(цифрами і літерами)
у тому числі:
літерні номери ____________________
пропущені номери __________________
Відповідальна за діловодство
особа державної нотаріальної
контори
(приватний нотаріус) __________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Головного Протокол ЕПК Керівник державного
управління юстиції державного архіву нотаріального архіву
від _________ N ____ _________ N ____
________ ______________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата
Додаток 23
до Правил ведення
нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖЕНО
(Приватний нотаріус) Завідувач державної
нотаріальної контори
Фонд N ____ (приватний нотаріус)
________ ______________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата
Печатка
ОПИС N
справ тривалого (понад 10 років) зберігання за __________ рік
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість|Примітка|
| з/п | справи | справи | справи |зберігання| аркушів | |
| | | (тому, | (тому, | справи |(у томі, | |
| | |частини) |частини)| (тому, |частині) | |
| | | | | частини) | | |
|------+--------+---------+--------+----------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено _______(________ ) справ з N___ по N_,
(цифрами і літерами)
у тому числі:
літерні номери ____________________
пропущені номери __________________
Відповідальна за діловодство
особа державної нотаріальної
контори
(приватний нотаріус) _________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Головного Протокол ЕПК Керівник державного
управління юстиції державного архіву нотаріального архіву
від _________ N ____ _________ N ____
________ ______________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата
Додаток 24
до Правил ведення
нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус)
АКТ ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державної
нотаріальної контори
_________________ N _____ (приватний нотаріус)
________ ___________________
_________________________ (підпис) (прізвище, ім'я,
(місце складання) по батькові)
про вилучення для знищення Дата
документів, не внесених
до Національного архівного фонду
Печатка
АКТ
_________________ N _____
_________________________
(місце складання)
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
На підставі _________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів
__________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання
або типової номенклатури справ)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи фонду N _______
_________________________________
(найменування фонду)
---------------------------------------------------------------------------------
| N |Заголовок| Дата | Номери | Індекс справи |Кількість| Строк |Примітка|
|з/п| справи |справи| описів |(тому, частини)| справ |зберігання| |
| | або | або |(номенклатур| за | (томів, | справи | |
| |груповий |крайні| за рік | номенклатурою | частин) | (тому, | |
| |заголовок| дати | (роки)) | або номер | | частини) | |
| | справ |справ | | справи за | | і номери | |
| | | | | описом | |статей за | |
| | | | | | |переліком | |
|---+---------+------+------------+---------------+---------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
---------------------------------------------------------------------------------
Разом _________________________________ справ за ___________ роки
(цифрами і словами)
Відповідальна за діловодство
особа державної нотаріальної
контори
(приватний нотаріус) ________ _____________________________
(підпис) (прізвище, ім'я, по батькові)
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання ЕК
державної архівної установи Головного управління юстиції
_______________ N _____ _____________ N _____
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _______ роки
схвалено, а з особового складу погоджено з ЕПК ___________________
(найменування
державної архівної
установи)
(протокол від _________ N ______)
Документи в кількості _________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою __________________ кг здано в ______________________________
(найменування установи)
____________________________ на переробку за приймально-здавальною
накладною від ___________ N _______ або знищено шляхом спалення.
Посада особи,
яка здала (знищила)
документи __________ _____________________________
(підпис) (прізвище, ім'я, по батькові)
Дата
( Додаток 24 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 25
до Правил ведення
нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора
(Приватний нотаріус)
ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державної Завідувач державного
нотаріальної контори нотаріального архіву
(приватний нотаріус) (приватний нотаріус)
________ ______________ ________ ______________
(підпис) (розшифрування (підпис) (розшифрування
підпису) підпису)
Дата Печатка Дата Печатка
АКТ
__________________________
(місце складання)
приймання-передавання документів до державного нотаріального архіву
Підстава: _______________________________________________________
(зміст рішення, номер і повна назва фонду, що передається;
_________________________________________________________________
найменування та адреса установи здавальника)
___________________________________________________________ здав,
а ____________________________ прийняв документи за _______ роки,
(найменування та адреса
державного нотаріального архіву)
а також і довідковий апарат до них:
------------------------------------------------------------------
| N | Номер і назва | Кількість |Кількість справ|Примітка|
|з/п | описів | примірників | | |
| | | кожного опису | | |
|----+-----------------+----------------+---------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Номери відсутніх справ __________________________________________
Усього прийнято _____________________________ Фонд N ____________
(цифрами і літерами)
Передавання здійснив: Приймання здійснив:
________________________ _________________________
(посада, підпис, (посада, підпис,
розшифрування підпису) розшифрування підпису)
Дата Дата
Додаток 26
до Правил ведення
нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖУЮ
(Приватний нотаріус) Завідувач державної
нотаріальної контори
Фонд N _________ (Приватний нотаріус)
_________ ______________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата
ОПИС N 1
справ постійного зберігання за ____ рік
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс | Заголовок |Дата справи| Кількість |Примітка|
| з/п | справи | справи | (тому, | аркушів у | |
| | | (тому, | частини) | справі | |
| | | частини) | | (томі, | |
| | | | | частині) | |
|------+------------+-----------+-----------+-----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ____________________ справ з N _______
(цифрами і літерами)
до N __________, у тому числі:
літерні номери _____________________
пропущені номери ___________________
Голова ЕК Головного
управління юстиції
у _________________ _________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕПК Протокол ЕК Головного Завідувач державного
державного архіву управління юстиції нотаріального архіву
_________ N ____ _________ N _______ ________ ______________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата
Додаток 27
до Правил ведення
нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖУЮ
(Приватний нотаріус) Завідувач державної
нотаріальної контори
Фонд N _________ (Приватний нотаріус)
________ ______________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата
ОПИС N 2
справ тривалого (понад 10 років) зберігання за ____ рік
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість|Примітка|
|з/п | справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |
| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |
| | |частини) |частини) | (тому, | (томі, | |
| | | | | частини) |частині) | |
|----+---------+---------+---------+----------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ____________________ справ з N _______
(цифрами і літерами)
до N __________, у тому числі:
літерні номери _____________________
пропущені номери ___________________
Голова ЕК Головного
управління юстиції
у ____________________ __________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕПК Протокол ЕК Головного Завідувач державного
державного архіву управління юстиції нотаріального архіву
_________ N ____ _________ N _______ ________ ______________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата
Додаток 28
до Правил ведення
нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖУЮ
(Приватний нотаріус) Завідувач державної
нотаріальної контори
Фонд N _________ (Приватний нотаріус)
________ ______________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата
ОПИС N 3
справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання за ____ рік
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість|Примітка|
|з/п | справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |
| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |
| | |частини) |частини) | (тому, | (томі, | |
| | | | | частини) |частині) | |
|----+---------+---------+---------+----------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ____________________ справ з N _______
(цифрами і літерами)
до N __________, у тому числі:
літерні номери _____________________
пропущені номери ___________________
Голова ЕК Головного
управління юстиції
у ___________________ _________ ______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕПК Протокол ЕК Головного Завідувач державного
державного архіву управління юстиції нотаріального архіву
_________ N ____ _________ N _______ ________ ______________
(підпис) (розшифрування
підпису)
Дата
Додаток 29
до Правил ведення
нотаріального діловодства
Головне управління юстиції
АКТ
____________________ N ______
_____________________________
(місце складання)
про вилучення справ (документів) приватного нотаріуса для передачі на зберігання до державного нотаріального архіву
_________________________________________________________________
(експертна комісія при Головному управлінні
юстиції у ________________________________)
Підстава ________________________________________________________
_________________________________________________________________
справи (документи) вилучаються на виконання вимог статті 30-1
Закону України "Про нотаріат"
Перелік справ (документів) фонду N ___________________
(назва фонду)
----------------------------------------------------------------------
| N |Опис N| Справа N | Заголовок |Крайні дати | Кількість |Примітка|
|з/п| | (аркуші | справи, |справи, тому| аркушів у | |
| | |документів| тому |(документів)|справі, томі| |
| | | N) |(заголовки | |(документів)| |
| | | |документів)| | | |
|---+------+----------+-----------+------------+------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
----------------------------------------------------------------------
Фізичний стан справ (документів), що вилучаються
(упорядкований стан, неупорядкований стан).
