Про затвердження Інструкції про забезпечення доступу до публічної інформації в Міністерстві оборони України та Збройних Силах України

На виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" , Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 583 "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади"

1. Затвердити Інструкцію про забезпечення доступу до публічної інформації в Міністерстві оборони України та Збройних Силах України, що додається.

2. Відповідальним структурним підрозділом за забезпечення доступу до публічної інформації в Міністерстві оборони України визначити Департамент преси та зв’язків із засобами масової інформації Міністерства оборони України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Наказ розіслати згідно з розрахунком розсилки.

5. Цей наказ подати в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

1.1. Ця Інструкція розроблена з метою впорядкування доступу до публічної інформації в Міністерстві оборони України (далі - Міноборони) та Збройних Силах України (далі - ЗСУ) і встановлює порядок реєстрації, опрацювання, систематизації запитів, контролю за їх розглядом та підготовки звітів щодо опрацювання запитів.

1.2. Терміни, що вживаються в цій Інструкції:

звітність - письмове або усне повідомлення про свою діяльність, виконання дорученої справи тощо;

контроль - перевірка виконання поставлених доручень за запитами на інформацію та їх розгляду;

опрацювання - надання відповіді запитувачу по суті;

реєстрація - запис, фіксація з метою обліку і надання статусу документа;

систематизація - розподіл запитів на інформацію у визначеному порядку (за алфавітом, у хронологічному порядку, за напрямом діяльності розпорядника інформації тощо).

2.1. Запит на інформацію подається до Міноборони в письмовій та усній формі під час особистого прийому, поштовим зв’язком, електронною поштою, факсом або телефонними засобами.

2.2. Запит на інформацію в усній формі або телефоном приймається посадовою особою Департаменту преси та зв’язків із засобами масової інформації Міністерства оборони України (далі - Департамент) за номером телефону, зазначеним на сайті Міноборони, при цьому необхідно навести:

прізвище, ім’я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу (адресу електронної пошти) або номер засобу зв’язку (якщо такий є);

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);

підпис і дату (за умови подання письмового запиту).

2.3. Під час отримання інформаційного запиту в усній формі або телефоном відповідальна особа складає запит на інформацію за формою, наведеною в додатку 1 до цієї Інструкції.

3.1. Адміністративний департамент Міноборони передає інформаційні запити, що надійшли поштовим зв’язком, факсом до Департаменту.

3.2. Департамент отримує запити на інформацію, здійснює їх електронну реєстрацію в день їх надходження.

3.3. Якщо запит за своїм змістом є зверненням громадян, він передається до підрозділу Міноборони, відповідального за прийом громадян, та розглядається в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян" .

3.4. Усні та письмові запити на інформацію, які отримано телефоном, телефаксом, поштою, електронною поштою, приймаються, попередньо розглядаються і централізовано реєструються в день їх надходження в реєстраційно-контрольних картках (додаток 2), придатних для обробки, на персональних комп’ютерах або в Журналі реєстрації запитів на інформацію (додаток 3).

Журнальна форма реєстрації запитів на інформацію допускається в органах військового управління з річним обсягом надходження до 500 запитів. Журнали реєстрації запитів на інформацію прошиваються, прошнуровуються, пронумеровуються, підписуються посадовою особою та скріплюються печаткою.

3.5. Запити на інформацію, подані під час особистого прийому Міністром оборони України, першим заступником Міністра оборони України, заступником Міністра оборони України, заступником Міністра оборони України - керівником апарату та керівниками структурних підрозділів апарату Міноборони, розглядаються відповідальними за проведення цих прийомів посадовими особами та передаються до Департаменту для їх подальшої реєстрації та опрацювання.

3.6. У разі безпосереднього надходження запиту на інформацію до будь-якого структурного підрозділу апарату Міноборони, який є розпорядником цієї інформації, він реєструється в окремому журналі для надання відповіді запитувачу.

У разі якщо запитувана інформація не належить до компетенції структурного підрозділу апарату Міноборони, цей запит невідкладно передається до Департаменту, який визначає відповідальний підрозділ у ЗСУ.

3.7. Після реєстрації запит на інформацію з дорученням відповідному структурному підрозділу, який є розпорядником інформації, розглядається в цей самий день і направляється для опрацювання.

4.1. Відповідь на запит на інформацію надається не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

Якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Запитувачу обов’язково надсилається повідомлення про продовження строку.

4.2. Відповідь на запит може містити:

всю запитувану інформацію;

її частину і відмову в задоволенні запиту в іншій частині;

відмову в задоволенні запиту повністю.

4.3. Відповіді на запити підписуються керівником відповідного структурного підрозділу (особою, що виконує його обов’язки).

4.4. У разі якщо запит поряд із проханням надати публічну інформацію потребує надання інформації, що не належить до публічної, відповідь направляється заявнику окремо у строки, передбачені чинним законодавством.

4.5. У разі якщо запит потребує надання інформації з обмеженим доступом, така інформація запитувачу не надається.

У разі якщо обмеження доступу містить частина запитуваної інформації, а інша частина є загальнодоступною, надається тільки загальнодоступна інформація.

4.6. Копія відповіді запитувачу передається до Департаменту для зняття з контролю.

5.1. Усі запити на інформацію, які надходять до Департаменту, разом із копіями відповідей запитувачам розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку або за напрямом діяльності розпорядника інформації.

Кожен запит на інформацію з усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу.

5.2. Установлюється трирічний строк зберігання запитів на інформацію та документів до нього.

5.3. Після закінчення строку, встановленого для зберігання документів за запитами на інформацію, вони підлягають знищенню.

5.4. Керівники структурних підрозділів, які є розпорядниками інформації, подають звіт за формою, наведеною в додатку 4 до цієї Інструкції, один раз на півроку до Департаменту для оприлюднення на веб-сайті Міноборони в мережі Інтернет.

Департамент згідно з графіком, затвердженим Міністром оборони України, здійснює перевірку у структурних підрозділах Міноборони та ЗСУ щодо своєчасного опрацювання запитів на інформацію.

7.1. Відповіді на запити на інформацію надаються безкоштовно.

7.2. Відшкодування запитувачами інформації фактичних витрат на копіювання або друк документів здійснюється у разі потреби виготовлення більш як 10 сторінок запитуваних документів. Розмір відшкодування витрат на копіювання або друк запитуваних документів визначається відповідно до розрахунку.

Оплата рахунку на відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитами на інформацію, здійснюється в будь-якій фінансовій установі, зручній для запитувача. Зразок рахунка (додаток 5) та розмір фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитами на інформацію, які надходять у Міністерство оборони України (додаток 6), розміщено на сайті Міноборони.

7.3. Відповідь на запит надається після отримання документів, що підтверджують повну оплату витрат, пов’язаних із наданням відповіді.

У разі ненадходження у місячний строк документів, що підтверджують повну оплату витрат, у базі запитів на інформацію робиться позначка про відмову в отриманні відповіді на запит на інформацію.

1. Копіювання або друк копій документів формату А4 та меншого розміру (у тому числі двосторонній друк) оплачується в розмірі 0,1 відсотка розміру мінімальної заробітної плати за виготовлення однієї сторінки.

2. Копіювання або друк копій документів формату А3 та більшого розміру (у тому числі двосторонній друк) оплачується в розмірі 0,2 відсотка розміру мінімальної заробітної плати за виготовлення однієї сторінки.

3. Копіювання або друк копій документів будь-якого формату, якщо в документах поряд з відкритою інформацією міститься інформація з обмеженим доступом, що потребує її відокремлення, приховування тощо (у тому числі двосторонній друк), оплачується в розмірі 0,5 відсотка розміру мінімальної заробітної плати за виготовлення однієї сторінки.

__________

Примітки:

1. Розмір мінімальної плати за виготовлення однієї сторінки встановлюється на дату копіювання або друку копій документів.

2. Під час копіювання або друку копій документів, що надаються за запитом на інформацію, у кількості, що перевищує 10 сторінок, норми застосовуються, починаючи з першої сторінки.