Про затвердження Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних

Відповідно до статті 14 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004,

1. Затвердити Методику віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, що додається.

2. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду управління формування та зберігання Національного архівного фонду (Кисельова Л.А.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Наказ набирає чинності через 10 днів після державної реєстрації в Міністерстві юстиції України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України К.Є.Новохатського.

1.1. Внесення унікальних документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) до Державного реєстру національного культурного надбання (далі - Державний реєстр) здійснює Державний комітет архівів України (далі - Держкомархів).

1.2. Унікальність документів НАФ визначається експертизою з урахуванням критеріїв, установлених Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004 "Про проведення експертизи цінності документів".

1.3. Загальні засади віднесення документів НАФ до унікальних визначені Порядком віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004 "Про проведення експертизи цінності документів".

1.4. Методика віднесення документів НАФ до унікальних (далі - Методика) призначена для застосування:

Центральною експертно-перевірною комісією Держкомархіву (далі - ЦЕПК);

експертно-перевірними комісіями центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя (далі - ЕПК);

експертними комісіями архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, а також експертними комісіями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій (далі - ЕК);

фондово-закупівельними комісіями музеїв, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - фондово-закупівельні комісії);

експертно-оцінними комісіями бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - експертно-оцінні комісії);

працівниками архівів, музеїв, бібліотек, які здійснюють виявлення унікальних документів НАФ та укладення анотованих переліків документів, що можуть бути віднесені до унікальних;

власниками документів або іншими особами, що вповноважені власниками документів здійснювати укладення анотованих переліків документів, що можуть бути віднесені до унікальних;

працівниками Держкомархіву, які здійснюють внесення унікальних документів НАФ до Державного реєстру.

2.1. Диференціація критеріїв за характеристиками та умови застосування критеріїв

2.1.1. Критеріями віднесення документів НАФ до унікальних є походження, зміст та зовнішні ознаки документа. Кожний критерій охоплює певний склад характеристик документа, наявність яких є підставою для його віднесення до категорії унікальних.

2.1.2. Характеристиками унікального документа за критеріями є:

походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) у житті суспільства, час створення, місце та історичні умови створення документа;

зміст - значущість інформації, що міститься в документі, вид документа, оригінальність документа;

зовнішні ознаки - форма фіксації та передачі змісту, особливості оформлення документа.

2.1.3. Документ НАФ може бути визнаний унікальним як за одним критерієм, однією характеристикою, так і за сукупністю критеріїв, характеристик. Комплексний характер застосування критеріїв та характеристик зумовлюється їх взаємопов'язаністю та недостатністю у деяких випадках підстав віднесення документів до унікальних за одним критерієм або характеристикою.

2.1.4. Під час обґрунтування унікальності певного документа можна застосовувати додаткові критерії або інші характеристики зазначених вище критеріїв.

2.1.5. Зазначені в Методиці критерії віднесення документів до унікальних застосовують під час виявлення окремих унікальних документів, а також прийняття рішення щодо віднесення до унікальних окремої справи та в цілому архівного фонду, колекції документів.

2.1.6. Зважаючи на віднесення до унікальних за характеристикою "час створення" (підпункт 2.2.2) усіх без винятку документів, створених до XVIII ст., інші характеристики застосовують до документів, створених від 1701 року.

2.2. Основні ознаки характеристик унікальних документів НАФ за критеріями

Критерій походження

2.2.1. Функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства.

За цією характеристикою унікальність документа, створеного юридичною чи фізичною особою, визначається масштабами і значенням діяльності цієї особи в системі державного управління, місцевого самоврядування, окупаційної влади, її ролі в економічному, суспільно-політичному, науковому і культурному житті.

Під час експертизи цінності документів, що були створені в результаті діяльності органів державної влади та управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян (релігійних, політичних, творчих тощо), слід ураховувати характеристики часу їх створення та документної інформації. До унікальних можуть бути віднесені найважливіші офіційні документи органів управління Нової Запорізької Січі (XVIII ст.), Гетьманщини (XVIII ст.), Центральної Ради (1917 р.), Української Держави (1918 р.), Директорії УНР (1918-1920 роки), Західно-української Народної Республіки (1918-1919 роки), Карпатської України (1938-1939 роки), окремі документи центральних органів Компартії України, центральних органів управління УСРР (УРСР) за період 1917-1991 роки.

