Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам

У зв'язку із Розпорядженням Президента України "Про невідкладні заходи щодо збереження національних архівних цінностей України" від 13 квітня 2005 року N 957/2005-рп

1. Затвердити Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам (додається).

2. Уважати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 8 липня 2003 року N 92 "Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 31 липня 2003 року за N 662/7983.

3. Покласти контроль за виконанням наказу на начальника відділу інформації, використання Національного архівного фонду та міжнародного співробітництва Г.В.Папакіна.

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про інформацію" та Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 року N 486 (із змінами), з подальшими змінами і доповненнями.

1.2. Державні архівні установи, архівні відділи міських рад (далі - архіви) надають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), що належать державі, територіальним громадам, для користування фізичним та юридичним особам, створюють для цього відповідний довідковий апарат, видають архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняють запити фізичних і юридичних осіб; повідомляють про документи, у яких містяться відомості, що можуть бути використані органами державної влади і органами місцевого самоврядування та іншими зацікавленими сторонами; публікують, експонують та в іншій формі популяризують архівні документи, а також виконують інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

1.3. Порядок установлює основні вимоги щодо оформлення фізичних і юридичних осіб для роботи в читальних залах (секторах користування документами) архівів, організації доступу до документів НАФ загального користування, що належать державі, територіальним громадам, видавання цих документів працівникам архіву та юридичним особам у тимчасове користування, роботи з цими документами та їх копіювання, а також визначає права та обов'язки користувачів.

1.4. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних державних адміністрацій, архівні відділи міських рад, галузеві державні архіви, архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних установ, підприємств і організацій, а також архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.

Порядок користування документами НАФ, що належать іншим власникам, визначається власником документів з урахуванням рекомендацій Державного комітету архівів України.

1.5. Відвідування користувачами читальних залів архівів, ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним особам для користування документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, відповідно до встановлених у пунктах 3.3, 3.7 цього Порядку нормативів, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.

1.6. Платні послуги надаються згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року N 639 (зі змінами).

1.7. Графік роботи читального залу, затверджений наказом керівництва архіву, має відповідати режимові роботи архіву, передбачати можливість праці осіб у суботні дні та вечірні години і регулюватися відповідно до кількості користувачів та частоти відвідувань ними читального залу.

Графік роботи читального залу має бути вивішено у доступному для відвідувачів місці, оприлюднено в інший спосіб (на веб-сайті архіву, у місцевих засобах масової інформації, довідково-інформаційних виданнях архіву тощо).

1.8. Цей Порядок має бути оприлюднений в доступному для відвідувачів місці.

2.1. Особи, які мають намір користуватися документами НАФ у читальних залах (секторах користування документами) архівів, ознайомлюються з Порядком користування документами архіву і заповнюють заяву-анкету встановленого зразка (додаток 1). Своїм підписом у заяві-анкеті вони засвідчують факт ознайомлення з Порядком та зобов'язання виконувати їх. Неоформлені особи не є користувачами документів НАФ.

2.2. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.

2.3. Особи, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, разом із заявою-анкетою подають документ, що підтверджує їх повноваження представляти користувача - юридичну особу.

У разі використання інформації, що міститься у документах НАФ або їх копії, з комерційною метою архів укладає з користувачем або з особою, яку він представляє, угоду.

2.4. Дозвіл на роботу користувача в читальному залі дається керівництвом архіву на один рік від часу оформлення.

Якщо користувач працює над заявленою темою понад один рік, то за його заявою керівництво архіву може продовжити строк дії дозволу на роботу за даною темою.

У разі обрання нової теми роботи користувач оформляє нову заяву-анкету.

2.5. Керівництво архіву (або, за його поданням, керівництво Державного комітету архівів України) має право відмовити в дозволі на користування документами НАФ, що зберігаються в архіві, особі, яка грубо порушила цей Порядок (незаконний доступ до документів НАФ, їх псування, знищення, підроблення, приховування, розкрадання, перекручення або фальсифікація відомостей, що містяться в документах, порушення з вини користувача строків повернення документів, наданих у тимчасове користування за межами архіву), незалежно від того, в якому архіві вчинено це порушення.

2.6. На підставі документа, що посвідчує особу, після надання дозволу керівництвом архіву завідувач читального залу або особа, яка виконує його обов'язки, видає користувачеві перепустку до читального залу архіву.

2.7. Працівник читального залу формує на кожного користувача справу, до якої входять його заява-анкета, заяви щодо продовження строків користування документами, копії відмов у доступі до документів та інші документи, що стосуються користування документами НАФ.

3.1. Архіви надають користувачам за темою їх роботи копії документів НАФ з фондів користування, а в разі їх відсутності оригінали документів (справи, кіно-, фоно-, відеодокументи), довідковий апарат (довідники, путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо), а за обґрунтованої потреби й згодою керівництва архіву - облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів).

Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються у довідкових бібліотеках архівів.

3.2. Документи НАФ надаються на підставі письмового замовлення встановленого зразка (додаток 2).

3.3. Користувачеві може бути видано щоденно не більше 5 описів, 10 бюксів мікрокопій, 10 справ, які за загальною кількістю аркушів не перевищують однієї тисячі аркушів, 50 кальок науково-технічної документації, 20 одиниць зберігання кінодокументів, звукозаписи, що за загальним обсягом не перевищують трьох годин звучання, відеодокументи, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин екранного часу.

3.4. Справи та документи, на які в архівах існують фонди користування, видаються до читальних залів архівів лише в копіях.

За наявності фонду користування оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються з дозволу керівництва архіву лише у виняткових випадках - для спеціального джерелознавчого дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.

3.5. Працівники архівосховища зобов'язані здійснювати поаркушне перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві, а працівники читального залу - після їх повернення користувачем, що фіксується у замовленні на видавання справ (додаток 2).

3.6. У позаробочий час замовлені користувачем документи НАФ зберігаються у спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.

3.7. Описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на строк до 5 днів, копії та видання - до одного місяця, оригінали документів НАФ - до 10 днів, оригінали унікальних та особливо цінних документів - до 5 днів.

Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.

3.8. Якщо користувач не звертається за замовленими документами, то їх повертають до архівосховища після закінчення строку замовлення.

3.9. Збільшення обсягів щоденного видавання документів НАФ користувачеві, продовження строку користування документами та зберігання їх у читальному залі до початку ознайомлення з ними користувача визначаються в кожному конкретному випадку керівництвом архіву, як платна послуга.

3.10. Друковані видання, примірники описів, що містяться в читальних залах архівів, видаються користувачам у день замовлення.

Строк видавання описів, справ, документів не може перевищувати двох робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.

На прохання користувача за наявності технічної можливості замовлені документи за рішенням керівництва архіву можуть бути видані невідкладно, як платна послуга.

3.11. Справи та документи, що перебувають у незадовільному стані, видаються користувачам лише після проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення.

3.12. Підставою для відмови у видаванні користувачам документів НАФ можуть бути:

- наявність у документах НАФ інформації, таємниця якої охороняється відповідно до Закону України "Про інформацію";

- установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов користування документами;

- необхідність науково-технічного опрацювання, поліпшення фізичного стану, перевіряння наявності документів;

- перебування документів у тимчасовому користуванні за межами архіву.

3.13. Про відмову в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово з вичерпним зазначенням підстав відмови.

3.14. Користувачі документами НАФ мають право:

- отримувати від архівів довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено;

- отримувати за письмовою згодою керівництва архіву документи або їх копії в тимчасове користування за межами архіву;

- отримувати в працівників архіву консультації про зміст і місцезнаходження документів та щодо документів, які зберігаються в інших архівах;

- виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом;

- публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов'язковим посиланням на місця їх зберігання;

- користуватися з дозволу керівництва архіву технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, портативний комп'ютер, диктофон тощо), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

- користуватися за погодженням з керівництвом архіву послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, яких оформлюють як окремих користувачів;

- оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів.

3.15. Обов'язки користувачів документів НАФ:

- вчасно інформувати працівників архіву в разі зміни анкетних даних під час роботи в архіві чи користування документами НАФ поза архівом;

- дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, своєчасно виконувати законні вимоги працівників архіву, запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; не заносити до архіву сторонніх архівних документів у будь-якому вигляді (їх копій) та видань без дозволу керівництва архіву; під час роботи з кіно-, відео-, фото-, фонодокументами, електронними документами та мікрокопіями дотримуватися вимог поводження з цими документами та апаратурою;

- забезпечувати збереженість і вчасне повернення документів НАФ, довідкового апарату, видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу про виявлені випадки пошкодження чи недостачі документів;

- заповнювати аркуш користування архівними документами (додаток 3);

- не допускати перекручень або фальсифікацій використаних відомостей, що містяться в документах НАФ;

- надавати архівам бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів;

- підтверджувати родинні зв'язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, або надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;

- вчасно інформувати працівників архіву про наміри використання документної інформації з комерційною метою.

4.1. Документи НАФ видаються працівникам архіву на їх робочі місця для виконання службових завдань.

Строки видавання документів для архівних робіт обумовлюються планами роботи і встановлюються керівництвом архіву.

Залучення для виконання службових завдань працівниками архіву архівних документів (їх копій) з інших архівних установ чи приватних архівних зібрань здійснюється за письмовим дозволом керівництва.

4.2. В окремих випадках, як виняток, з огляду на особливості використання документної інформації (експонування на виставках, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчі дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо) оригінали документів НАФ можуть видаватися юридичним особам у тимчасове користування за межами архіву.

4.3. В офіційному запиті на адресу керівництва архіву користувач обґрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажано передати документи, а також дає гарантії забезпечення збереженості документів та їх вчасного повернення.

4.4. У разі згоди керівництва архіву видавання документів НАФ оформлюється актом (додаток 4).

4.5. Документи НАФ видаються для користування поза архівом, як правило, на строк, що не перевищує одного місяця.

Судово-слідчим органам справи можуть видаватись у тимчасове користування на строк до шести місяців.

4.6. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ у користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення довільної форми користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та підтвердженням працівниками архіву за дорученням керівництва архіву їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.

4.7. Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.

5.1. На замовлення користувачів і відповідно до технічних можливостей архіви виготовляють ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, цифрові копії документів, а також копії кіно-, відео-, фото-, фонодокументів, які в них зберігаються.

5.2. Замовлення на копіювання документів НАФ оформлюється користувачем на бланку встановленого зразка і передається працівникові читального залу (додаток 5).

5.3. Копіювання архівом документів здійснюється після оплати вартості замовлення.

5.4. Копіювання документів особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування, провадиться відповідно до умов, установлених фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або їх правонаступником з урахуванням рекомендацій Держкомархіву.

5.5. Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.

5.6. Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише у виняткових випадках, з дозволу керівництва архіву та, у разі потреби, фондоутворювачів.

5.7. Якщо користувач замовляє копії унікальних або особливо цінних документів НАФ за наявності їх мікрокопій або цифрових копій, то вони виготовляються лише з цих копій.

Не приймаються замовлення на копіювання документів НАФ у незадовільному стані або якщо копіювання може спричинити погіршення стану документів.

5.8. Копії документів НАФ, виготовлені на замовлення користувачів, можуть бути видані їм або їх повноважним представникам в архівах або надіслані за вказаною адресою користувача. Поштові витрати відносять на рахунок замовників.

5.9. Винесення з архіву копій документів НАФ, виготовлених користувачем або на його замовлення, оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівництва архіву.

6.1. Користувачі, які зазначили в заяві-анкеті неправдиві відомості, своєчасно не повідомили про їх зміну, тимчасово, строком до одного року, позбавляються права працювати в читальному залі архіву та одержувати копії документів НАФ.

6.2. Користувачі, які порушили цей Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам, за рішенням керівництва архіву можуть бути позбавлені права одержувати документи НАФ або їх копії відповідно до пункту 2.5 цього Порядку.

6.3. Спірні питання вирішуються в судовому порядку.

6.4. Особи, винні у псуванні, знищенні, підробленні, приховуванні, розкраданні документів НАФ, незаконному доступі до них, несуть відповідальність згідно із законом незалежно від того, чи застосовано до них норму, визначену в п. 6.2 цього Порядку.

Справи видані в упорядкованому стані, оправлені в обкладинки, з пронумерованими аркушами й засвідчувальними написами.

Отримувач зобов'язується не надавати справи, отримані в тимчасове користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі копій, витягів і довідок, не публікувати документи без дозволу архіву.

Отримувач зобов'язується повернути справи в строк, зазначений в акті.

Отримувача попереджено про відповідальність згідно з чинним законом у разі пошкодження або втрати справ, що видані.