5.40. Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається телефоном і записується одержувачем).
Телефонограма застосовується в необхідних випадках для оперативного вирішення службових питань.
На телефонограмі позначається час її передачі, прізвище працівника, який передав телефонограму, прізвище і номер телефону працівника, який прийняв телефонограму.
( Розділ 5 доповнено пунктом 5.40 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
5.41. Доповідь - документ, що містить виклад певних питань, висновків, пропозицій і призначений для усного виступу.
( Розділ 5 доповнено пунктом 5.41 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
6. Контроль за виконанням документів
6.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.
6.2. Здійснення контролю за своєчасним і якісним виконанням доручень та інших документів покладається на керівника органу державної виконавчої служби.
На документі, що підлягає контролю, проставляється штамп чи надпис "Контроль".
6.3. Для здійснення управлінської діяльності керівником органу державної виконавчої служби видаються організаційно-розпорядчі документи, визначені положеннями про ці органи (розпорядження, доручення).
Хід обговорення питань і прийняття рішень на нарадах та засіданнях фіксується в протоколах, які оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань. Протоколи підписуються головуючим та секретарем.
Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані в тексті внутрішнього організаційно-розпорядчого документа (розпорядженні, дорученні, протокольному рішенні), і особи, вказані в резолюціях.
6.4. Строки виконання документів можуть бути загальними та індивідуальними.
Документи без зазначення строку виконання мають бути виконані не більше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати надходження документа.
( Абзац другий пункту 6.4 розділу 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
6.5. Загальні строки виконання визначаються діючим законодавством.
6.6. Індивідуальні строки виконання встановлюються резолюцією керівництва на самому документі і не можуть перевищувати загального строку.
6.7. Строки виконання документів вираховуються в календарних днях від дати підписання або затвердження - для виготовлених в органі державної виконавчої служби та від дати реєстрації (обліку) - для вхідних документів.
6.8. Якщо термін виконання документа припадає на неробочий день, то днем закінчення терміну виконання вважається перший наступний за ним робочий день.
( Розділ 6 доповнено пунктом 6.8 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
6.9. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту надано відповідь по суті.
( Розділ 6 доповнено пунктом 6.9 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
6.10. Після виконання документ знімається з контролю. При цьому позначка "До справи", дата і підпис керівника проставляються, як правило, у нижньому лівому вільному від тексту куті першої сторінки документа, який свідчить про його виконання.
( Розділ 6 доповнено пунктом 6.10 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
7. Складання номенклатури справ
7.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві, із зазначенням строків зберігання.
7.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
( Пункт 7.2 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
7.3. Номенклатура справ органів державної виконавчої служби, які є структурними підрозділами відповідних органів юстиції, входить до складу зведеної номенклатури справ зазначених органів юстиції.
( Пункт 7.3 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
7.4. Номенклатура справ структурного підрозділу, як і зведена номенклатура справ, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється, після чого подається до відповідного органу юстиції з метою внесення змін та доповнень до зведеної номенклатури справ.
Після внесення змін до зведеної номенклатури справ вона передруковується і затверджується керівником органу юстиції, та вводиться в дію з 1 січня наступного року.
Витяг з відповідного розділу затвердженої зведеної номенклатури справ надається органу державної виконавчої служби для використання в роботі.
( Пункт 7.4 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
7.5. Складання номенклатури справ здійснюється діловодом за визначеною формою (додаток 15) на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності та підписується керівником органу державної виконавчої служби.
7.6. Після виконання документи групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
7.7. Заголовок справи складається з:
назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (описи, протоколи тощо);
найменування органу державної виконавчої служби та його структурного підрозділу, що є автором документів;
найменування установи або її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи;
короткого змісту документів справи;
найменування регіону, з якими пов'язаний зміст документів справи;
дати періоду, до якого належать документи справи;
вказівки на наявність копій документів у справі.
7.8. Кожній справі, включеній до номенклатури справ, присвоюється умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Якщо протягом року виникають нові справи, вони вносяться до номенклатури справ з присвоєнням наступного порядкового номера.
7.9. Індекс справи в номенклатурі структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів та номера справи в межах підрозділу, наприклад "03-01". У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.
7.10. У номенклатурі справ зазначаються кількість томів (частин) кожної справи і строки її зберігання.
7.11. З метою оперативності пошуку документів в органах державної виконавчої служби обов'язковими є наступні заголовки справ, які уточнюються при складанні номенклатури з урахуванням положень пунктів 7.7 і 7.10 цього Порядку:
1) накази, розпорядження Міністерства юстиції України та інших органів юстиції (копії);
2) організаційно-розпорядчі документи керівника органу державної виконавчої служби;
3) нормативно-правові акти з питань примусового виконання рішень, методичні вказівки, роз'яснення та рекомендації, інформаційні листи;
4) протоколи оперативних нарад;
5) протоколи семінарських занять з державними виконавцями;
6) посадові інструкції працівників органу державної виконавчої служби;
7) доручення органів юстиції та документи (довідки, доповідні записки, доповіді, інформаційні матеріали) про їх виконання;
8) документи (довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірок органу державної виконавчої служби;
9) статистичні звіти органу державної виконавчої служби, листи та роз'яснення до них;
10) довідки про депозитні операції та про рух коштів на депозитних рахунках;
11) документи (довідки, узагальнення тощо) за результатами вивчення роботи із зверненнями громадян;
12) документи (звіти, доповіді, доповідні записки) з питань боротьби з корупцією;
13) листування з кадрових питань (навчання працівників, формування кадрового резерву тощо);
14) листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань примусового виконання рішень;
15) здавальні описи (завершених виконавчих проваджень);
16) реєстр завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання;
17) документи щодо знищення виконавчих проваджень;
18) описи справ, переданих до архіву органу юстиції;
19) номенклатура справ.
Крім зазначених справ, до номенклатури включаються всі інші справи, що створюються в процесі діяльності органів державної виконавчої служби, а також реєстраційні та облікові журнали (книги).
Додаткові форми обліку документів (журнали, книги, картки), які не передбачені цим Порядком, запроваджуються на підставі відповідного організаційно-розпорядчого документа керівника органу державної виконавчої служби.
У кінці календарного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ.
До номенклатури справ не включаються друковані видання, відомості Верховної Ради України, збірники указів і розпоряджень Президента України, збірники постанов Кабінету Міністрів України, довідники та інші подібні документи.
( Пункт 7.11 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
7.12. Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ.
7.13. Номенклатурна справа "Номенклатура справ" зазначається, як правило, наприкінці списку або відповідного розділу.
7.14. Номенклатура справ органу державної виконавчої служби може поділятися на розділи лише за умови наявності в органі державної виконавчої служби структурного(их) підрозділу(ів). У цьому випадку індекси справ наводяться трьома парами цифр, наприклад: "03-02-22", де 03 - індекс органу державної виконавчої служби, 02 - індекс структурного підрозділу органу державної виконавчої служби, 22 - номер справи згідно з номенклатурою.
7.15. У поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ, а також під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі в складі Національного архівного фонду, експертними комісіями органів юстиції (далі - ЕК), які діють відповідно до положень про них, здійснюється експертиза цінності документів.
( Пункт 7.15 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
7.16. До складу ЕК, який затверджується керівником органу юстиції, включаються визначені ним особи, в тому числі не менше двох представників органу державної виконавчої служби, якими, як правило, є заступник керівника та діловод.
( Пункт 7.16 розділу 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
8. Формування справ
8.1. Формування справ - це групування документів відповідно до номенклатури справ.
8.2. При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення і повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, реєстраційних (облікових) номерів, довідок або відміток про виконання, про списання "До справи" тощо.
Приєднання до справи неправильно оформлених документів не допускається.
8.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких вимог:
групувати у справи виконані документи, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, а також таких, що підлягають поверненню, розмножених копій;
групувати у справи документи одного календарного року (крім перехідних справ);
включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;
одна справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки), у разі більшого обсягу справа формується з кількох томів;
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;
документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах.
8.4. Справи згідно з номенклатурою формуються в спеціальну, виготовлену друкарським способом, тверду обкладинку (наряд).
8.5. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
8.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
8.7. Правила, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами.
8.8. Організаційно-розпорядчі документи керівника органу державної виконавчої служби нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання керівником.
8.9. Протоколи оперативних нарад групуються у хронологічному порядку згідно з присвоєними номерами.
8.10. Якщо в справі групується планово-звітна документація, то в заголовку обов'язково вказується період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.
Плани та звіти повинні вміщуватися у справи того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.
8.11. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
8.12. На копіях надісланих документів (супровідних листів), що залишаються в справі (провадженні), обов'язково зазначається дата і вихідний номер документа.
