9.30. Особи, відповідальні за ведення діловодної служби передають справи до архіву Міністерства у зв'язаних пачках.
9.31. Схоронність документів у Міністерстві забезпечується:
- наданням приміщення для архіву Міністерства;
- обладнанням приміщення архіву Міністерства засобами пожежогасіння, охоронної і протипожежної сигналізації;
- застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажів, сейфів, картонажів тощо);
- створенням оптимального температурно-вологісного і світлового режиму в приміщенні архіву Міністерства, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.
10. Функції діловодної служби.
10.1. Вся робота щодо документального забезпечення в Міністерстві здійснюється Управлінням документального забезпечення, Відділом контролю та Управлінням розгляду звернень та прийому громадян.
10.2. Робота Управління документального забезпечення регламентується Положенням про Управління документального забезпечення, що розробляється на основі Положення про Міністерство та цією Інструкцією.
10.3. Робота Управління документального забезпечення, Відділу контролю, Управління розгляду звернень та прийому громадян регламентується посадовими інструкціями, що закріплюють раціональний розподіл праці, передбачають рівномірне завантаження посадових осіб, розподіл роботи за складністю виконання й кваліфікацією виконавців.
10.4. Основним завданням є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Міністерстві.
10.5. Відповідно до цих завдань діловодна служба:
- здійснює розробку Інструкції з діловодства для Міністерства, зведеної номенклатури та опису справ;
- здійснює прийом, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний розшук, інформування щодо документів, доставку документів;
- забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, схоронності, якості обробки та використання документів, що створюються в Міністерстві, для передачі на державне зберігання;
- удосконалює форми і методи роботи з документами в Міністерстві з урахуванням використання організаційної техніки й засобів обчислювальної техніки;
- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Міністерства;
- організовує підвищення кваліфікації посадових осіб установи в роботі з документами;
- завіряє печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією.
10.6. Керівник діловодної служби за характером діяльності знаходиться в тісній взаємодії:
- з керівниками структурних підрозділів Міністерства з питань роботи з документами, підготовки і подання необхідних керівництву Міністерства документів, використання інформації у службових цілях;
- із службами кадрів, праці і заробітної плати - із питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
- із службами матеріально-технічного і господарського обслуговування.
10.7. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції здійснює взаємовідносини з іншими органами влади з питань роботи з документами.
10.8. Керівнику діловодної служби надається право:
- контролювати й вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства;
- доповідати Міністру про стан роботи з документами;
- залучати спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
- запитувати у структурних підрозділах відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
- підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;
- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог;
- брати участь у засіданнях колегії, нарадах, які проводить керівництво Міністерства.
10.9. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:
- забезпечення встановленого порядку роботи з документами в Міністерстві;
- виконання вказівок і доручень керівництва, плану роботи й дотримання необхідних умов праці посадових осіб с правочинної служби;
- дотримання трудової й виконавчої дисципліни.
11. Механізація й автоматизація діловодних процесів
11.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної постановки діловодства в Міністерстві, засобом підвищення продуктивності й здешевлення управлінської праці.
11.2. Механізація і автоматизація з діловодних процесів в Міністерстві здійснюється на підставі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації і скорочення кількості форм документів, що використовуються.
11.3. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовки документів, їх копіювання і оперативне зберігання й транспортування, контроль виконання тощо.
11.4. Комплекс технічних засобів забезпечує збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації до ПК, вирішення завдань і виведення результатів обробки у формі відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх у єдину систему.
11.5. Перед допуском кожного працівника до експлуатації ПК необхідно здійснювати перевірку знання ним технічних інструкцій роботи з ПК.
11.6. Керівництво Міністерства несе відповідальність за ефективність використання механізованої й автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій роботи з відповідною технікою.
12. Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів
12.1. НАКАЗ.
12.1.1. Наказ - розпорядчий документ Міністерства.
12.1.2. Накази Міністерства видаються на виконання законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, рішень колегії Міністерства, а також за дорученням керівництва або за ініціативою структурних підрозділів.
Зразок наказу:
НАКАЗ
м. Київ N ___
Про внесення змін до Положення про структурні підрозділи
Міністерства
Відповідно до ___________________________________________________
/підстава/
НАКАЗУЮ:
Начальникам структурних підрозділів Міністерства внести в
Положення про структурні підрозділи такі зміни:
1. ______________________________________________________________
2. ______________________________________________________________
3. ______________________________________________________________
Термін подання Положень _________________________________________
Міністр Підпис Ініціал(и), прізвище
12.1.3. Відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, за змістом, строками зберігання та напрямками діяльності міністерством видаються такі накази:
- з основної діяльності;
- з особового складу (про прийняття на роботу, переведення, заохочення звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу);
- про надання відпусток;
- з адміністративно-господарських питань; про стягнення; відрядження працівників.
12.1.4. Проект наказу з основної діяльності розробляється структурним підрозділом Міністерства за дорученням керівництва або за власною ініціативою.
12.1.5. Проект наказу з кадрових питань готуються Департаментом кадрової роботи та державної служби у двох примірниках, на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів. Другий примірник проекту наказу візується виконавцем, керівником Департаменту, у разі потреби керівниками інших структурних підрозділів міністерства, заступником Міністра відповідно до розподілу повноважень.
12.1.6. Проекти наказів про надання відпусток працівникам центрального апарату міністерства, крім Міністра, першого заступника та заступників Міністра, керівників самостійних структурних підрозділів, оформляються за типовою формою N П-3, затвердженою наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 р. N 489.
12.1.7. Проект наказу розробляється у двох примірниках. Перший примірник проекту візує виконавець і керівник структурного підрозділу, що вносять проект. Коли виникає потреба візують посадові особи, яким в проекті передбачено завдання і доручення.
12.1.8. Проект наказу візує заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
12.1.9. Наказ підписує Міністр, а у разі його відсутності заступник Міністра, який виконує його обов'язки.
12.1.10. Накази оформляються на бланках міністерства та містять такі обов'язкові елементи:
- дата; номер;
- заголовок до тексту;
- назва посади, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала наказ.
12.1.11. Наказ оформляють на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...", "Про внесення змін... ") або іменника, що вказує на предмет ("Про підсумки...", "Про заходи...").
12.1.13. Текст наказу складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання наказу. Вона може починатися словами "на виконання", "з метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначають назву цього документа, його автора, дату, номер та заголовок.
Розпорядчу частину наказу починають зі слова НАКАЗУЮ, яке друкується з нового рядка, великими літерами, без відступу від лівого берега і лапок, після нього ставлять двокрапку.
Розпорядчу частину розбивають на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі й узагальнено, наприклад: "керівникам структурних підрозділів".
Слід уникати неконкретних доручень, наприклад: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо. Такі доручення не можуть бути об'єктом контролю, оскільки їх виконання важко перевірити.
Останній пункт розпорядчої частини повинен містити відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.
У випадку коли наказ скасовує (відміняє), змінює чи доповнює попередній розпорядчий документ або окремі його положення, то один із пунктів розпорядчої частини наказу повинен містити посилання на документ (пункт), що відміняється, із зазначенням дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами "Вважати таким, що втратив чинність, Е ".
До наказів не слід включати пункт "Наказ довести до відома Е". Установи, структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства.
12.1.14. Накази підписує керівник установи, а у разі його відсутності, посадова особа, яка виконує його обов'язки.
12.1.15. Якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформляють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому реквізит "Відмітка про наявність додатків" після тексту не оформляють. Усі додатки повинні бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс.
Додатки до наказу підписує або візує керівник структурного підрозділу, що підготував проект наказу.
12.1.16. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм). Назви установ розміщуються на одному рівні, назва виду документа - посередині.
Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЄМО (ЗОБОВ'ЯЗУЄМО).
Підписи керівників розташовують нижче тексту на одному рівні і засвідчуються гербовими печатками цих установ. Дата спільного наказу - єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний номер документа складається із реєстраційних номерів, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів.
12.1.17. Накази з особового складу (з кадрових питань) оформляють у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного співробітника, у зведених - про кількох, незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття.. " У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про особовий склад", "Про кадрові питання".
У тексті наказів з особового складу, як правило, відсутня констатуюча частина та слово НАКАЗУЮ. Розпорядчу частину наказу починають дієсловом, що точно позначає дію: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо. Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку. У зведених наказах з особового складу пункти розпорядчої частини наказу друкують у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.
Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими - ім'я, по батькові та текст наказу.
До кожного пункту зазначається підстава щодо його складання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Слово "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст - через один міжрядковий інтервал.
12.1.18. Накази нормативно-правового характеру підлягають державній реєстрації в установленому законодавством порядку.
12.1.19. Наказ набуває чинності з моменту його підписання та реєстрації, у деяких випадках - опублікування, оприлюднення.
Термін набуття чинності може зазначатися в самому розпорядчому документі.
12.1.20. Накази реєструються за порядком номерів у межах календарного року.
Оригінали наказів з основної діяльності реєструються і зберігаються в Управлінні документального забезпечення.
12.1.21. Накази з особового складу, про надання відпусток, з адміністративно-господарських питань, про стягнення та відрядження працівників реєструються та зберігаються в Департаменту кадрової роботи та державної служби.
12.1.22. Накази міністерства зберігаються у відповідних номенклатурних справах у хронологічному порядку згідно з реєстраційними номерами.
12.1.23. Завізовані проекти наказів з кадрових питань зберігаються в особових справах працівників або у відповідних номенклатурних справах згідно з резолюцією керівника Департаменту, а з адміністративно-господарських питань - у структурному підрозділі, який підготував проекти відповідних наказів.
12.1.24. Копії наказів з кадрових питань виготовляються та завіряються Департаментом кадрової роботи та державної служби з використанням печатки з його найменуванням.
12.1.25. Копії наказів з основної діяльності засвідчуються печаткою Управління документального забезпечення. Копії наказів з кадрових питань виготовляються та завіряються в Департаменті кадрової роботи та державної служби з використанням печатки з його найменуванням.
12.2. ПРОТОКОЛ
12.2.1. Протокол - організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на засіданнях колегіальних органів, нарадах, конференціях.
12.2.2. Протокол складається під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або проводиться магнітний звукозапис, протокол може складатись після їх розшифрування.
12.2.3. Складає протокол секретар колегіального органу.
12.2.4. Протокол складається за формою загального бланка з обов'язковим додаванням таких елементів:
- виду документа (протокол);
- дати засідання;
- номера;
- місця засідання;
- грифа затвердження (у тому випадку, коли протокол підлягає затвердженню);
- заголовка;
- тексту;
- підпису.
12.2.5. На протоколі ставиться дата засідання. У тому випадку, якщо засідання продовжується кілька днів, зазначається дата початку засідання і через риску закінчення. Наприклад, 10 - 12.10.2006. Номер протоколу є порядковим номером засідань колегіального органу протягом року. Протоколи спільних засідань повинні мати складені номери, що містять порядкові номери протоколів міністерств, які прийняли участь у роботі колегіального органу. В реквізиті "місце засідання" зазначається місто, де відбулось засідання.
12.2.6. Заголовок протоколу містить зазначення виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу у родовому відмінку. Наприклад, "засідання колегії Міністерства".
12.2.7. Після оформлення заголовної частини складається текст.
12.2.8. Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної.
12.2.9. Вступ складається із зазначення головуючого, секретаря, присутніх і порядку денного.
Якщо кількість присутніх на засіданні перевищує число 12, їх склад зазначається кількісно, а перелік із прізвищами в алфавітному порядку додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у протоколі.
Приклад:
Присутні: 43 особи (перелік додається).
12.2.10. Основна частина протоколу фіксує хід засідання і складається з розділів, що відповідають питанням порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ). Основний зміст доповідей та виступів розміщується у тексті протоколу (коротка форма протоколу застосовується у тому випадку, коли до протоколу додаються тексти доповідей або виступів, коротко протоколюються також оперативні наради); рішення друкується повністю. Текст рішення будується за зразком наказу і складається з таких складових частин: кому, що робити і до якого строку.
Приклад
1. СЛУХАЛИ:
Макаренка А.Д. - текст доповіді додається.
ВИСТУПИЛИ:
Іваненко Є.В. - короткий запис виступу.
Петренко Т.В. - короткий запис виступу
УХВАЛИЛИ:
1.1. Усім підрозділам підготувати..., до 16.04.97.
1.2. Портнову Б.С. організувати подання матеріалів до
10.04.97.
2.СЛУХАЛИ;
ВИСТУПИЛИ:
УХВАЛИЛИ:
Голова (підпис) В.А.Ковальов
Секретар (підпис) Є.М.Петров
12.2.11. Протокол підписується головуючим на засіданні та секретарем.
12.2.12. Під час засідання можна скласти тільки чернетку протоколу.
12.2.13. У п'ятиденний термін протокол уточнюється, додається, вивіряється за стенограмами і фонозаписами, редагується й оформляється.
12.2.14. Рішення колегіальних органів у Міністерстві повинні проводитись у життя наказами.
12.2.15. Друкується протокол у необхідній кількості екземплярів.
12.2.16. Зразок Протоколу:
Найменування міністерства
ПРОТОКОЛ
дата N
Київ
Засідання колегії
Голова -
Секретар -
Присутні: 30 осіб (список додається)
Порядок денний:
1. Про розробку Положень...
Доповідь начальника...
2. Про...
1. СЛУХАЛИ:
Іваненка Б.В. - текст доповіді додається.
ВИСТУПИЛИ:
Петренко О.І. - короткий запис виступу.
Нестеренко Н.О. - короткий запис виступу.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Ухвалити...
1.2....
2. СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
ВИРІШИЛИ:
Голова Підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище
12.3. Листи
12.3. Службові листи - узагальнена назва великої кількості управлінських документів, які є засобом спілкування з установами та приватними особами.
12.3.1. Текст листа повинен висвітлювати одне питання. Це прискорить виконання документа. Якщо текст листа складається з кількох питань, встановлюється черговість щодо висвітлювання питань.
12.3.2. Як правило, текст листа складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що спричинили складення документа, тут може бути зроблено посилання на рішення вищих органів, що стали підставою для складання листа. У другій частині викладається основна частина документа, із приводу якої він складався: висновки, прохання, пропозиції, зауваження тощо. Допускається змінювати традиційний порядок викладення тексту листа і починати його із суті питання, розміщувати докази й доведення у другу частину.
12.3.3. Причини прийняття рішень також формулюються за допомогою зворотів: "враховуючи", "зважаючи", "беручи до уваги", "розглядаючи", "керуючись" тощо.
Так як лист оформляється на спеціальному бланку, його текст не треба починати із зазначення назви установи-автора, воно вже є у самому бланку, призначеному для листа.
12.3.4. Виконавець документа, крім тексту, повинен сформулювати заголовок листа (для формату А4), зазначити адресат, посаду, прізвище і ініціали того, хто підписує документ, своє прізвище й номер телефону, зазначити додатки та перевірити N, якщо вони є.
12.3.5. Листи, що відправляються з Міністерства, розподіляються на дві групи - ініціативні і листи-відповіді. Якщо лист є відповіддю, виконавець зазначає дату й номер документа, на який він відповідає, і надає вихідний номер, який був наданий при реєстрації документа, а датують документ тим числом, яким було підписано керівництвом Міністерства. Цей реквізит переноситься на бланк при остаточному оформленні листа.
12.3.6. За характером інформації листи можна розподілити на велику кількість різновидів.
12.3.7. Листи за нескладними, обумовленими раніше питаннями можуть складатись з одної основної частини, без пояснень.
Приклад
"Просимо виділити 2 комп'ютери для Департаменту кадрової роботи".
12.3.8. Головна мета службового листа - побудити до дії, переконати, довести, пояснити. Це досягається ясністю, чіткістю та лаконічністю тексту. Слова повинні точно відбивати зміст. Багатослів'я заважає виділити суть документа. Тон листа повинен бути нейтральним.
12.3.9. Рекомендується уникати у листі категоричних виразів, що досягається вставними словами і конструкцією: мабуть, певно, як колись, як і досі, як і раніше, як відомо, якщо можливо тощо.
Повагу до адресата допомагають висловити такі звороти: "старанно вивчив Ваші зауваження", "уважно розглянув Ваші пропозиції...".
12.3.10. Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються у листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір початкових та заключних словотворень і висловлювань: "У порядку обміну...", "За винятком...", "У зв'язку...", "Відповідно..." тощо.
12.3.11. Супровідний лист - документ, що інформує адресата про надіслання до нього документів, що додаються до листа.