Голова Комісії: _________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Члени Комісії: _________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
_________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Додаток 30
до Правил ведення
нотаріального діловодства
АЛФАВІТНА КНИГА
обліку заповітів
--------------------------------------------------------------------------------
| N |Прізвище, ім'я, по| Дата |Реєстро-| Дата |Реєст-| Відмітка про|
|з/п| батькові |посвідчен-| вий |посвідчення та|ровий | скасування |
| | заповідача | ня |номер | прийняття на |номер | заповіту, |
| | | заповіту | | зберігання | | секретного |
| | | | | секретного | | заповіту, |
| | | | | заповіту | |внесення змін|
| | | | | | | до заповіту |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|---+------------------+----------+--------+--------------+------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
--------------------------------------------------------------------------------
А___________________________
Б___________________________
В___________________________
Г___________________________
( Правила доповнено додатком 30 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 31
до Правил ведення
нотаріального діловодства
АЛФАВІТНА КНИГА
обліку спадкових справ
-------------------------------------------------------------------------
| N |Прізвище, ім'я, по| Число, | Номер |Число, місяць, рік|Примітка|
|з/п|батькові померлого| місяць, |спадкової| видачі свідоцтва | |
| | |рік смерті| справи | про право на | |
| | | | | спадщину, нових | |
| | | | | свідоцтв | |
|---+------------------+----------+---------+------------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
-------------------------------------------------------------------------
А___________________________
Б___________________________
В___________________________
Г___________________________
( Правила доповнено додатком 31 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 32
до Правил ведення
нотаріального діловодства
АЛФАВІТНА КНИГА
обліку договорів
---------------------------------------------------------------------------
| N |Прізвище, ім'я, по батькові| Вид | Дата |Реєстровий |Примітка|
|з/п| фізичної особи або |договору|посвідчення| номер | |
| | найменування юридичної | | договору | | |
| | особи (сторін договору) | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
|---+---------------------------+--------+-----------+-----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
---------------------------------------------------------------------------
А___________________________
Б___________________________
В___________________________
Г___________________________
( Правила доповнено додатком 32 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 33
до Правил ведення
нотаріального діловодства
АЛФАВІТНА КНИГА
обліку заборон відчуження і арештів майна
-------------------------------------------------------------------------
| N |Прізвище, ім'я, по| Дата | Дата | Дата | Дата |Примітка|
|з/п|батькові власника |накладення|накладення| зняття |зняття| |
| | | заборони |арешту на | заборони |арешту| |
| | |відчуження| майно |відчуження| майна| |
| | | майна, | | майна, | | |
| | |реєстровий| |реєстровий| | |
| | | номер | | номер | | |
|---+------------------+----------+----------+----------+------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-------------------------------------------------------------------------
А______________________
Б______________________
В______________________
Г______________________
( Правила доповнено додатком 33 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 34
до Правил ведення
нотаріального діловодства
КНИГА ОБЛІКУ
заяв про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, або над майном фізичної особи, місцеперебування якої невідоме
-----------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Прізвище, |Прізвище, |Прізвище, ім'я, | Підстава | Місце- |
|з/п|надходження| ім'я, |ім'я, по | по батькові |встановлення|знаходження|
| | заяви |по батькові | батькові |фізичної особи, | опіки над |спадкового |
| | | фізичної |померлого,| яка визнана | майном | майна або |
| | | особи або | дата | безвісно | | майна над |
| | |найменування| смерті |відсутньою, або | | яким |
| | | юридичної | |фізичної особи, | |встановлено|
| | | особи від | |місцеперебування| | опіку |
| | | яких | | якої невідоме | | |
| | | надійшла | | | | |
| | |заява та її | | | | |
| | | зміст | | | | |
|---+-----------+------------+----------+----------------+------------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------
| Дата вжиття|Оцінка спадкового|Дата і реєстровий|Дата та підстава|Примітка|
|заходів щодо| майна | номер видачі |припинення опіки| |
| охорони | | свідоцтва про | над майном | |
| спадкового| | право на | | |
| майна або | | спадщину | | |
|встановлення| | | | |
| опіки над | | | | |
| майном | | | | |
|------------+-----------------+-----------------+----------------+--------|
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
----------------------------------------------------------------------------
( Правила доповнено додатком 34 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 35
до Правил ведення
нотаріального діловодства
КНИГА ОБЛІКУ
цінностей при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна
-------------------------------------------------------------------------
| N |Число, місяць,|Прізвище, ім'я, по батькові|Докладний опис цінностей|
|з/п| рік | померлого (кому належали | |
| | надходження | цінності) | |
| | цінностей | | |
|---+--------------+---------------------------+------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
-------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
|Кількість |Оцінка| Число, місяць, | Відмітка про |Примітка|
| | | рік здавання | видачу цінностей | |
| | | цінностей та | спадкоємцям, | |
| | | номер квитанції | виконавцю | |