8.13. Реєстраційні та облікові журнали (книги) повинні мати номенклатурний номер, бути прошнуровані, пронумеровані, засвідчені підписом керівника органу державної виконавчої служби та скріплені печаткою органу державної виконавчої служби.
8.14. Справи, що підлягають передачі на зберігання до архіву органу юстиції повинні бути відповідним чином оформлені згідно з нормативними актами державної архівної служби України.
8.15. Закінчені діловодством справи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років включно) зберігання згідно з номенклатурою передаються до архіву органу юстиції, структурними підрозділами яких є відповідні органи державної виконавчої служби, через два роки після закінчення їх у діловодстві з метою подальшої їх підготовки до наступного зберігання в державній архівній установі, а тих, які не віднесені до Національного архівного фонду, для виділення їх до подальшого знищення. Наприклад, справи за 2009 рік передаються до архіву органу юстиції в 2012 році.
8.16. Оформлення справ, заведених у діловодстві, покладається на працівників органів державної виконавчої служби за методичною допомогою фахівців органів юстиції.
Оформлення справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
8.17. В архів органу юстиції справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання передаються тільки за описами справ. Опис цих справ складається в двох примірниках, перший з яких передається разом із справами в архів органу юстиції, а другий залишається як контрольний примірник в органі державної виконавчої служби та долучається до відповідної справи згідно з номенклатурою. Опис справ складається за формою, визначеною нормативними актами державної архівної служби України.
8.18. Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архів органу юстиції за номенклатурою справ.
8.19. Завершені виконавчі провадження в архів органу юстиції не передаються і підлягають знищенню відповідно до цього Порядку після закінчення строків їх зберігання.
( Розділ 8 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
9. Оперативне зберігання документів в органах державної виконавчої служби
9.1. Документи з часу створення (надходження) і до передання їх в архів органу юстиції зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою.
9.2. З метою підвищення оперативності пошуку документів на корінцях обкладинок справ (нарядів) зазначаються індекси за номенклатурою та рік їх формування.
Закінчені діловодством справи згідно з номенклатурою розміщуються діловодом у робочій кімнаті так, щоб справи кожного структурного підрозділу (якщо такі входять до складу органу державної виконавчої служби) зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.
9.3. При оперативному зберіганні документів і роботі з ними необхідно додержуватись усіх застережних заходів, що забезпечують повноту їх збереженості. У робочій кімнаті справи повинні зберігатися вертикально в шафах, що зачиняються.
Зберігання справ і документів у робочих кімнатах у відкритому вигляді (на столах, на шафах тощо) забороняється.
9.4. Зберігання завершених виконавчих проваджень здійснюється у спеціально відведеному для цієї мети приміщенні (робочій кімнаті) органу державної виконавчої служби і покладається на одного з працівників органу державної виконавчої служби, про що керівником цього органу видається відповідний організаційно-розпорядчий документ.
Зазначена особа забезпечує ведення реєстру завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання (додаток 16), про що обов'язково указується в її посадовій інструкції.
До реєстру завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, вноситься інформація за один календарний рік.
Реєстри завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, мають валову нумерацію, починаючи з N 1, із зазначенням через дріб року, за який виконавчі провадження завершено. Наприклад, N 1/ за 2009 рік, N 2/ за 2010 рік, N 3/ за 2011 рік.
9.5. Передання на зберігання завершених виконавчих проваджень здійснюється державними виконавцями з урахуванням правил, визначених пунктом 3.13 цього Порядку, не пізніше 1 серпня поточного року та 1 лютого наступного року.
9.6. Кожне одержане на зберігання виконавче провадження або зведене виконавче провадження отримує окремий порядковий номер (далі - архівний номер) згідно з реєстром завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, який переноситься одночасно на обкладинку виконавчого провадження або зведеного виконавчого провадження та до здавальних описів (завершених виконавчих проваджень).
Архівний номер при перенесенні на обкладинку виконавчого провадження чи до інших документів складається з порядкового номера запису в реєстрі завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, із зазначенням через дріб двох останніх цифр календарного року, в якому завершено виконавче провадження, наприклад: 1/09.
9.7. З метою внесення архівних номерів до Журналів обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, один примірник здавального опису (завершених виконавчих проваджень) повертається державному виконавцеві, що його склав, а другий примірник - долучається до відповідної справи згідно з номенклатурою.
9.8. Передані на зберігання виконавчі провадження залежно від обсягу систематизуються у в'язках (не більше 100 виконавчих проваджень в одній) в хронологічному порядку згідно з присвоєними архівними номерами. До в'язок прикріплюються відповідні ярлики з крайніми архівними номерами виконавчих проваджень, уміщених у в'язку.
9.9. Строк зберігання завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, становить 3 (три) роки, крім виконавчих проваджень, завершених за постановами про накладення адміністративного стягнення, строк зберігання яких становить 1 (один) рік.
( Абзац перший пункту 9.9 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1699/5 від 28.07.2010 )
Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання завершеного у 2009 році виконавчого провадження, починається з 1 січня 2010 року та закінчується 31 грудня останнього року його зберігання.
( Пункт 9.9 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1699/5 від 28.07.2010 )
У тому разі, коли органу державної виконавчої служби повідомлено про проведення слідчих дій або розгляд у суді справи, до якої можуть бути залучені документи виконавчого провадження, або про направлення заяви до Європейського суду з прав людини щодо оскарження дій (бездіяльності) державного виконавця та інших посадових осіб органу державної виконавчої служби по виконанню рішення суду чи іншого органу (посадової особи) або відмови у здійсненні передбачених Законом дій, виконавче провадження, яке було передано на зберігання, підлягає поверненню державному виконавцю та може бути знищено лише після прийняття рішення по відповідній справі.
При цьому в реєстрі завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, здавальному описі (завершених виконавчих проваджень), Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, робиться відповідна позначка про повернення виконавчого провадження державному виконавцеві.
9.10. Завершені виконавчі провадження включаються в акт про вилучення виконавчих проваджень для знищення (додаток 17), якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт. Наприклад, виконавчі провадження з трирічним строком зберігання, завершені у 2009 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2013 року.
Виконавчі провадження, строки зберігання яких закінчилися, підлягають знищенню після затвердження акта про вилучення виконавчих проваджень для знищення керівником органу державної виконавчої служби, підпис якого скріплюється печаткою.
9.11. Відбір виконавчих проваджень для знищення здійснюються один раз на рік, не пізніше 1 березня поточного року.
9.12. Для проведення знищення виконавчих проваджень в органі державної виконавчої служби створюється комісія, склад якої затверджується на підставі відповідного організаційно-розпорядчого документа керівника органу державної виконавчої служби.
До складу комісії повинно входити не менше п'яти осіб. Головою комісії призначається, як правило, заступник керівника органу державної виконавчої служби.".
9.13. Виконавчі провадження, відібрані для знищення, повинні бути знищені паперорізальними машинами або шляхом спалення, про що зазначається в акті про вилучення виконавчих проваджень для знищення.
9.14. Копія відповідного розпорядчого документа керівника органу державної виконавчої служби щодо призначення складу комісії та акт про вилучення виконавчих проваджень для знищення вміщуються в номенклатурну справу "Документи щодо знищення виконавчих проваджень".
9.15. Здавальні описи (завершених виконавчих проваджень), реєстр завершених виконавчих проваджень, переданих на зберігання, мають трирічний строк зберігання, акт про вилучення виконавчих проваджень для знищення - п'ятирічний.
Зазначені документи підлягають оперативному зберіганню в межах установленого строку в органах державної виконавчої служби, після чого передаються в архів органу юстиції для організації їх подальшого знищення.
( Розділ 9 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )( Розділ 10 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 1
до Порядку
ФОРМА РЕЄСТРАЦІЙНОГО ШТАМПА
Найменування організації
"___" ____________ 20__
Вх. N ___________________
Розмір 41,6 х 16 мм
( Додаток 1 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 2
до Порядку
ЖУРНАЛ
реєстрації загальної вхідної кореспонденції
------------------------------------------------------------------
|N з/п |Кореспондент,| Короткий |Резолюція | Позначка | Позначка |
| | дата та | зміст |або кому і|про взяття| про |
| | індекс | | коли |документа |виконання |
| | одержаного | | передано | на |документа |
| | документа | |документ |контроль | |
|------+-------------+----------+----------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
( Додаток 2 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 3
до Порядку
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів про відкриття виконавчого провадження
-----------------------------------------------------------------------------
|N з/п |Кореспондент,| Назва |Боржник |Стягувач | Характер | Обліковий |
| | дата та |виконавчого| | |стягнення | номер |
| | індекс |документа, | | | |виконавчого |
| | одержаного | коли та | | | |провадження,|
| | документа | ким | | | | до якого |
| | (заяви, | виданий | | | | приєднано |
| |супровідного | | | | | документи, |
| | листа) | | | | | індекс |
| | | | | | | виконавця |
|------+-------------+-----------+--------+---------+----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------------------
( Додаток 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 4
до Порядку
ЖУРНАЛ
реєстрації листів-відповідей на запити державного виконавця
------------------------------------------------------------------
|N з/п |Кореспондент, | Короткий | Кому і коли | Розписка |
| | дата та | зміст | передано | виконавця в |
| | індекс | | документ | одержанні |
| | одержаного | | | документа |
| | документа | | | |
|-------+--------------+-------------+-------------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
( Додаток 4 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 5
до Порядку
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідної кореспонденції
-------------------------------------------------------------------------------------
|N з/п | Дата |Короткий|Кількість аркушів | Кому |Виконавець |Примітка |
| |відправлення | зміст |-------------------|адресовано | | |
| | | |основного |додатка | | | |
| | | |документа | | | | |
|------+-------------+--------+----------+--------+-----------+-----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
-------------------------------------------------------------------------------------
( Додаток 5 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 6
до Порядку
РОЗНОСНА КНИГА
для місцевої кореспонденції
----------------------------------------------------------------------------------------
|N з/п | Найменування | Кому | Дата та | Дата |Прізвище |Розписка в|Примітка |
| |кореспонденції |адресовано| вихідний |одержання | особи, |одержанні | |
| | |документ | номер | | яка | | |
| | | |документа | |одержала | | |
| | | | | |документ | | |
|------+---------------+----------+----------+----------+---------+----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
----------------------------------------------------------------------------------------
( Додаток 6 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 7
до Порядку
РЕЄСТР
на відправлення рекомендованої кореспонденції за "___" ____________ 20__
Через_____________________________________________________________
Відправник________________________________________________________
(повне найменування та місцезнаходження Відділу)
------------------------------------------------------------------
|N з/п |Кому |Куди | Дата та |Маса, кг | Сума плати |Примітка |
| | | | вихідний | | за | |
| | | | номер | |пересилання | |
| | | |документа | | | |
|-------+------+-----+----------+---------+------------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
Разом рекомендованих листів_______________________________________
Загальна сума плати за пересилання________________________________
Не дозволених до плати за пересилання_____________________________
Опис складено_____________________________________________________
(посада, підпис, прізвище, ініціали)
Керівник Відділу__________________________________________________
(підпис, прізвище, ініціали)
М.П.
( Додаток 7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 8
до Порядку
ЖУРНАЛ
обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві
------------------------------------------------------------------
| N з/п | Назва |Боржник |Стягувач | Характер |
| (обліковий | виконавчого | | | стягнення |
| номер | документа, | | | |
| виконавчого | коли та ким | | | |
| провадження) | виданий або | | | |
| | реквізити | | | |
| | заяви про | | | |
| | примусове | | | |
| | виконання | | | |
|---------------+--------------+--------+---------+--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Продовження таблиці
-------------------------------------------------------------------
| Дата та | Дата | Підстава | Дата та | Дата |
| розписка | завершення |завершення або| розписка | передання |
|державного |виконавчого | відмови у | діловода в |виконавчого|
|виконавця в|провадження | відкритті | одержанні |провадження|
| одержанні |або відмови | виконавчого | виконавчого | на |
|документів |у відкритті | провадження |документа для|зберігання,|
| |виконавчого | (пункт, |відправлення | архівний |
| |провадження | частина, | | номер |
| | |стаття Закону | | |
| | | України "Про | | |
| | | виконавче | | |
| | |провадження") | | |
|-----------+------------+--------------+-------------+-----------|
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
-------------------------------------------------------------------
( Додаток 8 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 9
до Порядку
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
_____________________________________________
(найменування органу державної виконавчої служби)
Виконавче провадження N ____/___
NN перереєстрації ______________________________
Номер за ЄДРВП ______________________________
__________________________________________________________________
(назва виконавчого документа,
__________________________________________________________________
дата видачі та найменування органу (посадової особи), що видали
документ)
Боржник___________________________________________________________
Адреса____________________________________________________________
Стягувач__________________________________________________________
Адреса____________________________________________________________
Характер стягнення________________________________________________
Інформація про виконавче провадження:
Передано до виконання "___" ____________ 20__
Відкрито (відмовлено у відкритті) "___" ____________ 20__
Завершено "___" ____________ 20__
Підстава завершення _______________________
Погоджено для передачі на зберігання _______________ (_____)
Передано на зберігання "___" ____________ 20__ на _____ арк.
Архівний номер _____/____
( Додаток 9 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 10
до Порядку
Алфавітний покажчик виконавчих проваджень
------------------------------------------------------------------
| Обліковий номер |Боржник |Стягувач |Характер стягнення |
| виконавчого | | | |
| провадження, індекс | | | |
| державного виконавця | | | |
|-----------------------+---------+----------+-------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
------------------------------------------------------------------
( Додаток 10 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 11
до Порядку
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
_____________________________________________
(найменування органу державної виконавчої служби)
Зведене виконавче провадження N ____/___
NN перереєстрації ______________________________
Номер за ЄДРВП ______________________________
Боржник___________________________________________________________
Адреса____________________________________________________________
Інформація про виконавче провадження:
Винесено постанову про об'єднання "___" __________ 20__
Завершено "___" __________ 20__
Погоджено для передачі на зберігання ______________ (____)
Передано на зберігання "___" ____________ 20__ на ______ арк.
Архівний номер _____/____
( Додаток 11 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 12
до Порядку
ОБЛІКОВА КАРТКА
на зведене виконавче провадження
---------------------------------------------------------------------------------------------
|N з/п | Обліковий | Назва |Стягувач | Сума, що | Дата | Підстава |Стягнуто в|
| | номер |виконавчого| | підлягає | завершення |завершення або| процесі |
| |виконавчого |документа, | |стягненню |виконавчого | відмови у |виконання |
| |провадження,| коли та | | |провадження | відкритті | |
| | індекс | ким | | | | виконавчого | |
| | державного | виданий | | | | провадження | |
| | виконавця | | | | | (пункт, | |
| | | | | | | частина, | |
| | | | | | |стаття Закону | |
| | | | | | | України "Про | |
| | | | | | | виконавче | |
| | | | | | |провадження") | |
|------+------------+-----------+---------+----------+------------+--------------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
---------------------------------------------------------------------------------------------
( Додаток 12 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 13
до Порядку
ЗДАВАЛЬНИЙ ОПИС
(завершених виконавчих проваджень)
__________________________ ___________________________
(прізвище, ініціали (індекс державного виконавця)
державного виконавця)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Обліковий | Назва |Боржник |Стягувач | Характер | Крайні дати | Підстава |Архівний|Примітка |
|з/п | номер |виконавчого| | |стягнення | виконавчого |завершення або| номер | |
| |виконавчого |документа, | | | | провадження | відмови у | | |
| |провадження | коли та | | | | (дата | відкритті | | |
| | | ким | | | | відкриття | виконавчого | | |
| | | виданий | | | |(або відмови | провадження | | |
| | | | | | |у відкритті) | (пункт, | | |
| | | | | | | чи дата | частина, | | |
| | | | | | |об'єднання у |стаття Закону | | |
| | | | | | | зведене та | України "Про | | |
| | | | | | | дата | виконавче | | |
| | | | | | | завершення |провадження") | | |
| | | | | | | виконавчого | | | |
| | | | | | |провадження) | | | |
|----+------------+-----------+--------+---------+----------+-------------+--------------+--------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Опис складено __________________________________________________
(посада, підпис, прізвище, ініціали)
ПОГОДЖЕНО
Найменування посади керівника
органу державної виконавчої служби
(структурного підрозділу) _____________________________________
(підпис, ініціали, прізвище)
Дата
Документи за описом передано на зберігання "___" ___________ 20__
( Додаток 13 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2392/5 від 08.12.2009 )
Додаток 14
до Порядку
ЖУРНАЛ
обліку звернень громадян
------------------------------------------------------------------
|N з/п |Кореспондент, | Дата та | Дата | Короткий |
| | дата та | індекс | передання | зміст |
| | індекс | надходження |звернення до | |
| | одержаного | звернення | органу | |
| | звернення | (наданий | державної | |
| | | документу | виконавчої | |
| | | органом | служби | |
| | | юстиції) | | |
|-------+--------------+-------------+-------------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Продовження таблиці
------------------------------------------------------------------
|Резолюція | Термін |Розписка в| Позначка | Дата | Дата |
|або кому і|розгляду |одержанні | про | надання |повернення|
| коли | | |продовження|відповіді|матеріалів|
| передано | | | терміну |заявнику | за |
|звернення | | | розгляду | |зверненням|
| | | | | |до органу |
| | | | | | юстиції |
|----------+---------+----------+-----------+---------+----------|
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
------------------------------------------------------------------