також ознака кінця повідомлення - НННН і два "пропуски";

6) виправляння помилок при перфорації на рулонному телеграфному апараті допускається тільки за допомогою важеля, повернення перфострічки з наступним натисканням на клавішу "ЛАТ". При підготовці телеграми для іншого носія виправлення помилок залежить від типу термінального пристрою;

7) у телеграмах, прийнятих на морських і річкових суднах, плавбазах і суднах рибного господарства, службовий заголовок складається за визначеною формою.

Наприклад:

Т/Х УКРАЇНА ОДС/ДМРТ 15 23 30/2 1050=,

де Т/X - теплохід;

ОДС - скорочена назва Одеського порту, до якого приписане судно;

ДМРТ - належність зазначеного судна до Державної адміністрації морського і річкового транспорту; далі - заголовок відповідно до цієї Інструкції;

8) телеграми "поза категорією", "позачергова", категорії "Президент України", "вища урядова", криптограми і міжнародні телеграми обробляються згідно з окремими інструкціями;

9) після передавання кожної телеграми на телеграфному бланку оформляється графа "передавання", де зазначаються дата і час передавання, номер робочого місця;

10) облік усієї телеграфної документації, що стосується оброблення телеграм, ведеться за добу;

11) оригінали телеграм і контрольна телеграфна документація здаються для зберігання до архіву згідно з описом;

12) у телеграфній документації, що підлягає зберіганню, необхідно зазначати:

"передавання" або "приймання";

число, місяць (словом) і рік;

номер робочого місця;

з якого та до якого часу використовувалися носії;

підпис працівника оператора, який оформив стрічку (рулон), тощо.

Перелік обов’язкових робочих місць, які повинні бути на ЦКП, визначено в додатку 7 до цієї Інструкції.

9.3. Приймання телеграм:

1) телеграми приймаються відповідно до вимог Правил;

2) у кінцевому пункті, включеному до мережі з комутацією повідомлень, телеграма приймається від ЦКП із сформованою розпискою за такою формою:

Передзаголовок

Рядок довідкових даних

Л І Н І Я

Р О З Р И В У

ТЕЛЕГРАМА

(Службовий заголовок)

(Адреса)

(Текст)

НННН ХХХХ ХХ.ХХ XXX

Час дата пор. нр.

Л І Н І Я

Р О З Р И В У

РОЗПИСКА

ПРИЙНЯТА ХХ.ХХ XX ГОД XX ХВ ПОР XXX XX

(Службовий заголовок)

(Адреса) ОТРИМАВ ГОД ХВ.

Передзаголовок, довідкові дані, касовий номер і час приймання телеграми, вказані після знаків НННН, становлять журнальний запис телеграм, присвоєний при прийманні. Ці дані зберігаються у кінцевому пункті після доставки телеграми адресату;

3) працівник оператора, приймаючи телеграми на рулонному телеграфному апараті, зобов’язаний виконати такі дії:

відірвати рулонну стрічку з надрукованою телеграмою, відокремити від телеграми частину стрічки, на якій надруковано поточний час, згідно з яким буде сформовано журнальний запис;

упевнитись, що текст телеграми має належну якість, підрахувати кількість слів і звірити її із зазначеною у службовому заголовку;

оформити та засвідчити підписом бланк телеграми, записавши у верхній його частині на вільному місці дату, час приймання, порядковий номер телеграми, присвоєний під час приймання;

оформити журнальний запис на частині рулонної стрічки шляхом запису у правій верхній частині порядкового номера телеграми, присвоєного при прийманні. Порядкова нумерація ведеться за кожну добу, починаючи з першого номера. На вільному місці зазначаються касовий номер, категорія телеграми, позначка "люкс" (якщо телеграма підлягає доставці на художньому бланку), час приймання (якщо він не надрукований автоматично), після чого стрічка з журнальним записом закріплюється на наколці, а бланк телеграми надсилається в підрозділ оператора, що доставляє телеграми адресату;

4) телеграми категорії "Президент України", "вища урядова", "урядова" наклеюються на відповідні бланки так, щоб лівий край рулонної стрічки збігався з лівим краєм бланка;

5) телеграми, що підлягають доставці на художніх бланках, наклеюються на внутрішньому боці по всій ширині розгорнутого художнього бланка так, щоб вони не виступали за край бланка;

