Про затвердження Порядку ротації працівників дипломатичної служби в системі органів дипломатичної служби України

Відповідно до статті 1 Закону України "Про дипломатичну службу", з метою регламентації здійснення ротації в системі органів дипломатичної служби

1. Затвердити Порядок ротації працівників дипломатичної служби в системі органів дипломатичної служби України, що додається.

2. Скасувати наказ МЗС України від 05.02.2009 № 21 "Про затвердження Положення про ротацію".

3. Департаменту персоналу забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Управлінню генерального секретаріату Департаменту з фінансово-адміністративних питань та діловодства довести цей наказ до відома першого заступника Міністра закордонних справ України, заступника Міністра закордонних справ України - керівника апарату, заступника Міністра закордонних справ України, керівників структурних підрозділів Міністерства закордонних справ України, представництв Міністерства закордонних справ України на території України та закордонних дипломатичних установ України.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України - керівника апарату.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Цей Порядок визначає основні принципи та організаційні засади проведення ротації працівників дипломатичної служби України (далі - працівники) в системі органів дипломатичної служби.

Ротація працівників здійснюється з метою належного виконання завдань дипломатичної служби, ефективного використання потенціалу працівників, забезпечення рівних можливостей для дипломатичної кар’єри та професійного росту.

2. Працівники підлягають ротації і направляються у довготермінове відрядження з урахуванням їхньої професійної підготовки, спеціалізації та досвіду роботи, а також службової необхідності.

Основними принципами ротації є:

плановість;

системність;

скоординованість заходів, що забезпечують ротацію;

накопичення інформації;

регламентованість;

наступність;

законність та прозорість.

4. Департамент персоналу з метою проведення ротації поетапно вживає таких заходів:

4.1. Формування списків посад працівників закордонних дипломатичних установ України, які підлягають ротації.

4.2. Передача переліку посад працівників у закордонних дипломатичних установах України, які підлягають ротації, до закордонних дипломатичних установ України, структурних підрозділів МЗС України та представництв МЗС України на території України.

4.3. Формування списків працівників апарату МЗС та представництв МЗС на території України, які можуть претендувати на заміщення посад у закордонній дипломатичній установі України, за результатами опрацювання внесених пропозицій.

4.4. Формування проекту Плану ротації.

4.5. Опрацювання проекту Плану ротації Радою по роботі з кадрами МЗС України.

4.6. Подання Плану ротації з рекомендаціями Ради по роботі з кадрами МЗС України Міністрові закордонних справ України.

4.7. Затвердження Плану ротації Міністром закордонних справ України.

4.8. Доведення до відома працівників про включення їх до Плану ротації.

4.9. Документальне оформлення довготермінових відряджень працівників, які підлягають ротації.

5. Кандидатури на заміщення посад у закордонних дипломатичних установах України подаються на розгляд керівниками структурних підрозділів МЗС України та представництв МЗС України на території України або шляхом подання заяви працівника від свого імені на ім’я Міністра закордонних справ України.

6. Відмова працівника, включеного до затвердженого Міністром закордонних справ України Плану ротації, від направлення у довготермінове відрядження допускається за наявності об’єктивних причин (хвороба, лікування тощо) та письмової заяви з наданням відповідних підтвердних документів.

Відмова працівника від направлення у довготермінове відрядження без об’єктивних причин враховується при просуванні по службі.

7. Працівники, включені до затвердженого Плану ротації, зобов’язані в строк, установлений наказом МЗС України про переведення працівника на відповідну посаду, виїхати до закордонних дипломатичних установ України.

Працівники, строк довготермінового відрядження яких завершився, зобов’язані протягом трьох робочих днів з моменту повернення в Україну прибути до Департаменту персоналу для вирішення питання щодо подальшого проходження дипломатичної служби.

8. Для працівників, які направляються в держави з важкими кліматичними умовами або складною політичною ситуацією, може бути передбачена ротація без повернення в апарат МЗС України до держав з нормальними кліматичними умовами та стабільною політичною ситуацією.

9. На посади, що вивільняються в результаті ротації і не можуть бути заміщені працівниками, оголошується конкурс.

З особами, які успішно пройшли конкурс для заміщення посад та стосовно яких відсутня інформація, що перешкоджає зайняттю посади, пов’язаної з виконанням функцій держави, при прийнятті на дипломатичну службу укладається контракт.

10. Працівники, направлені у довготермінове відрядження, можуть бути достроково відкликані відповідно до чинного законодавства.

11. Призначення, переведення та відкликання працівників в системі органів дипломатичної служби оформлюється наказом МЗС України.

12. Планування ротації здійснюється у такому порядку:

12.1. Департамент персоналу готує та розміщує у внутрішній електронній мережі МЗС України, а також надсилає до представництв МЗС України на території України та закордонних дипломатичних установ України список посад працівників у закордонних дипломатичних установах України, які підлягають ротації у наступному році.

12.2. Керівники структурних підрозділів МЗС України та представництв МЗС України на території України ознайомлюють під розпис підпорядкованих працівників з переліком посад працівників у закордонних дипломатичних установах України, які підлягають ротації у наступному році.

12.3. Після ознайомлення з переліком посад у закордонних дипломатичних установах України, які підлягають ротації у наступному році, керівники структурних підрозділів МЗС України та представництв МЗС України на території України передають до Департаменту персоналу письмові подання про включення до Плану ротації підлеглих працівників на заміщення відповідних посад у закордонних дипломатичних установах України.

Працівники МЗС України та представництв МЗС України на території України, кандидатури яких не внесені їхніми керівниками, можуть самостійно подавати до Департаменту персоналу письмові заяви про включення до Плану ротації на заміщення відповідних посад у закордонних дипломатичних установах України.

Працівники, які подають заяви самостійно, під час обрання посади в закордонній дипломатичній установі України на заміщення враховують рівень своєї професійної підготовки, спеціалізації та досвіду роботи, а також відповідність своєї кандидатури вимогам професійно-кваліфікаційних характеристик до обраної посади.

12.4. При внесенні керівниками структурних підрозділів МЗС України, представництв МЗС України на території України, а також самостійно працівниками пропозицій щодо заміщення посад у закордонних дипломатичних установах України одна з країн має належати до країн з важкими кліматичними умовами або складною політичною ситуацією.

12.5. Департамент персоналу опрацьовує передані подання та заяви та вносить узагальнені пропозиції до проекту Плану ротації на розгляд Ради по роботі з кадрами МЗС України.

Департамент персоналу не розглядає заяви, які надійшли з порушенням строків, встановлених підпунктом 12.3 пункту 12 цього Порядку.

12.6. На основі підготовленого проекту Плану ротації Радою по роботі з кадрами МЗС України здійснюється підбір кандидатів на посади у закордонних дипломатичних установах України з урахуванням їхньої професійної підготовки, спеціалізації, мовних знань та службової необхідності.

12.7. Після розгляду Радою по роботі з кадрами МЗС України проекту Плану ротації на наступний рік Департамент менеджменту персоналу подає його Міністру закордонних справ України з відповідними пропозиціями щодо призначення кандидатів на посади, що підлягають ротації, чи обґрунтованої відмови в такому призначенні.

План ротації на наступний рік затверджується наказом Міністерства закордонних справ України до 01 січня наступного року.

12.8. Після підписання Міністром закордонних справ України наказу МЗС України про затвердження Плану ротації працівників дипломатичної служби Департамент персоналу повідомляє працівникам про їх включення до цього Плану під розпис.

12.9. У разі якщо у Плані ротації після його затвердження залишилися посади без визначених кандидатів, Департаментом персоналу здійснюється додатковий підбір кандидатів на ці посади, який включає такі етапи:

12.9.1. Доведення списку посад без визначених кандидатів до відома працівників МЗС України та представництв МЗС України на території України, які подавали заяви про включення до Плану ротації та не були в ньому затверджені, з метою повторної подачі заяв на заміщення запропонованих посад.

12.9.2. Узагальнення поданих пропозицій та внесення їх на розгляд Ради по роботі з кадрами МЗС України.

12.9.3. Підготовка відповідних змін до Плану ротації з урахуванням рішення Ради по роботі з кадрами МЗС України та внесення їх на затвердження Міністром закордонних справ України.

12.10. Департамент персоналу на підставі Плану ротації надсилає керівникам структурних підрозділів МЗС України та представництв МЗС України на території України список працівників (із зазначенням посади в закордонній дипломатичній установі та попередньої посади в апараті МЗС України чи представництві МЗС України на території України), які повертаються з відрядження, для внесення пропозицій щодо подальшого проходження ними дипломатичної служби в апараті МЗС України чи представництві МЗС України на території України.

До цього списку не включаються працівники, які були направлені в довготермінове відрядження на контрактній основі.

12.11. Пропозиції керівників структурних підрозділів МЗС України та представництв МЗС України на території України щодо подальшого проходження дипломатичної служби працівників, які повертаються з довготермінового відрядження, вносяться на розгляд Ради по роботі з кадрами МЗС України.

Подальше проходження дипломатичної служби працівників, які повертаються з довготермінового відрядження, відбувається відповідно до статей 21 та 24 Закону України "Про дипломатичну службу".

13. Ротація проводиться у такому порядку:

13.1. Ротація працівників проводиться на основі затвердженого Плану ротації в межах поточного календарного року.

13.2. Департамент персоналу на підставі Плану ротації складає графік виїзду-повернення працівників, які підлягають ротації.

13.3. Графік виїзду-повернення працівників, які підлягають ротації, а також зміни до нього затверджуються заступником Міністра - керівником апарату МЗС України.

13.4. Оформлення ротації працівників передбачає:

формування особових справ працівників;

направлення працівників до Вищих курсів іноземних мов Дипломатичної академії України при МЗС України (у разі необхідності підтвердження рівня володіння іноземними мовами), Управління режиму та захисту інформації, військових комісаріатів (для військовозобов’язаних), закладів охорони здоров’я для проходження медичної комісії;

проходження працівниками стажування в структурних підрозділах МЗС, інших міністерствах та центральних органах виконавчої влади України, підготовка на курсах Дипломатичної академії України при МЗС України;

підготовка, візування та підписання наказів про призначення (відкликання, переведення) працівників;

оформлення проїзних документів (паспортів, віз) працівникам та членам їхніх сімей;

визначення дати виїзду-повернення працівників;

оформлення відповідно до чинного законодавства України відпустки працівникам, довготермінове відрядження яких завершено;

переведення в апарат МЗС України або в представництво МЗС України на території України працівників, які були направлені у довготермінові відрядження з апарату МЗС України чи представництв МЗС України на території України і строк яких закінчився.

14. Цей Порядок не поширює свою дію на працівників, які призначаються на посади Президентом України.