За сукупністю критеріїв (характеристик) унікальними можуть бути визнані документи розташованих на території України адміністративних, судових, військових та інших установ держав, до складу яких входили українські землі в XVIII-XX ст. (Речі Посполитої, Російської імперії, Австрійської імперії, Кримського ханства, Тимчасового уряду Росії, Румунії, Угорщини, Чехословаччини), а також білогвардійських адміністрацій генералів А.Денікіна і П.Врангеля, окупаційних установ Німеччини (1941-1944 роки) та створених ними органів місцевого самоврядування.

Унікальними є організаційні та програмні документи наукових, релігійних, політичних, просвітницьких та інших товариств XIX - першої третини XX ст., що відіграли значну роль у політичному та культурному житті українського народу.

До унікальних належать документи (твори, приватні листи і конверти до них, особові документи, оформлені рукописним способом, тощо), зміст яких власноручно зафіксовано всесвітньо відомими та видатними особами.

Унікальними можуть уважатися рідкісні (в одному чи декількох примірниках копій) кінофонофотодокументи, що є продукцією всесвітньо відомих і/або відомих вітчизняних студій, майстерень, видатних фотографів, режисерів.

2.2.2. Час створення

Документи, створені до XVIII ст., представлені в НАФ відносно малочисельною групою порівняно з масивами документів наступних історичних періодів. Це зумовлено давністю створення документів, незначним обсягом документування, неналежними умовами їхнього зберігання і значними втратами в результаті воєн, повстань, стихійних лих. Крім того, слід відзначити, що тільки у XVIII ст. формуються потоки масової документації. Зважаючи на цінність документів, створених до XVIII ст., як джерел з вітчизняної та світової історії і пам'яток культури будь-який такий документ (у тому числі тогочасну копію, фальсифікат) слід відносити до категорії унікальних.

Достатньо високою є імовірність наявності унікальних документів серед документів, створених під час Першої (1914-1918 роки) та Другої (1939-1945 роки) світових воєн, воєнних подій на території України 1917-1920 років, коли мали місце факти масової загибелі писемних та інших видів документів, вивезення їх за межі України. До цієї категорії можуть бути віднесені документи центральних органів управління УСРР (УРСР), центральних органів Компартії України періоду 1917-1941 років, оскільки значна їх частина була знищена у 1941 році.

Унікальними треба вважати перші створені в Україні рукописні картографічні документи (XVIII ст.), кінофотофонодокументи (XIX - початок XX ст.).

2.2.3. Місце та історичні умови створення документів

До унікальних можуть бути віднесені документи, створені за екстремальних обставин (записи, створені в умовах природних катаклізмів, незвичайних природних явищ; передсмертні послання засуджених із в'язниць; записки, листи, щоденники, написані в концтаборах або на засланні; записки перед вирішальними бойовими діями, під час окупації, в облоговому місті; у зоні ліквідації катастрофи на ЧАЕС тощо).

Критерій змісту

2.2.4. Значущість інформації, що міститься в документі

Віднесення документа НАФ до унікальних здійснюють за такими ознаками документної інформації:

а) зміст документа є унікальним кумулятивним джерелом інформації з вітчизняної історії, розвитку окремих регіонів України, її народів, а також історії інших держав або народів. Це можуть бути рукописи історичних, біографічних творів, мемуарів, щоденників, узагальнювальні управлінські документи органів державної влади та органів місцевого самоврядування, статистичні відомості (зведення), аналітичні огляди соціальної, політичної, економічної ситуації в Україні, її регіонах тощо;

б) зміст документа є описанням чи свідченням принципово нової ситуації або процесів у житті держави, нації, всесвітньо відомих та видатних осіб. У цьому разі до унікальних можуть бути віднесені документи вищих органів влади, органів місцевого самоврядування, що встановлюють чи фіксують кардинальні зміни або найзначніші факти в політичному, економічному та культурному житті (початок і хід війни, революційні події, запровадження нових економічних умов, здійснення утисків економічної, культуротворчої діяльності тощо), інші документи (судово-слідчі справи репресованих осіб у 1920-1970-х роках, свідчення учасників чи свідків подій, приватні листи, прокламації, листівки, біфони тощо), пов'язані з українськими національно-визвольними рухами XVIII-XIX ст., українськими визвольними змаганнями і повстаннями XX ст. (проти імперських урядів, режимів країн, що інкорпорували українські землі, у 1920-1930-х роках, селян проти радянської колективізації 1920-х років тощо), боротьбою проти німецько-фашистської окупації у 1941-1944 роки та діяльністю ОУН-УПА. Підставою для віднесення до унікальних документів (особливо XX ст.) може стати фіксація в їхньому змісті фактів воєнних злочинів, голодоморів, інших проявів геноциду проти української нації та інших національностей, що населяють територію України.

До унікальних можуть бути віднесені документи (переважно до XIX ст.), які фіксують першу згадку про населений пункт, дату його заснування, містять матеріали про створення органів державної влади або органів місцевого самоврядування, найбільш значущих громадських організацій.

Описання чи свідчення принципово нової ситуації в житті всесвітньо відомих та видатних осіб, їхньої діяльності може бути зафіксовано в приватних листах, щоденниках, мемуарах, автобіографіях, особистих офіційних документах (паспорти, свідоцтва, витяги з метричних книг, посвідчення), судово-слідчих документах, документах поліційного нагляду тощо. До унікальних можуть бути віднесені фальсифікати публічно-правових та публічно-приватних актів майнового, станового характеру (створені, наприклад, під час нобілітації в Російській імперії української шляхти у дворянство наприкінці XVIII ст.);

в) зміст документа є оригіналом видатного наукового, дослідно-конструкторського, картографічного, літературно-художнього, публіцистичного, мистецького (музичного, кінематографічного, фотографічного) чи іншого твору, його частини;

г) зміст документа є зображенням і (або) записом голосу всесвітньо відомої чи видатної особи, рідкісним зображенням вже неіснуючої історичної пам'ятки (у разі, коли кінофонофотодокумент відомий в одному чи декількох примірниках);

ґ) зміст документа (описання, аудіовізуальні документи, креслення тощо) відображає унікальне відкриття, зроблене під час польових досліджень (археологічна, етнографічна, археографічна, геологічна документація);

д) наявність у документах маргіналій, резолюцій, підписів всесвітньо відомих та видатних осіб. Висновок щодо віднесення до унікальних офіційних документів, що підписані цими особами як посадовими, уключаючи документи колективної творчості (звернення, заяви, рецензії тощо), або які містять їхні резолюції, написи на берегах, має виходити з того, наскільки рідкісними є автографи цих осіб, а також на підставі співвідношення з критерієм походження та значущості інформації цих документів;

е) офіційні документи з унікальними реквізитами і (або) їхнім розташуванням (формуляром). Зокрема, у разі наявності вислих печаток, рідкісних зображень гербів, а також відсутності аналогів відбитків печаток у документах установ, наукових товариств, релігійних або політичних організацій (XVIII-XIX ст.), друкованих бланків документів (XVIII - першої половини XIX ст.).

2.2.5. Вид документа

Ознакою цієї характеристики є найвищий рівень цільової спрямованості документа на забезпечення функціонування держави, суспільства. Це - оригінали таких видів офіційних документів, як конституція, закон, універсал, декрет, указ, декларація. До них також належать найважливіші дипломатичні договори. Для дипломатичних документів додатковою ознакою є можливість бути підставою для вирішення правових питань у міжнародних відносинах.

До унікальних треба відносити оригінали найважливіших політичних та інших документів, створені керівництвом українських осередків за кордоном, а також підготовлені представниками цих осередків рукописи видатних публіцистичних, наукових, навчальних та інших творів (переважно до другої половини XX ст.).

Унікальними є офіційні проекти найбільш значущих для життя держави та суспільства документів (зокрема законодавчих, дипломатичних, інших нормативно-правових актів) незалежно від їх прийняття чи відхилення надалі.