6) при прийманні телеграм на відповідних бланках у графі "приймання" зазначаються дата, час приймання, що засвідчується підписом працівника оператора, який прийняв телеграму;

7) якщо телеграму прийнято зі спотвореннями, дозволяється виправляти помилки (але не більше ніж дві) кульковою ручкою шляхом написання правильного знака замість помилкового;

8) за наявності у телеграмі спотворених слів, знаків або цифр, а також при розбіжності кількості слів в отриманій телеграмі із зазначеними у службовому заголовку необхідно надіслати до пункту подання телеграми службову телеграму із запитом про уточнення тексту;

9) після оброблення останньої телеграми за зміну працівник оператора здає чергування: на чистій смужці паперу записує дату, експлуатаційний номер робочого місця, час здавання чергування, порядковий номер останньої прийнятої телеграми, кількість прийнятих за зміну телеграм, проставляє підпис, закріплює цю смужку паперу на наколку, вивільняє один кінець нитки, знімає всю пачку записів з наколки і зброшуровує її;

10) для індексації вхідних телеграм необхідно керуватися:

списком вулиць, проспектів, провулків, площ міста або іншого населеного пункту із зазначенням номерів поштового відділення, які їх обслуговують;

режимом роботи телеграфного зв’язку у поштовому відділенні та схемою передавання телеграм у внутрішній міській телеграфній мережі;

картотекою або списком зареєстрованих скорочених і умовних адрес із зазначенням номерів поштових відділень і номерів абонентських установок мережі АТ/Телекс;

довідником абонентів місцевої телефонної мережі;

11) вхідні телеграми, що були надіслані не за призначенням, повинні передаватися до пункту призначення з позначкою "ДОСИЛАЄТЬСЯ ..." (зазначається номер поштового відділення) або досилатися згідно з адресою.

Зазначена позначка передається у службовому заголовку до знака розділу.

9.4. Оброблення телеграм при обміні по телефону:

1) передавання і приймання телеграм по телефону з одного до іншого підрозділу оператора дозволяються у разі відсутності телеграфного зв’язку або його пошкодження. За наявності телеграфного зв’язку передавання і приймання телеграм по телефону не дозволяються.

У разі обміну телеграмами по телефону забезпечується таємниця змісту телеграм;

2) підрозділи оператора, між якими здійснюється обмін телеграмами з позначкою "засвідчена" по телефону, визначаються внутрішнім наказом оператора із зазначенням посад і прізвищ працівників оператора, яким доручається виконання цих обов’язків;

3) черговість надання телефонного зв’язку для телефонних розмов і для обміну телеграмами визначається категорією, за якою замовлено телефонну розмову, і категорією телеграми, що надійшла для передавання.

При одночасному надходженні замовлення на телефонну розмову і телеграми однакової категорії у першу чергу надають розмову. При кількох замовленнях на телефонні розмови і телеграми однакової категорії надання телефонного зв’язку чергують: спочатку надають розмову, а потім передають телеграму;

4) під час приймання телеграм по телефону їх записують на бланках чітким, розбірливим почерком, а за наявності телеграфного апарата або іншого термінала - одночасно готують їх для передавання каналами телеграфного зв’язку;

5) при передаванні телеграми по телефону її обов’язково перевіряють повним зворотним передаванням. Прізвища працівників оператора, які забезпечили передавання і приймання, записуються на бланках прийнятої та переданої телеграм;

6) забороняється передавання по телефону міжнародних телеграм. Такі телеграми досилаються поштою до найближчого підрозділу оператора, який має телеграфний зв’язок, або від нього до місця призначення;

7) усі прийняті і передані по телефону телеграми записуються до апаратного журналу.

10.1. Доставка телеграм організовується відповідно до Правил:

1) доставка і вручення телеграм адресатам здійснюються:

листоношами з доставки телеграм;

листоношами в населених пунктах, у яких немає засобів телеграфного зв’язку;

шляхом видачі у підрозділах оператора телеграм, адресованих "до запитання";

шляхом вкладання до абонентських поштових скриньок;

по телефону або факсимільному апарату;

на адреси підприємств, установ та організацій, які мають установки АТ/Телекс - безпосередньо на ці установки.

Час передавання телеграми абонентським зв’язком вважається часом вручення її адресату.

