__________________________________________________________________
прізвище та ініціали
у присутності ____________________________________________________
посада, прізвище, ініціали
про те, під час розкриття конверта (пакета), надісланого
__________________________________________________________________
найменування організації, що надіслала пакет
не виявлено таких вкладень _______________________________________
назви і номери документів, яких не виявлено
Завідуючий канцелярією ______________ ______________________
підпис прізвище та ініціали
Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.
Формат А4 (210 х 297)
Форма 2
Додаток 2
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"
Примітка. Дозволяється окреме видання журналів на вхідні та вихідні документи і видання з грифом "Для службового користування".
Форма 3
Додаток 3
до Інструкції
КАРТКА
обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"
(Лицьовий бік)
------------------------------------------------------------------
1. Контроль |2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31|3. Гриф
------------------------------------------------------------------
4. Кореспондент |5. Адресат
-----------------------------------+------------------------------
6. Дата надходження та індекс |7. Дата та індекс документа
-----------------------------------+------------------------------
8. Вид документа та його короткий |9. Кількість примірників та їх
зміст | номери
|------------------------------
|10. Кількість сторінок
------------------------------------------------------------------
11. Резолюція або кому надісланий на виконання
------------------------------------------------------------------
12. Відмітка про виконання |13. Номер справи за
документа | номенклатурою
------------------------------------------------------------------
(Зворотний бік)
------------------------------------------------------------------
14. Відмітка про отримання |15. Відмітка про повернення
------------------------------------------------------------------
16. Перевірка виконання
------------------------------------------------------------------
17. Інші відмітки
------------------------------------------------------------------
18. Фонд N |19. Опис N |20. Справа N
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148)
Форма 4
Додаток 4
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"
Форма 5
Додаток 5
до Інструкції
КАРТКА
обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"
(Лицьовий бік)
------------------------------------------------------------------
1. Контроль |2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31|3. Гриф
------------------------------------------------------------------
4. Кореспондент |5. Адресат
------------------------------------+-----------------------------
6. Дата надходження |7. Дата документа
------------------------------------+-----------------------------
8. Короткий зміст |9. Кількість примірників та
| їх номери
------------------------------------------------------------------
10. Кому надісланий на виконання
------------------------------------------------------------------
11. Відмітка про виконання
------------------------------------------------------------------
(Зворотний бік)
-------------------------------------------------------------------
12. Відмітка про отримання |13. Відмітка про повернення
------------------------------------------------------------------
14. Перевірка виконання
------------------------------------------------------------------
15. Відмітка про знищення
------------------------------------------------------------------
16. Інші відмітки
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148)
Форма 6
Додаток 6
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом "Для службового користування"
Форма 7
Додаток 7
до Інструкції
КАРТКА ОБЛІКУ
справ та видань, що видаються з грифом "Для службового користування"
Назва справи або видання _________________________________________
| N п/п | Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок | Підрозділ і прізвище співробіт- ника | Розписка і дата | Примітка | |
| отримання | повернення | ||||
Форма 8
Додаток 8
до Інструкції
Найменування організації ЗАТВЕРДЖУЮ ____________________
підпис
Фонд N _______ _______________________________
Опис справ постійного посада керівника організації
зберігання N ________ _______________________________
прізвище та ініціали
за ____________________ рік _______________________________
дата
__________________________________________________________________
найменування організації (структурного підрозділу)
| N п/п | Індекс справи (тому, частини) | Заголовок справи (тому, частини) | Дата справи (тому, частини) | Кількість сторінок у справі (томі, частини) | Примітка |
У цей розділ опису внесено _______________ справ з N _____ по
N _____, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Посада особи, яка склала опис ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ________________________
Керівник канцелярії ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ________________________
Керівник архівного підрозділу ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ________________________
ЗАТВЕРДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК Протокол ЕК організації
державної архівної установи від _______ N _________
від _______ N _________
Всього у цьому описі пронумеровано, прошнуровано та опечатано
_____________________________ с., у тому числі:
цифрами і літерами
літерні номери: _______________________________
пропущені номери: _____________________________
__________________________________________________________________
(посада працівника архівного підрозділу, відповідального за
ведення обліку) ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ______________
Формат А4 (210 х 297)
Форма 9
Додаток 9
до Інструкції
ЗАТВЕРДЖУЮ _____________________
підпис
________________________________
посада керівника організації
________________________________
прізвище та ініціали
________________________________
дата
Найменування організації
АКТ
про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню
від ____________ N _____________
________________________________
місце складення
На підставі ______________________________________________________
назва і вихідні дані переліку документів
__________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання
відібрані для знищення як такі, що не мають наукової,
історико-культурної цінності та втратили практичне значення,
справи і документи фонду N
__________________________________________________________________
найменування фонду
Разом __________________________________ справ за ___________ роки
літерами і цифрами
Описи справ постійного зберігання за ___________ роки затверджені,
а з особового складу - погоджені з ЕПК
__________________________________________________________________
найменування державної архівної установи
Протокол від ________________________ N __________________________
Експертизу проводив
___________________ ________________ _________________________
посада особи підпис прізвище та ініціали
Дата ______________
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від ___________ N __________
Документи у кількості ______________________________ справ
цифрами і літерами
вагою ___________ кілограмів здано _______________________________
__________________________________________________________________
найменування організації
на переробку за приймально-здавальною накладною від ______ N _____
______________________________ ___________ ____________________
посада особи, яка здала підпис прізвище та ініціали
документи
______________________________
дата
Формат А4 (210 х 297)
Форма 10
Додаток 10
до Інструкції
ЗАТВЕРДЖУЮ _____________________
підпис
________________________________
посада керівника організації
________________________________
прізвище та ініціали
________________________________
дата
Найменування організації
АКТ
перевірки наявності та стану документів і справ
від _____________ N _____________
_________________________________
місце складення
Складений на підставі наказу від ________________ N ______________
комісією:
голова комісії ___________________________________________________
посада, прізвище, ініціали
члени комісії ___________________________________________________
посада, прізвище, ініціали
Перевіркою встановлено:
1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку)
налічується _________________________________ документів, справ
З них наявні ________________________________________________
Не виявлено _________________________________________________
індекси (номери) документів, справ, видань
2. Знайдено не внесених до описів (номенклатур справ,
журналів обліку) _________________________________________________
3. Характеристика стану документів, справ та видань:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу,
бібліотеки) за результати перевірки ______________________________
__________________________________________________________________
Формат А4 (210 х 297)
Форма 11
Додаток 11
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку та видачі печаток і штампів
Форма 12
Додаток 12
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку бланків
Додаток 13
до Інструкції
ОРІЄНТОВНІ КРИТЕРІЇ
віднесення інформації до конфіденційної
Інформація, що включається до переліків відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, повинна відповідати таким вимогам:
1) створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у володінні, користуванні чи розпорядженні організації;
2) використовуватися з метою забезпечення національних інтересів держави;
3) не належати до державної таємниці;
4) унаслідок розголошення такої інформації можливе:
- порушення конституційних прав і свобод людини та громадянина;
- настання негативних наслідків у внутрішньополітичній, зовнішньополітичній, економічній, військовій, соціальній, гуманітарній, науково-технологічній, екологічній, інформаційній сферах та у сферах державної безпеки і безпеки державного кордону;
- створення перешкод у роботі державних органів.
( Інструкцію доповнено додатком 13 згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )
Додаток 14
до Інструкції
Форма 14
ЗАТВЕРДЖУЮ
___________________________________
(посада керівника організації)
__________ _______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
"______"__________________ 200_ р.
ПРОГРАМА
проведення роботи ____________________________
(найменування організації)
з_____________________________________________
(іноземною делегацією, групою, окремими іноземцями)
фахівцями в галузі____________________________
Відомості про іноземців___________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові
__________________________________________________________________
(за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Підстави прийому__________________________________________________
__________________________________________________________________
Мета прийому______________________________________________________
Строк перебування_______днів з_______________________по___________
Відповідальні за прийом___________________________________________
(прізвище, ім'я та по батькові, посада,
__________________________________________________________________
номер телефону)
Перелік питань, що плануються для обговорення,____________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Перелік структурних підрозділів та службових приміщень
організації, які іноземцям дозволено відвідати,___________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-,
аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх
застосування______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Маршрути та порядок переміщення іноземців на території
організації_______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Перелік конфіденційної інформації, яка планується для передачі
іноземцям_________________________________________________________
__________________________________________________________________
Робота з іноземцями:
1-й день 10 год. Прибуття___________ Зустрічають__________
число, місяць, (місце _____________________
день тижня прибуття) _____________________
___________________________
2-й день 10 год. Бесіда Проводить____________
число, місяць, Обговорювання питання______ Присутні_____________
день тижня ___________________________ _____________________
14 год. Відвідування_______ Організовує__________
___________________________ Присутні_____________
Вечір - вільний
__й день 8 год. Виліт до____________ Супроводжує__________
число, місяць,
день тижня 9 год. 30 хв. Прибуття до__
___________________________
10 год. Обговорювання Проводить____________
питання____________________ Присутні_____________
___________________________ _____________________
14 год. Заключна бесіда Проводить____________
Присутні_____________
18 год.
Відвідування_______________ Супроводжує__________
___________________________ _____________________
10 год. Від'їзд Організовує__________
_____________________
____________________________ __________ ______________________
(посада керівника підрозділу (підпис) (ініціали та прізвище)
зовнішніх відносин)
ПОГОДЖЕНО
____________________________ __________ ______________________
(посада керівника, (підпис) (ініціали та прізвище)
найменування структурного
підрозділу)
"___" ___________ 200_ р.
( Інструкцію доповнено додатком 14 згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006 )
Додаток 15
до Інструкції
Форма 15
_________________________
(гриф обмеження доступу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________
(посада керівника організації)
________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
"_____" _______________ 200_ р.
АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям
Експертна комісія____________________________________________
(найменування організації)
у складі__________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
__________________________________________________________________
розглянувши_______________________________________________________
(найменування матеріальних носив інформації,
__________________________________________________________________
дата і номер реєстрації, стислий зміст)
__________________________________________________________________
вважає, що:
1) у матеріальних носіях__________________________________________
(найменування матеріальних носіїв
__________________________________________________________________
інформації, дата і номер реєстрації)
__________________________________________________________________
міститься інформація стосовно_____________________________________
(стислий зміст)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
яка відповідно до пункту _____ переліку відомостей, які містять
конфіденційну інформацію, що є власністю держави,
_________________________________________________ і належить до
(найменування організації, що його затвердила)
конфіденційної інформації, що є власністю держави;
2) передача іноземцям матеріальних носіїв конфіденційної
інформації, що є власністю держави, зазначених у пункті 1 цього
акта, повинна здійснюватися відповідно до законодавства з дозволу
__________________________________________________________________
(посада керівника організації)
Голова комісії _____________________ ________________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії _____________________ ________________________
_____________________ ________________________
"_____" _______________ 200_ р.
( Інструкцію доповнено додатком 15 згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006 )
Додаток 16
до Інструкції
Форма 16
__________________________________
(гриф обмеження доступу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
__________________________________
(посада керівника організації)
__________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
"_____" __________________ 200_ р.
АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям
Експертна комісія_________________________________________у складі
(найменування організації)
__________________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
__________________________________________________________________
розглянувши_______________________________________________________
(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і
__________________________________________________________________
номер реєстрації, стислий зміст)
__________________________________________________________________
вважає, що:
1) у матеріальних носіях_____________________________________
(найменування матеріальних носіїв
__________________________________________________________________
інформації, дата і номер реєстрації)
__________________________________________________________________
не міститься конфіденційна інформація, що є власністю держави;
2) перелічені в пункті 1 цього акта матеріальні носії можуть
бути передані іноземцям.
Голова комісії _____________________ __________________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії _____________________ __________________________
"_____" _______________ 200_ р.
( Інструкцію доповнено додатком 16 згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006 )
Додаток 17
до Інструкції
Форма 17
ЖУРНАЛ
обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями
______________________________________
(найменування організації)
_______________
Примітка. Підрозділи зовнішніх відносин організацій у звітах про ділові зустрічі з іноземцями відображають також інформацію про прийом іноземців на підприємствах, в установах і організаціях, що їм підпорядковані або належать до сфери їх управління.
( Інструкцію доповнено додатком 17 згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006 )