Про затвердження Порядку нагляду за реєстрацією акціонерів, проведенням загальних зборів, голосуванням та підбиттям його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств

Відповідно до пункту 13 статті 8, статей 9 та 11 Закону України "Про державне регулювання ринку цінних паперів в Україні", частини четвертої статті 40 Закону України "Про акціонерні товариства", з метою захисту прав власників цінних паперів та запобігання порушенням на фондовому ринку та враховуючи вимоги законодавства, Державна комісія з цінних паперів та фондового ринку

1. Затвердити Порядок нагляду за реєстрацією акціонерів, проведенням загальних зборів, голосуванням та підбиттям його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств (додається).

2. Департаменту з питань контрольно-правової роботи (Г.Глушко) забезпечити подання цього рішення на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Управлінню організаційного забезпечення роботи Голови Комісії та міжнародних зв'язків (Н.Піскун) забезпечити опублікування цього рішення відповідно до законодавства.

4. Це рішення набирає чинності з дня офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього рішення залишаю за собою.

1. Цей Порядок розроблений з метою здійснення перевірки Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку та її територіальними органами (далі - Комісія) дотримання вимог законодавства про цінні папери та акціонерні товариства, і визначає процедуру призначення Комісією представників для здійснення нагляду за реєстрацією акціонерів (їх представників), проведенням загальних зборів, голосуванням та підбиттям його підсумків на загальних зборах публічних та приватних акціонерних товариств (далі - Нагляд) та порядок проведення такого Нагляду в публічних та приватних акціонерних товариствах (далі - акціонерне товариство).

2. Представники Комісії здійснюють нагляд за дотриманням вимог законодавства про цінні папери та акціонерні товариства при проведенні реєстрації акціонерів (їх представників), проведенні загальних зборів, голосуванні та підбитті його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств.

3. Представники Комісії - працівники Комісії, з яких формується контрольна група (керівник та члени контрольної групи) для здійснення нагляду за дотриманням вимог законодавства про цінні папери та акціонерні товариства при проведенні реєстрації акціонерів (їх представників), проведенні загальних зборів, голосуванні та підбитті його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств (далі - Представники Комісії).

1. Представники Комісії, що здійснюють Нагляд, можуть призначатися:

за зверненням акціонера(ів) (їх представників за довіреністю), повноваження якого (яких) підтверджені випискою з рахунку в цінних паперах (особового рахунку), складеною на дату після повідомлення про проведення загальних зборів;

за зверненням посадової(их) особи (осіб) органів акціонерного товариства;

за зверненням реєстратора або депозитарію акціонерного товариства у випадку, якщо повноваження реєстраційної комісії та/або лічильної комісії за договором передані реєстратору або депозитарію (з доданням копії договору);

за ініціативою Комісії та/або її територіальних органів.

2. Звернення до Комісії повинні бути обґрунтованими та містити, зокрема, відомості про:

річні або позачергові збори;

ініціаторів проведення загальних зборів (за наявності цієї інформації у заявника);

час та місце проведення реєстрації акціонерів на загальних зборах акціонерного товариства (додається копія повідомлення про проведення загальних зборів чи копія публікації повідомлення про проведення загальних зборів);

порядок денний загальних зборів акціонерів товариства;

державну частку в статутному капіталі акціонерного товариства (за наявності такої інформації).

3. Звернення осіб, визначених пунктом 1 цього розділу, щодо призначення Представників Комісії має бути подано до Комісії не пізніше ніж за 15 календарних днів до дати проведення загальних зборів.

Підставами для відмови у призначенні Комісією Представників Комісії можуть бути:

відсутність у зверненні інформації, передбаченої пунктом 2 цього розділу;

порушення строку, встановленого цим пунктом.

4. За наявності підстав, передбачених пунктом 1 цього розділу, для призначення Представників Комісії структурний підрозділ центрального апарату Комісії, на який покладено функції щодо організації, координації та здійснення контрольно-ревізійної діяльності, готує та вносить на розгляд Голови Комісії та/або члена Комісії, який має повноваження згідно з розподілом обов'язків відповідно до наказу Голови Комісії, пропозиції щодо призначення Представників Комісії та визначення обсягу Нагляду.

5. Рішення про призначення Представників Комісії для здійснення Нагляду оформлюється дорученням на проведення нагляду за реєстрацією акціонерів та/або проведенням загальних зборів, голосуванням та підбиттям його підсумків на загальних зборах акціонерного товариства (далі - Доручення) за формою, визначеною додатком 1.

Якщо до складу Представників Комісії входять працівники кількох структурних підрозділів центрального апарату Комісії, та/або представники центрального апарату Комісії, та/або територіального(их) органу(ів), рішення про призначення Представників Комісії для здійснення Нагляду оформлюється наказом Голови Комісії та Дорученням.

6. Керівник територіального органу Комісії має право самостійно за наявності підстав, передбачених пунктом 1 цього розділу, надавати Доручення на проведення нагляду за реєстрацією акціонерів, проведенням загальних зборів, голосуванням та підбиттям його підсумків тих акціонерних товариств, загальні збори яких проводяться на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці цього територіального органу.

Склад Представників територіального органу Комісії, що здійснюють Нагляд, визначає керівник територіального органу Комісії.

7. Для здійснення Нагляду утворюється контрольна група у складі не менше двох осіб.

8. Голова Комісії, члени Комісії та керівники територіальних органів Комісії як уповноважені особи Комісії мають право здійснювати Нагляд без Доручення на підставі службового посвідчення.

Представники Комісії здійснюють Нагляд на підставі службового посвідчення та Доручення.

Доручення надається працівникам центрального апарату Комісії Головою або членом Комісії, який має відповідні повноваження згідно з розподілом обов'язків відповідно до наказу Голови Комісії.

Доручення працівникам територіальних органів Комісії надається керівником відповідного територіального органу Комісії.

9. З числа Представників Комісії Головою Комісії, або членом Комісії, який має повноваження згідно з розподілом обов'язків відповідно до наказу Голови Комісії, або керівником відповідного територіального органу Комісії призначається керівник контрольної групи, про що зазначається в Дорученні.

Керівник контрольної групи має право:

самостійно приймати рішення з питань організації та послідовності проведення Нагляду;

розподіляти між членами контрольної групи обов'язки щодо проведення Нагляду;

здійснювати повноваження, передбачені пунктом 4 розділу III цього Порядку;

у разі необхідності звертатися до органів внутрішніх справ, які відповідно до статті 10 Закону України "Про державне регулювання ринку цінних паперів в Україні" зобов'язані вживати відповідних заходів.

10. Голова Комісії, член Комісії, керівник територіального органу Комісії, працівник Комісії може брати участь у здійсненні Нагляду за відсутності конфлікту інтересів.

11. У разі виникнення конфлікту інтересів після призначення складу контрольної групи працівник Комісії, призначений до складу цієї контрольної групи, зобов'язаний письмово повідомити про це уповноважену особу Комісії, яка надала Доручення, для вирішення питання про можливість здійснення ним Нагляду.

12. У разі надання Доручення працівникам центрального апарату Комісії територіальний орган Комісії, на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці якого акціонерним товариством проводяться загальні збори, повідомляється про видачу такого Доручення листом (за підписом керівника структурного підрозділу центрального апарату Комісії, на який покладено функції щодо організації, координації та здійснення контрольно-ревізійної діяльності), особисто, факсограмою або електронною поштою.

Після отримання територіальним органом Комісії повідомлення, зазначеного в абзаці першому цього пункту, та у разі наявності Доручення, виданого територіальним органом Комісії щодо цього акціонерного товариства, таке Доручення негайно скасовується керівником цього територіального органу.

13. Доручення виписуються у двох примірниках, які видаються контрольній групі.

14. Облік виданих Доручень ведеться структурним підрозділом центрального апарату Комісії, на який покладено функції щодо організації, координації та здійснення контрольно-ревізійної діяльності, та територіальними органами Комісії в окремому журналі за встановленою Комісією формою.

1. Структурний підрозділ центрального апарату Комісії, на який покладено функції щодо організації, координації та здійснення контрольно-ревізійної діяльності, або територіальні органи Комісії письмово повідомляють акціонерне товариство про призначення Представників Комісії до початку реєстрації акціонерів для участі у загальних зборах та у разі потреби відповідно до Закону України "Про державне регулювання ринку цінних паперів в Україні" визначають перелік документів, необхідних для надання їх контрольній групі при здійсненні Нагляду.

