Інструкція по обліку, зберіганню та витрачанню бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану в Україні

1. При реєстрації актів громадянського стану органами реєстрації актів громадянського стану видаються свідоцтва про народження, смерть, одруження, розірвання шлюбу, встановлення батьківства, переміну прізвища, імені, по батькові на бланках, виготовлених друкарським способом за єдиним для всієї держави зразком, затвердженим Верховною Радою України. Повторні свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану видаються (надсилаються) на таких же бланках.

Використання бланків свідоцтв інших зразків забороняється.

2. Бланки свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану є документами суворої звітності і повинні зберігатися в органах реєстрації актів громадянського стану у сейфах, вогнетривких шафах або металевих ящиках, стаціонарно закріплених до стіни або підлоги, а у разі необхідності - в спеціально обладнаних приміщеннях.

У неробочий час сейфи, вогнетривкі шафи і металеві ящики з бланками свідоцтв, а також спеціально обладнані для зберігання бланків приміщення повинні бути належним чином опечатані.

Доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а в їхній присутності - також посадові особи, які мають право перевіряти їх діяльність.

3. Відповідальними за зберігання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану згідно з наказом відповідного управління юстиції є:

а) у відділах реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій (далі - відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції) - заступники начальників управлінь юстиції - керівники відділів реєстрації актів громадянського стану;

б) у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів - керівники відділів;

в) у виконавчих комітетах сільських та селищних Рад народних депутатів - посадові особи, на яких покладено цей обов'язок розпорядженням виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів за погодженням з відділом реєстрації актів громадянського стану.

На час відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв (або необхідна кількість бланків) повинні передаватися за актом іншій посадовій особі, яка тимчасово виконує її обов'язки.

4. При зміні посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану, прийом-передача бланків свідоцтв і облікової документації по них в обов'язковому порядку провадиться:

а) у відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції - у присутності працівника відділу та представника іншого підрозділу управління юстиції відповідної державної адміністрації;

б) у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів - у присутності представника відповідної державної адміністрації, виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів чи представника відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції;

в) у виконавчих комітетах сільських та селищних Рад народних депутатів - у присутності керівника відділу реєстрації актів громадянського стану відповідної державної адміністрації або виконавчого комітету Ради народних депутатів.

По закінченні прийому-передачі бланків присутній представник зобов'язаний проінструктувати новопризначену особу про порядок обліку, зберігання, правильного витрачання і звітності по бланках свідоцтв та про відповідальність за їх належне зберігання.

5. Міністерство юстиції України узагальнює заявки відділів реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції та щорічно складає і надсилає заявку в друкарню на виготовлення необхідної кількості відповідних видів бланків свідоцтв для органів реєстрації актів громадянського стану України.

Виготовлені бланки свідоцтв за рознарядкою Міністерства юстиції надсилаються друкарнею безпосередньо відділам реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції.

6. Відділи реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів одержують бланки свідоцтв у відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції.

Виконавчі комітети сільських, селищних Рад народних депутатів одержують бланки свідоцтв у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів.

Бланки свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану видаються по довіреності під розписку або надсилаються спецзв'язком чи цінним листом з відповідним супровідним документом.

7. Відділам реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів бланки свідоцтв видаються (надсилаються) з розрахунку не більше 6-місячної потреби в них, а виконавчим комітетам сільських та селищних Рад народних депутатів - з розрахунку не більше місячної потреби в них.

Відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції забезпечуються трирічним запасом бланків свідоцтв.

8. У відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції для прийому бланків свідоцтв наказом відповідного управління юстиції створюються комісії, які перевіряють відповідність одержаних від друкарні бланків супровідним документам.

Про наслідки прийому бланків свідоцтв складається акт у двох примірниках (з зазначенням дати та місця складання), один з яких зберігається в даному відділі реєстрації актів громадянського стану, а другий, завірений печаткою відділу реєстрації актів громадянського стану, не пізніше 5 діб з дня одержання надсилається в Міністерство юстиції.

9. Для прийому бланків свідоцтву у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів створюється комісія, яка перевіряє відповідність одержаних бланків супровідним документам та в обов'язковому порядку переглядає кожний бланк окремо.

Про наслідки прийому бланків свідоцтв складається акт у двох примірниках (з зазначенням дати та місця складання). Один з них зберігається в даному відділі реєстрації актів громадянського стану, а другий, завірений печаткою, надсилається відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції.

В разі нестачі або виявлення дефектних бланків (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, серій або номерів, наявність дубльованих номерів тощо), нестачі чи невідповідності серій і номерів бланків наклейці друкарні складається акт у трьох примірниках. Перший, завірений печаткою відділу реєстрації актів громадянського стану, з наклейкою друкарні і дефектними бланками надсилається відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції, другий, завірений печаткою, надсилається Міністерству юстиції, а третій залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану.

При виявлених нестачах або дефектах бланків свідоцтв відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції складають претензії в трьох примірниках. Перший примірник з документами, що підтверджують нестачу чи дефекти, надсилається друкарні, другий - Міністерству юстиції до відома, а третій залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану. Про результати розгляду претензії повідомляється також Міністерство юстиції.

10. Виконкоми сільських, селищних Рад народних депутатів про одержання бланків свідоцтв надсилають підтвердження відповідному відділу реєстрації актів громадянського стану районної державної адміністрації, виконавчого комітету Рад народних депутатів.

11. При необхідності передача бланків свідоцтв з однієї області у другу провадиться тільки з письмового дозволу Міністерства юстиції. Після здійснення передачі складається акт в трьох примірниках, в якому вказуються дата, місце складання, кількість переданих бланків, їх серії і номери. Перший примірник акта надсилається Міністерству юстиції, другий та третій - відділам реєстрації актів громадянського стану, які здійснювали передачу.

12. Одержані бланки свідоцтв у той же день на підставі супровідних документів повинні бути оприбутковані посадовою особою, відповідальною за їх зберігання.

13. Для обліку надходження і витрачання бланків свідоцтв ведуться:

а) у відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції, районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів:

- книги обліку оприбуткування і витрачання свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану (додаток 1)*;

- книги обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв (додаток 2);

- книги особових рахунків по обліку бланків свідоцтв (додаток 3);

б) у виконкомах сільських та селищних Рад народних депутатів - книги обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв (додаток 2).

14. Всі книги обліку бланків свідоцтв повинні мати заголовні та титульні листи, бути прошнуровані, їх аркуші пронумеровані. Про загальну кількість аркушів у книзі на внутрішній стороні обкладинки робиться відмітка, яка засвідчується підписом керівника відділу і печаткою.

Книги повинні заповнюватись чорнилом або кульковою ручкою, чітким, розбірливим почерком. Підчистки в них не допускаються.

Неправильно зроблений запис закреслюється, а необхідне записується поруч чітким почерком.

Кожне виправлення має бути відповідним чином застережено і завірено печаткою.

Книги обліку бланків свідоцтв підлягають постійному зберіганню.

15. Книгами обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв, передбаченими додатками 1, 2, а також книгами особових рахунків по обліку, видачі і витрачанню бланків свідоцтв, передбаченими додатком 3 даної Інструкції, постачаються:

- відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції - управліннями юстиції відповідних державних адміністрацій;

- відділи реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів - відділами реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції;

- виконавчі комітети сільських та селищних Рад народних депутатів - відділами реєстрації актів громадянського стану відповідних державних адміністрацій або виконавчих комітетів Рад народних депутатів.

16. Відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед Міністерством юстиції один раз на рік не пізніше 1 лютого наступного за звітним року (додаток 4).

Відділи реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед відділами реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції щоквартально не пізніше 15 числа наступного за звітним кварталом місяця (додаток 4).

Виконавчі комітети сільських, селищних Рад народних депутатів звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед відділами реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів щомісячно не пізніше 5 числа наступного місяця (додаток 4).

17. Свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану заповнюються тільки кульковою ручкою або друкарським способом.

Зіпсовані при заповненні або анульовані бланки свідоцтв, а також свідоцтва, здані для обміну в зв'язку з внесенням виправлень в актові записи, у відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції знищуються в кінці кожного звітного року, про що складається акт.

Зіпсовані при заповненні та інші свідоцтва, які підлягають знищенню (в тому числі надіслані для знищення з виконавчих комітетів сільських та селищних Рад народних депутатів), у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів знищуються один раз у півріччя, про що складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається у вищестоящий відділ реєстрації актів громадянського стану.

Знищенню по закінченні року підлягають також повторні свідоцтва, надіслані іншими органами реєстрації актів громадянського стану і не одержані громадянами протягом року.

Зіпсовані при заповненні та інші свідоцтва, які підлягають знищенню, виконавчими комітетами сільських та селищних Рад народних депутатів щоквартально зі звітом про витрачання бланків свідоцтв надсилаються до відділу реєстрації актів громадянського стану відповідної районної державної адміністрації або виконавчого комітету Ради народних депутатів.

В акті про знищення бланків свідоцтв проти кожного вказаного у ньому свідоцтва приклеюються вирізані у відповідному свідоцтві серія та номер.

Знищення та складання акта про це провадиться комісією, створеною для прийому бланків.

Знищення свідоцтв провадиться шляхом спалення.

18. Орган реєстрації актів громадянського стану, який виявив факт втрати або крадіжки бланків свідоцтв, зобов'язаний у той же день повідомити про це Міністерство юстиції та вищестоящий орган реєстрації актів громадянського стану, конкретно зазначивши види загублених чи викрадених бланків свідоцтв, їх серії і номери, а також органи Міністерства внутрішніх справ для вжиття заходів по їх розшуку.

Відділ реєстрації актів громадянського стану управління юстиції зобов'язаний повідомити Міністерство юстиції про вжиті заходи по розшуку викрадених свідоцтв та про вжиті заходи щодо осіб, винних у втраті.

19. По кожному випадку загублення або крадіжки бланків свідоцтв повинно бути проведено службове розслідування з метою встановлення осіб, винних у втраті бланків, а також вжиті всі необхідні заходи до забезпечення їх збереження.

За халатне ставлення до зберігання бланків свідоцтв, порушення правил їх зберігання, а також значну кількість зіпсованих бланків свідоцтв відповідальна за це особа несе відповідальність, передбачену ст.147 Кодексу законів про працю України.

У необхідних випадках щодо осіб, винних у втраті бланків свідоцтв, матеріали повинні бути передані у слідчі органи.

20. При перевірках роботи органів реєстрації актів громадянського стану в обов'язковому порядку перевіряється стан обліку, зберігання і витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану.