9.7. Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "Доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів. Відмітка "Доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення.
Справи, що мають термін зберігання "Доки не мине потреба" в архів не передаються, залишаючись в роботі органу державної виконавчої служби доки не мине потреба.
9.8. Строки зберігання переданих до архіву виконавчих проваджень та здавальних описів (завершених виконавчих проваджень) становлять 3 (три) роки, після чого вони підлягають знищенню.
За умови оскарження у судовому порядку виконавчих дій, у тому числі до Європейського суду з прав людини, строк зберігання виконавчого провадження, переданого до архіву, обчислюється після вступу в законну силу останнього рішення по даній справі.
9.9. Відлік строків зберігання документів, діловодство яких завершено у поточному році, починається з 1 січня кожного наступного року. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2008 році, підлягають знищенню не раніше 1 січня 2012 року.
9.10. Документи органу державної виконавчої служби через закінчення строків їх зберігання підлягають знищенню.
9.11. Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.
Експертиза цінності створених у Відділі документів, що підлягають знищенню через закінчення строків зберігання, проводиться експертною комісією Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, створених у інших органах державної виконавчої служби - експертною комісією органу юстиції, до складу яких вони входять.
9.12. Знищуються документи за Актом про вилучення документів для знищення, що не підлягають зберіганню (додаток 18). Цей Акт складається на всі справи в цілому, що підлягають знищенню, затверджується керівником органу державної виконавчої служби, підпис якого скріплюється гербовою печаткою.
9.13. Для проведення знищення документів через закінчення строків їх зберігання в органі державної виконавчої служби створюється комісія, склад якої визначається відповідним організаційно-розпорядчим документом керівника органу державної виконавчої служби.
До складу комісії повинно входити не менше п'яти осіб. Головою комісії призначається, як правило, заступник керівника органу державної виконавчої служби.
9.14. Справи, відібрані для знищення в органах державної виконавчої служби, повинні бути знищені паперорізальними машинами або шляхом спалення, про що зазначається в Акті про вилучення документів для знищення, що не підлягають зберіганню.
9.15. Акти про вилучення документів для знищення підлягають постійному зберіганню.
10. Вимоги до організації роботи з архівними справами
10.1. Закінчені діловодством справи в органах державної виконавчої служби зберігаються в архіві органу державної виконавчої служби - робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях.
10.2. Документи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) так, щоб справи були розташовані в порядку їх щорічних надходжень. На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються крайні номери справ та рік, за який документи уміщені у картонаж (в'язку).
10.3. Забороняється зберігати архівні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та інших не передбачених для цього місцях.
10.4. Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз зліва направо.
10.5. Сховища і приміщення для роботи з документами в органах державної виконавчої служби мають бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежегасіння.
Додаток 1
до пункту 2.4 Порядку
ФОРМА РЕЄСТРАЦІЙНОГО ШТАМПА
-----------------------------
| Найменування |
| організації |
|---------------------------|
| "___" __________ 20__ |
|---------------------------|
| Вх. N |
| _________________ |
-----------------------------
Розмір 41,6 х 16 мм
Додаток 2
до пункту 2.6 Порядку
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
загальної вхідної кореспонденції
Додаток 3
до пункту 2.6 Порядку
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
вхідних документів про відкриття виконавчого провадження
Додаток 4
до пункту 2.9 Порядку
ЖУРНАЛ ОБЛІКУ
листів-відповідей на запити державного виконавця
Додаток 5
до пункту 2.10 Порядку
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
вихідної кореспонденції
| N з/п | Дата відправ- лення | Короткий зміст | Кількість аркушів | Кому адресовано | Виконавець | Справи, в яких містяться матеріали | |
| основного документа | додатка | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Додаток 6
до пункту 2.11 Порядку
РОЗНОСНА КНИГА
для місцевої кореспонденції
| N з/п | Найменування кореспонденції | Кому адресовано документ | Дата і вихідний номер документа | Дата одержання | Прізвище особи, яка одержала документ | Розписка в одержанні | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Додаток 7
до пункту 2.12 Порядку
РЕЄСТР
на відправлення рекомендованої кореспонденції за "___" ___________ 20__
через ___________________________
Відправник ______________________________________________________
(найменування Відділу)
| N з/п | Кому | Куди | Вихідний номер і дата документа | Маса, кг | Сума плати за пересилання | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом рекомендованих листів _____________________________________
Загальна сума плати за пересилання ______________________________
Не дозволених до пересилання вкладень немає.
Опис складено: __________________________________________________
(Посада) (Підпис) (Прізвище, ініціали)
Керівник Відділу ________________________________________________
(Підпис) (Прізвище, ініціали)
Прийняв: ________________________________________________________
(Посада) (Підпис) (Прізвище, ініціали працівника
поштового зв'язку)
М.П.
відділення зв'язку
Додаток 8
до пункту 3.4 Порядку
ЖУРНАЛ ОБЛІКУ
виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві
Додаток 9
до пункту 3.4 Порядку
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
_________________________________________________
(найменування органу державної виконавчої служби)
Виконавче провадження N ____/___
NN перереєстрації __________________
Номер за ЄДРВП _____________________
___________________________________________
найменування органу (посадової особи),
що видали документ
Боржник _________________________________________________________
Адреса __________________________________________________________
Стягувач ________________________________________________________
Адреса __________________________________________________________
Характер стягнення ______________________________________________
_________________________________________________________________
Інформація про виконавче провадження:
Передано до виконання "___" ____________
Відкрито (відмовлено у відкритті) "___" ____________
Завершено "___" ____________
Підстава завершення _____________________________________________
(пункт, частина, стаття Закону України
"Про виконавче провадження")
Передано до архіву "___" ____________
на _______ аркушах
Номер згідно із номенклатурою справ _______
Додаток 10
до пункту 3.7 Порядку
АЛФАВІТНИЙ ПОКАЖЧИК
виконавчих проваджень
| Номер виконавчого провадження | Боржник | Стягувач | Характер стягнення |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Додаток 11
до пункту 3.8 Порядку
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
_________________________________________________
(найменування органу державної виконавчої служби)
Зведене виконавче провадження N _____/____
NN перереєстрації ____________________
Номер за ЄДРВП _______________________
Боржник _________________________________________________________
Адреса __________________________________________________________
Інформація про виконавче провадження:
Винесено постанову про об'єднання у зведене виконавче провадження
"___" ____________
Завершено "___" ____________
Передано до архіву "___" ____________
на _______ аркушах
Номер згідно із номенклатурою справ _______
Додаток 12
до пункту 3.8 Порядку
ОБЛІКОВА КАРТКА
на зведене виконавче провадження
Додаток 13
до пункту 3.13 Порядку
Найменування органу державної ЗАТВЕРДЖУЮ
виконавчої служби Найменування посади
керівника органу
Здавальний опис N ___ державної виконавчої
(завершених виконавчих служби (структурного
проваджень) підрозділу)
_____________________________
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
(Назва посади
державного виконавця) (Підпис) (Ініціали, прізвище)
"___" ______________ 20__
(дата передачі до архіву)
Прийняв:
(назва посади особи,
що прийняла документи
для зберігання) _________________________________________________
(Підпис) (Прізвище, ініціали)
Додаток 14
до пункту 4.1 Порядку
ФОРМА
обкладинки для пропозиції, заяви та скарги
_________________________________________________
(найменування органу державної виконавчої служби)
Пропозиція, заява, скарга N ______
_________________________________________________________________
(необхідне підкреслити)
_________________________________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові заявника, його адреса)
Розпочато "___" _______________ 20__
Закінчено "___" _______________ 20__
Додаток 15
до пункту 7.5 Порядку
Найменування органу державної
виконавчої служби
Номенклатура справ
на ____ рік
| N з/п | Індекс справи | Заголовок справи | Кількість справ (томів) | Строк зберігання справи | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 03. Найменування органу державної виконавчої служби | |||||
| 01 | 03-01 | ||||
| 02 | 03-02 | ||||
| 03 | 03-03 | ||||
| 04 | 03-04 | ||||
Керівник органу державної
виконавчої служби (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
Додаток 16
до пункту 8.12 Порядку
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N ____
У журналі підшито і пронумеровано _______________________________
(аркушів цифрами і літерами)
_________________________________________________________________
Керівник органу державної
виконавчої служби (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата М.П.
Додаток 17
до пункту 8.16 Порядку
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи N ________
| N з/п | Назва (заголовок) документа | Короткий зміст (від кого одержано документ) | Оригінал чи копія документа | Номери аркушів справи | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Разом ________________________________________________ документів
(цифрами і літерами)
Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________________
(цифрами і літерами)
Посада особи, яка склала
внутрішній опис документів
справи (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
Додаток 18
до пункту 9.12 Порядку
Найменування органу державної ЗАТВЕРДЖУЮ
виконавчої служби Найменування посади
керівника органу
Акт державної виконавчої
про вилучення документів служби
для знищення, що не підлягають _____________________________
зберіганню (Підпис) (Ініціали, прізвище)
______________________________
(справ за номенклатурою, Дата
виконавчих проваджень)
М.П.
___________ N ______________
____________________________
(місце складання)
На підставі номенклатури справ ______________________________ (найменування органу державної виконавчої служби), Переліку типових документів вилучені для знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, наступні документи згідно з таблицею:
Назва посади особи,
що склала акт (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК (назва органу юстиції)
________ N ______________
Документи в кількості ___________________________________________
(цифрами і літерами)
справ знищено шляхом _____________________________________________
(зазначити технологію знищення)
Склад комісії
при знищенні: (Посада) (Підпис) (Прізвище, ініціали)
1. ________ _____________ _____________________
2. ________ _____________ _____________________
3. ________ _____________ _____________________
4. ________ _____________ _____________________
Примітка. При внесенні до цього Акта зведених виконаних проваджень графи "7/1", "7/3", "7/4" не заповнюються. Виконавчі провадження, приєднані до зведеного виконавчого провадження, вносяться в Акт у загальному порядку (кожне окремо), після внесення до Акта зведеного виконавчого провадження, за ними сформованого.