11.26. Документи, підготовлені в електронному вигляді, зберігаються не менше місяця з дня підписання документа або до втрати потреби в їх наявності.
11.27. Після обробки файлів, що надійшли до Управління на електронних носіях, дискети (носії інформації) з копіями файлів передаються в архів. В архіві їх зберігають протягом трьох місяців, а після закінчення строку зберігання використовують для поточної роботи.
11.28. Комплект дискет (носіїв інформації) з інсталяційними програмними засобами та техноробочою документацію програмних комплексів Адміністратор перевіряє на цілісність, відсутність вірусів і створює дві копії на електронних носіях, які передає в архів.
11.29. У разі модифікації програмного комплексу Адміністратор створює дві копії поновленого програмного забезпечення на електронних носіях, перевіряє на цілісність, відсутність вірусів та передає їх в архів.
11.30. Системні і загальні бази даних, довідники повинні бути заархівовані одночасно на жорсткому диску і електронних носіях.
11.31. При роботі програмних комплексів з призначення соціальної допомоги загальні бази даних отримувачів за допомогою відповідних програмних засобів обов'язково щоденно архівуються на електронних носіях і в підкаталогах на жорсткому диску. В архіві накопичується три покоління загальних баз даних за три попередніх дні. При формуванні четвертого покоління найбільш ранню базу даних Адміністратор вилучає з архіву. Крім того, архівація загальних баз даних обов'язково проводиться в останній робочий день тижня.
11.32. Після закінчення календарного року Адміністратор створює для архіву дві копії загальних баз даних на електронних носіях. На супровідній етикетці зазначаються ім'я архіву загальних баз даних, дата формування копії архіву, прізвище Адміністратора.
11.33. Архів річних загальних баз даних Адміністратор повинен щомісячно перевіряти на читання. Термін зберігання загальних баз даних повинен відповідати терміну зберігання паперової документації.
Один або два рази на рік адміністратор повинен перевіряти на читання всі архівні та еталонні дискети. У разі зберігання архіву на CD - диску перевірка здійснюється раз на рік.
11.34. Дискети необхідно зберігати в закритому, захищеному від пилу, вогнебезпечному місці, у металевих шафах та коробках. Для запобігання впливу магнітного випромінювання рекомендується загортати коробки з дискетами (носіями інформації) у металеву фольгу.
11.35. Копії архівних системних, загальних баз даних, довідників, програмного забезпечення, техноробочої документації необхідно зберігати в двох копіях (на двох комплектах дискет, які обов'язково повинні зберігатися в різних приміщеннях).
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 1
до Інструкції
РЕЄСТР
передачі особових справ
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 2
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги
( Див. текст )
__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 3
до Інструкції
ОСОБОВА СПРАВА
( Див. текст )
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 4
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації обробки заяв/особових справ
№ з/п* | Дата | П.І.Б. заявника | Місце проживання | Номер особової справи | Дата передавання особової справи на перевірку |
Усього опрацьовано особових справ | |||||
___________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 5
до Інструкції
РОЗРАХУНОК
середньомісячного сукупного доходу для призначення усіх видів соціальної допомоги
Сукупний дохід сім'ї / домогосподарства за
попередні шість місяців до місяця звернення _________________________
Середньомісячний сукупний дохід сім'ї /
домогосподарства за попередні шість місяців
до місяця звернення _________________________
Середньомісячний сукупний дохід на одного
члена сім'ї / домогосподарства за попередні
шість місяців до місяця звернення _________________________
Спеціаліст з опрацювання заяв _____________ дата _____________
Головний спеціаліст з опрацювання заяв _____________ дата _____________
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 6
до Інструкції
РОЗРАХУНОК
розміру соціальної допомоги
( Див. текст )
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 7
до Інструкції
РІШЕННЯ
про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги та терміни її надання
( Див. текст )
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 8
до Інструкції
ПОВІДОМЛЕННЯ
про надання (відмову) субсидій
( Див. текст )
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 9
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації прийнятих рішень
№ з/п* | Дата | П.І.Б. заявника | Місце проживання | Номер особової справи | Вид допомоги | Дата прийняття рішення | Термін надання допомоги | Розмір допомоги |
Усього протягом місяця | ||||||||
__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 10
до Інструкції
ЖУРНАЛ
видачі довідок та повідомлень
№ з/п* | Дата звернення за довідкою (повідомленням) | П.І.Б. заявника | Місце проживання | Номер особової справи | Вид допомоги | Дата видачі |
Усього протягом місяця | ||||||
__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 11
до Інструкції
ДОВІДКА
про отримання (неотримання) допомоги
( Див. текст )
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 12
до Інструкції
ЗАЯВКА
на підготовку довідки про отримання (неотримання) соціальної допомоги*
Прошу підготувати та передати спеціалістам з приймання довідки про
отримання (неотримання) допомоги:
Номер особової справи | П.І.Б. заявника | Місце проживання |
___________
* Координатор приймання/головний спеціаліст підпис
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 13
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації приймання заяв та документів для зняття з обліку
№ з/п* | Дата | П.І.Б. заявника | Місце проживання | Номер особової справи | Дата зняття з обліку (прийняття на облік) | |
підпис | дата | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Усього звернулось протягом місяця - ... осіб, прийнято рішень за... заявами | ||||||
__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 14
до Інструкції
ЗАПИТ
особової справи отримувача допомоги
( Див. текст )
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 15
до Інструкції
СУПРОВІДНИЙ ЛИСТ
до особової справи отримувача допомоги
( Див. текст )
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 16
до Інструкції
ДОВІДКА-АТЕСТАТ
( Див. текст )
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 17
до Інструкції
ЗАПИТ
( Див. текст )
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 18
до Інструкції
ЖУРНАЛ
видачі особових справ
№ з/п* | Номер особової справи | П.І.Б. заявника | Видано | Повернуто | ||
П.І.Б. спеціаліста, номер робочого місця (кабінету) | дата | дата | підпис | |||
__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 19
до Інструкції
ЖУРНАЛ
архівних справ
№ з/п* | Дата | Архівний номер | Номер особової справи | П.І.Б. заявника | Припинено виплату | |
дата | підпис | |||||
__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 20
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації електронних носіїв інформації, які надійшли в Управління
__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 21
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації інформації, яка надійшла в Управління електронною поштою
__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |
Додаток 22
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації інформації, яка надіслана з Управління
__________
* Нумерація починається з першого запису та закінчується останнім.
Заступник директора Департаменту державного соціального захисту населення | І. Поліщук |