2.2.6.Оригінальність документа

Ця характеристика враховується як додаткова до характеристик, викладених у підпунктах 2.2.1-2.2.5. Вона стосується, наприклад, оригіналів документів, що мали вищу (загальнодержавну в межах імперії, СРСР або таку, що поширювалася на територію тогочасної України) юридичну силу і які збереглися в одному примірнику (слід зважати на те, що певні офіційні документи надсилалися різним установам, але у вигляді копій). Ідеться переважно про законодавчі акти, постанови і розпорядження органів влади, управління, міжнародні акти тощо. Ця характеристика може застосовуватися також і до інших офіційних, зокрема службових, документів або особистих (наприклад, творчих). За відсутності оригіналів до унікальних можуть бути віднесені їх дублікати, засвідчені або незасвідчені копії (переважно документів до XIX ст.).

Критерій зовнішніх ознак

2.2.7. Форма фіксації та передачі змісту

До унікальних слід віднести документи, зміст яких зафіксовано рідкісним способом (чорнилом або олівцем на тканині; вишиті, наприклад, табірні послання) чи поширеним, зробленим уперше (грамзапис, шоринофонний запис тощо).

Унікальними документами є історичні пам'ятки староукраїнської та інших мов, а також зміст яких зафіксовано зниклою мовою малочисельних народів, етносів.

Підставою віднесення документів до унікальних може бути особлива графіка письмових знаків рукописного документа (переважно документів XVIII ст.).

2.2.8. Особливості оформлення документа

За цією характеристикою до унікальних належать зразки фотофонодокументів з рідкісним носієм, що використовувалися у XIX - першій половині XX ст. (вощені валики, скло). Унікальними можуть також уважатися документи, що мають паперовий носій з філігранями, аналоги яких відсутні, а також окремі пергаментні документи XVIII-XIX ст.

Унікальними можна вважати документи, що мають художнє оформлення (малюнки ініціалів, кінцівок, гербів, орнаментів, мініатюри, тиснені шкіряні обкладинки) і (або) оздоби (дорогоцінні метали, коштовне та напівкоштовне каміння, оксамит, шовк, парча тощо).

2.3. Умови віднесення сукупностей документів НАФ до унікальних

2.3.1. До унікальних може бути віднесена справа, документи якої не окремо, а в комплексі представляють унікальне історичне джерело (наприклад, що містять статистичні відомості, листи, документи, надані для підтвердження прав або статусу, тощо, судово-слідчі, наглядові, інші справи).

2.3.2. До унікальних можуть бути віднесені сукупності хронологічних записів, що велися державними (адміністративними, судовими, фінансовими тощо), релігійними, громадськими установами в книжній формі (актові, метричні, межові, родовідні та інші книги, журнали посадових осіб, журнали дослідів, реєстраційні журнали документів тощо), які обліковуються в державних архівах як окремі справи. Унікальними можуть бути визнані нотні записи, оформлені у вигляді книг. Віднесення може здійснюватися на підставі відповідності характеристикам, зазначеним у підпунктах 2.2.1-2.2.10 Методики, як складової книги (окремого запису), так і при визнанні її як комплексного історичного джерела.

2.3.3. До унікальних може бути віднесено комплекс науково-технічних документів у межах теми або проекту за характеристиками, зазначеними в підпунктах 2.2.1-2.2.6 Методики.

2.3.4. До унікальних сукупностей документів може бути віднесено архівний фонд у разі, якщо цей фонд є унікальним комплексним джерелом з історії (політичної, економічної, релігійної тощо) України, окремого її регіону (фонди магістратів, громадських урядів, центральних і регіональних органів державної влади тощо) і/або його фондоутворювач відіграв винятково значущу роль в історії українського народу, інших народів та країн.

2.3.5. До унікальних сукупностей документів може бути віднесено колекцію документів (у державних архівах обліковується як архівний фонд), якщо ця збірка є унікальним комплексним історичним джерелом (колекція документів про злочини німецько-фашистських загарбників, колекція документів ОУН-УПА, колекція карт і креслень тощо).

3.1. Роботу щодо виявлення унікальних документів НАФ у центральних та галузевих державних архівах, державному архіві Автономної Республіки Крим, державних архівах областей, міст Києва та Севастополя проводять працівники підрозділів, відповідальних за облік архівних документів. В архівному відділі райдержадміністрації, міської ради цю роботу здійснює керівник архівного відділу або спеціально призначений його працівник. В архівних підрозділах установ усіх форм власності і підпорядкування - керівник архівного підрозділу або спеціально призначений його працівник.

Процес виявлення унікальних документів складається з трьох етапів: 1) визначення складу архівних фондів, у яких потенційно можуть зберігатися унікальні документи; 2) аналіз архівних описів і відбір справ; 3) поаркушний перегляд справ.

Виявлення доцільно розпочати з фондів ранніх історичних періодів.

Важливу інформацію можуть надати список фондів, справи фондів та історичні довідки до фондів. Джерелом інформації можуть також слугувати й інші види довідкового апарату, зокрема, систематичний та іменний каталоги, предметно-тематичні картотеки. За результатами цієї роботи укладають список фондів, у яких можуть зберігатися унікальні документи.

Під час аналізування описів вибраних фондів визначають справи для перегляду. Особливу увагу приділяють описам структурних частин фондів, що містять найбільш інформаційно насичені комплекси справ, що відображають основну діяльність фондоутворювача. Визначені для вивчення змісту справи підлягають поаркушному перегляду.

Унікальні документи можуть бути також виявлені в процесі тематичного опрацювання фондів, вивчення довідково-інформаційних видань архіву, укладення архівних довідників, аналізу збірників документів дорадянського і радянського періодів, окремих публікацій документів, наукових статей, написаних за документами архіву, під час описування документів, їхнього розсекречування, виявлення документів для публікації їхньої інформації, виконання запитів тематичного, генеалогічного та соціально-правового характеру.

3.2. Виявлення унікальних документів не здійснюють серед документів НАФ, що містять державну або іншу передбачену законом таємницю або доступ до яких обмежено. Зазначені документи можуть бути внесені до Державного реєстру тільки тоді, коли їх буде розсекречено або буде знято обмеження щодо користування ними та використання їхньої інформації.

3.3. Виявлення унікальних документів НАФ у приватних архівних зібраннях фізичних осіб (за їх згодою) проводиться державною архівною установою під час опрацювання документів зібрання для створення його архівного опису.

3.4. Під час виявлення документів НАФ, що можуть бути віднесені до унікальних, на них (у довільній формі) укладають картки, на підставі яких власник документів або вповноважені ним особи укладають Анотований перелік унікальних документів (справ, фондів, колекцій) Національного архівного фонду (додаток 1) (далі - анотований перелік).

Кожний унікальний документ (унікальну справу, унікальний фонд, унікальну колекцію документів) описують в анотованому переліку окремою позицією, за окремим номером (графа 1). У графі 2 зазначають вид унікального об'єкта - унікальний документ, справа, архівний фонд, колекція документів. Графи 3-6 оформлюють відповідно до облікових документів архіву. У графі 3 вказують дані про власника: якщо приватне архівне зібрання належить юридичній особі (кільком юридичним особам), то зазначають найменування цієї юридичної особи (юридичних осіб); якщо власником є фізична особа, то зазначають прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи.

4.1. Описування окремого унікального документа в анотованому переліку

У разі описування окремого унікального документа оформлюють усі графи. Під час складення заголовків письмових унікальних документів (графа 7) слід указувати: вид (номінал або жанр) документа (грамота, указ, універсал, постанова, довідка, лист, карта, креслення, наукова стаття тощо), його авторство (повне або загальноприйняте скорочене найменування установи, посада, прізвище, ініціали, а за згодою - ім'я, по батькові особи), кому адресований, короткий зміст. Коли йдеться про акти органу державної влади, що мали офіційне найменування, то його слід без змін відобразити в заголовку. Якщо це аудіовізуальний документ, то зазначають вид цього документа (фотографія, кінофільм, грамзапис тощо) і стисло зміст зафіксованої інформації.

У графі 9 "Кількість аркушів, їх номери" зазначають загальну кількість аркушів документа, якщо писемний документ є окремою одиницею зберігання, або номери аркушів, якщо він зберігається у справі.

У графі 10 "Статус та спосіб виготовлення документа" указують, що це оригінал, або засвідчена тогочасна копія, або незасвідчена тогочасна копія, або, наприклад, "копія документа XVI ст., створена в XIX ст.", або фальсифікат (із зазначенням, до якого часу належить) тощо. У цій графі також указують вид документа за способом виготовлення: рукописний, машинописний, друкований поліграфічний тощо.

У графі 12 "Стан збереженості" зазначають один з таких ступенів: задовільний, частково задовільний або незадовільний з можливою певною деталізацією щодо матеріального носія (міра пошкодження) та зафіксованої інформації (наприклад - "згасаючий текст").

У графі 13 "Характеристика унікальності" надають стислу характеристику документа, за якою він має бути віднесений до унікального, наприклад, наявність автографа, рідкісного відбитка печатки, рідкісного носія, унікальної інформації щодо діяльності фондоутворювача, з історії краю чи певного історичного періоду тощо.

У графі 15 "Відомості про страхування" зазначають найменування і місцезнаходження страхової компанії, номер і дату страхового поліса.

4.2. Описування унікальної справи в анотованому переліку

У разі описування унікальної справи оформлюють усі графи.

Під час оформлення графи 7 "Заголовок документа (анотація)" надають загальну анотацію змісту документів (записів) справи.

У графі 8 "Дата документа (крайні дати)" зазначають крайні дати документів (записів) справи.

У графі 9 "Кількість аркушів, їх номери" зазначають загальну кількість аркушів справи.

У графі 10 "Статус та спосіб виготовлення документа" надають загальну характеристику складу документів справи за статусом та способами виготовлення.

У графі 11 "Мова" зазначають, якими мовами написано тексти документів справи.

У графі 12 "Стан збереженості" зазначають загальну характеристику стану збереженості документів (записів) справи.

У графі 13 "Характеристика унікальності" надають обґрунтування віднесення справи до унікальної.

4.3. Описування унікального архівного фонду, унікальної колекції документів в анотованому переліку

У разі описування унікального архівного фонду, унікальної колекції документів не оформлюють графу 9.

У графі 5 "Номер опису" зазначають номери описів фонду (колекції).

У графі 6 "Номер і заголовок справи" вказують загальну кількість справ фонду (колекції).

У графі 7 "Заголовок документа (анотація)" надають загальну анотацію змісту документів фонду (колекції).

У графі 8 "Дата документа (крайні дати)" зазначають крайні дати документів фонду (колекції).

У графі 10 "Статус та спосіб виготовлення документа" надають загальну характеристику складу документів фонду (колекції) за статусом та способами виготовлення.

У графі 11 "Мова" зазначають, якими мовами написано тексти документів фонду (колекції).

У графі 12 "Стан збереженості" зазначають загальну характеристику стану збереженості документів фонду (колекції).

У графі 13 "Характеристика унікальності" надають обґрунтування віднесення фонду (колекції) до унікального (унікальної).

5.1. Анотований перелік розглядають і схвалюють комісії з проведення експертизи цінності документів відповідно до їх повноважень. До розгляду питань віднесення документів НАФ до унікальних доцільно залучати як експертів відомих учених-фахівців з відповідної проблематики.

5.2. Власники документів або вповноважені ними особи створюють і надають анотований перелік на розгляд комісій з проведення експертизи цінності на паперовому (на форматі паперу А3) та електронному (у форматі RTF) носіях у необхідній кількості примірників.

5.2.1. ЕК юридичних осіб (державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій), що перебувають у зоні комплектування державного архіву, Національної академії наук, схвалюють і надають анотований перелік у трьох примірниках для схвалення ЕПК державного архіву, Національної академії наук.

5.2.2. ЕК юридичних осіб (державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій), що перебувають у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації, міської ради, схвалюють і надають анотований перелік у чотирьох примірниках для схвалення ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради.

5.2.3. Фондово-закупівельні, експертно-оцінні комісії музеїв, бібліотек, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, Національної академії наук, схвалюють анотований перелік документів, що зберігаються у музеї, бібліотеці, і надають його для схвалення у трьох примірниках ЕПК державного архіву, Національної академії наук.

5.2.4. Фондово-закупівельні, експертно-оцінні комісії музеїв, бібліотек, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації, міської ради, схвалюють анотований перелік документів, що зберігаються у музеї, бібліотеці, і надають його для схвалення у чотирьох примірниках ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради.

5.2.5. Анотований перелік документів, які зберігаються у приватному архівному зібранні юридичної або фізичної особи, розглядає ЕПК державного архіву, Національної академії наук (надаються у трьох примірниках) або ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради (надаються у чотирьох примірниках), у межах зони комплектування яких перебуває (або проживає) ця особа.

5.2.6. Власник документів (приватного архівного зібрання) може подати анотований перелік на схвалення іншій комісії з проведення експертизи цінності тієї установи, яка уклала облікові документи на документи НАФ приватного архівного зібрання.

5.2.7. ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради схвалюють анотований перелік документів, які зберігаються в архівному відділі райдержадміністрації, міської ради, і надають у трьох примірниках для схвалення ЕПК.

5.2.8. ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради схвалюють анотовані переліки документів, надані ЕК юридичних осіб, фондово-закупівельними та експертно-оцінними комісіями, і надають їх у чотирьох примірниках для схвалення ЕПК.

5.2.9. Анотовані переліки документів, що зберігаються у державному архіві (Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського), подають на розгляд ЕПК у двох примірниках.

5.3. ЕПК розглядає анотовані переліки документів, що зберігаються у державному архіві (Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського), а також надані ЕК, фондово-закупівельними, експертно-оцінними комісіями. У разі схвалення анотованих переліків надає всі їх примірники на папері та на електронному носії (у форматі RTF) ЦЕПК на погодження.

5.4. Остаточне рішення про визнання документа унікальним та внесення його до Державного реєстру приймається ЦЕПК шляхом погодження анотованих переліків.

5.5. У разі прийняття негативного рішення ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради, ЕПК, ЦЕПК повертають анотований перелік відповідній комісії з витягом з протоколу засідання. Повернення переліку, зокрема, може бути через необхідність додаткового обґрунтування щодо віднесення документа (справи, фонду, колекції) до категорії унікальних чи зумовлено думкою членів ЕПК, ЦЕПК щодо неможливості віднесення документа (справи, фонду, колекції) до категорії унікальних.

6.1. Ведення частини Державного реєстру, яка стосується унікальних документів НАФ, здійснює відділ зберігання та обліку НАФ Держкомархіву. На підставі погодженого ЦЕПК анотованого переліку відділ зберігання та обліку НАФ Держкомархіву вносить до зазначеної частини Державного реєстру відомості про унікальні документи (справи, фонди, колекції). Ведення Державного реєстру здійснюють в електронній та паперовій формах державною мовою за формою, наведеною у додатку 2 "Державний реєстр національного культурного надбання. Унікальні документи Національного архівного фонду".

Рубриками Державного реєстру є найменування державних архівних установ, інших установ або приватних власників, що зберігають унікальні архівні документи. Рубрики не нумерують. Рядком нижче найменування власника (назви рубрики) у дужках проставляють дату і номер протоколу засідання ЦЕПК, на якому було погоджено відповідний перелік.

Нумерація позицій у графі 1 ("N за порядком") є валовою. За підсумками кожного календарного року зафіксовують кількість унесених та вилучених (за наявності) одиниць зберігання, документів.

У наступному році продовжують нумерацію попереднього року. Вимоги до заповнення інших граф аналогічні вимогам оформлення анотованого переліку (пункт 4). Надрукований і підписаний працівником відділу зберігання та обліку НАФ Держкомархіву примірник Державного реєстру за кожний рік зберігають в окремій справі (томах справи). У разі надходження додаткових відомостей щодо створення страхових копій та страхування документів їх уписують у надрукований примірник Державного реєстру і фіксують в електронній версії реєстру.

6.2. Юридичні та фізичні особи - власники унікальних документів, унесених до Державного реєстру, за бажанням отримують від державних архівів, що облікували їх документи (архівні зібрання), довідки про внесення їх документів до Державного реєстру.