Про внесення змін до наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 "Про затвердження Переліку типових документів"

Відповідно до пункту 4 Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2007 N 899, та з метою приведення нормативно-правових актів Державного комітету архівів України у відповідність до законодавства України

1. Унести зміни до наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 "Про затвердження Переліку типових документів", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами та доповненнями), а саме:

1.1. Преамбулу наказу викласти в такій редакції:

"Відповідно до пункту 4 Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2007 N 899".

1.2. Пункт 1 наказу викласти в такій редакції:

"1. Затвердити Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, що додається".

1.3. У Переліку, затвердженому зазначеним наказом, назву Переліку викласти в такій редакції: "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів".

2. Затвердити Зміни до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, що додаються.

3. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства управління формування та зберігання Національного архівного фонду (Кузнєцова М.І.) подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Портнова Г.В.

1. Вказівки щодо застосування Переліку викласти у такій редакції:

1.1. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік), складено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004 "Про проведення експертизи цінності документів", з врахуванням положень інших нормативних актів та методичних посібників з експертизи цінності документів.

1.2. Перелік включає документи, що утворюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими підприємствами, установами та організаціями (далі - організації) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності організацій.

1.3. Склад документів і строки їх зберігання визначено у Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери, положень відомчих (галузевих) переліків зі строками зберігання, примірних і типових номенклатур справ, рішень Центральної експертно-перевірної комісії (далі - ЦЕПК) Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів) про встановлення або зміну строків зберігання окремих видів документів.

1.4. Перелік є основним нормативним актом, призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на зберігання і для знищення типових документів, тобто загальних для всіх або більшості організацій.

Для полегшення роботи з визначення строків зберігання документів до Переліку включено також окремі види документів нетипового характеру.

1.5. Перелік має на меті забезпечення збереженості, організацію і якісне поповнення складу Національного архівного фонду (далі - НАФ).

Перелік використовується під час формування справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, а також у практиці роботи комісій з проведення експертизи цінності документів.

2.1. Перелік побудовано за функціональним принципом, він включає розділи, які відображають основні напрямки діяльності організацій, що властиві їм, як правило, незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Розділи мають підрозділи з вужчим колом питань.

2.2. Документи в розділах і підрозділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності.

Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа (графа 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються найменування всіх видів документів, включених до статті.

2.3. Строки зберігання документів у Переліку диференційовано за двома групами організацій.

2.3.1. До першої групи належать організації, в діяльності яких утворюються документи НАФ. Вона включає організації - джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому. Строки зберігання документів для цих організацій подаються в графі 3-й Переліку.

Відповідно до законодавства державні і комунальні організації - джерела формування НАФ передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов'язковому порядку, а інші організації - на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.

2.3.2. Друга група включає організації, в діяльності яких не утворюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій подаються в графі 4-й Переліку.

2.4. При визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ з метою внесення до НАФ або для знищення лише за заголовками в описах або на обкладинках справ не допускається.

2.5. Документи повинні відбиратися до НАФ переважно у вигляді оригіналів, лише за відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

2.6. З метою оптимізації складу НАФ максимально обмежується надходження до державних архівів та архівних відділів міських рад дублетних документів.

Організаційно-розпорядчу документацію (статути, положення, правила, інструкції, накази тощо) рекомендується відбирати до НАФ, як правило, у фонді органу, що їх затверджує.

Відбір планової документації повинен здійснюватися у складі фонду організації - автора документа.

Статистична документація організацій, яка за встановленим Держкомстатом України порядком і строками подається незалежно від відомчої належності до органів державної статистики, до НАФ надходить від органів державної статистики. Відомча одноразова статзвітність організацій у разі надходження до одного державного архіву (архівного відділу міської ради) відбирається до складу НАФ у фондах органів, яким вони підпорядковані.

З метою забезпечення збереженості найбільш цінних документів широкого користування допускається певна дублетність таких документів при їх надходженні на зберігання до різних державних архівів (архівних відділів міських рад). Так, підлягають внесенню до НАФ розмножені примірники указів, розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що стосуються діяльності конкретних організацій.

Щодо інших видів документів державним архівам (архівним відділам міських рад) надається право самостійно розв'язувати питання усунення їх дублетності.

2.7. При експертизі цінності науково-технічної документації (далі - НТД) слід враховувати, що місцем зберігання оригінальної НТД є організації - розробники, а також організації - замовники цієї документації.

Повний комплект НТД з проектування об'єкта капітального будівництва (за винятком проектів з будівництва залізниць і шосейних доріг магістрального значення), як правило, зосереджується у генпроектувальника.

Повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг зосереджується у відповідних управліннях шляхів сполучення.

Оригінальна НТД окремих частин проекту, виконана на договірних засадах субпідрядними організаціями, передається генпроектувальнику за погодженням з ним для укомплектування проектів з наступною передачею до державних архівних установ.

Патентна документація вноситься до складу НАФ, як правило, у вигляді оригіналів.

НТД з електронними носіями інформації, що має культурну цінність, вноситься до НАФ у випадках, коли її інформація не дублюється в документах з паперовою основою.

2.8. Постійні строки зберігання НТД у Переліку означають, що для внесення до НАФ відбираються документи з проектів, проблем, включених до переліків проектів, проблем, НТД з яких має культурну цінність. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається відповідно до строків, визначених цим Переліком, або доки не мине практична потреба.

2.9. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 1998 році, починається з 1 січня 1999 року.

Строки зберігання НТД обчислюються з 1 січня року, який іде за роком завершення розробки теми, проекту.

Для документів, яким встановлено строк зберігання 75 років - "В", обчислення цього строку слід проводити з урахуванням віку людини (позначеного літерою "В") на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - "В", де "В" - вік особи на момент завершення справи.

Строк зберігання "до ліквідації організації" означає, що документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ.

2.10. Документація, що не ввійшла до відповідних розділів цього Переліку, але має строк зберігання "постійно" або позначку "ЕПК" (експертно-перевірна комісія державного архіву), за будь-яким відомчим (галузевим) переліком, залежно від результатів експертизи цінності, вноситься до НАФ або знищується після її практичного використання.

2.11. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Подовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

2.12. Примітки, що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють строки зберігання документів.

Примітка "На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях" уточнює місце зберігання документів, що мають, як правило, довідковий характер.

Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається самими організаціями, але не може бути менше одного року.

В інших примітках зазначаються ознаки виділення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у 3-й та 4-й графах Переліку. Так, примітка до статей 288, 315, 321, 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425 "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення" конкретизує строки зберігання бухгалтерської документації.

Примітки "Після закінчення строку дії договору", "Після затвердження", "Після заміни новими", "Після зняття виробів з виробництва", "Після введення об'єкта в експлуатацію" тощо вказують, що обчислення строку, вказаного в графах 3 і 4 Переліку, здійснюється з указаного моменту.

2.13. Позначка "ЕПК", яку встановлено в Переліку для деяких видів документів, означає, що частина таких документів може мати культурне значення і, після проведення експертизи їх цінності, повинна вноситися до НАФ. Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою "ЕПК" приймаються ЕПК державного архіву.

2.14. Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, у якому в алфавітному порядку перелічено види документів та їх зміст з посиланнями на номери відповідних статей Переліку.

3.1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004, для організації роботи з проведення експертизи цінності документів організації створюють постійно діючі експертні комісії (далі - ЕК).

ЕК організацій спільно з архівними підрозділами і службами діловодства визначають порядок відбору на зберігання та для знищення документів в організації, проводять експертизу цінності документів і здійснюють контроль за її проведенням.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

3.2. Організація і проведення експертизи цінності документів, що надійшли на зберігання до музеїв та бібліотек, покладається відповідно на фондово-закупівельні і експертно-оцінні комісії.

3.3. У своїй роботі ЕК, фондово-закупівельні і експертно-оцінні комісії керуються Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим Переліком.

3.4. Документи, відібрані експертизою їх цінності для внесення до НАФ, описуються відповідно до чинних архівних правил.

Організації - джерела формування НАФ здійснюють відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складають акт про вилучення цих документів для знищення після зведення описів справ організації за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК організації одночасно. Схвалені ЕК організації описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву.

Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником організації, після чого організація-фондоутворювач має право знищувати документи.

3.5. Державні архіви (архівні відділи міських рад) перевіряють правильність відбору документів до НАФ та в разі потреби мають право вимагати включення до опису справ постійного зберігання документів, відібраних на тимчасове зберігання або для знищення.

3.6. Організації, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають акти про вилучення для знищення документів після підготовки описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК організації, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК відповідного державного архіву.

Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником організації, якщо практична потреба в них відпала й строки їх зберігання за цим Переліком вичерпані.

3.7. Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду організації та зберігаються в архіві організації.

3.8. Знищення документів без схвалення описів справ постійного зберігання ЕПК державного архіву (для організацій - джерел формування НАФ), а також порушення встановлених цим Переліком строків зберігання документів є незаконними і тягне відповідальність згідно з чинним законодавством.

3.9. Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Держкомархів України та уповноважені ним державні архіви (архівні відділи міських рад).

3.10. Із введенням у дію цього Переліку "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", затверджений Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15 серпня 1988 р., не застосовується на території України.

У відомчих (галузевих) переліках документів діють ті статті, які не суперечать даному Переліку".

2. У частинах 1, 2 та 3 Переліку найменування граф викласти у такій редакції:

3. Статтю 1а частини 1 викласти у такій редакції:

4. Статтю 685 частини 1 викласти у такій редакції: