Разом виявлено ______________________________________ справ (документів)
(цифрами і словами)
____________________ ________ __________________
(найменування посади (підпис) (ініціали (ініціал
працівника архіву) імені), прізвище)
____ __________ 20____ р.
Зміни до облікових документів внесено:
____________________ ________ __________________
(найменування посади (підпис) (ініціали (ініціал
працівника архіву) імені), прізвище)
___ __________ 20____ р.
Формат А4 (210 х 297).
Додаток 5
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
про вилучення документів з Національного архівного фонду
( Див. текст )
Додаток 6
до Правил роботи
архівних установ України
ЗАТВЕРДЖУЮ*
Найменування посади керівника архіву
________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду
СПИСОК
юридичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи до архіву (список джерел комплектування архіву)
______________________________________________________
(повне найменування архіву)
На 01 січня 20__ року до списку внесено ________ юридичних осіб, у тому
числі за формами власності:
державна ____________________________________,
комунальна __________________________________,
приватна ____________________________________;
за формами приймання: повна __________________
вибіркова ____________________________________
____________________ ________ __________________
(найменування посади (підпис) (ініціали (ініціал
укладача списку) імені), прізвище)
____ __________ 20____ р.
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО**
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання ЦЕПК
державного архіву Укрдержархіву
___________ № _____ _____________ № ______
__________
*Для центральних та галузевих державних архівів - Голова Укрдержархіву.
**Для центральних та галузевих державних архівів.
Формат А4 (210х297).
Додаток 7
до Правил роботи
архівних установ України
ЗАТВЕРДЖУЮ*
Найменування посади керівника архіву
________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду
СПИСОК
юридичних та фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду, які не передають документи до архіву
______________________________________________________
(повне найменування архіву)
I. Юридичні особи
На 01 січня 20__ року до списку внесено ______ юридичних осіб, у тому
числі за формами власності:
державна ________________,
комунальна ______________,
приватна _________________
II. Фізичні особи
На 01 січня 20__ року до списку внесено ________ фізичних осіб
____________________ ________ __________________
(найменування посади (підпис) (ініціали (ініціал
укладача списку) імені), прізвище)
____ __________ 20__ р.
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО**
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання ЦЕПК
державного архіву Укрдержархіву
___________ № _____ _____________ № ______
__________
*Для центральних та галузевих державних архівів - Голова Укрдержархіву.
**Для центральних і галузевих державних архівів.
Формат А4 (210х297).
Додаток 8
до Правил роботи
архівних установ України
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника архіву
________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата Відбиток печатки
архіву із зазначенням
ідентифікаційного коду
СПИСОК
юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду
______________________________________________________
(повне найменування архіву)
| №№ з/п | Індекс юридичної особи | Найменування юридичної особи | Форма власності на документи | Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
На 01 січня 20__ року до списку внесено ________ юридичних осіб, у тому
числі за формами власності:
державна _______________,
комунальна _____________,
приватна ________________
____________________ ________ __________________
(найменування посади (підпис) (ініціали (ініціал
укладача списку) імені), прізвище)
____ __________ 20__ р.
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
__________ № _____
Формат А4 (210х297).
Додаток 9
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання
( Див. текст )
Додаток 10
до Правил роботи
архівних установ України
---------------------------------------------------+------------------------
| Картка обліку роботи | |
|з юридичною особою, у діяльності якої утворюються | |
|документи Національного архівного фонду | |
---------------------------------------------------+------------------------
Індекс юридичної особи
Відомості про перевіряння
| Дата | Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка проводила перевіряння | Тема перевіряння | Примітки |
Відомості про упорядкування та передавання документів до архіву
Формат А4 (210х297).
Додаток 11
до Правил роботи
архівних установ України
АРКУШ ФОНДУ
( Див. текст )
Додаток 12
до Правил роботи
архівних установ України
____________________________________________________________________________
(найменування архіву)
КНИГА ОБЛІКУ
надходжень документів на постійне зберігання
Том № ______________
Почато _____________
Закінчено __________
Формат А4 (210х297).
Разом надійшло за ___________ рік __________ справ + _______ документів
+_________ аркушів, у тому числі:
від юридичних осіб _____ справ, документів особового походження ____________
справ + __________ документів +____________ аркушів;
__________________архівних електронних справ* (________ разом по цих справах
архівних електронних документів*) + _____________ архівних електронних
документів*, у тому числі:
від юридичних осіб ___________ архівних електронних справ* (_______ разом по
цих справах архівних електронних документів*), документів особового
походження ____________ архівних електронних справ* (__________ разом по цих
справах архівних електронних документів*) + ________ архівних електронних
документів*.
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
__________
* Заповнюється за наявності архівних електронних документів.
Формат А4 (210х297).
Додаток 13
до Правил роботи
архівних установ України
____________________________________________________________________________
(найменування архіву)
КНИГА
обліку надходжень страхового фонду
Том № ______________
Почато _____________
Закінчено __________
Формат А4 (210х297).
| №№ з/п | Дата надходження | Документ, за яким прийнято копії | Дата копіювання | №№ фондів | №№ описів | Кількість справ УД, внесених до од. зб. СФ | СФ (кільк. од. зб.) | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Разом надійшло за ______ рік _____________________________од. зб. страхового
(цифрами і словами)
фонду, скопійовано ______________________________________________ од. зб., у
(цифрами і словами)
тому числі ___________________________________________ архівних електронних,
(цифрами і словами)
________________________________________________________________ унікальних.
(цифрами і словами)
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
Формат А3 (297х420).
Додаток 14
до Правил роботи
архівних установ України
____________________________________________________________________________
(найменування архіву)
ОПИС № ________
страхового фонду
Формат А4 (210х297).
Разом до опису внесено ________________________________________ од. зб.
(цифрами і словами)
страхового фонду на _______________________________________________________
(цифрами і словами)
справ, у тому числі скопійовано справ, віднесених до категорії унікальних:
____________________________________________________________________________
(цифрами і словами)
____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
Формат А4 (210х297).
Додаток 15
до Правил роботи
архівних установ України
____________________________________________________________________________
(найменування архіву)
РЕЄСТР ОПИСІВ
Почато _______________
Закінчено ____________
Формат А4 (210х297).
| № з/п | Надходження | Вибуття | |||||||||||
| дата запису | фонд | опис № | том № | назва опису (тому) | крайні дати документів | кількість | дата запису | підстава | куди вибув | ||||
| № | назва | справ | аркушів в опису | примірників опису (тому) | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Формат А3 (297х420).
Додаток 16
до Правил роботи
архівних установ України
____________________________________________________________________________
(найменування архіву)
СПИСОК ФОНДІВ
Том № _______________
Почато ______________
Закінчено ___________
Формат А4 (210х297).
| № фонду | Дата першого надходження | Назва фонду | Попередній номер фонду | Відмітка про вибуття | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
За _______ рік надійшло: ________ фондів, у тому числі ________________
фондів юридичних осіб та ____________________ фондів особового походження
За _______ рік вибуло: ___________ фондів, у тому числі _______________
фондів юридичних осіб та __________ фондів особового походження
Разом на 01 січня _______ фондів: з № _____ по № _____________________,
(цифрами і словами)
у т.ч. номерів переданих _____________,
вибулих _______________,
об'єднаних ____________,
вільних _______________.
_____________________ ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
Формат А4 (210х297).
Додаток 17
до Правил роботи
архівних установ України
ПАСПОРТ
архівної установи
( Див. текст )
Додаток 18
до Правил роботи
архівних установ України
ВІДОМОСТІ
про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня ____ року
Розділ 1.*
Відомості про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01 січня ____ року
На 01 січня ___ року було _____ фондів, _____ справ, ______ документів,
______ аркушів; _____ архівних електронних справ, _____ архівних електронних
документів.