Не дозволяється передавати по телефону зміст телеграм з позначками "засвідчена" та "повідомлення телеграфом". Час передавання по телефону вважається часом вручення телеграми адресату;

2) телеграми "поза категорією", "позачергова", категорій "Президент України", "вища урядова", "урядова", "термінова" та "звичайна" доставляються у такій послідовності:

телеграми "поза категорією", "позачергова", категорій "Президент України", "вища урядова", "урядова" доставляються протягом усієї доби в мм. Київ, Сімферополь, Севастополь, в обласні і районні центри та інші населені пункти, де телеграфний зв’язок працює цілодобово, незалежно від режиму роботи підрозділів оператора;

телеграми "термінова" і "звичайна" в мм. Київ, Сімферополь, Севастополь, в обласні і районні центри та в інші населені пункти, де телеграфний зв’язок працює цілодобово, незалежно від режиму роботи підрозділів оператора доставляються з 8-00 до 21-00 год.

У решті підрозділів оператора, обладнаних засобами телеграфного зв’язку з обмеженим режимом роботи, термінові і звичайні телеграми доставляються протягом часу роботи підрозділів оператора.

Після припинення роботи міських підрозділів оператора з обмеженим режимом роботи доставка телеграм здійснюється черговими підрозділами оператора, якщо це передбачено договором.

Телеграми, які підлягають передаванню у міські підрозділи оператора, що здійснюють доставку і припиняють роботу о 21-00 год., повинні бути передані до 20 год. 30 хв. З 20 год. 30 хв. до 8-00 год. наступного дня всі телеграми, що надійшли до цих підрозділів, зберігаються у пам’яті ЦКП (або ЕТК КП) і передаються після їх відкриття.

Телеграми, що надійшли пізніше ніж за 30 хвилин до припинення або після припинення доставки, повинні бути вручені з першою доставкою до 1000 год.

Телеграми, доставлені після 10-00 год., вважаються уповільненими.

Телеграми на адреси підприємств, установ та організацій, які мають абонентські установки, передаються безпосередньо на ці установки.

Підприємствам, установам та організаціям телеграми доставляються в міру їх надходження у підрозділ оператора, що здійснює доставку, у строки, зазначені в їх письмових заявах, договорах.

Телеграми доставляються періодично (2-3 рази на день) відповідно до умов договору.

Телеграми на адресу підприємства, установи або організації, що надійшли пізніше ніж за годину до часу закінчення приймання телеграм, зазначеного в заяві, доставляються наступного робочого дня протягом перших трьох годин роботи підприємства, установи, організації.

Телеграми, що надійшли менше ніж за годину до припинення роботи підприємства, установи або організації, які мають абонентські установки, але не забезпечили цілодобове їх включення, не доставляються, а зберігаються в пам’яті ЦКП, ЕТК КП. Після початку роботи підприємства, установи, організації телеграми передаються на їх абонентські установки без урахування контрольних строків.

Телеграми, адресовані до військових частин, видаються у підрозділі оператора за довіреністю військовим листоношам на підставі письмового повідомлення або договору, що укладається між оператором і військовою частиною.

Телеграми із замовленим строком вручення, вітальні телеграми (з днем народження, новосіллям тощо) доставляються адресатам у визначений день або в день їх надходження до підрозділу оператора.

Час доставки телеграм визначається відповідно до Правил;

3) телеграми, адресовані в сільську місцевість, доставляються адресатам відповідно до Правил.

10.2. При обробленні вхідних телеграм в експедиції відділень поштового зв’язку експедитор зобов’язаний:

перевірити наявність на кожній телеграмі підпису працівника оператора, який прийняв телеграму;

перевірити наявність на зворотному боці бланка телеграми з позначкою "засвідчена" встановлених підтверджувальних написів про її приймання у відділенні поштового зв’язку і чіткого відбитка печатки "для телеграм". У написі зазначаються: слова "Телеграма прийнята по апарату", назва відділення поштового зв’язку, число, місяць і рік приймання телеграми, посада і підпис. Написи на телеграмі можуть підтверджуватися керівником відділення поштового зв’язку.

