Резолюція проставляється безпосередньо на документі або на реєстраційних картках у спеціальній графі.
4.9. Відмітки про проходження та виконання документів
4.9.1. Проходження документа в Міністерстві супроводжується обов'язковим проставленням на ньому:
- позначки про надходження (реєстрацію) документа, що проставляється на нижньому полі першого аркуша праворуч і містить такі елементи: найменування Міністерства, дату надходження документа, індекс документа;
- позначки про взяття документа на контроль, що проставляється на лівому полі першого аркуша документа, і позначається словом "Контроль" або літерою "К";
- позначки про виконання документа і направлення його у справу, що проставляється на нижньому лівому полі першого аркуша документа і містить такі елементи: коротку довідку про виконання (якщо немає документа про виконання), слова "До справи" і номер справи, до якої документ буде підшито, дату направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця.
Приклад
До справи N 06/24
Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 16.10.2006
(посада) ініціал(и), прізвище
Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;
4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, що зазначаються на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті.
Приклади
Петренко 275 12 64
або
Петренко Микола Іванович 275 12 64
4.10. Оформлення копій документів
4.10.1. Копія документа виготовляється й видається з дозволу керівництва Міністерства або керівника структурного підрозділу. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в самому Міністерстві.
При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ посадових осіб та учнів, Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.10.2. Копія з документа відтворюється засобами оперативної поліграфії.
Відмітка "копія" проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч.
Засвідчуваний напис складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту "підпис".
Приклад
Згідно з оригіналом
Посада Підпис Ініціал(и), прізвище
16.10.2006
4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії документа.
Приклад
дата індекс
Посада Підпис Ініціал(и), прізвище
З оригіналом згідно
Дата
Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, із якими вони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис завіряється печаткою, що відтворює найменування Міністерства (не гербова). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені на оригіналі.
4.11. Оформлення додатків до документів
4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
- додатки, що затверджуються або вводяться розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
4.11.3. У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.
Приклад
"Розробити й подати на затвердження Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка по формі, зазначеній у додатку 1".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер. Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч.
Приклад
Додаток 1 до наказу Міністерства юстиції України від 16.10.2006 N 15.
У разі наявності кількох додатків, на них проставляються порядкові номери.
Приклад
Додаток 1, Додаток 2 і т.д.
Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівником структурних підрозділів Міністерства на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
4.11.4. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку у тексті документа про їх наявність.
Приклад
- якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправнику, а другий залишається у відділі документального забезпечення (додаток 1).
Такі додатки повинні мати порядковий номер та відмітку з посиланням на пункт тексту документа, що вони пояснюють, та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.
Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч.
Приклад
Додаток 1
до п. 3.1.2.
Примірної інструкції
з діловодства
у міністерствах,
інших центральних
органах виконавчої влади,
Раді міністрів Автономної
Республіки Крим, місцевих
органах виконавчої влади
Ці додатки мають суцільну нумерацію аркушів разом з основним документом.
4.11.5. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, які не названо у тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників.
Приклад:
Додатки: 1. Довідка про використання нотаріальних бланків за
1 квартал 2006 р. на 5 арк. у 1 прим.
2. Графік прийому відвідувачів на 2 квартал 2006 р. на
2 арк. у 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:
Додаток: Висновок судово-медичної експертизи від 25.01.2006 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 1 прим.
Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначають.
Приклад
Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.
На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:
Додаток: згідно з описом на 67 арк.
Якщо додаток надсилається не в усі зазначені у документі адреси, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 1 прим. на першу адресу.
4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами.
4.12.1. У Міністерстві друкуються тільки службові документи, за допомогою ПК, ретельно вивірені та завізовані виконавцем та керівником підрозділу.
4.12.2. Текст документів формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 - через один міжрядковий інтервал.
Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два інтервали.
4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.
Приклад
ПОГОДЖЕНО
1,5
Заступник Міністра
1
юстиції України
2
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
1,5
Дата
4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.
4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.
4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем.
4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
4.12.8. При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора:
0 від межі лівого поля для - реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа й направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";
1 - після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;
2 - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;
3 - після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;
4 - після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";
5 - після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
6 - після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису у реквізиті "Підпис";
7 - після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження й узгодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.
4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.
4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
4.13. Розмноження документів
4.13.1. Необхідність розмноження документів, що стосуються службової діяльності Міністерства, визначається керівниками структурних підрозділів.
4.13.2. Розмноження документації повинно здійснюватись у спеціалізованому підрозділі за такими правилами:
- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 7);
- документи на розмноження передаються разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється строк виконання замовлення;
- замовлення реєструється у спеціальному журналі (додаток 6). При одержанні розмноженого матеріалу посадова особа, як його одержує, розписується на замовленні і зазначає дату одержання;
- оригінали документів після зняття з них копій повертаються за належністю.
4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів
4.14.1. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до планів їх роботи.
У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, строк подання документів.
Керівники структурних підрозділів завчасно подають до занесення в план роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за доцільне розглянути на засіданні колегіального органу. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.
4.14.2. Документи з питань, що виносяться на обговорення колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи складають:
- доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками й пропозиціями;
- проект рішення колегіального органу, а при потребі й проект наказу;
- довідку із зауваженнями до проекту, складену зацікавленими установами та структурними підрозділами;
- узагальнення, аналіз чи довідки з питань, що обговорюються;
- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.
4.14.3. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, що оформляється відповідно до правил.
Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання окремо.
4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань покладається на керівників відповідних структурних підрозділів Міністерства.
4.14.6. Після засідання члени колегіального органу та особи, що були запрошені для участі в засіданні, повертають одержані документи секретарю колегіального органу, про що ним робиться відмітка в розрахунку розсилки документів. Зайві примірники знищуються секретарем колегіального органу.
4.14.7. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів до засідань та перевіряє наявність всіх документів і правильність їх оформлення.
У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду на засіданні секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде розглядатися це питання, чи буде знято з порядку денного засідання.
4.14.8. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і при потребі чітко формулюють свої зауваження й пропозиції.
4.15. Оформлення документів про відрядження
4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.
4.15.2. У разі необхідності відрядження працівника поза планом керівник підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я керівництва Міністерства зазначає куди, на який строк, із якою метою необхідно відрядити працівника.
Доповідна записка (заява) разом із проектом наказу та посвідченням про відрядження передається керівництву Міністерства, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 8).
4.15.3. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання одержаного завдання і подає до бухгалтерії авансовий звіт за встановленою формою.
5. Робота виконавців із документами
5.1. Керівники структурних підрозділів Міністерства забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день їх надходження, контроль за строками та якісним виконанням документів по суті питань.
5.2. Виконавець одержує документи у день їх реєстрації або на наступний день. Термінові документи передаються негайно.
5.3. Виконання документа передбачає: збір і обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на підпис (затвердження) керівництву Міністерства та підготовку до відправлення адресату.
Виконавець визначає необхідну кількість екземплярів документа, передає документ на тиражування. На документ, що розсилається більше ніж у чотири адреси, виконавець готує список для розсилки.
5.4. При оперативному вирішенні питань без складання додаткових документів виконавець проставляє відмітки на документі: про дату надходження, про дати проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), про дату й результати остаточного виконання.
Усі відмітки розміщуються на зворотному боці останнього аркуша документа ліворуч.
5.5. При наявності відповідального виконавця, всі інші виконавці відповідають за своєчасну і якісну інформацію та подання відповідальному виконавцю у встановлені ним строки необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, відомостей тощо).
Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, що використовувалась при підготовці документа.
6. Порядок оброблення та відсилання вихідних документів
6.1. Вихідна кореспонденція, у тому числі створена за допомогою ПК, обробляється й відправляється централізовано в день її одержання від підрозділів або на наступний робочий день.
Не допускається відправлення або передача документів без обліку у відповідних журналах вихідної кореспонденції.
6.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівником обов'язково перевіряється:
- правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;
- правильність зазначення адреси кореспондента;
- наявність необхідних підписів на документі;
- наявність на документі відмітки про додатки;
- наявність прізвища виконавця та номера телефону;
- відповідність кількості екземплярів до кількості адресатів.
6.3. Документи, що оформлені неналежним чином, підлягають поверненню.
6.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.
6.5. Документи, що адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським або типографським способом.
6.6. При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулицю, номер будинку).
6.7. У журналі вихідної кореспонденції зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, кількість додатків.
6.8. Документи, що доставляються до місця призначення особисто виконавцем, облікуються у відповідних журналах вихідної кореспонденції "Нарочно".
6.9. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установі, що є автором зазначених документів. В інші установи надсилаються другі примірники або завірені копії.
6.10. Вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення виконавці або уповноважені особи (діловоди) передають в Управління документального забезпечення уповноваженій особі, що здійснює відправку документів у конкретно визначені для цього години:
понеділок, вівторок, середа, четвер - до 16 години.
п'ятниця - до 15 години.
7. Організація контролю за виконанням документів
7.1. Завдання й порядок контролю за виконанням документів
7.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного їх виконання.
7.1.2. Контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів та звернень народних депутатів України та інших документів, визначених резолюцією керівництва Міністерства.