За ___ рік надійшло __________ фондів, ______ справ, ______ документів,
_______ аркушів; _____ архівних електронних справ, ____ архівних електронних
документів;
вибуло ___ фондів, ____ справ, ____ документів, _____ аркушів; ____ архівних
електронних справ, ____ архівних електронних документів.
На 01 січня _____ року є ______ фондів, ______ справ, _____ документів,
______ аркушів; ____ архівних електронних справ, ______ архівних електронних
документів.
За списком фондів з № 1 по № ___ дорадянського періоду є в наявності
____ фондів (номерів переданих _____, приєднаних _____, втрачених _____,
пропущених ____).
За списком фондів з № 1 по № ___ радянського періоду та періоду
незалежності є в наявності ____ фондів (номерів переданих ____, приєднаних
_____, втрачених _____, пропущених _______).
За списком партійних фондів з № 1 по № __ є в наявності ____ фондів
(номерів переданих ___, приєднаних ____, втрачених ____, пропущених ______).
__________
* Заповнюється архівними установами з фондовою організацією документів.
Розділ 2.*
Відомості про зміни у складі та обсязі документів нефондової організації станом на 01 січня ______ року
На 01 січня _____ року було _____________ од. зб., __________ од. обл.,
_______ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів.
За __________ рік:
надійшло _____________ од. зб., _______________ од. обл., _________ архівних
електронних справ, _______ архівних електронних документів;
вибуло _____________ од. зб., ______________ од. обл., ____________ архівних
електронних справ, _______ архівних електронних документів.
На 01 січня ____ року є в наявності ____________ од. зб., _____________
од. обл., ________ архівних електронних справ, ________ архівних електронних
документів.
Керівник архівної установи ________ __________________
(підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
Відповідальний за облік
документів в архівній установі ________ __________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
__________
*Заповнюється архівними установами з нефондовою організацією документів.
Формат А4 (210х297).
Додаток 19
до Правил роботи
архівних установ України
КАРТКА ФОНДУ
( Див. текст )
Додаток 20
до Правил роботи
архівних установ України
КАРТКА
документів нефондової організації
(лицьовий бік картки документів нефондової організації)
__________
* Зазначається вид аудіовізуального документа або іншого спеціального документа.
| Короткий зміст документів | Крайні дати документів |
Примітки ___________________________________________________________________
_______________________________ ________ __________________________
(найменування посади) (підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
____ __________ 20 ____ року
(зворотний бік картки фонду)
Формат А5 (148х210).
Додаток 21
до Правил роботи
архівних установ України
АРКУШ-ЗАСВІДЧУВАЧ СПРАВИ № ____
У справі підшито і пронумеровано __________________________________ аркушів;
у т. ч.: літерні аркуші ___________;
пропущені номери _____________
+ аркушів внутрішнього опису __________
| Особливості фізичного стану та формування справи | №№ аркушів |
| 1 | 2 |
____________________ ________ __________________
(найменування посади (підпис) (ініціали (ініціал
працівника архіву) імені), прізвище)
____ __________ 20 ____ року
Формат А4 (210 x 297).
Додаток 22
до Правил роботи
архівних установ України
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ № _________
| №№ з/п | Індекс документа | Дата документа | Заголовок документа | №№ аркушів | Ім’я файла архівного електронного документа* | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом:
________________________________________________________________ документів,
(цифрами і словами)
________________________________________________________ аркушів документів,
(цифрами і словами)
_______________________________________________________ аркушів внутрішнього
(цифрами і словами)
опису.
____________________ ________ __________________
(найменування посади (підпис) (ініціали (ініціал
укладача опису) імені), прізвище)
____ __________ 20 ____ року
__________
* За відсутності архівних електронних справ графа 6 випускається.
Формат А4 (210 x 297).
Додаток 23
до Правил роботи
архівних установ України
Найменування архіву
КАРТКА-ЗАМІННИК ОДИНИЦІ ЗБЕРІГАННЯ
| Фонд №_____ | Опис №_____ | Од. зб. №______ | Куди або кому видано | Дата видавання і підпис працівника | Позначка про повернення |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |