| 6 |1-06 |Документа фінансової та | 3 роки |За умови |
| | |господарської діяльності | |завершення |
| | |приватного нотаріуса* | |ревізії. У |
| | | | |разі |
| | | | |виникнення |
| | | | |спору, |
| | | | |розбіжностей, |
| | | | |слідчих та |
| | | | |судових справ |
| | | | |зберігаються |
| | | | |до винесення |
| | | | |остаточного |
| | | | |рішення |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
| 7 |1-07 |Документи (довідки, акти, | Доки не мине| |
| | |аналізи) по узагальненню | потреба | |
| | |нотаріальної практики | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
| 8 |1-08 |Номенклатура справ приватного | Доки не мине| |
| | |нотаріуса | потреба | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
| 9 |1-09 |Журнал реєстрації вхідної | 3 роки | |
| | |кореспонденції | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|10 |1-10 |Журнал реєстрації вихідної | 3 роки | |
| | |кореспонденції | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|11 |1-11 |Журнал обліку викликів | 3 роки | |
| | |нотаріуса для вчинення | | |
| | |нотаріальних дій поза робочим | | |
| | |місцем | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|12 |1-12 |Книга обліку літератури | Доки не мине| |
| | | | потреба | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|13 |1-13 |Книга обліку печаток і | Постійно |Передається до |
| | |штампів, акти про їх знищення | |державного |
| | |та зразки підпису приватного | |нотаріального |
| | |нотаріуса | |архіву після |
| | | | |припинення |
| | | | |нотаріусом |
| | | | |нотаріальної |
| | | | |діяльності |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|14 |1-14 |Особиста книга приватного | Постійно |Передається до |
| | |нотаріуса з обліку | |державного |
| | |надходження спеціальних | |нотаріального |
| | |бланків нотаріальних | |архіву після |
| | |документів | |припинення |
| | | | |нотаріусом |
| | | | |нотаріальної |
| | | | |діяльності |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|15 |1-15 |Особиста книга приватного | Постійно |Передається до |
| | |нотаріуса з обліку зіпсованих | |державного |
| | |та анульованих спеціальних | |нотаріального |
| | |бланків нотаріальних | |архіву після |
| | |документів | |припинення |
| | | | |нотаріусом |
| | | | |нотаріальної |
| | | | |діяльності |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|16 |1-16 |Документи (акти, звіти, | 5 років | |
| | |листування) з обліку, | | |
| | |зберігання та витрачання | | |
| | |спеціальних бланків | | |
| | |нотаріальних документів | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|17 |1-17 |Документи з грифом "Для | Доки не мине | |
| | |службового користування" | потреба | |
|------------------------------------------------------------------------|
| Розділ 2. Вчинення нотаріальних дій |
|------------------------------------------------------------------------|
|18 |2-01 |Договори відчуження жилих | 75 років | |
| | |будинків та документи, на | ЕПК | |
| | |підставі яких вони | | |
| | |посвідчувались | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|19 |2-02 |Договори про будівництво | 75 років | |
| | |жилих будинків на праві | ЕПК | |
| | |приватної власності | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|20 |2-03 |Договори відчуження квартир | 75 років | |
| | |та документів, на підставі | | |
| | |яких вони посвідчувались | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|21 |2-04 |Договори про відчуження дач, | 75 років | |
| | |гаражів, садових будинків, | | |
| | |приміщень та іншого | | |
| | |нерухомого майна | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|22 |2-05 |Договори про приватизацію | 75 років | |
| | |державного майна та | ЕПК | |
| | |документи, на підставі яких | | |
| | |вони посвідчувались | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|23 |2-06 |Договори про заставу майна та | 75 років | |
| | |документи, на підставі яких | | |
| | |вони посвідчувались | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|24 |2-07 |Договори відчуження | 25 років | |
| | |транспортних засобів та | | |
| | |документи, на підставі яких | | |
| | |вони посвідчувались | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|25 |2-08 |Договори про відчуження | 75 років | |
| | |земельних ділянок та права на | ЕПК | |
| | |земельну частку (пай), | | |
| | |посвідченого сертифікатом, та | | |
| | |документи, на підставі яких | | |
| | |вони посвідчувались | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|26 |2-09 |Договори оренди земельних | 75 років | |
| | |ділянок та документи, на | | |
| | |підставі яких вони | | |
| | |посвідчувались | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|27 |2-10 |Інші договори | 75 років | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|28 |2-11 |Алфавітна книга обліку інших | 75 років | |
| | |договорів | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|29 |2-12 |Нотаріально посвідчені | 3 роки | |
| | |доручення | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|30 |2-13 |Нотаріально посвідчені | 75 років | |
| | |заповіти | ЕПК | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|31 |2-14 |Свідоцтва про право власності | 75 років | |