12.3.12. Супровідний лист складається у тому випадку, коли необхідно пояснити або доповнити документи, що додаються: зазначити термін виконання, пояснити причину затримки, пояснити складні моменти тощо. Починаються листи цього різновиду словами: "Надсилаємо", "Направляємо", "Повертаємо", "Додаємо" тощо, далі зазначаються заголовки та пошукові дані (дата й номер) документа, що надсилається.
Приклад
Надсилаємо Вам на погодження проект "Інструкції по веденню діловодства в Міністерстві у справах сім'ї та молоді". Якщо у Вас є зауваження та пропозиції щодо цього проекту, просимо подати їх до Міністерства до 15 квітня 1997 р.
Додаток: на 90 стор. у 1 прим.
12.3.13. Листи-запрошення - пропонують адресату взяти участь у заходах, що проводяться. Вони можуть адресуватись як конкретним особам, так і установам. У цих документах розкривається характер заходу, що проводиться, зазначаються строки проведення та умови участі у ньому.
Приклад
Навчально-методичне об'єднання 22-23 червня 1997 р. проводить широке обговорення посібника "Організатор документального забезпечення управління". Так як спеціалісти такого профілю працюють і в установах галузі, просимо Вас узяти участь у роботі Навчально-методичного об'єднання, висловити свої пропозиції щодо проектування навчального плану.
Засідання відбудеться у приміщенні товариства "Знання" за адресою: м. Київ, вул. Червоноармійська, 57/3, зал засідань. Початок роботи о 10-й годині.
Голова Ради
Навчально-методичного
об'єднання Г.В.Іваненко
12.3.14. Лист - повідомлення за своїм стилем наближений до листів - запрошень та інформаційних листів. Складається для конкретного адресата і частіше за все є відповіддю на запит. Починається словами: "Повідомляємо", "Сповіщаємо", "Доводимо до Вашого відома" тощо, далі викладаються якісь факти.
Приклад
Повідомляємо, що для продовження терміну виконання доручення Кабінету Міністрів України від 18.02.2006 р. N 24909/30 щодо виконання Національної програми "Діти України" Вам необхідно подати до Кабінету Міністрів України довідку про стан виконання згаданого документа на 17.03.2006 р. Довідку подати не пізніше 20.03.2006 р.
12.3.15. Лист-підтвердження - містить повідомлення про одержання якогось відправлення (листа, телеграми, переказу, бандеролі, товарів, цінностей тощо), про те, що попередній документ залишається в силі, наприклад, договір, інструкція тощо. Лист може підтверджувати якийсь факт, дію, телефонну розмову. Починається цей різновид листа словами, утвореними від дієслова "підтверджувати".
Приклад
Підтверджуючи одержання обладнання для лабораторії, повідомляємо, що для установлення й налагодження машин Ваш спеціаліст відповідно до договору повинен прибути до міністерства до 1 березня 2006 року.
Підтверджуємо одержання Ваших пропозицій, викладених у листі
N 0524/141 від 24.05.2006 р. Рішення Ради за цими питаннями буде прийнято 25.06.2006 р. і повідомлено Вам.
12.3.16. Надсилання таких листів є обов'язковою частиною ділових стосунків. Своєчасність їх відправлення дозволяє адресату зняти питання з контролю і виключає відправлення адресату листів-нагадувань.
12.3.17. Лист - нагадування - містить вказівки на наближення або закінчення терміну виконання якогось зобов'язання або проведення заходу. Такий лист може бути особливо лаконічним і містити одну заключну частину. Цей різновид листів, як правило, починається словом "Нагадуємо".
Приклад
Нагадуємо Вам, що відповідно до договору 3/34 від 05.07.96 р. Ви повинні завершити розробку проекту до 15.10.97 р. Просимо Вас повідомити про стан роботи.
Або
Нагадуємо Вам, що термін виконання завдання, викладеного у листі N 03-05/114 від 02.03.2006 р., минув 12.04.2006 р.
12.3.18. Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. У ньому адресату гарантується оплата або надання чого-небудь (місця роботи, проведення досліджень тощо). Ці листи мають підвищену правову функцію, тому викладення тексту повинно бути гранично чітким та ясним.
Приклад
Просимо Вас надати допомогу у встановленні й налагодженні машин обчислювального центру інституту.
Оплата гарантується з рахунку N ___ у ____________ відділенні Держбанку.
12.3.19. Ініціативні листи - це листи, що потребують відповіді. Велика категорія листів висловлює прохання (пропозиція, запит) до адресата в рішенні якихось питань. Це найпоширеніший різновид листів, тематика яких не обмежена. Проте їх характер передбачає варіантність позитивного або негативного рішення поставленого питання.
Приклад
При розгортанні робіт щодо реставрації історично цінних споруд з'ясувалась неможливість поетапного проведення реставрації з продовженням роботи у частині приміщень.
Просимо Вас сприяти у виділенні орендних приміщень площею ___ кв. м. для тимчасової роботи на час реставрації споруд.
12.3.20. Листи-відповіді - за своїм змістом мають залежний характер від ініціативних листів, так як тема їх тексту вже задана і залишається викласти характер рішення питання, що поставлено в ініціативному листі: прийняття або відмова від пропозиції, виконання прохання. Відповідь повинна бути викладена у конкретній і чіткій формі: чи всі прохання можуть бути задоволені, в якій мірі, в які строки. Якщо лист містить відмову, вона повинна бути добре аргументована.
Приклад
Іваненко Б.М.
вул. Московська, буд. 5, кв. 6
м. Київ, 03127
Повідомляємо Вам, що документи Петровської МТС Климівського району Іванівської області за 1934-1935 рр. в архів на зберігання не надходили, у зв'язку з чим підтвердити стаж Вашої роботи у названій МТС за вказані роки неможливо.
Директор Державного архіву К.М.Мороз
Зразок листа
Міністерство юстиції України
Адреса міністерства Держкомархів України
дата N вул. Солом'янська, 24
На N м. Київ, 03110
Просимо надіслати на нашу адресу один екземпляр Типового переліку документів із зазначеними строками зберігання документів. Оплату гарантуємо.
Перший заступник
Міністра Підпис Ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище
Додаток 1
до п. 3.1.3
Міністерство юстиції України
Акт
__________ N ________
м. Київ
Про відсутність вкладень у конверті
Підстава: Примірна інструкція по діловодству в міністерствах,
інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів
Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від
17 жовтня 1997 року N 1153.
Складений _______________________________________________________
/прізвище, ініціали/
Присутні: _______________________________________________________
/посада, прізвище, ініціали/
"___" _____________ 200_ р. _____________________________________
назва установи, __________________________________________________
від якої надійшов пакет, в якому при розкритті не виявлено такі
вкладення: _______________________________________________________
(назви документів, номери документів,
яких не вистачає)
Акт складений у 2 примірниках, один з яких надсилається
відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.
Посада підпис П.І.Б.
Додаток 2
до п. 3.3.3
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою
1. Листи, що надійшли в копії до відома.
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження й відпустки.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій і т.п.
9. Прейскуранти цін. Копії.
10. Вітальні листи й запрошення.
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
12. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
13. Навчальні плани, програми. Копії.
14. Форми статистичної звітності.
15. Документи, отримані від Державного казначейства України (виписки з реєстраційних рахунків, проведені платіжні доручення, зареєстровані Реєстри юридичних та фінансових зобов'язань, тощо).
Додаток 3
до п. 4.2.1
СКЛАД
реквізитів організаційно-розпорядчих документів
1. Зображення Державного герба України;
2. Емблема установи, організації або підприємства;
3. Зображення нагород;
4. Код установи, організації або підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО);
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД);
6. Найменування Міністерства;
7. Найменування установи, організації або підприємства;
8. Найменування структурного підрозділу;
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку;
10. Назва виду документа;
11. Дата;
12. Індекс;
13. посилання на дату та індекс вхідного документа;
14. Місце складення або видання;
15. Гриф обмеження доступу до документів;
16. Адресат;
17. Гриф затвердження;
18. Резолюція;
19. Заголовок до тексту;
20. Позначка про контроль;
21. Текст;
22. Позначка про наявність додатків;
23. Підпис;
24. Гриф погодження;
25. Візи;
26. Печатка;
27. Позначка про засвідчення копій;
28. Прізвище виконавця й номер його телефону;
29. Позначка про виконання документа й направлення його до справи;
30. Позначка про перенесення даних на машинний носій;
31. Позначка про надходження.
Додаток 4
до п. 4.6.10
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що підлягають затвердженню
Акти (перевірок і ревізій, виконаних робіт, послуг, прийому закінчених будівельних об'єктів, обладнання; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установи, організації, підприємства тощо);
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо);
Звіти (про діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо);
Кошториси (витрат на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; використання коштів фонду підприємства; на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо);
Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо);
Переліки (посад працівників із ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в міністерствах, відомствах, ін. установ із зазначенням строків зберігання документів тощо);
Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих постачань продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; прибутки по житлово-комунальному господарству, по капітальному ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо);
Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо);
Розцінки на здійснення робіт;
Статути державних підприємств (об'єднань);
Структура і штатна чисельність;
Форми уніфікованих документів;
Штатні розписи та зміни до них.
Додаток 5
до п. 4.6.15
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, на які ставиться гербова печатка
Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи тощо);
Аркуші погодження нормативних актів;
Висновки й відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до вищої атестаційної комісії;
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану й належну зарплату тощо);
Доручення (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо);
Договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо);
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо);
Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо);
Заявки (на обладнання, винаходи тощо);
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій;
Посвідчення про відрядження;
Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію по договору, на капітальне будівництво тощо);
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо);
Норма витрат на коштовні матеріали;
Фінансові документи про перерахування коштів стягувачам за виконавчими документами (платіжні вимоги, платіжні доручення);
Подання і клопотання (про нагородження орденами й медалями; преміями);
Протоколи (погодження планів поставок);
Реєстри (чеків, бюджетних доручень);
Специфікації (виробів, продукції тощо);
Статути державних підприємств (об'єднань);
Судові позови і заяви;
Титульні списки;
Штатні розписи і зміни до них.
Додаток 6
до п. 4.13.2
ЖУРНАЛ
обліку роботи розмножувального цеху
------------------------------------------------------------------
| N |Дата| Повне |Найменування |Кіль- |Тираж|Дата | Дата |
|з/п| | найменування |структурного |кість | |дозв.|видачі |
| | | замовлення | підрозділу |арку- | |дру- |замов- |
| | | | | шів | | ку |лення |
|---+----+--------------+-------------+------+-----+-----+-------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
------------------------------------------------------------------
Додаток 7
до п. 4.13.2
ЗАМОВЛЕННЯ
на розмножувальну роботу
Назва структурного підрозділу ___________________________________
__________________________________________________________________
Виконавець ______________________________________________________
/прізвище/
Кімната ___________________ телефон _____________________________
Кількість сторінок ______________________________________________
Кількість примірників ___________________________________________
Керівник структурного підрозділу ________________________________
/дата, підпис/
Прийнято до виконання ___________________________________________
Начальник розмножувального цеху _________________________________
/дата, підпис/
Строк виконання _________________________________________________
Одержано виконану роботу ________________________________________
/дата, підпис/
Додаток 8
до п. 4.15.2
ЖУРНАЛ
реєстрації посвідчень про відрядження
------------------------------------------------------------------
|N з/п |Прізвище, ім'я та по|Місце роботи| Куди | Дата і N |
| | батькові | та посада, |відрядже- |посвідчення |
| | відрядженого | що займає |ний і мета| про |
| | |відряджений |відряджен-|відрядження |
| | | | ня | |
|------+--------------------+------------+----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Додаток 9
до п. 7.2.1
ПЕРЕЛІК
документів із зазначенням типових строків виконання
1. Закони України, постанови Верховної Ради України і її Президії, Укази і розпорядження Президента України; декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; рішення місцевих органів виконавчої влади, представницьких органів та органів місцевого самоврядування; накази керівників установ; рішення колегіальних органів установ, листи-доручення і листи-запити - відповідно до встановлених строків, або протягом 30 днів;
2. Законопроекти - не пізніше 20 числа кожного місяця;
3. Рекомендації постійних комісій Верховної Ради України - до 2-х місяців, якщо комісіями не встановлено інший строк.
4. Запити комісій Верховної Ради України - 10 днів.
5. Запит депутата Верховної Ради України - не більше ніж у 15-денний строк або інший встановлений Верховною Радою термін.
6. Звернення депутата Верховної Ради України - не більше ніж у 10-денний строк.
7. Пропозиції і заяви депутатів Верховної Ради України - до 1 місяця.
8. Критичні зауваження й пропозиції, висловлені у пресі - до 1 місяця.
9. Пропозиції громадян - у строк до 1 місяця, за винятком пропозицій, що потребують додаткового вивчення.
10. Заяви і скарги громадян - у строк до 1 місяця з дня надходження; ті що не потребують додаткового вивчення і перевірки не пізніше 15 днів.
11. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень по них у 15-денний строк з дня одержання.
12. Телеграми, що не потребують термінового вирішення - до 2 днів; решта - протягом 10 днів.
Додаток 10
до п. 8.1.5
Додаток не наводиться.
Додаток 11
до п. 8.1.5
Додаток не наводиться.
Додаток 12
до п. 9.6
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник структурного
підрозділу
Підпис, ініціали, прізвище
Дата
Найменування міністерства
АКТ
______________ N _________
__________________________
місце складання
Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
На підставі _________________________________________________
/назва і вихідні дані переліку документів
__________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання/
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності і втратили практичне значення, документи фонду
N ________________________________________________________________
/назва фонду/
------------------------------------------------------------------
| N |Заго- | Дата | Номери | Індекс |Кільк.| Строки | При- |
|з/п|ловок |справи | описів | справи |справ |зберіган-|мітка |
| |справи| або |(номенк- | (тому, | (то- |ня справи| |
| | або |крайні |латур) за|частини) за| мів, | (тому, | |
| |групо-| дати | рік |номенклату-| час- |частини) | |
| | вий | справ | (роки) |рою або N | тин) | і NN | |
| |заго- | | | справи за | |статей за| |
| |ловок | | | описом | |переліком| |
| |справ | | | | | | |
|---+------+-------+---------+-----------+------+---------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
------------------------------------------------------------------
Разом ____________________ справ за _________________________ роки
/цифрами і літерами/
Описи справ постійного зберігання за _________________ роки
затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК ________________
__________________________________________________________________
/найменування
__________________________________________________________________
архівної установи/
(протокол від ________________ N _______________)
Завідуючий архівом
міністерства Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від ___________________ N _____________
Документи у кількості ______________________________________ справ
/цифрами і літерами/
вагою ____________________ кг здано в ____________________________
/найменування установи/
____________________ на переробку за прийомно-здавальною накладною
від _______________ N _______________________
Завідуючий архівом
міністерства Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 13
до п. 9.16
__________________________________________________
/найменування міністерства/
__________________________________________________
/найменування структурного підрозділу/
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
начальника структурного
підрозділу
Підпис, ініціали, прізвище
Дата
ОПИС N
________________________________________________
/назва розділу/
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс |Заголовок | Дата | Кільк. | Строк | При- |
|з/п| справи | справи | справи | Аркушів у |зберігання |мітка |
| | (тому, | (тому, | (тому, | справі | справи | |
| |частини) | частини) |частини)| (томі, | (тому, | |
| | | | | частині) | частини), | |
| | | | | | стаття за | |
| | | | | | переліком | |
|---+---------+----------+--------+-----------+-----------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
В даний опис внесено ______________________________________ справ
з N __________________ по N __________________, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Найменування посади укладача опису, підпис, ініціали, прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНО
Директор Адміністративного
департаменту Підпис Ініціали, прізвище
Графа 6 опускається в описах справ постійного зберігання.
Передав ____________________________________________________ справ
/цифрами і літерами/
та ______________________________________ реєстраційно-контрольних
/цифрами і літерами/
карток до документів/х/
Найменування посади особи
укладача опису Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Прийняв ____________________________________________________ справ
/цифрами і літерами/
та ______________________________________ реєстраційно-контрольних
/цифрами і літерами/
карток до документів.
Завідуючий архівом
міністерства Підпис Ініціали, прізвище
Дата
_______________
/х/ Передаються разом із справами канцелярії
Формат А4 (210 х 297)
Форма опису справ постійного,
тимчасового (понад 10 років)
зберігання і з особового
складу структурного
підрозділу установи
Додаток 14
до п. 3.3.3
ЖУРНАЛ
реєстрації проставлення апостиля
------------------------------------------------------------------
| N | Дата і ким |Прізвище особи, яка підписала поданий |Приміт-|
|з/п|проставлений | документ, та якість, в якій вона | ки |
| | апостиль | виступала, а стосовно документів які | |
| | | не підписані, назва органу, що | |
| | | проставив печатку або штамп | |
|---+-------------+--------------------------------------+-------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
------------------------------------------------------------------