| |заяви, скарги, та підпис |
| |відповідального за контроль |
|Справа, том, |Індекс справи за номенклатурою, |
|кількість аркушів |номер тому та аркушів |
| |(проставляються після прийняття |
| |рішення) |
|Фонд, опис, справа |Проставляються після передачі |
| |справи до архіву |
------------------------------------------------------------------
ЖУРНАЛ
реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян
------------------------------------------------------------------
| Елементи | Пояснення для заповнення |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 1 |Порядковий номер надається |
| |в порядку надходження |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 2 |Число, місяць, рік надходження, |
| |початкова літера прізвища автора |
| |(для колективних листів, листів без |
| |підпису - відповідно "КО", "БП") |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 3 |Прізвище, ім'я, по батькові, адреса |
| |проживання чи місця роботи та дані |
| |про автора (інвалід, ветеран війни, |
| |ветеран праці, багатодітна сім'я; |
| |робітник, службовець, підприємець, |
| |пенсіонер тощо) |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 4 |Найменування організації, |
| |що надіслала пропозицію, заяву, |
| |скаргу, дата та індекс супровідного |
| |листа, відмітка про контроль |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графи 5, 5а |Стисле викладення порушених питань |
| |(підпитань) та їх індекси, що |
| |проставляються у такому самому |
| |порядку, як і при заповненні |
| |реєстраційно-контрольної картки |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 6 |Основний зміст та дата резолюції; |
| |посада, прізвище та ініціали |
| |керівника - автора резолюції, |
| |прізвище виконавця, термін |
| |виконання (указується відповідно |
| |до резолюції або термінів, |
| |установлених законодавством) |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 7 |Дата, реєстраційний індекс і зміст |
| |документа, у якому міститься |
| |остаточне рішення, та прийняті |
| |рішення з усіх порушених питань; |
| |виконавець, посада, прізвище |
| |керівника або посадової особи, |
| |яка прийняла рішення |
| |про зняття з контролю |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 8 |Заповнюється після прийняття |
| |рішення "До справи" |
------------------------------------------------------------------
ЖУРНАЛ
обліку особистого прийому громадян
------------------------------------------------------------------
| Елементи | Пояснення для заповнення |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 1 |Заповнюється у картці при |
| |повторному зверненні громадян, |
| |у журналі - у порядку запису |
| |громадян на особистий прийом |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 2 |Число, місяць, рік прийому |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 3 |Прізвище, ініціали та посада керівника або |
| |іншої посадової особи, що проводить прийом |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 4 |Заповнюється аналогічно до графи 3 журналу |
| |реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян|
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графи 5, 5а |Аналогічно до відповідних граф журналу |
| |реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян|
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 6 |Прізвище та посада виконавця, зміст |
| |доручення, термін виконання; якщо заявнику |
| |дано роз'яснення на особистому прийомі, |
| |робиться запис "Роз'яснено", а при поданні |
| |громадянином письмової пропозиції, заяви |
| |скарги - запис "Лист" |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Графа 7 |Прийняті рішення з порушених в усному |
| |зверненні питань; реєстраційний індекс |
| |документа, дата одержання відповіді від |
| |виконавця, у якій міститься |
| |остаточне рішення |
------------------------------------------------------------------
| Заступник начальника Департаменту забезпечення діяльності Голови Служби Адміністрації Держспецзв'язку | А.О.Борисенко |
Додаток 4
до Інструкції про порядок
розгляду звернень
та організацію проведення
особистого прийому громадян
у Державній службі
спеціального зв'язку
та захисту інформації
України
ЖУРНАЛ
обліку особистого прийому громадян
____________________________________
(назва органу, підрозділу Держспецзв'язку)
-----------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Хто | Прізвище, | Порушені | Кому |Результати|
|з/п|прийому|приймає| ім'я, по | питання |передано, |розгляду, |
| | | | батькові |---------------| куди | індекс, |
| | | | заявника, |короткий|індекс|направлено| дата |
| | | | адреса чи | зміст | | |одержання |
| | | | місце | | | |відповіді |
| | | | роботи, | | | | від |
| | | | категорія | | | |виконавця |
| | | |(соціальний| | | | |
| | | | стан) | | | | |
| | | | заявника | | | | |
|---+-------+-------+-----------+--------+------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 5а | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------------
| Заступник начальника Департаменту забезпечення діяльності Голови Служби Адміністрації Держспецзв'язку | А.О.Борисенко |
Додаток 5
до Інструкції про порядок
розгляду звернень
та організацію проведення
особистого прийому громадян
у Державній службі
спеціального зв'язку
та захисту інформації
України
ДОВІДКА
про стан роботи з питань розгляду письмових та усних звернень громадян
до _______________ ___________________________
(назва органу, підрозділу Держспецзв'язку)
у _____________________ 200_ р.
(місяць, квартал, рік)
------------------------------------------------------------------------
| N | Звідки |Кількість| З них | Кількість |
|з/п| надійшли |звернень | |звернень з |
| | звернення | |--------------------------------|урахуванням|
| | | |1|2|3|4|5|6|7|8|9|10|11|12|13|14|колективних|
|---+-----------+---------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+--+--+-----------|
|1 |Від | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |громадян | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |поштою | | | | | | | | | | | | | | | | |
|---+-----------+---------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+--+--+-----------|
|2 |Від | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |громадян на| | | | | | | | | | | | | | | | |
| |особистому | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |прийомі | | | | | | | | | | | | | | | | |
|---+-----------+---------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+--+--+-----------|
|3 |Від | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |організації| | | | | | | | | | | | | | | | |
| |вищого | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |рівня | | | | | | | | | | | | | | | | |
|---+-----------+---------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+--+--+-----------|
|4 |Від інших | | | | | | | | | | | | | | | | |
| |органів | | | | | | | | | | | | | | | | |
|---------------+---------+-+-+-+-+-+-+-+-+-+--+--+--+--+--+-----------|
| Разом | | | | | | | | | | | | | | | | |
------------------------------------------------------------------------
Примітка. 1 - колективні звернення, 2 - повторні звернення, 3 - звернення від Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, 4 - від ветеранів війни та праці, багатодітних сімей та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки, 5 - пропозиції, 6 - заяви, клопотання, 7 - скарги, 8 - інформаційні запити, 9 - кількість роз'яснень, необхідної інформації, 10 - надіслано на розгляд за належністю іншому органу влади, установі чи організації, 11 - відмовлено в задоволенні клопотання, запиту, скарги, 12 - у стадії розгляду (вирішення), 13 - розглянуто, надано відповідь з порушенням термінів, 14 - вирішено позитивно.
Начальник (керівник)
органу (підрозділу)
Держспецзв'язку _________________________________________________
(підпис, ініціали та прізвище)
| Заступник начальника Департаменту забезпечення діяльності Голови Служби Адміністрації Держспецзв'язку | А.О.Борисенко |