Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта описания документов
личного происхождения
Приложение 41
к пп. 11.3.2, 13.2.4, 14.2.4
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор
руководителя организации государственного архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Гербовая Дата Гербовая
печать печать
организации организации
АКТ
_______________ N _______________
_________________________________
(место составления)
приема-передачи документов
на государственное хранение
Основание: Положение о Государственном архивном фонде СССР,
утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля
1980 г. N 274.
В связи с ___________________________________________________
(истечением срока хранения документов
__________________________________________________________________
(название фонда) в организации, ликвидацией
организации и т. д.)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ______________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии
за ______________ и справочный аппарат к ним:
(годы)
------------------------------------------------------------------
| N | Название,| Кол-во | Кол-во дел| Кол-во | Примечание|
|п/п | N описи |экземпляров | (ед. хр.)| страховых| |
| | | описи |-----------| копий | |
| | | | Кол-во ОЦД| | |
|----+----------+------------+-----------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Итого принято _______________________________ ед. хр. (в том числе
(цифрами и прописью)
страховых копий)
В государственном архиве фонд N _____________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименования должностей лиц, Наименования должностей лиц,
производивших передачу производивших прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта приема-передачи документов на
государственное хранение
Приложение 42
к п. 12.3.4
Наименование организации, в УТВЕРЖДАЮ
составе или при которой Наименование должности
функционирует ведомственный руководителя организации*
архив
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
___________________
* Или директора ведомственного архива, если последний является
самостоятельным учреждением.
ПЛАН
работы _____________________________________ на __________ год
(название ведомственного архива)
-------------------------------------------------------------------------
| N |Название раздела| Единица |Объем | Бюджет | Срок |Испол-|Приме-|
|п/п| и наименование |измерения|работы|рабочего|исполнения|нитель|чание |
| | вида работы | работы | |времени | | | |
|---+----------------+---------+------+--------+----------+------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
-------------------------------------------------------------------------
Заведующий ведомственным
архивом (лицо, ответственное
за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового плана работы
ведомственного архива
Приложение 43
к п. 12.4.6
КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ
1. Общие сведения об организации
Наименование организации и ее
непосредственная подчиненность ___________________________________
___________________________________
Адрес организации ________________________________________________
Название архива ________________________________________________
Адрес архива ________________________________________________
Название, дата и N документа
Об образовании организации ______________________________________
О реорганизации организации ______________________________________
О ликвидации организации ______________________________________
Фамилия, имя, отчество, N телефона
Руководителя организации _________________________________________
Начальника управления делами
(Управляющего делами, начальника
общего или 1-го отдела) _________________________________________
Начальника канцелярии _________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) _________________________________________
Заведующего архивом или лица,
ответственного за архив _________________________________________
Дата и N приказа о назначении
лица, ответственного за архив ____________________________________
2. Дата согласования или утверждения нормативнометодических и
плановых документов
Положения об архиве ______________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства ___________________________
Номенклатуры дел организации _____________________________________
Плана-графика передачи дел
в ведомственный архив _____________________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации _________________________________
Плана-графика рассмотрения описей
ЭПК архивного учреждения _________________________________________
Плана-графика передачи дел в госархив ____________________________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма карточки учета работы с организацией
(лицевая сторона)
3. Сведения о проверках работы ведомственного архива
------------------------------------------------------------------
| Дата |Организация, | Основные | Результаты | Примечание |
|проверки |осуществившая |предложения| реализации | |
| | проверку | по итогам | предложений| |
| | | проверки | | |
|---------+--------------+-----------+------------+--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
4. Сведения об упорядочении и передаче дел в госархив
---------------------------------------------------------------------------------------------
|Дата и N | Кол-во |Крайние|Утверждение | Одобрение описей ЭПК |Согласование с |
|протокола| дел | даты |описей ЭПК | | ЭПК описей на |
| ЭПК или |(ед. хр.),| дел |------------+---------------------------------|дела по личному|
| акта |переданных| | дела |особо ценных| копий страхового | составу |
|о приеме-|в госархив| |постоянного | дел | фонда | |
|передаче | | | хранения | | | |
| дел | | |------------+------------+--------------------+---------------|
| | | |кол-во|край-|кол-во|край-|кол-во|кол-во |край-|кол-во |край- |
| | | |дел |ние | дел |ние | ед. |ед. хр.|ние |дел |ние |
| | | | |даты | |даты |учета | |даты | |даты |
| | | | |дел | |дел | | |дел | |дел |
|---------+----------+-------+------+-----+------+-----+------+-------+-----+-------+-------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
---------------------------------------------------------------------------------------------
Форма карточки учета работы с организацией
(оборотная сторона)
Приложение 44
к п. 14.1.1
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
_____________ N _____________ Наименование должности
_____________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
приема-передачи при смене подписи
заведующего архивом (лица,
ответственного за архив) Дата
Дата
В соответствии с приказом от __________________ N ________________
___________________________ передал, а ___________________________
(Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего)
принял в присутствии комиссии (третьего лица), образованной на
основании данного приказа, в составе председателя
_______________________ и членов _______________________ документы
(Ф.И.О.) (Ф.И.О.)
архива, страховые копии документов за _____________________ годы и
учебно-справочный аппарат к ним;
-----------------------------------------------------------------
| N |Название|Количество |Количество |Количество| Примечание |
|п/п|и номер |экземпляров|принятых | ед. хр. | |
| | описи | описи | дел - |страхового| |
| | | |числитель, | фонда | |
| | | |знаменатель - | | |
| | | |количество | | |
| | | | ОЦД | | |
|---+--------+-----------+--------------+----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
-----------------------------------------------------------------
ИТОГО принято _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе ____________________________________ особо ценных дел;
(цифрами и прописью)
______________________________________ ед. хр. страхового фонда и
(цифрами и прописью)
_____________________________ описей в ___________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
экземплярах.
Состояние документов, страхового фонда и описей:
__________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются __________________________________________
(виды НСА и их объемы, состояние)
Состояние помещения архива:
__________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря:
__________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Передал: Подпись Расшифровка подписи
Принял: Подпись Расшифровка подписи
Председатель комиссии
(Третье лицо) Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии: Подписи Расшифровка подписей
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта приема-передачи при смене заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)