• Посилання скопійовано
Документ підготовлено в системі iplex

Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію

Кабінет Міністрів України  | Постанова, Інструкція від 27.11.1998 № 1893 | Документ не діє
__________________________________________________________________
прізвище та ініціали
у присутності ____________________________________________________
посада, прізвище, ініціали
про те, під час розкриття конверта (пакета), надісланого
__________________________________________________________________
найменування організації, що надіслала пакет
не виявлено таких вкладень _______________________________________
назви і номери документів, яких не виявлено
Завідуючий канцелярією ______________ ______________________
підпис прізвище та ініціали
Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.
Формат А4 (210 х 297)
Форма 2
Додаток 2
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"
Дата
надхо-
дження
та ін-
декс
доку-
мента
Дата
та ін
декс
доку-
мента
Звідки
надій-
шов
або
куди
надіс-
ланий
Вид до-
кумента
та коро-
ткий
зміст
Кількість
сторінок
Кількість
та номери
примірни-
ків
Резолю-
ція або
кому на
дісла-
ний на
виконан
ня
Відміт-
ка про
взяття
на кон-
троль
та тер-
мін ви-
конання
Дата і
підпис
Індекс
(номер)
справи,
до якої
підшито
доку-
мент
Відміт-
ка про
знищення
Примітка
доку
мен-
та
дода
тка
отри-
мання
пове-
рнен-
ня
Примітка. Дозволяється окреме видання журналів на вхідні та вихідні документи і видання з грифом "Для службового користування".
Форма 3
Додаток 3
до Інструкції
КАРТКА
обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"
(Лицьовий бік)
------------------------------------------------------------------
1. Контроль |2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31|3. Гриф
------------------------------------------------------------------
4. Кореспондент |5. Адресат
-----------------------------------+------------------------------
6. Дата надходження та індекс |7. Дата та індекс документа
-----------------------------------+------------------------------
8. Вид документа та його короткий |9. Кількість примірників та їх
зміст | номери
|------------------------------
|10. Кількість сторінок
------------------------------------------------------------------
11. Резолюція або кому надісланий на виконання
------------------------------------------------------------------
12. Відмітка про виконання |13. Номер справи за
документа | номенклатурою
------------------------------------------------------------------
(Зворотний бік)
------------------------------------------------------------------
14. Відмітка про отримання |15. Відмітка про повернення
------------------------------------------------------------------
16. Перевірка виконання
------------------------------------------------------------------
17. Інші відмітки
------------------------------------------------------------------
18. Фонд N |19. Опис N |20. Справа N
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148)
Форма 4
Додаток 4
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"
Дата
надход-
ження
Дата
доку-
мента
Звідки
надійшов
або куди
надісла-
ний
Корот-
кий
зміст
Кількість
та номери
примірни-
ків маг-
нітного
носія
Кому
надіс-
ланий
на ви-
конан-
ня
Відмітка
про взя-
ття на
контроль
та тер-
мін ви-
конання
Дата і
підпис
Від-
мітка
про
зни-
щення
Примітка
отри-
мання
пове-
рнен-
ня
Форма 5
Додаток 5
до Інструкції
КАРТКА
обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"
(Лицьовий бік)
------------------------------------------------------------------
1. Контроль |2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31|3. Гриф
------------------------------------------------------------------
4. Кореспондент |5. Адресат
------------------------------------+-----------------------------
6. Дата надходження |7. Дата документа
------------------------------------+-----------------------------
8. Короткий зміст |9. Кількість примірників та
| їх номери
------------------------------------------------------------------
10. Кому надісланий на виконання
------------------------------------------------------------------
11. Відмітка про виконання
------------------------------------------------------------------
(Зворотний бік)
-------------------------------------------------------------------
12. Відмітка про отримання |13. Відмітка про повернення
------------------------------------------------------------------
14. Перевірка виконання
------------------------------------------------------------------
15. Відмітка про знищення
------------------------------------------------------------------
16. Інші відмітки
------------------------------------------------------------------
Формат А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148)
Форма 6
Додаток 6
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом "Для службового користування"
N
п/п
Назва
вида-
ння
Видано або надійшлоРозподілПовер-
нення
Знищення
звідки
надійш-
ло або
де над-
рукова-
но
вхідний
номер
супрові-
дного
листа і
дата
кіль-
кість
примі-
рників
та їх
номери
куди і
до кого
направ-
лено
(або
видано)
номер
вихід-