2. Повідомлення про призначення Представників Комісії (далі - Повідомлення) за формою, встановленою додатком 2, надсилається акціонерному товариству поштою (рекомендованим листом) та, у разі необхідності, факсом або вручається під підпис голові, або члену наглядової ради товариства, або керівнику виконавчого органу товариства (у разі їх відсутності - іншій особі, відповідальній за проведення реєстрації акціонерів та/або проведення загальних зборів акціонерів) до початку реєстрації акціонерів.

При особистому врученні Повідомлення зазначеній особі ставиться відмітка на копії повідомлення про його отримання. При цьому зазначаються прізвище, ім'я, по батькові цієї особи, дата та час отримання Повідомлення, підпис особи, яка отримала Повідомлення.

3. Підтвердженням своєчасного повідомлення акціонерного товариства про призначення Представників Комісії є:

при направленні Повідомлення поштою - другий примірник Повідомлення, що містить вихідний реєстраційний номер Комісії або її територіального органу, та реєстр про відправлення кореспонденції;

при передачі Повідомлення факсом - інформація про проходження факсу;

при врученні під підпис особам, зазначеним у пункті 2 цього розділу, - відмітка на копії Повідомлення, а у випадку відмови в отриманні Повідомлення цими особами - відмітка про відмову (здійснюється керівником та членами контрольної групи та засвідчується їх підписами).

4. При здійсненні Нагляду Представники Комісії мають право:

безперешкодно входити до місць, де проводяться загальні збори, реєстрація акціонерів, голосування та підбиття його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств за службовим посвідченням;

доступу до документів та інших матеріалів, необхідних для проведення Нагляду;

вимагати надання письмових пояснень, документів (належним чином засвідчених копій), виписок, витягів з відповідних документів, які необхідні Представникам Комісії при здійсненні Нагляду, та іншу інформацію у посадових осіб акціонерного товариства, та/або осіб, уповноважених на скликання загальних зборів, проведення реєстрації акціонерів (їх представників), проведення загальних зборів, голосування та підбиття його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств, та/або представників юридичної особи, яка веде облік права власності на акції товариства, та/або акціонерів (їх представників) у зв'язку з реалізацією своїх повноважень щодо здійснення Нагляду;

відповідно до Доручення порушувати справи про правопорушення на ринку цінних паперів та складати акти про правопорушення на ринку цінних паперів (стосовно юридичних осіб);

складати протоколи про адміністративне правопорушення (стосовно фізичних або посадових осіб).

5. При здійсненні Нагляду Представники Комісії зобов'язані дотримуватися вимог законодавства.

6. Перед початком Нагляду керівник контрольної групи:

перевіряє повноваження посадових осіб акціонерного товариства, реєстратора або депозитарію у випадку, якщо повноваження реєстраційної комісії та/або лічильної комісії за договором передані такій особі, інших осіб, відповідальних за проведення реєстрації акціонерів (їх представників) та/або проведення загальних зборів, голосування та підбиття його підсумків на загальних зборах, які повинні бути підтверджені відповідними документами;

вручає під підпис голові, або члену наглядової ради акціонерного товариства, або керівнику виконавчого органу акціонерного товариства (у разі їх відсутності - іншій особі, відповідальній за проведення реєстрації акціонерів (їх представників) та/або проведення загальних зборів, голосування та підбиття його підсумків на загальних зборах) один примірник Доручення (у якому зазначено підставу проведення Нагляду), про що робиться відмітка в другому примірнику Доручення;

представляє членів контрольної групи;

повідомляє про повноваження Представників Комісії згідно із Законами України "Про державне регулювання ринку цінних паперів в Україні" та "Про акціонерні товариства";

обговорює та вирішує організаційні питання щодо здійснення Нагляду.

7. Посадові особи акціонерного товариства та/або особи, уповноважені на скликання загальних зборів, проведення реєстрації акціонерів (їх представників), проведення загальних зборів, голосування та підбиття його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств, та/або представники юридичної особи, яка веде облік права власності на акції товариства, та/або акціонери (їх представники) попереджаються керівником контрольної групи, що вони зобов'язані:

дотримуватись законодавства, яким встановлений порядок реєстрації акціонерів (їх представників), проведення загальних зборів, голосування та підбиття його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств;

забезпечити вільний доступ Представників Комісії до всіх приміщень, документів та іншої інформації, необхідних для проведення Нагляду та складання протоколу здійснення нагляду за реєстрацією акціонерів, проведенням загальних зборів, голосуванням та підбиттям його підсумків (далі - Протокол) за формою, встановленою додатком 3;

створити Представникам Комісії належні умови для здійснення Нагляду, в тому числі надати місце для роботи, можливість користуватися зв'язком, оргтехнікою, іншими послугами технічного характеру на їх вимогу за місцем проведення реєстрації акціонерів, проведення загальних зборів, голосування та підбиття його підсумків протягом часу, необхідного для здійснення Нагляду, складання Протоколу.

надавати документи (належним чином засвідчені копії), виписки, витяги з документів та іншу інформацію, необхідну Представникам Комісії при здійсненні Нагляду.

8. Під час здійснення нагляду за реєстрацією акціонерів Представниками Комісії перевіряються:

відповідність наданого для реєстрації акціонерів переліку акціонерів акціонерного товариства, які мають право на участь у загальних зборах, вимогам, встановленим законодавством про Національну депозитарну систему України;

повноваження реєстраційної комісії та її членів;

відповідність документів, які підтверджують право участі акціонерів (їх представників за довіреністю) у загальних зборах, вимогам законодавства про цінні папери та акціонерні товариства та наявність підстав відмови у реєстрації;

наявність кворуму загальних зборів згідно з наданим протоколом реєстраційної комісії;

відповідність реєстрації акціонерів (їх представників за довіреністю) вимогам законодавства про цінні папери та акціонерні товариства.

9. Під час здійснення нагляду за проведенням загальних зборів, голосуванням та підбиттям його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств Представниками Комісії перевіряються:

відповідність переліку питань, які розглядаються загальними зборами, порядку денному, затвердженому наглядовою радою акціонерного товариства (в разі скликання позачергових загальних зборів на вимогу акціонерів у випадках, передбачених частиною шостою статті 47 Закону України "Про акціонерні товариства", - порядку денному, затвердженому акціонерами, які цього вимагають), порядку денному, який був надісланий акціонеру разом з повідомленням про проведення загальних зборів, та порядку денному, оприлюдненому згідно із законом;

повноваження лічильної комісії та її членів;

відповідність процедур голосування та підрахунку голосів вимогам законодавства про цінні папери та акціонерні товариства.

10. Представники Комісії мають право вимагати надання письмових пояснень, документів (належним чином засвідчених копій), виписок, витягів з відповідних документів, які необхідні Представникам Комісії при здійсненні Нагляду, та іншу інформацію у посадових осіб акціонерного товариства та/або осіб, уповноважених на скликання загальних зборів, проведення реєстрації акціонерів (їх представників), проведення загальних зборів, голосування та підбиття його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств, та/або представників юридичної особи, яка веде облік права власності на акції товариства, та/або акціонерів (їх представників) у зв'язку з реалізацією своїх повноважень щодо здійснення Нагляду.

Посадові особи акціонерного товариства, та/або особи, уповноважені на скликання загальних зборів, проведення реєстрації акціонерів (їх представників), проведення загальних зборів, голосування та підбиття його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств, та/або представники юридичної особи, яка веде облік права власності на акції товариства, завіряють копії документів на вимогу контрольної групи для приєднання їх до протоколу Нагляду.

1. За результатами Нагляду контрольна група складає Протокол у двох примірниках.

2. У Протоколі відображаються результати Нагляду відповідно до повноважень, наданих Представникам Комісії Дорученням.

3. Протокол підписують керівник та члени контрольної групи. Будь-які виправлення та доповнення до Протоколу після його підписання членами контрольної групи повинні обов'язково підтверджуватись підписами всіх членів контрольної групи.

Сторінки Протоколу нумеруються та підписуються керівником та всіма членами контрольної групи. До Протоколу додаються документи згідно з переліком, вказаним у Протоколі.

4. У разі ненадання посадовими особами акціонерного товариства, та/або особами, уповноваженими на скликання загальних зборів, проведення реєстрації акціонерів (їх представників), проведення загальних зборів, голосування та підбиття його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств, та/або представниками юридичної особи, яка веде облік права власності на акції товариства, та/або акціонерами (їх представниками) письмових пояснень, документів (належним чином засвідчених копій), виписок, витягів із відповідних документів, які необхідні Представникам Комісії при здійсненні Нагляду, та іншої інформації незалежно від причин ненадання в Протоколі робиться запис про це із зазначенням причин їх ненадання.

Термін надання таких документів може бути встановлений керівником контрольної групи, але не більш ніж три робочі дні. У разі ненадання письмових пояснень, документів (належним чином засвідчених копій), виписок, витягів із відповідних документів, які необхідні Представникам Комісії при здійсненні Нагляду, та іншої інформації до моменту складання та підписання Протоколу, складеного за результатами Нагляду, керівником контрольної групи надається письмовий запит посадовій особі акціонерного товариства, та/або особі, уповноваженій на скликання загальних зборів, проведення реєстрації акціонерів (їх представників), проведення загальних зборів, голосування та підбиття його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств, та/або представнику юридичної особи, яка веде облік права власності на акції товариства, та/або акціонерам (їх представникам) із зазначенням переліку документів та термінів їх надання.

5. Якщо член контрольної групи не згодний зі змістом Протоколу, він має право подати уповноваженій особі, яка видала Доручення, у письмовій формі обґрунтування своєї окремої думки.

6. Протокол після підписання його всіма членами контрольної групи підписується також посадовою особою акціонерного товариства, та/або особою, уповноваженою на скликання загальних зборів, проведення реєстрації акціонерів (їх представників), проведення загальних зборів, голосування та підбиття його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств, та/або представником юридичної особи, яка веде облік права власності на акції товариства, і один примірник Протоколу вручається цій особі, про що зазначається у другому примірнику.

7. У разі відмови посадової особи акціонерного товариства, та/або особи, уповноваженої на скликання загальних зборів, проведення реєстрації акціонерів (їх представників), проведення загальних зборів, голосування та підбиття його підсумків на загальних зборах акціонерних товариств, та/або представника юридичної особи, яка веде облік права власності на акції товариства підписати та/або отримати Протокол про це робиться запис у Протоколі керівником контрольної групи і один примірник Протоколу протягом трьох робочих днів надсилається поштою за місцезнаходженням акціонерного товариства листом з повідомленням про вручення.

8. Дії Представників Комісії можуть бути оскаржені до Комісії або до суду відповідно до законодавства.

1. Після здійснення Нагляду контрольною групою, сформованою з працівників центрального апарату Комісії, один примірник Доручення та Протоколу повертається керівником контрольної групи до структурного підрозділу центрального апарату Комісії, на який покладено функції щодо організації, координації та здійснення контрольно-ревізійної діяльності, і зберігається разом з іншими матеріалами Нагляду.

2. Після здійснення Нагляду контрольною групою, сформованою із працівників територіального органу Комісії, один примірник Доручення та Протоколу повертається керівником контрольної групи до територіального органу Комісії і зберігається разом із іншими матеріалами Нагляду.

3. Копія Протоколу, який залишається у територіальному органі Комісії, протягом трьох робочих днів після здійснення Нагляду направляється до структурного підрозділу центрального апарату Комісії, на який покладено функції щодо організації, координації та здійснення контрольно-ревізійної діяльності.

4. У разі виявлення за результатами Нагляду фактів, які містять ознаки правопорушень, застосування заходів впливу щодо яких не входить до компетенції Комісії, структурний підрозділ центрального апарату Комісії, на який покладено функції щодо організації, координації та здійснення контрольно-ревізійної діяльності, або територіальний орган Комісії надсилає відповідним державним органам матеріали стосовно таких фактів.

1. Контроль за Наглядом здійснюється структурним підрозділом центрального апарату Комісії, на який покладено функції щодо організації, координації та здійснення контрольно-ревізійної діяльності.

2. Загальний контроль за здійсненням Нагляду представниками Комісії (в тому числі її територіальними органами) здійснює Голова Комісії або член Комісії відповідно до розподілу обов'язків.