Щодо труднощів, які виникають при підготовці та поданні електронних варіантів матеріалів атестаційних справ

У зв'язку з численними зверненнями до ВАК України щодо труднощів, які виникають при підготовці та поданні електронних варіантів матеріалів атестаційних справ, та з метою удосконалення процесу приймання атестаційних документів у ВАК України

1. Спеціалізованим ученим радам вжити необхідних заходів щодо підвищення якості підготовки електронних варіантів матеріалів атестаційних справ, забезпечити здобувачів необхідними технічними та програмними засобами, консультативною допомогою фахівців.

2. Вченим секретарям спеціалізованих учених рад під час комплектування атестаційних справ особисто перевіряти гнучкі магнітні диски з електронними варіантами документів на відповідність наявних у них файлів вимогам Інструкції про порядок підготовки та подання електронних варіантів матеріалів дисертаційних справ, затвердженої наказом ВАК України від 23.10.1997 р. N 559 ("Бюлетень ВАК України", 1997, N 4) та доповнень до неї ("Бюлетень ВАК України", 1998, N 2 та "Бюлетень ВАК України", 1999, N 6).

3. Перевірку та внесення в разі необхідності виправлень до електронних варіантів матеріалів атестаційних справ здійснювати силами штатних працівників ВАК України безкоштовно.

4. Затвердити зміни та доповнення до Інструкції про порядок підготовки та подання електронних варіантів матеріалів атестаційних справ. (Додаються).

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника голови ВАК України М.Ф.Степка.

У зв'язку з тим, що при підготовці здобувачами електронних варіантів документів атестаційних справ виникають певні труднощі, які призводять до непорозумінь під час приймання дисертацій та атестаційних справ, ВАК України вважає за необхідне довести до відома спеціалізованих учених рад і здобувачів таку допоміжну інформацію.

Як показує аналіз, здобувачі припускають багато помилок при підготовці файла form 13.xls за допомогою електронної таблиці Excel. Основні з них такі:

1. Ім'я файла вводиться неправильно. В імені файла після "form" перед "13" часто вводять символ пропуску.

2. Часто інформацію вводять до кількох рядків таблиці Excel. Дані повинні вводитися в один рядок з номером 1 і в колонки з номерами від A до CF. Тоді інформація вводиться до одного запису бази даних. Для переходу від колонки до колонки слід користуватися клавішею з правою стрілкою, а не клавішею Enter. Клавіша Enter породжує нові рядки, а кожний рядок завантажується в окремий запис бази даних, тоді як атестаційній справі одного здобувача відповідає тільки один запис у базі даних.

3. Не потрібно форматувати колонки, в які вводяться дати або числа. Всі дані вводяться у текстовому форматі, який використовується в Excel за замовчуванням. Особливу увагу потрібно звернути на поле "Шифр спеціальності". Excel часто перед двома останніми цифрами шифру вводить 19 або 20, сприймаючи шифр спеціальності як дату. В цьому випадку потрібно відформатувати зміст колонки F як текст і ввести потрібні дані.

4. Трапляються випадки, коли файл form 13.xls не завантажується в базу даних. Причиною цього є або використання нестандартної конфігурації Excel, або те, що параметром "Регіональні установки" операційної системи Windows не є "Україна" (цей параметр істотно впливає на формат представлення дати).

Технологія введення даних до файла form 13.xls.

1. Завантажити електронну таблицю Excel стандартної конфігурації для операційної системи Windows 95 або попередніх (але не версії 1997 року!!!).

2. Колонки Excel форматувати не потрібно, вводити дані тільки до рядка 1 відповідних колонок (від A до CF). При введенні даних необхідно контролювати кількість введених символів. Треба пам'ятати, що до числа символів належить і символ пропуску.

3. Якщо інформація щодо результатів досліджень (позиції від 81 до 84) має обсяг, який вміщується в одну (CC), дві (CC та CD) чи три (CC, CD та CE) колонки, то інші колонки (відповідно CD, CE, CF; або CE, CF; або CF) використовувати не потрібно (в таблиці буде не 84 поля, а менше). Переходити від колонки до колонки потрібно клавішею зі стрілкою вправо. Дані, які записуються до колонок, не повинні починатися з символу пропуску.

4. При занесенні інформації щодо наукового керівника, консультанта і опонентів вводити прізвища та ініціали, їхні наукові ступені і вчені звання вводити в скороченій формі. Довгі назви установ, посад, відділів та кафедр також слід скорочувати згідно із загальноприйнятими правилами скорочення українських слів. Застосування абревіатур не дозволяється.

5. До поля "Галузь науки" назву галузі потрібно вводити так: технічні, фізико-математичні, медичні і т.ін., але мистецтвознавство, фіз.вих. і спорт.

6. Другий і подальші за номерами рядки чи зайві колонки (від CG і далі або невикористані колонки в позиціях 82-83) слід вилучити, використовуючи в меню Excel функцію Edit.

7. Після завершення введення даних потрібно зберегти файл, присвоївши йому ім'я form 13. Розширення .xls Excel допише сам. Перед збереженням файла курсор необхідно встановити в перший рядок однієї з введених колонок (A1-CF1).

8. Перевірити файл на відсутність вірусів.

Для коректного введення дати з 1 січня 2000 року до Інструкції про порядок підготовки та подання електронних варіантів матеріалів атестаційних справ, затвердженої наказом ВАК України від 23 жовтня 1997 р. N 559, вносяться такі зміни:

До структури та складу файла form 13.xls:

для поля N 9 "Дата захисту" (колонки в Excel "I") встановити кількість символів 10. Приклад заповнення 15.01.2000;

для поля N 25 "Дата призначення на посаду" (колонка в Excel "Y") встановити символів 10. Приклад заповнення 01.07.2001;

До структури та складу файла out.xls:

Для поля N 10 "Дата захисту" (колонка в Excel "J") встановити кількість символів 10. Приклад заповнення 07.02.2000.