ного
докуме-
нта
(або
відміт-
ка про
отри-
мання)
і дата
кіль-
кість
примі-
рників
та їх
номери
дата,
номери
примі-
рників
дата,
номер
акта
Форма 7
Додаток 7
до Інструкції
КАРТКА ОБЛІКУ
справ та видань, що видаються з грифом "Для службового користування"
Назва справи або видання _________________________________________
N
п/п
Номер
справи,
номери
примірників
видань та
кількість
сторінок
Підрозділ
і прізвище
співробіт-
ника
Розписка і датаПримітка
отриманняповернення
Форма 8
Додаток 8
до Інструкції
Найменування організації ЗАТВЕРДЖУЮ ____________________
підпис
Фонд N _______ _______________________________
Опис справ постійного посада керівника організації
зберігання N ________ _______________________________
прізвище та ініціали
за ____________________ рік _______________________________
дата
__________________________________________________________________
найменування організації (структурного підрозділу)
N
п/п
Індекс
справи
(тому,
частини)
Заголовок
справи
(тому,
частини)
Дата справи
(тому,
частини)
Кількість
сторінок у
справі
(томі,
частини)
Примітка
У цей розділ опису внесено _______________ справ з N _____ по
N _____, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Посада особи, яка склала опис ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ________________________
Керівник канцелярії ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ________________________
Керівник архівного підрозділу ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ________________________
ЗАТВЕРДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК Протокол ЕК організації
державної архівної установи від _______ N _________
від _______ N _________
Всього у цьому описі пронумеровано, прошнуровано та опечатано
_____________________________ с., у тому числі:
цифрами і літерами
літерні номери: _______________________________
пропущені номери: _____________________________
__________________________________________________________________
(посада працівника архівного підрозділу, відповідального за
ведення обліку) ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ______________
Формат А4 (210 х 297)
Форма 9
Додаток 9
до Інструкції
ЗАТВЕРДЖУЮ _____________________
підпис
________________________________
посада керівника організації
________________________________
прізвище та ініціали
________________________________
дата
Найменування організації
АКТ
про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню
від ____________ N _____________
________________________________
місце складення
На підставі ______________________________________________________
назва і вихідні дані переліку документів
__________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання
відібрані для знищення як такі, що не мають наукової,
історико-культурної цінності та втратили практичне значення,
справи і документи фонду N
__________________________________________________________________
найменування фонду
N
п/п
Заголовок
справи (до
кумента)
або спіль-
ний заго-
ловок
справ (до-
кументів)
Дата справи
(документа)
або крайні
дати справ
(докумен-
тів)
Номери
описів
(номенк-
латур)
за рік
(роки)
Індекс
справи
(тому,
частини)
за номе-
нклату-
рою або
номер
справи
за
описом
Кіль-
кість
справ
(томів,
частин)
Термін
зберіган-
ня справи
(тому,
частини)
і номери
статей за
переліком
Примітка
Разом __________________________________ справ за ___________ роки
літерами і цифрами
Описи справ постійного зберігання за ___________ роки затверджені,
а з особового складу - погоджені з ЕПК
__________________________________________________________________
найменування державної архівної установи
Протокол від ________________________ N __________________________
Експертизу проводив
___________________ ________________ _________________________
посада особи підпис прізвище та ініціали
Дата ______________
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від ___________ N __________
Документи у кількості ______________________________ справ
цифрами і літерами
вагою ___________ кілограмів здано _______________________________
__________________________________________________________________
найменування організації
на переробку за приймально-здавальною накладною від ______ N _____
______________________________ ___________ ____________________
посада особи, яка здала підпис прізвище та ініціали
документи
______________________________
дата
Формат А4 (210 х 297)
Форма 10
Додаток 10
до Інструкції
ЗАТВЕРДЖУЮ _____________________
підпис
________________________________
посада керівника організації
________________________________
прізвище та ініціали
________________________________
дата
Найменування організації
АКТ
перевірки наявності та стану документів і справ
від _____________ N _____________
_________________________________
місце складення
Складений на підставі наказу від ________________ N ______________
комісією:
голова комісії ___________________________________________________
посада, прізвище, ініціали
члени комісії ___________________________________________________
посада, прізвище, ініціали
Перевіркою встановлено:
