* За відсутності архівних електронних справ графа 6 випускається.
Формат А4 (210 x 297).
Додаток 23
до Правил роботи
архівних установ України
Найменування архіву
КАРТКА-ЗАМІННИК ОДИНИЦІ ЗБЕРІГАННЯ
| Фонд №_____ | Опис №_____ | Од. зб. №______ | Куди або кому видано | Дата видавання і підпис працівника | Позначка про повернення |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А4 (210 x 297).
Додаток 24
до Правил роботи
архівних установ України
____________________________________________________________________________
(найменування архіву)
КАРТКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА
Фонд №
Корпус-_______________________
Поверх (ярус)_________________
Архівосховище_________________
Кімната_______________________
Фонд № ____ назва __________________________________________________________
| Опис № | Справи з №___ до №___ | Стелаж № | Шафа № | Полиця № | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
(лицьовий бік)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
(зворотний бік)
Формат А6 (148 x 105).
Додаток 25
до Правил роботи
архівних установ України
____________________________________________________________________________
(найменування архіву)
КАРТКА ПОСТЕЛАЖНОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА
Фонд №
Корпус-_______________________
Поверх (ярус)_________________
Архівосховище_________________
Кімната_______________________
СТЕЛАЖ № __________
| Шафа № | Полиця № | Фонд № | Опис № | Справи (од. зб.) з № ___ до №__ | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
(лицьовий бік)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
(зворотний бік)
Формат А5 (148х210).
Додаток 26
до Правил роботи
архівних установ України
Найменування архіву ДОЗВОЛЯЮ
ЗАМОВЛЕННЯ видавання документів
НА ВИДАВАННЯ ДОКУМЕНТІВ Найменування посади керівника архіву
ДО РОБОЧИХ КІМНАТ ________ __________________
АБО ЛАБОРАТОРІЇ (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прі звище)
Дата
Прошу видати
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
для ________________________________________________________________________
(мета роботи з документами)
такі документи:
| № фонду | № опису | № справи (документа) | Заголовок справи (документа) | Крайні дати документів | Кількість аркушів | Підпис працівника, який отримав документи |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
(лицьовий бік)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Працівник, що отримав документи
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
____ __________ 20___ року
(зворотний бік)
Формат А5 (148 x 210).
Додаток 27
до Правил роботи
архівних установ України
АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ № __________
наявності та стану документів
Фонд № ________ назва ______________________________________________________
Перевіряння проводили ______ ______________ ________ ____________________
(дата) (найменування (підпис) (ініціали, прізвище)
посади)
______________ ________ ____________________
(найменування (підпис) (ініціали, прізвище)
посади)
______________ ________ ____________________
(найменування (підпис) (ініціали, прізвище)
посади)
Разом: _____________________________________________________________ справ.*
(цифрами і словами)
Аркуш склали
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
____ __________ 20___ року
__________
* Надаються узагальнені дані по всіх описах фонду і графах аркуша перевіряння (№№ 2-18).
Формат А3 (297х420).
Додаток 28
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
перевіряння наявності і стану документів
( Див. текст )
Додаток 29
до Правил роботи
архівних установ України
Найменування архіву ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО ТЕХНІЧНІ ПОМИЛКИ В ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТАХ
Фонд № _____________
Назва фонду ___________________________________________________________
____________________________________________________________________________
У ході виконання _____________________________________________ виявлено
(вид роботи)
такі технічні помилки в записах:
| Назва облікового документа | Наявний напис | Слід написати |
| 1 | 2 | 3 |
Акт укладено
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
____ __________ 20___ року
Зміни до облікових документів внесено:
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
____ __________ 20___ року
Формат А4 (210х297).
Додаток 30
до Правил роботи
архівних установ України
Найменування архіву ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО ВИЯВЛЕННЯ НЕОБЛІКОВАНИХ ДОКУМЕНТІВ
У ході ________________________________________________________________
(вид роботи)
було виявлено ______________________________________________________________
(у сховищі, робочому приміщенні)
____________________________________________________________________________
такі документи:
| № з/п | Заголовок (назва) документа (документів) | Шифри (за наявності) | До якого фонду мають бути фондовані |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Разом виявлено ____________________________________ документів (справ).
(цифрами і словами)
Акт укладено
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
____ __________ 20___ р.
Зміни до облікових документів внесено:
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
____ __________ 20___ р.
Формат А4 (210х297).
Додаток 31
до Правил роботи
архівних установ України
КАРТКА ОБЛІКУ
НЕВИЯВЛЕНИХ ДОКУМЕНТІВ
Назва архіву ______________________
Архівосховище № ___________________
Фонд № ____, назва фонду ______________________________________________
Формат А4 (210 x 297).
Додаток 32
до Правил роботи
архівних установ України
Найменування архіву ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду
АКТ
_______________№_____________
_____________________________
(місце складення)
ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, ПРИЧИНИ ВІДСУТНОСТІ ЯКИХ ДОКУМЕНТАЛЬНО ПІДТВЕРДЖЕНО
Фонд № __________________________
Назва фонду ___________________________________________________________
У результаті ______________________________________________ встановлено
відсутність у фонді зазначених нижче документів. Причини їх відсутності
документально підтверджуються, у зв'язку з чим вважаємо за необхідне зняти з
обліку:
| №№ з/п | Опис № | Справа № | Заголовок документів (справи) | Крайні дати | Кількість аркушів | Причини відсутності (назва, номер і дата документа) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом ___________________ справ, __________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
Зміст втрачених документів може бути частково відтворено такими
документами: _______________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Завідувач відділу ________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Завідувач архівосховища ________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Старший зберігач фондів ________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ __________ 20___ року
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Комісії з Протокол засідання Центральної
контролю за наявністю, станом комісії Укрдержархіву з контролю
та розшуком документів державного за наявністю, станом і
архіву розшуком документів
___________ № ______ ___________ № ______
Зміни до облікових документів внесено:
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
____ __________ 20___ року
Формат А4 (210х297).
Додаток 33
до Правил роботи
архівних установ України
Найменування архіву ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду
АКТ
_______________№_____________
_____________________________
(місце складення)
ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, ШЛЯХИ РОЗШУКУ ЯКИХ ВИЧЕРПАНО
Фонд № ____________
Назва фонду ___________________________________________________________
____________________________________________________________________________
У результаті __________________________________________________________
встановлено відсутність у фонді зазначених нижче документів. Заходи щодо їх
розшуку позитивних результатів не дали, у зв'язку з чим вважаємо за доцільне
зняти з обліку:
| №№ з/п | Опис № | Справа № | Заголовок документа (справи) | Крайні дати | Кількість аркушів | Можливі причини відсутності |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом _______________________ справ, __________________________________
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
документів.
Зміст невиявлених документів може бути частково відтворено такими
документами: _______________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Завідувач відділу ________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Завідувач архівосховища ________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Старший зберігач фондів ________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ __________ 20___ року
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Комісії з Протокол засідання Центральної
контролю за наявністю, станом комісії Укрдержархіву з контролю
та розшуком документів державного за наявністю, станом і
архіву розшуком документів
___________ № ______ ___________ № ______
Зміни до облікових документів внесено:
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
____ __________ 20___ року
Формат А4 (210х297).
Додаток 34
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
про завершення розшуку документів
( Див. текст )
Додаток 35
до Правил роботи
архівних установ України
Найменування архіву ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду
АКТ
_______________№_____________
_____________________________
(місце складення)
ПРО НЕВИПРАВНІ ПОШКОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Фонд № ____
Назва фонду ___________________________________________________________
У фонді виявлено такі невиправно пошкоджені документи:
| № опису | № справи (документа) | Заголовок пошкодженого документа (справи) | Крайні дати | Кількість аркушів | Характер та причини пошкоджень |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Разом виявлено пошкоджених ________________________ документів (справ).
(цифрами і словами)
Завідувач відділу ________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Зберігач фондів ________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Зазначені документи підлягають зняттю з обліку, оскільки ______________
Експерти ________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ __________ 20___ року
Зміни до облікових документів внесено:
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
____ __________ 20___ року
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК (ЕК) архіву Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву
___________ № ______ ___________ № ______
Формат А4 (210297).
Додаток 36
до Правил роботи
архівних установ України
____________________________________________________________________________
(найменування архіву)
ЖУРНАЛ ОБЛІКУ
користування каталогами
Початок _________
Закінчення _______
Формат А4 (210 x 297).
| №№ з/п | Дата користування | Вид каталогу | Тема дослідження, запиту | Відомості про користувача | Наслідки звернення до каталогу |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А4 (210 x 297).