Про затвердження Порядку проведення перевірок закупівель Державною аудиторською службою, її міжрегіональними територіальними органами і внесення змін до деяких актів Кабінету Міністрів України

Відповідно до частини третьої статті 2 Закону України "Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні" Кабінет Міністрів України

1. Затвердити Порядок проведення перевірок закупівель Державною аудиторською службою, її міжрегіональними територіальними органами, що додається.

2. Внести до постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2001 р. № 955 "Про затвердження Порядку планування контрольно-ревізійної роботи Державною фінансовою інспекцією та її територіальними органами" (Офіційний вісник України, 2001 р., № 32, ст. 1478; 2003 р., № 42, ст. 2221; 2006 р., № 13, ст. 868; 2007 р., № 43, ст. 1721; 2011 р., № 71, ст. 2684) і розпорядження Кабінету Міністрів України від 19 січня 2011 р. № 148 "Питання зміцнення фінансово-бюджетної дисципліни" (Офіційний вісник України, 2011 р., № 14, ст. 594; 2012 р., № 50, ст. 1989) зміни, що додаються.

1. Цей Порядок визначає підстави та процедуру проведення Держаудитслужбою, її міжрегіональними територіальними органами (далі - орган державного фінансового контролю) перевірок закупівель.

2. У цьому Порядку наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

акт перевірки закупівель - документ, який складається особою (особами) органу державного фінансового контролю за результатами перевірки закупівель. Заперечення, зауваження до акта перевірки (за їх наявності) та висновки на них є невід’ємною частиною акта;

документи замовника - будь-які документи (оригінали або належним чином завірені копії), що стосуються закупівлі протягом усього періоду її проведення починаючи з планування та оприлюднення інформації про закупівлю і до повного виконання зобов’язань за договором, укладеним за результатами процедури закупівель;

перевірка закупівель - перевірка, яка проводиться за наявності підстав, передбачених цим Порядком, щодо замовника за його місцезнаходженням чи за місцем розташування об’єкта його права власності.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України "Про публічні закупівлі" та Порядку проведення інспектування Державною аудиторською службою України, її міжрегіональними територіальними органами, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 20 квітня 2006 р. № 550 (Офіційний вісник України, 2006 р., № 16, ст. 1206, № 100, ст. 3261) (далі - Порядок проведення інспектування).

3. Питання здійснення закупівель перевіряються органом державного фінансового контролю під час проведення інспектування з урахуванням вимог Порядку проведення інспектування, а також під час державного фінансового аудиту.

4. Перевірки закупівель проводяться за письмовим рішенням керівника органу державного фінансового контролю або його заступника за наявності однієї з таких підстав:

1) виникнення потреби у документальній та фактичній перевірці питань, які не можуть бути перевірені під час моніторингу процедури закупівлі, а саме:

укладення договору (договорів) до/без проведення процедур закупівель/спрощених закупівель відповідно до вимог законодавства;

стану виконання умов договору, внесення змін до нього, в тому числі вимог щодо якості, кількості (обсягів) предмета закупівлі, ціни договору;

поділу предмета закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедур закупівель/спрощених закупівель у визначеному законодавством порядку;

2) наявність доручення або рішення Кабінету Міністрів України, Мінфіну щодо проведення перевірки закупівель;

3) виявлення органом державного фінансового контролю вищого рівня під час перевірки (в порядку здійснення контролю за достовірністю висновків органу державного фінансового контролю нижчого рівня) актів перевірки закупівель/висновків про результати моніторингу процедури закупівлі невідповідності їх змісту вимогам законодавства. Перевірка закупівель може бути ініційована органом державного фінансового контролю вищого рівня, якщо розпочато дисциплінарне провадження стосовно посадових або службових осіб органу державного фінансового контролю нижчого рівня, які проводили перевірку закупівель, моніторинг процедури закупівлі або у разі повідомлення їм про підозру у вчиненні кримінального правопорушення.

7. Повідомлення про проведення перевірки закупівель та зустрічної звірки не надсилається замовнику.

8. У ході підготовки до перевірки закупівель посадові особи органу державного фінансового контролю складають у двох примірниках програму перевірки закупівель, в якій зазначаються найменування замовника, тема, період перевірки та питання, що підлягають перевірці відповідно до компетенції органу державного фінансового контролю. Програма затверджується керівником органу державного фінансового контролю або його заступником.

Посадові особи органу державного фінансового контролю під час проведення перевірки закупівель для вивчення питань у повному обсязі можуть вносити за письмовим погодженням з керівником органу державного фінансового контролю або його заступником зміни до програми перевірки закупівель.

Один примірник програми перевірки закупівель (змін до неї) видається керівникові замовника чи його заступникові під розписку на примірнику органу державного фінансового контролю для ознайомлення. Якщо керівник замовника чи його заступник відмовляється ставити підпис, про це зазначається у вступній частині акта перевірки.