1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку)
налічується _________________________________ документів, справ
З них наявні ________________________________________________
Не виявлено _________________________________________________
індекси (номери) документів, справ, видань
2. Знайдено не внесених до описів (номенклатур справ,
журналів обліку) _________________________________________________
3. Характеристика стану документів, справ та видань:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу,
бібліотеки) за результати перевірки ______________________________
__________________________________________________________________
Формат А4 (210 х 297)
Форма 11
Додаток 11
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку та видачі печаток і штампів
N
п/п
Відбитки
печаток і
штампів
Кому виданоДата
повернен-
ня і роз-
писка про
приймання
Примітка
найменування
підрозділу,
в якому
зберігаються
печатки і
штампи
прізвище
та ініці-
али від-
повіда-
льної
особи
дата і
розписка
про
отримання
Форма 12
Додаток 12
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку бланків
НадходженняВидача
дата
над-
ход-
жен-
ня
номер
супро-
відно-
го ли-
ста
звідки
надій-
шли
кіль-
кість
при-
мір-
ників
серія
і но-
мери
блан-
ків
датадата
і но-
мер
доку-
мента
кому виданокіль-
кість
примі-
рників
серія
і но-
мери
блан-
ків
розпи-
ска
про
отри-
мання
примітка
(відміт-
ка про
знищен-
ня)
найме-
нування
підроз-
ділу
прізви-
ще та
ініціа-
ли от-
римува-
ча
Додаток 13
до Інструкції
ОРІЄНТОВНІ КРИТЕРІЇ
віднесення інформації до конфіденційної
Інформація, що включається до переліків відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, повинна відповідати таким вимогам:
1) створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у володінні, користуванні чи розпорядженні організації;
2) використовуватися з метою забезпечення національних інтересів держави;
3) не належати до державної таємниці;
4) унаслідок розголошення такої інформації можливе:
- порушення конституційних прав і свобод людини та громадянина;
- настання негативних наслідків у внутрішньополітичній, зовнішньополітичній, економічній, військовій, соціальній, гуманітарній, науково-технологічній, екологічній, інформаційній сферах та у сферах державної безпеки і безпеки державного кордону;
- створення перешкод у роботі державних органів.
( Інструкцію доповнено додатком 13 згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )
Додаток 14
до Інструкції
Форма 14
ЗАТВЕРДЖУЮ
___________________________________
(посада керівника організації)
__________ _______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
"______"__________________ 200_ р.
ПРОГРАМА
проведення роботи ____________________________
(найменування організації)
з_____________________________________________
(іноземною делегацією, групою, окремими іноземцями)
фахівцями в галузі____________________________
Відомості про іноземців___________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові
__________________________________________________________________
(за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Підстави прийому__________________________________________________
__________________________________________________________________
Мета прийому______________________________________________________
Строк перебування_______днів з_______________________по___________
Відповідальні за прийом___________________________________________
(прізвище, ім'я та по батькові, посада,
__________________________________________________________________
номер телефону)
Перелік питань, що плануються для обговорення,____________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Перелік структурних підрозділів та службових приміщень
організації, які іноземцям дозволено відвідати,___________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-,
аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх
застосування______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Маршрути та порядок переміщення іноземців на території
організації_______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Перелік конфіденційної інформації, яка планується для передачі
іноземцям_________________________________________________________
__________________________________________________________________
Робота з іноземцями:
1-й день 10 год. Прибуття___________ Зустрічають__________
число, місяць, (місце _____________________
день тижня прибуття) _____________________
___________________________
2-й день 10 год. Бесіда Проводить____________
число, місяць, Обговорювання питання______ Присутні_____________
день тижня ___________________________ _____________________
14 год. Відвідування_______ Організовує__________
___________________________ Присутні_____________
Вечір - вільний
__й день 8 год. Виліт до____________ Супроводжує__________
число, місяць,
день тижня 9 год. 30 хв. Прибуття до__
___________________________
10 год. Обговорювання Проводить____________
питання____________________ Присутні_____________
___________________________ _____________________
14 год. Заключна бесіда Проводить____________
Присутні_____________
18 год.