7.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у документі (постанові, рішенні, наказі, розпорядженні тощо), резолюції керівництва міністерства та безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ виконується кількома посадовими особами, відповідальною за організацію виконання (скликання) є посадова особа, яка у резолюції зазначена першою.
7.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами та листами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями та дорученнями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, запитами та зверненнями народних депутатів України, здійснює заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень. Безпосередній контроль за строками виконання документів, що надійшли від вищестоящих органів влади покладається на Відділ контролю.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює посадова особа, відповідальна за ведення діловодства.
7.2. Строки виконання документів
7.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 9).
7.2.2. Завдання щодо яких визначено строки виконання, виконуються в установлені строки.
Якщо строк виконання завдання не визначено, керівництво міністерства розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученням Прем'єр-міністра, запитами та зверненнями народних депутатів України, відразу після реєстрації.
У разі відсутності у резолюції керівництва Міністерства строку виконання, відділ контролю самостійно встановлює строк відповідно до актів законодавства, Порядку організації та здійснення контролю за виконанням актів та доручень у Міністерстві, затвердженому наказом Міністерства юстиції або резолюції керівництва.
7.2.3. Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження, створених установою документів.
Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, документи з позначкою "терміново" - протягом 7 днів від дати підписання документа, документи із резолюцією Міністра "доповісти" - протягом 7 днів, або у строк, визначений резолюцією Міністра. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.
7.2.4. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим письмовим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дня до закінчення встановленого строку виконання.
7.3. Здійснення контролю за виконанням документів
7.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольних документів;
- перевірки своєчасного доведення документа до виконавця;
- попередньої перевірки й регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);
- інформування Міністра про хід та підсумки виконання документів (доручень);
- зняття документів із контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
7.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольних карток (РКК), додаткові примірники яких виготовляються при взятті документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на реєстраційно-контрольній картці проставляється штамп чи надпис "Контроль", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.
7.3.3. РКК контрольних документів групуються в спеціальній контрольній картотеці за строками виконання документів.
7.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК до графи "відмітка про виконання документа". При цьому попередні записи не закреслюються.
7.3.5. Пошук необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання і змістом.
7.3.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені, і кореспонденту надано відповідь по суті.
7.3.7. Зупинити виконання документа, скасувати його або змінити виконавця має право лише вищий орган, а внутрішніх документів керівництво Міністерства.
7.3.8. Співробітники контрольної служби щодня переглядають картки і нагадують по телефону виконавцям про закінчення терміну виконання документів.
7.3.9. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому в РКК та комп'ютерній базі даних робиться відмітка про зняття з контролю.
7.3.10. Датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями та дорученнями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, запитами та зверненнями народних депутатів України, вважається дата реєстрації в міністерстві вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.
8. Складання номенклатури і формування справ
8.1. Складання номенклатури справ
8.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Міністерства, оформлений у відповідному порядку, із зазначенням строків зберігання справ.
8.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для Міністерства документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їх змістом та різновидом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
8.1.3. Незалежно від наявності номенклатури справ Міністерства кожний структурний підрозділ повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.
8.1.4. Номенклатура справ Міністерства складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.
8.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється працівником відповідальним за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником підрозділу та обов'язково погоджується з сектором архівної справи Міністерства. Номенклатура справ (додаток 10) складається на підставі вивчення документів, що утворюються в структурному підрозділі з усіх питань його діяльності.
8.1.6. Документи після їх виконання повинні групуватись у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальнюючій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), із якого вона заводиться.
8.1.7. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, що знаходяться в конкретних справах. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів, далі розпорядча документація самого Міністерства (постанови, рішення, накази, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з вищими органами.
8.1.8. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення - індекс (арабськими цифрами). Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. При наявності у справі томів (частин), індекс проставляється на кожному томі з додаванням: т. 1, т. 2 тощо.
8.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу Міністерства складається у 2-х примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюється гриф погодження з сектором архівної справи, а також подається до сектору архівної справи в електронному вигляді.
Примірники номенклатури розподіляються так:
1-й примірник - зберігається у структурному підрозділі;
2-й примірник - передається в сектор архівної справи.
Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться в єдину (зведену) номенклатуру справ Міністерства.
8.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом (продовження додатка 10). Підсумковий запис скріпляє своїм підписом керівник структурного підрозділу.
8.1.11. При розробці єдиної номенклатури справ Міністерства, крім зведення номенклатури справ структурних підрозділів вивчається й аналізується діяльність Міністерства в цілому. При цьому використовуються положення про Міністерство і його підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури справ; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що функціонують у Міністерстві; реєстраційно-контрольні картотеки; Типовий перелік документів із зазначенням термінів зберігання документів, а також враховуються завдання Міністерства на наступний рік.
8.1.12. У Міністерстві запроваджено структурний принцип складання зведеної номенклатури справ. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є назва структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури зазначається Управління документального забезпечення.
8.1.13. Як у номенклатуру справ структурного підрозділу, так і у зведену по Міністерству, включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи Міністерства.
У номенклатури включаються незакінчені в діловодстві справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, що утворені за допомогою обчислювальних машин.
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього строку їх вирішення.
До номенклатури справ включаються справи з грифом "Для службового користування" (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань із грифом ДСК.
8.1.14. У номенклатури справ не включаються друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
8.1.15. Зведена номенклатура справ Міністерства затверджується заступником Міністра (додаток 11).
8.1.16. Як і у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі по Міністерству протягом діловодного року в графі "Примітка" треба своєчасно робити відмітки про заведення й включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ у структурних підрозділах, про передачу справ в архів Міністерства та інші установи, для продовження тощо.
8.1.17. Зведена номенклатура справ складається у 3-х примірниках.
Примірники номенклатури розподіляються так:
1-й примірник - недоторканий, зберігається в секторі архівної справи Управління документального забезпечення.;
2-й примірник - використовується у поточній роботі;
3-й примірник - розподіляється за розділами у відповідні структурні підрозділи для практичної роботи.
8.1.18. Зведена номенклатура справ Міністерства, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше грудня) переглядається, аналізується й уточнюється. Після внесення відповідних змін, номенклатура передруковується й затверджується керівництвом (продовження додатка 11).
Зведена номенклатура погоджується з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО) один раз на п'ять років.
8.2. Формування справ
8.2.1. Формування справ полягає у групуванні виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Формування справ відбувається в структурних підрозділах за місцем виконання документів.
8.2.2. При формуванні справ слід дотримуватись таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали (при їх відсутності - засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускати включення у справи чорнових, особистих, дублетних документів, тих, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом років, поки дана особа працює в Міністерстві;
- групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання.
Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. По закінченні року або перед передачею справи в архів Міністерства документи повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою: в одній справі - документи постійного, в іншій - документи тимчасового строків зберігання;
- включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші документи, в їх логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру;
- документи, створені засобами обчислювальної техніки, групувати у справи на загальних підставах;
- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм у товщині).
8.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічній, логічній послідовності чи їх поєднанні.
8.2.4. Розпорядчі документи (постанови, рішення, накази тощо) разом з додатками групуються у справи за їх, різновидом і хронологією.
Статути, положення, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують у самостійні справи.
Накази з основної діяльності, накази з особового складу й накази з адміністративно-господарських питань групуються у різні справи.
8.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
- протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);
- документи щодо організації засідання (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що мають відношення до одного протоколу, систематизуються за порядком денним.
8.2.6. Доручення установ вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямками діяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Усередині справи документи систематизуються за датами доручень.
8.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
8.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності; документ - відповідь йде за документом-запитом.
8.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності: внутрішній опис документів, що знаходяться у справі; заява про прийом на роботу; анкета, аркуш по обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення; доповнення до особового аркуша про заохочення; довідки та інші документи.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не підшиваються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
8.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
8.2.11. Методичне керівництво й контроль за формуванням справ у Міністерстві і його структурних підрозділах здійснюється Управлінням документального забезпечення.
8.3. Оперативне зберігання документів
8.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі в архів Міністерства зберігаються за місцем їх виконання і формування у справах.
З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
8.3.2. При зберіганні справ у підрозділах Міністерства схоронність документів і справ забезпечується керівниками підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
8.3.3. Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повна схоронність документів.
8.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх збереженість.
8.3.5. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах.
8.3.6. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється за дозволом заступника міністра. На видану справу заводиться картка-замісник справи, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підстав в одержанні та прийомі справи.
8.3.7. Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється. В особливих випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва Міністерства з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
9. Підготовка справ до наступного зберігання та використання
9.1. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого (понад 10 років) строків зберігання здаються в архів Міністерства для наступного зберігання та використання.
9.2. Підготовка документів до наступного зберігання й використання складається з таких видів робіт:
- експертизи цінності документів;
- оформлення справ;
- складання описів справ;
- передачі справ до архіву Міністерства й забезпечення схоронності документів.
9.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів та відбору їх на державне зберігання.
9.4. Для організації й проведення експертизи цінності документів у структурних підрозділах Міністерства створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).
9.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і типового переліку документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного й тривалого строків зберігання та акти виділення документів і справ до знищення.
9.6. Акти про вилучення документів і справ до знищення розглядаються на засіданні ЕК Міністерства. Акти затверджуються керівниками структурних підрозділів та погоджуються ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України після затвердження описів постійного терміну зберігання за ці ж роки (додаток 12).
9.7. Після затвердження актів документи й справи, виділені до знищення, здаються до контор по заготівлі вторинної сировини.
9.8. Справи постійного й тривалого строків зберігання підлягають повному оформленню працівниками структурних підрозділів, відповідальними за діловодство. Документи (тільки оригінали) в середині справи складаються в хронологічному порядку за датами доручень (з січня по грудень): реєстраційна картка, доручення, відповідь. Видаляються скоби, скріпки, конверти, чисті аркуші, ксерокси, факси. Аркуші нумеруються валовою нумерацією олівцем у верхньому правому кутку. У кінці справи робиться підсумковий запис
Приклад:
В даній справі прошито і пронумеровано 140 (сто сорок) аркушів
Посада Підпис Ініціал(и), прізвище.
Справа підшивається в обкладинку з твердого картону. Оформляється титульний аркуш на справу. На титульному аркуші справи назва та індекс структурного підрозділу зазначається згідно номенклатури справ за вказаний рік. Опис справ постійного терміну зберігання складається у 2-х примірниках за яким справи передаються на зберігання в архів.
9.9. Документи тимчасового строку зберігання сформовані у справи, оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.
9.10. Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких неповністю розкривають зміст (справи з постановами, рішеннями, наказами), можуть мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі.
9.11. Дата на обкладинці повинна відповідати року заведення й закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: (є документи за.. роки).
9.12. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються крайні дати документів кожного тому (частини).У зазначенні точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число й рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
9.13. На обкладинці проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівом Міністерства, номер опису й фонду.
9.14. Написи на обкладинках справ постійного й тривалого зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом, тушшю або за допомогою ПК.
9.15. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.
9.16. Описи справ зазначених категорій кожного структурного підрозділу окремо складаються за встановленою формою (додаток 13).
9.17. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі при методичній допомозі посадової особи архіву Міністерства.
9.18. При складанні опису справ структурного підрозділу слід дотримуватись таких правил:
- номер опису підрозділу повинен складатись з цифрового позначення підрозділу за номенклатурою справ із додаванням великої початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені занесені до опису справи.
Так, описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу N 8, що значаться за номенклатурою і заведені у 1996 р., будуть мати номери: 8 П-96, 8 Т-96, 8 О/С -96;
- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справі тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";
- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості стану справ, про передачу справ іншим підрозділом, про наявність копій тощо;
- систематизація справ підрозділу, що вносяться до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як підрозділу, так і Міністерства;
- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;
- при внесенні до опису підряд справ з однаковим заголовком пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
9.19. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з сектором архівної справи міністерства і затверджується керівником структурного підрозділу.
9.20. Опис справ підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один із яких передається разом із справами в архів Міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
9.21. Описи справ структурного підрозділу є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Міністерства, за яким справи передаються на зберігання до ЦДАВО.
9.22. Зведений опис справ постійного зберігання Міністерства складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК ЦДАВО через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження надсилаються всі чотири примірники описів, один із яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається Міністерству. Відповідно до затверджених описів, Міністерство передає свої справи в ЦДАВО у встановлені строки.
9.23. Зведені описи Міністерства ведуться протягом кількох років із єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і буквами) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості, нумерації справ у опису (літерні й пропущені номери справ).
У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, діловодством зазначається: "Документи з даного питання див. також у розділі за рік, N ___".
9.24. Зведені описи справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так як і описи на справи постійного зберігання.
Описи справ тривалого зберігання на затвердження до державного архіву не надсилаються.
9.25. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом із реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архів Міністерства через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2003 рік передаються в архів Міністерства у 2006 році).
9.26. Передача справ в архів Міністерства здійснюється за графіком, складеним архівом, затвердженим Першим заступником Міністра.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.
9.27. Прийом кожної справи в архів Міністерства здійснюється працівником сектору архівної справи Управління документального забезпечення в присутності відповідального за діловодство в структурному підрозділі лише після здійснення експертизи їх науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного й тривалого зберігання передаються в архів Міністерства за описами. При цьому на всіх примірниках описів напроти кожної справи робиться позначка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завідувач сектору архівної справи розписується у прийнятті переданих справ з обов'язковим зазначенням цифрами й буквами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається до структурного підрозділу, всі інші залишаються в архіві Міністерства.