| | | | заповіту або | |
| | | | передавання їх | |
| | | | відповідним | |
| | | | органам для | |
| | | | реалізації | |
|----------+------+------------------+------------------+--------|
| 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
------------------------------------------------------------------
( Правила доповнено додатком 35 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 36
до Правил ведення
нотаріального діловодства
КНИГА ОБЛІКУ
договорів на управління спадщиною
----------------------------------------------------------------------------------
| N |Прізвище, ім'я,|Прізвище, ім'я, по| Дата | Дата й | Номер |Примітка|
|з/п| по батькові |батькові особи, з|укладення| підстави |спадкової| |
| | померлого | якою укладено |договору | припинення | справи | |
| | | договір | |дії договору| | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|---+---------------+------------------+---------+------------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
----------------------------------------------------------------------------------
( Правила доповнено додатком 36 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 37
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ЖУРНАЛ
обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса
------------------------------------------------------------------------
| N |Дата і |Прізвище, ім'я, |Підпис |Дата і час |Види та |
|з/п|час |по батькові |особи, яка |виїзду |кількість |
| |виклику |фізичної особи |зробила |нотаріуса за |нотаріальних|
| |нотаріуса|(найменування |виклик або |межі |дій, які |
| | |юридичної особи),|для якої |державної |було вчинено|
| | |яка зробила |вчинялася |нотаріальної |нотаріусом, |
| | |виклик, її місце |нотаріальна|контори, |та їх |
| | |проживання або |дія |державного |реєстрові |
| | |місцезнаходження | |нотаріального|номери |
| | | | |архіву, | |
| | | | |робочого | |
| | | | |місця | |
| | | | |приватного | |
| | | | |нотаріуса | |
|---+---------+-----------------+-----------+-------------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
|Прізвище, |Підстава, з |Час виїзду та| Підпис |Примітка|
|ім'я, по |якої |повернення | нотаріуса | |
|батькові |нотаріальна |нотаріуса до | | |
|фізичної |дія вчинялася|державної | | |
|особи |поза |нотаріальної | | |
|(найменування|приміщенням |контори, | | |
|юридичної |державної |державного | | |
|особи), для |нотаріальної |нотаріального| | |
|якої |контори, |архіву, | | |
|вчинялася |державного |робочого | | |
|нотаріальна |нотаріального|місця | | |
|дія, адреса, |архіву, |приватного | | |
|за якою було |робочого |нотаріуса | | |
|вчинено |місця | | | |
|нотаріальну |приватного | | | |
|дію |нотаріуса | | | |
|-------------+-------------+-------------+-------------+--------|
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
------------------------------------------------------------------
( Правила доповнено додатком 37 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 38
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ЖУРНАЛ
реєстрації звернень, що надійшли під час прийому фізичних та юридичних осіб
-----------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Хто | Прізвище, | Звідки | Порушені |Зміст | Наслідки |
|з/п|прийому|приймає| ім'я, по |одержано,| питання |резолюції, |розгляду, |
| | | | батькові, | дата, |----------------|її дата та | дата |
| | | | адреса, | індекс, |короткий|індекси|автор, |направлен-|
| | | | місце | відмітка| зміст | |виконавець,| ня |
| | | |роботи, |про | | |термін |відповіді |
| | | |категорія |взяття на| | |виконання | |
| | | |(соціальний|контроль | | | | |
| | | |стан) | | | | | |
| | | |заявника | | | | | |
|---+-------+-------+-----------+---------+--------+-------+-----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
-----------------------------------------------------------------------------------
( Правила доповнено додатком 38 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 39
до Правил ведення
нотаріального діловодства
КНИГА
ОБЛІКУ ЛІТЕРАТУРИ
---------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата |Від кого і|Автор| Рік |Вартість книги | Відмітка про |Примітка|
|з/п|реєстрації| за яким | і |видання| | вибуття | |
| | |документом|назва| |---------------+--------------| |
| | |надійшла |книги| |гривень|копійок| на |дата| |
| | |література| | | | | підставі| | |
| | | | | | | | якого | | |
| | | | | | | |документа| | |
|---+----------+----------+-----+-------+-------+-------+---------+----+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
---------------------------------------------------------------------------------
( Правила доповнено додатком 39 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 40
до Правил ведення
нотаріального діловодства
КНИГА
реєстрації наказів з особового складу
------------------------------------------------------------------
| N |Дата видання |Номер наказу| Короткий |Виконавець|Примітка|
|з/п | наказу | | зміст | | |
|----+-------------+------------+------------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
( Правила доповнено додатком 40 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )
Додаток 41
до Правил ведення
нотаріального діловодства
КНИГА ОБЛІКУ
видачі документів з архіву для ознайомлення
-----------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата | Наймену- |Ким та коли| Прізвище, ім'я, по | Дата |Підпис особи,|
|з/п|видачі| вання | посвідчено| батькові особи, яка |повернення|яка одержала |
| |справи| справи | (видано) |одержала документ для|документа |документ для |
| |(доку-|(документа)| документ | ознайомлення | |ознайомлення |
| |мента)| | | | | |
|---+------+-----------+-----------+---------------------+----------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------------------------
( Правила доповнено додатком 41 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 від 16.11.2009 )