Відвідування_______________ Супроводжує__________
___________________________ _____________________
10 год. Від'їзд Організовує__________
_____________________
____________________________ __________ ______________________
(посада керівника підрозділу (підпис) (ініціали та прізвище)
зовнішніх відносин)
ПОГОДЖЕНО
____________________________ __________ ______________________
(посада керівника, (підпис) (ініціали та прізвище)
найменування структурного
підрозділу)
"___" ___________ 200_ р.
( Інструкцію доповнено додатком 14 згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006 )
Додаток 15
до Інструкції
Форма 15
_________________________
(гриф обмеження доступу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________________
(посада керівника організації)
________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
"_____" _______________ 200_ р.
АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям
Експертна комісія____________________________________________
(найменування організації)
у складі__________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
__________________________________________________________________
розглянувши_______________________________________________________
(найменування матеріальних носив інформації,
__________________________________________________________________
дата і номер реєстрації, стислий зміст)
__________________________________________________________________
вважає, що:
1) у матеріальних носіях__________________________________________
(найменування матеріальних носіїв
__________________________________________________________________
інформації, дата і номер реєстрації)
__________________________________________________________________
міститься інформація стосовно_____________________________________
(стислий зміст)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
яка відповідно до пункту _____ переліку відомостей, які містять
конфіденційну інформацію, що є власністю держави,
_________________________________________________ і належить до
(найменування організації, що його затвердила)
конфіденційної інформації, що є власністю держави;
2) передача іноземцям матеріальних носіїв конфіденційної
інформації, що є власністю держави, зазначених у пункті 1 цього
акта, повинна здійснюватися відповідно до законодавства з дозволу
__________________________________________________________________
(посада керівника організації)
Голова комісії _____________________ ________________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії _____________________ ________________________
_____________________ ________________________
"_____" _______________ 200_ р.
( Інструкцію доповнено додатком 15 згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006 )
Додаток 16
до Інструкції
Форма 16
__________________________________
(гриф обмеження доступу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
__________________________________
(посада керівника організації)
__________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
"_____" __________________ 200_ р.
АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям
Експертна комісія_________________________________________у складі
(найменування організації)
__________________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
__________________________________________________________________
розглянувши_______________________________________________________
(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і
__________________________________________________________________
номер реєстрації, стислий зміст)
__________________________________________________________________
вважає, що:
1) у матеріальних носіях_____________________________________
(найменування матеріальних носіїв
__________________________________________________________________
інформації, дата і номер реєстрації)
__________________________________________________________________
не міститься конфіденційна інформація, що є власністю держави;
2) перелічені в пункті 1 цього акта матеріальні носії можуть
бути передані іноземцям.
Голова комісії _____________________ __________________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії _____________________ __________________________
"_____" _______________ 200_ р.
( Інструкцію доповнено додатком 16 згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006 )
Додаток 17
до Інструкції
Форма 17
ЖУРНАЛ
обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями
______________________________________
(найменування організації)
Поряд-
ковий
номер
Час
пере-
бува-
ння
Прізвище,
ім'я та
побатько-
ві (за
наявнос-
ті)
іноземця,
держава,
підприєм-
ство
(устано-
ва,
організа-
ція)
Мета
прийому,
ініціали
та пріз-
вище
посадо-
вих
осіб,
відпові-
дальних
за
прийом
Підроз-
діли
органі-
зації,з
роботою
яких
ознайо-
милися
інозем-
ці
Ініціали
та пріз-
вище
праців-
ників
органі-
зації,
які
брали
участь
у
прийомі
Підсумки
прийому
(зазначаються
відомості
про виконання
програми
проведення
роботи з
іноземцями,
у разі передачі
конфіденційної
інформації-
відомості про
неї, ким видано
дозвіл на
передачу такої
інформації)
Номер
справи,
тому,
аркушів,
що
передані
іноземцям
_______________
Примітка. Підрозділи зовнішніх відносин організацій у звітах про ділові зустрічі з іноземцями відображають також інформацію про прийом іноземців на підприємствах, в установах і організаціях, що їм підпорядковані або належать до сфери їх управління.
( Інструкцію доповнено додатком 17 згідно з Постановою КМ N 1000 від 19.07.2006 )