Кожна телеграма надсилається на доставку з чітким відбитком календарного штемпеля, дата на якому відповідає даті надходження телеграми до експедиції;

розшифрувати умовну або скорочену адресу (крім відомих листоношам адрес) і чітко написати у розписці повну адресу;

у разі надходження телеграми "термінова розмова" та "розмова" встановити за довідником адресу міжміського переговорного пункту та зазначити її під текстом;

виписати розписку (ф. ТГ-32), зразок якої наведено у додатку 8 до цієї Інструкції, підготувати і передати її листоноші за його підписом в експедиторській картці (ф. ТГ-36) (додаток 9);

перед доставкою вхідної телеграми з повідомленням про вручення у розписці і в експедиторському документі зробити відповідну позначку ("повідомлення телеграфом", "повідомлення телеграфом термінове") і одразу підготувати службову телеграму-відповідь. Після повернення листоноші з доставки або після передавання телеграми з повідомленням абонентським зв’язком (час передавання по апарату вважається часом вручення адресату) негайно (не пізніше ніж через 30 хвилин) оформити і надіслати службову телеграму до пункту подання (час вручення-передавання у службовій телеграмі зазначається київський).

Наприклад:

ВІННИЦЯ 6 ВН=6/1504 24/5 ГЛАДКОВУ ВРУЧЕНА ОСОБИСТО 24/5 1605=ЧТ ШЕВЧЕНКО-;

ХАРКІВ 10 ВН=10/27501 23/2 СІРЕНКУ ПЕРЕДАНА АБОНЕНТСЬКИМ ЗВ’ЯЗКОМ СУМСЬКОМУ

ОБЛСІЛЬГОСПУ 23/2 1510=КДД СИДОРЕНКО-.

Якщо телеграму з повідомленням про вручення адресовано "до запитання" після того, як її запитано, до пункту подання негайно надсилається повідомлення про вручення. Не запитану протягом 30 днів телеграму здають до архіву на зберігання. Якщо телеграму адресату не вручено, у телеграфному повідомленні зазначають його повну адресу і причину невручення;

у разі неможливості доставити адресату телеграму (у разі його непроживання, відмови від одержання телеграми, вибуття тощо) надіслати до пункту подання повідомлення про недоставку телеграми із зазначенням повної адреси і причини невручення з використанням телеграфного коду "Зв’язок".

Наприклад:

ОДЕСА 12 ВН=12/2345 18/9 ГОГОЛІВСЬКА 20 КВ 17

ПЕТРЕНКУ КІОСК=ВН ХОХЛОВА-;

якщо телеграму неможливо вручити через відсутність адресата, через дві доби з моменту отримання телеграми в експедиції надіслати службове повідомлення до пункту подання;

на телеграму, доставка якої виконується з додатковими послугами, виписати квитанцію, в якій зазначити суму доплати, і вручити квитанцію листоноші разом з телеграмою;

контролювати за розписками правильність і своєчасність вручення телеграм, наявність у розписках підписів отримувачів і часу одержання телеграми, зазначеного ними;

з’ясовувати причини невручення адресату кожної телеграми і вживати заходів щодо можливостей доставки телеграм за призначенням;

контролювати дотримання контрольних строків проходження телеграм на доставці;

кожну телеграму з позначкою "поштою рекомендована" здати відповідному працівнику оператора у закритому конверті з написом "Поштою рекомендована. Телеграма № ___" із зазначенням повної адреси адресата телеграми, що він має засвідчити підписом. На конверті зазначаються пункт і назва підрозділу оператора, який надсилає телеграму поштою для доставки її адресатові.

10.3. Порядок вручення телеграм:

1) телеграми адресатам вручаються відповідно до Правил;

2) розписки про отримані телеграми підшиваються у пачки згідно з підпунктом 11.1 розділу ХІ цієї Інструкції за днями видачі і зберігаються спочатку на робочому місці видачі телеграм "до запитання", а потім передаються на зберігання до загального архіву, де зберігаються протягом встановленого строку;

3) доставка телеграм, адресованих сезонним організаціям, здійснюється на підставі письмового повідомлення або договору, що укладається між відповідною організацією та підрозділом оператора, у якому обов’язково зазначаються адреса місцезнаходження сезонної організації та строк його дії;

4) телеграми, адресовані на абонентську скриньку, вручаються працівникові відповідного відділення поштового зв’язку за його підписом у ф. ТГ-32 для подальшого вручення адресату;

5) після повернення з доставки телеграм листоноші, що забезпечують їх доставку, здають експедитору розписки на вручені телеграми із зазначенням на зворотному боці розписки свого прізвища;

6) якщо вручити телеграму адресату неможливо, на зворотному боці розписки слід зазначити причину;

7) у разі відмови адресата від одержання телеграми на телеграмі проставляється позначка ("відмова") за підписом адресата. Якщо адресат відмовляється ставити підпис, листоноша проставляє відповідну позначку зі своїм підписом;

8) усі телеграми повинні оброблятися і доставлятися згідно з контрольними строками оброблення телеграм на передаванні і доставці (додаток 10).

11.1. Подальше оброблення телеграм забезпечується шляхом:

підбору телеграм за касовими вихідними номерами і робочими місцями приймання, брошурування у пачки, звіряння наявності відпрацьованих телеграм за підсумковими записами в апаратних журналах;

перевірки правильності погодинних і добових підсумків, ведення апаратних журналів, оформлення контрольних стрічок та інших носіїв, правильності ведення телеграфної документації відповідно до чинних інструкцій;

організації і забезпечення зберігання телеграм та всієї телеграфної документації, а також знищення її після закінчення строку зберігання;

виконання в установлені контрольні строки запитів на телеграми, що надходять протягом усього строку їх зберігання;

обліку часу оброблення і проходження телеграм згідно з установленими контрольними строками;

перевірки за позначками на бланках телеграм (у графах "приймання", "передавання") і розписках, чи всі телеграми передані і доставлені;

контролю за своєчасним надходженням повідомлень на вихідні телеграми з повідомленнями про вручення;

контролю якості оброблення телеграм експлуатаційним і технічним персоналом, аналізу показників якості роботи і розробки заходів щодо поліпшення роботи відповідно до Інструкції з контролю якості оброблення телеграм.

11.2. Наявність телеграм визначається за розписками на доставлені телеграми та бланками телеграм, переданих каналами зв’язку.

11.3. Наявність телеграм визначається:

вихідних - за касовими номерами оригіналів телеграм;

вхідних - за порядковими номерами телеграм або розписками на вручені телеграми;

транзитних і вхідних (у транзитних вузлах) - за номерами робочих місць приймання, за порядковими номерами телеграм і часом приймання;

схемні - за оригіналами телеграм, копіями телеграм за списком пунктів схеми з позначками про їх передавання та за розписками на доставлені схемні телеграми.

11.4. Підсумок наявності прийнятих за добу телеграм повинен відповідати:

квитанційним книгам або стрічкам РРО;

спискам телеграм, прийнятих у рахунок авансу;

апаратним журналам приймання;

книгам реєстрації вихідних службових телеграм. Визначення наявності телеграм за минулу добу повинно бути закінчене до кінця поточної доби.

11.5. Усі телеграми після їх підбору за касовими номерами і робочими місцями приймання брошурують у пачки, на обкладинках яких за підписом особи, що здійснює контроль, зазначають: вид телеграм (вихідні, транзитні тощо), дату приймання, номер робочого місця, кількість телеграм.

12.1. Відповідність строків проходження телеграм "поза категорією", "позачергова", категорій "Президент України", "вища урядова", "урядова" і "термінова" контрольним строкам перевіряється уповноваженою особою оператора щодня протягом доби.

Підрозділи оператора, загальне навантаження яких становить більше ніж 500 телеграм на добу, 4-5 разів на місяць проводять контрольні перевірки швидкості проходження телеграм на передавання. Перевірці підлягають телеграми всіх категорій, передані протягом доби на всіх робочих місцях. В інших підрозділах перевірка дотримання строків передавання телеграм проводиться щодня.

Облік проводиться на кожному робочому місці окремо з метою забезпечення якісних показників при обробленні телеграм.

12.2. У підрозділах оператора, де проводиться облік проходження телеграм на доставці, здійснюється щоденна перевірка усіх доставлених телеграм.

12.3. Підрозділи оператора не менше ніж один раз на місяць проводять перевірку дотримання вимог щодо обліку уповільнення телеграм на доставці з підбиранням розписок за експедиторськими картками, за маршрутом доставки. Також перевіряється час виходу і повернення листоноші після доставки телеграм.

Результати перевірки строків проходження телеграм враховуються у документах первинного обліку і звітності.

12.4. Строки проходження телеграм на передаванні (каналами зв’язку) обчислюються від часу приймання телеграм від відправників (у тому числі абонентським зв’язком) по телефону до часу закінчення передавання каналами зв’язку.

12.5. Строки проходження службових телеграм при передаванні обчислюються від часу приймання по апарату до часу передавання з додаванням контрольного строку на оброблення службових телеграм (підготовка відповіді).

12.6. Строки проходження телеграм, затриманих внаслідок необхідності отримання додаткової інформації шляхом службових запитів, обчислюються від часу первинного приймання по апарату або від відправника, а не від часу одержання довідки.

12.7. Строки проходження вихідних телеграм, прийнятих у рахунок авансу, на передаванні обчислюються від часу приймання, який зазначається у службовому заголовку після оформлення приймання цих телеграм у касі.

12.8. Усі телеграми, що підлягають передаванню каналами зв’язку підрозділами з обмеженим режимом роботи, які надійшли раніше ніж за 30 хвилин до припинення роботи, повинні бути передані у той самий день у встановлені контрольні строки.

Строки проходження телеграм, прийнятих пізніше ніж за 30 хвилин до припинення роботи підрозділу з обмеженим режимом роботи, якщо ці телеграми за умовами значного навантаження не були передані, обчислюються з початку наступного робочого дня цього підрозділу.

12.9. Строки доставки телеграм (для прискорення переданих по телефону) обчислюються від часу приймання (каналами зв’язку, по телефону) до часу передавання адресату по телефону.

12.10. Строк доставки телеграми обчислюється від часу приймання (каналами зв’язку, по телефону) до часу вручення адресатам.

При цьому:

строк доставки телеграми, врученої адресату з повторним приходом листоноші, обчислюється від часу приймання каналами зв’язку (по телефону) до часу першого приходу листоноші. Таку телеграму враховують як доставлену тільки один раз;

строк доставки телеграми з позначкою "поштою рекомендована", адресованої "до запитання", на абонентську скриньку, до військової частини, обчислюється від часу приймання каналом зв’язку до часу здавання до підрозділу оператора або відділення поштового зв’язку.

12.11. До загального строку доставки телеграм не враховується час на перерви, час припинення приймання телеграм підприємствами, установами та організаціями, зазначений в їх письмових заявах, а також час, протягом якого телеграми не доставляються.

13.1. Телеграфна документація зберігається в архіві поточного зберігання не менше ніж 10 діб. Після спливу зазначеного терміну телеграфну документацію зберігають в архіві довготривалого зберігання.

13.2. На всі види телеграфної документації встановлено строк зберігання три роки з дня подання телеграми для пересилання, а також документів, які її стосуються.

13.3. Порядок зберігання телеграфної документації забезпечує таємницю листування.

13.4. Після закінчення строку зберігання телеграфної документації складається акт з описом документів, що підлягають знищенню.

13.5. Вилучення та перегляд телеграм і документів, які їх стосуються, допускаються тільки у випадках, встановлених законодавством.

13.6. Телеграми, які підлягають перегляду та вилученню, затримують як на передаванні, так і на доставці. Телеграми переглядають і вилучають у присутності керівника підрозділу оператора чи його заступника. Про вилучення та затримання телеграми складається акт за підписами керівника підрозділу оператора чи його заступника і представника, який надав дозвіл прокурора чи рішення (постанову) суду.

Акт залишається у підрозділі оператора.

__________

Примітка.

Виготовляється на білому папері, друкування з обох боків, розмір 297х210 мм.

2.1. Час на передавання багатослівних телеграм "шторм" та "авіа" збільшується відповідно до Інструкції про приймання та оброблення телеграм "шторм", "авіа" та "метео", затвердженої наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 22 січня 2016 року № 41, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 09 лютого 2016 року за № 203/28333.

2.2. На передавання телеграм категорій "Президент України", "вища урядова", "урядова" та "термінова", які складаються більше ніж із 150 слів, контрольний строк збільшується на 10 хвилин.

2.3. На виконання службових телеграм встановлюється строк - одна година.

2.4. На повторну заготовку спотвореної телеграми встановлюється строк - 30 хвилин.

3. Контрольні строки проходження телеграм від відправника до адресата

3.1. У межах міст (місцеві), між містами, в тому числі між обласними центрами:

для телеграм категорії "звичайна" - до 6 годин;

для телеграм категорії "термінова" - до 3 годин;

для повідомлень про вручення телеграми - до 24 годин.

3.2. Між містами та районними центрами, між районними центрами:

для телеграм категорії "звичайна" - до 10 годин;

для телеграм категорії "термінова" - до 5 годин;

для повідомлень про вручення телеграми - до 24 годин.

3.3. Між містами та іншими населеними пунктами:

для телеграм категорії "звичайна" - до 20 годин;

для повідомлень про вручення телеграми - до 48 годин.