| | |на частку в спільному майні | ЕПК | |
| | |подружжя | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|32 |2-15 |Документи, необхідні для | 75 років | |
| | |прийняття документів на | ЕПК | |
| | |зберігання (заяви, описи, | | |
| | |свідоцтва) | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|33 |2-16 |Виконавчі написи та | 3 роки | |
| | |документи, на підставі яких | | |
| | |вони вчинені | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|34 |2-17 |Заяви про видачу дублікатів | 3 роки | |
| | |документів, які зберігаються | | |
| | |в державній нотаріальній | | |
| | |конторі та виписок із | | |
| | |реєстрів | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|35 |2-18 |Заяви від неповнолітніх віком | 5 років | |
| | |від 14-ти до 18-ти років | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|36 |2-19 |Документи про передачу заяв | 3 роки | |
| | |громадян, підприємств, | | |
| | |установ і організацій іншим | | |
| | |громадянам, підприємствам, | | |
| | |установам і організаціям та | | |
| | |свідоцтва про їх передачу | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|37 |2-20 |Свідоцтва про посвідчення | 3 роки | |
| | |фактів: | | |
| | |- що громадянин є живим; | | |
| | |- перебуває у певному місці; | | |
| | |- про тотожність громадянина | | |
| | |з особою, зображеною на | | |
| | |фотокартці; | | |
| | |- часу пред'явлення | | |
| | |документа | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|38 |2-21 |Документи про прийняття в | 10 років | |
| | |депозит грошових сум | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|39 |2-22 |Акти про протести векселів | 5 років | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|40 |2-23 |Акти про морські протести | 3 роки | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|41 |2-24 |Постанови про відмову у | 5 років | |
| | |вчиненні нотаріальних дій та | | |
| | |листування з питань відмови у | | |
| | |вчиненні нотаріальних дій | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|42 |2-25 |Листування з судовими та | 3 роки | |
| | |іншими установами, | | |
| | |організаціями і громадянами з | | |
| | |питань вчинення нотаріальних | | |
| | |дій | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|43 |2-16 |Постанови про відмову у | 5 років | |
| | |вчиненні нотаріальних дій та | | |
| | |листування з питань відмови у | | |
| | |вчиненні нотаріальних дій | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|44 |2-27 |Реєстри для реєстрації | Постійно | |
| | |нотаріальних дій | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|45 |2-28 |Алфавітна книга обліку | 75 років | |
| | |заповітів | | |
| | | | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|46 |2-29 |Алфавітна книга обліку | 75 років | |
| | |договорів відчуження | | |
| | |нерухомого майна | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|47 |2-30 |Книга зразків підписів | Доки не мине | |
| | |посадових осіб підприємств, | потреба | |
| | |установ, організацій | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|48 |2-31 |Реєстри для реєстрації | 75 років | |
| | |заборон відчуження жилих | | |
| | |будинків, квартир та іншого | | |
| | |нерухомого майна, та арештів, | | |
| | |накладених судовими та | | |
| | |слідчими органами. Алфавітна | | |
| | |книга їх обліку | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|49 |2-32 |Свідоцтва про придбання майна | 75 років | |
| | |з прилюдних торгів | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|50 |2-33 |Шлюбні контракти та | 25 років | |
| | |документи, на підставі яких | | |
| | |вони посвідчені | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|51 |2-34 |Особові справи перекладачів, | Постійно | На державне |
| | |зразки їх підпису та копій | | зберігання не |
| | |документів, що підтверджують | | передаються |
| | |кваліфікацію | | |
|------------------------------------------------------------------------|
| Розділ 3. Архів |
|------------------------------------------------------------------------|
|52 |3-01 |Паспорт архіву | Постійно | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|53 |3-02 |Описи справ: | | |
| | |------------------------------+---------------| |
| | | - постійного терміну | Постійно | Після знищення|
| | |зберігання; | | справ |
| | |------------------------------+---------------| |
| | | - тимчасового терміну | 3 роки | |
| | |зберігання | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|54 |3-03 |Акти про виділення до | Постійно | |
| | |знищення документів, що не | | |
| | |підлягають зберіганню | | |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|54 |3-04 |Книга обліку видачі | 10 років | Після |
| | |документів із архіву | | повернення |
| | | | | усіх |
| | | | | документів по |
| | | | | книзі |
--------------------------------------------------------------------------
---------------
* Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших підприємств, установ, організацій, затверджений наказом Головархіву України від 20 липня 1998 року N 41.
"Довідник нотаріуса",
N 3, 2001 р.