9. До участі в перевірці закупівель (для проведення контрольних обмірів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції, інших перевірок) можуть залучатися на договірних засадах кваліфіковані фахівці відповідних органів виконавчої влади, державних фондів, підприємств, установ і організацій.

10. Для проведення перевірки закупівель орган державного фінансового контролю оформляє на кожну посадову особу органу державного фінансового контролю та залученого кваліфікованого фахівця направлення у двох примірниках установленого Мінфіном зразка, яке підписує керівник органу державного фінансового контролю або його заступник.

11. Склад, кількість посадових осіб органу державного фінансового контролю та строки проведення перевірки закупівель визначає орган державного фінансового контролю з урахуванням обсягу передбачених програмою перевірки питань у межах 20 робочих днів. Строки проведення перевірки закупівель, щодо яких здійснювався моніторинг закупівель, передбачений Законом України "Про публічні закупівлі" , визначається органом державного фінансового контролю в межах десяти робочих днів.

12. У разі проведення перевірки закупівель посадовими особами органу державного фінансового контролю у складі групи керівник органу державного фінансового контролю або його заступник призначає керівником групи одного з її членів.

13. Посадові особи органу державного фінансового контролю в разі проведення перевірки закупівель зобов’язані поставити підпис в журналі реєстрації перевірок замовника (у разі наявності такого журналу). Факт ненадання замовником зазначеного журналу фіксується в акті перевірки.

14. Перед початком перевірки закупівель посадові особи органу державного фінансового контролю та залучені кваліфіковані фахівці повинні видати керівникові замовника чи його заступникові направлення під розписку на примірнику органу державного фінансового контролю. Якщо керівник замовника чи його заступник відмовляється ставити підпис, про це зазначається у вступній частині акта перевірки.

15. Керівник замовника, в якому проводиться перевірка закупівель, та керівник підприємства, установи чи організації, в яких проводиться зустрічна звірка, зобов’язані забезпечити місце для роботи посадових осіб органу державного фінансового контролю та залучених спеціалістів, створити умови для зберігання документів та надати можливість користуватися зв’язком, комп’ютерною, розмножувальною та іншою технікою, необхідною для виконання ними службових обов’язків.

16. Під час проведення перевірки закупівель проводиться документальна та/або фактична перевірка питань програми перевірки закупівель, а також аналіз інформації щодо проведення процедур закупівель, розміщеної в електронній системі закупівель, та інформації, що міститься в державних реєстрах та базах даних, відкритих для доступу органу державного фінансового контролю.

17. Під час документальної перевірки здійснюється контроль за дотриманням законодавства про закупівлі шляхом вивчення документів замовника. У разі ведення документообігу з використанням електронних засобів зберігання та обробки інформації керівником замовника або уповноваженою ним особою забезпечується безперешкодний доступ посадових осіб органу державного фінансового контролю до електронних документів та у разі потреби подання їх завірених копій на паперовому носії.

Аналіз інформації щодо проведення процедур закупівель, розміщеної в електронній системі закупівель, проводиться за місцезнаходженням органу державного фінансового контролю або замовника.

На письмову вимогу посадової особи органу державного фінансового контролю керівник замовника або уповноважена ним особа подає у трьох примірниках завірені копії документів, у тому числі тих, які не розміщено в електронній системі закупівель, що, зокрема, підтверджують факти виявлення порушень.

У разі потреби подання копій бухгалтерських документів забезпечує головний бухгалтер чи його заступник або уповноважена на це посадова особа замовника.

Якщо замовник не подав завірені копії документів, про це зазначається в акті перевірки.

18. Фактична перевірка здійснюється під час проведення перевірки закупівель шляхом інвентаризації, обстеження та контрольного обміру закуплених (отриманих) замовником товарно-матеріальних цінностей, робіт, послуг та проведення інших дій відповідно до повноважень органу державного фінансового контролю. При цьому замовник забезпечує доступ на склади, у сховища, виробничі та інші приміщення, що належать замовнику або використовуються ним.

Посадові особи органу державного фінансового контролю мають право вимагати від керівника замовника або його заступника створення належних умов для проведення фактичної перевірки за участю матеріально відповідальних осіб замовника, а в разі перевірки обсягу виконаних робіт - також представників суб’єкта господарювання - виконавця робіт.

19. У разі відсутності бухгалтерського обліку в замовника, перешкоджання замовником проведенню перевірки закупівель (недопущення посадових осіб органу державного фінансового контролю та залучених спеціалістів до проведення перевірки закупівель, неподання необхідних для перевірки закупівель документів, затримка у поданні документів та інше) орган державного фінансового контролю складає акт про неможливість проведення перевірки закупівель та вчиняє відповідні дії згідно з процедурою, визначеною пунктом 23 Порядку проведення інспектування.

20. Перевірка закупівель може бути зупинена у разі необхідності проведення значної кількості зустрічних звірок, без завершення яких неможливе проведення на належному рівні перевірки, а також за обґрунтованим зверненням замовника. У такому разі загальна тривалість перевірки становить не більш як 40 робочих днів з дня її початку, а в разі проведення перевірки закупівель, щодо яких проводився моніторинг закупівель, передбачений Законом України "Про публічні закупівлі" , - 20 робочих днів. При цьому строк, на який зупинено перевірку, не включається до строку проведення перевірки, визначеного пунктом 11 цього Порядку.

21. Рішення про зупинення та поновлення проведення перевірки приймає керівник органу державного фінансового контролю або його заступник за письмовим поданням посадової особи органу державного фінансового контролю, що проводить перевірку закупівель.

У разі зупинення перевірки закупівель на строк понад три робочих дні орган державного фінансового контролю надсилає замовнику письмове повідомлення про дату її зупинення:

особисто керівникові або головному бухгалтерові замовника під розписку;

через канцелярію (підрозділ з питань діловодства) з відміткою на повідомленні про дату реєстрації в журналі вхідної кореспонденції замовника та за підписом працівника канцелярії (загального відділу), який здійснив реєстрацію;

рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням.

22. З метою документального та фактичного підтвердження виду, обсягу і якості операцій та розрахунків для з’ясування їх реальності та повноти відображення в обліку замовника орган державного фінансового контролю може проводити зустрічні звірки на підприємствах, в установах та організаціях за процедурою, передбаченою пунктом 26 Порядку проведення інспектування.

23. Під час перевірки закупівель посадові особи органу державного фінансового контролю можуть вилучати оригінали документів за процедурою, передбаченою пунктом 20 Порядку проведення інспектування.

24. Для здійснення на належному рівні контролю за дотриманням законодавства у сфері закупівель посадові особи органу державного фінансового контролю мають право одержувати:

від службових і матеріально відповідальних осіб замовників - письмові пояснення з питань, які виникають у ході проведення перевірки закупівель;

від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, інших юридичних осіб та їх посадових осіб, фізичних осіб - підприємців - інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на орган державного фінансового контролю завдань;

на письмовий запит в установленому законодавством про захист персональних даних порядку у керівника замовника, голови та членів тендерного комітету чи уповноваженої особи - їх персональні дані (дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків, серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті), адреса проживання (перебування), реєстрації) та інші дані, необхідні для складення протоколу про адміністративне правопорушення.

У разі відмови зазначених у цьому пункті осіб від надання письмових пояснень з питань, які виникають під час проведення перевірки закупівель, інформації, документів і матеріалів, необхідних для виконання покладених на орган державного фінансового контролю завдань, персональних та інших даних, необхідних для складення протоколу про адміністративне правопорушення, про цей факт зазначається в акті перевірки закупівель.

25. У разі виявлення порушень законодавства у сфері закупівель посадові особи органу державного фінансового контролю, не чекаючи закінчення перевірки, мають право рекомендувати керівникові замовника вжити невідкладних заходів для усунення та недопущення їх у подальшому.

26. Результати перевірки закупівель викладаються в акті перевірки.

27. Складення акта перевірки закупівель, його підписання та реалізація результатів перевірки здійснюються за процедурами, передбаченими пунктами 35, 38-47, абзацами першим і другим пункту 48, пунктами 49-52 Порядку проведення інспектування, з урахуванням норм, установлених цим Порядком.

Акт перевірки закупівель підписує керівник замовника, голова тендерного комітету чи уповноважена особа (особи), головний бухгалтер замовника, а у разі їх відсутності - інші уповноважені на виконання їх функцій особи та посадова особа органу державного фінансового контролю.

У разі проведення перевірки закупівель посадовими особами органу державного фінансового контролю і залученими спеціалістами у складі групи акт перевірки підписує керівник групи.

28. Результати перевірки закупівель, проведеної органом державного фінансового контролю, можуть бути оскаржені замовником, щодо якого проведено перевірку, в передбаченому законом порядку.

29. За результатами перевірки закупівель керівник структурного підрозділу, який проводив таку перевірку, може вносити на розгляд керівника органу державного фінансового контролю або його заступника пропозицію щодо проведення перевірки всього комплексу питань фінансово-господарської діяльності замовника шляхом інспектування або державного фінансового аудиту.

1. У Порядку планування контрольно-ревізійної роботи Державною фінансовою інспекцією та її територіальними органами, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2001 р. № 955:

1) у пункті 1, абзаці першому пунктів 3 і 7 слова ", перевірки державних закупівель" виключити;

2) в абзаці першому пункту 4 слова "перевірки державних закупівель;" виключити.

2. В абзаці четвертому підпункту 1 пункту 5 розпорядження Кабінету Міністрів України від 19 січня 2011 р. № 148 слово "позапланове" виключити.