Про затвердження Змін до Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних

Відповідно до статті 14 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 N 1004,

1. Затвердити Зміни до Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, затвердженої наказом Державного комітету архівів України від 19.02.2008 N 34, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 12.03.2008 за N 202/14893, що додаються.

2. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду управління діловодства, формування та зберігання Національного архівного фонду (Кисельова Л.А.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України К.Є.Новохатського.

1. У розділі II:

1.1. Назву розділу II викласти в такій редакції:

"II. Критерії віднесення документів НАФ до унікальних".

1.2. У пункті 2.1:

1.2.1. Підпункт 2.1.6 викласти в такій редакції:

"2.1.6. Зважаючи на віднесення до унікальних за характеристикою "час створення" (підпункт 2.2.2 пункту 2.2) усіх оригіналів документів, створених до XVI ст., інші характеристики застосовують до документів, створених від 1501 року. Унікальність документів, створених від 1501 року, визначається переважно за сукупністю критеріїв, характеристик. Ці документи мають бути тільки оригіналами".

1.2.2. Доповнити пункт 2.1 новим підпунктом 2.1.7 такого змісту:

"2.1.7. До унікальних можуть бути віднесені архівні фонди, колекції документів, справи, якщо вони повністю складаються з унікальних документів".

1.3. У пункті 2.2:

1.3.1. У підпункті 2.2.1:

у другому реченні абзацу третього після слів "документи органів управління" доповнити словами та цифрами "Української козацької держави (друга половина XVII ст.),";

в абзаці четвертому цифри "XVIII" замінити цифрами "XVI";

в абзаці п'ятому слова "Унікальними є" замінити словами "Унікальними можуть бути"; слово "значну" замінити словом "найважливішу";

в абзаці шостому слово "належать" замінити словами "можуть належати"; слова "та видатними" виключити.

1.3.2. У підпункті 2.2.2:

абзац другий викласти в такій редакції:

"Документи, створені до XVI ст., представлені в НАФ відносно малочисельною групою порівняно з масивами документів наступних історичних періодів. Зважаючи на цінність документів, створених до XVI ст., як джерел з вітчизняної та світової історії і пам'яток культури, будь-який оригінал такого документа, слід відносити до категорії унікальних.";

в абзаці четвертому слова "треба вважати" замінити словами "можуть бути", цифри і слово в дужках "(XVIII ст.)" виключити.

1.3.3. У підпункті 2.2.4:

в абзаці другому слова "Віднесення документа НАФ до унікальних здійснюють" замінити словами "Документ НАФ може бути віднесений до унікальних";

в абзацах четвертому, шостому, десятому слова "та видатних" виключити;

в абзацах четвертому і одинадцятому цифри "XVIII" замінити цифрами "XVI".

1.3.4. У підпункті 2.2.5:

в абзаці третьому слова "треба відносити" замінити словами "можуть бути віднесені";

в абзаці четвертому слова "Унікальними є" замінити словами "Унікальними можуть бути".

1.3.5. Підпункт 2.2.6 викласти в такій редакції:

"2.2.6. Оригінальність документа

Ця характеристика є обов'язковою для документів НАФ, що відносяться до категорії унікальних".

1.3.6. У підпункті 2.2.7:

в абзаці другому слова "слід віднести" замінити словами "можна віднести";

абзац третій виключити.

У зв'язку з цим абзац четвертий відповідно вважати абзацом третім;

в абзаці третьому цифри "XVIII" замінити цифрами "XVI-XVII".

1.3.7. В абзаці другому підпункту 2.2.8 пункту 2.2 цифри "XVIII" замінити цифрами "XVI".

1.4. Пункт 2.3 виключити.

2. У пункті 3.4 розділу III слова "(справ, фондів, колекцій)" виключити.

3. Розділ IV викласти в такій редакції:

"IV. Описування унікальних документів в анотованому переліку

4.1. Кожний унікальний документ описують в анотованому переліку окремою позицією, за окремим номером (графа 1). Графи 2-5 оформлюють відповідно до облікових документів архіву. У графі 3 вказують дані про власника: якщо документ перебуває у приватній власності юридичної особи (кількох юридичних осіб), то зазначають найменування цієї юридичної особи (юридичних осіб); якщо власником є фізична особа, то зазначають прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи.

4.2. Під час складання заголовків письмових унікальних документів (графа 6) зазначають: вид (номінал або жанр) документа (грамота, указ, універсал, постанова, довідка, лист, карта, креслення, наукова стаття тощо), його авторство (повне або загальноприйняте скорочене найменування установи, посада, прізвище, ініціали, а за згодою - ім'я, по батькові особи), кому адресований, короткий зміст. Коли йдеться про акти органу державної влади, що мали офіційне найменування, то його без змін відображають у заголовку. Якщо це аудіовізуальний документ, то зазначають вид цього документа (фотографія, кінофільм, грамзапис тощо) і стислий зміст зафіксованої інформації.

4.3. У графі 8 "Кількість аркушів, їх номери" зазначають загальну кількість аркушів документа, якщо писемний документ є окремою одиницею зберігання, або номери аркушів, якщо він зберігається у справі. У графі 9 "Статус та спосіб виготовлення документа" зазначають, що це оригінал, а також вид документа за способом виготовлення: рукописний, машинописний, друкований поліграфічний тощо. У графі 11 "Фізичний стан" зазначають один з таких ступенів: задовільний, частково задовільний або незадовільний з можливою певною деталізацією щодо матеріального носія (міра пошкодження) та зафіксованої інформації (наприклад - "згасаючий текст"). У графі 12 "Характеристика унікальності" надають стислу характеристику документа, за якою він має бути віднесений до унікального, наприклад, наявність автографа, рідкісного відбитка печатки, рідкісного носія, унікальної інформації щодо діяльності фондоутворювача, з історії краю чи певного історичного періоду тощо. У графі 14 "Відомості про страхування" зазначають найменування і місцезнаходження страхової компанії, номер і дату страхового поліса.

4.4. У підсумковому запису анотованого переліку зазначають загальну кількість окремих документів, які віднесено до унікальних".

4. У розділі V:

4.1. У пункті 5.2 слова та цифру "(на форматі паперу А3)" виключити, слова "(у форматі RTF)" замінити словами "(у форматі, визначеному Держкомархівом)".

4.2. У підпунктах 5.2.1, 5.2.3, 5.2.5, 5.2.7 пункту 5.2 слова "у трьох" замінити словами "у чотирьох".

4.3. У підпунктах 5.2.2, 5.2.4, 5.2.5, 5.2.8 пункту 5.2 слова "у чотирьох" замінити словами "у п'яти".

4.4. У підпункті 5.2.9 пункту 5.2 слова "у двох" замінити словами "у чотирьох".

4.5. У пункті 5.3 слова "(у форматі RTF)" замінити словами "(у форматі, визначеному Держкомархівом)".

4.6. У пункті 5.5 слова "(справи, фонду, колекції)" виключити.

5. У розділі VI:

5.1. У пункті 6.1:

в абзаці першому слова "(справи, фонди, колекції)" виключити;

в абзаці третьому слова "одиниць зберігання," виключити, слово та цифру "(пункт 4)" замінити словами та цифрами "(див. розділ IV)".

5.2. У пункті 6.2 слова "(архівні зібрання)" виключити.

6. Додатки 1, 2 викласти в новій редакції: