Формат А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148)
Форма 6 Додаток 6
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом "Для службового користування"
------------------------------------------------------------------------
N |Назва| Видано або надійшло | Розподіл |Повер-|Знищення
п/п|вида-| | |нення |
|ння |-----------------------+----------------------+------+--------
| |звідки |вхідний |кіль- |куди і |номер |кіль- |дата, | дата,
| |надійш-|номер |кість |до кого|вихід- |кість |номери| номер
| |ло або |супрові-|примі-|направ-|ного |примі-|примі-| акта
| |де над-|дного |рників|лено |докуме-|рників|рників|
| |рукова-|листа і |та їх |(або |нта |та їх | |
| |но |дата |номери|видано)|(або |номери| |
| | | | | |відміт-| | |
| | | | | |ка про | | |
| | | | | |отри- | | |
| | | | | |мання) | | |
| | | | | |і дата | | |
------------------------------------------------------------------------
Форма 7 Додаток 7
до Інструкції
КАРТКА ОБЛІКУ
справ та видань, що видаються з грифом "Для службового користування"
Назва справи або видання _________________________________________
------------------------------------------------------------------
N | Номер | Підрозділ | Розписка і дата |Примітка
п/п| справи, | і прізвище |-------------------------|
| номери | співробіт- | отримання | повернення |
| примірників | ника | | |
| видань та | | | |
| кількість | | | |
| сторінок | | | |
------------------------------------------------------------------
Форма 8 Додаток 8
до Інструкції
Найменування організації ЗАТВЕРДЖУЮ ____________________
підпис
Фонд N _______ _______________________________
Опис справ постійного посада керівника організації
зберігання N ________ _______________________________
прізвище та ініціали
за ____________________ рік _______________________________
дата
__________________________________________________________________
найменування організації (структурного підрозділу)
------------------------------------------------------------------
N |Індекс | Заголовок | Дата справи |Кількість | Примітка
п/п|справи | справи | (тому, |сторінок у|
|(тому, | (тому, | частини) |справі |
|частини)| частини) | |(томі, |
| | | |частини) |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено _______________ справ з N _____ по
N _____, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Посада особи, яка склала опис ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ________________________
Керівник канцелярії ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ________________________
Керівник архівного підрозділу ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ________________________
ЗАТВЕРДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК Протокол ЕК організації
державної архівної установи від _______ N _________
від _______ N _________
Всього у цьому описі пронумеровано, прошнуровано та опечатано
_____________________________ с., у тому числі:
цифрами і літерами
літерні номери: _______________________________
пропущені номери: _____________________________
__________________________________________________________________
(посада працівника архівного підрозділу, відповідального за
ведення обліку) ____________ _____________________
підпис прізвище та ініціали
Дата ______________
Формат А4 (210 х 297)
Форма 9 Додаток 9
до Інструкції
ЗАТВЕРДЖУЮ _____________________
підпис
________________________________
посада керівника організації
________________________________
прізвище та ініціали
________________________________
дата
Найменування організації
АКТ
про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню
від ____________ N _____________
________________________________
місце складення
На підставі ______________________________________________________
назва і вихідні дані переліку документів
__________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання
відібрані для знищення як такі, що не мають наукової,
історико-культурної цінності та втратили практичне значення,
справи і документи фонду N
__________________________________________________________________
найменування фонду
-----------------------------------------------------------------------
N |Заголовок |Дата справи| Номери |Індекс |Кіль- |Термін |Примітка
п/п|справи (до|(документа)| описів |справи |кість |зберіган-|
|кумента) |або крайні |(номенк-|(тому, |справ |ня справи|
|або спіль-|дати справ |латур) |частини)|(томів,|(тому, |
|ний заго- |(докумен- |за рік |за номе-|частин)|частини) |
|ловок |тів) | (роки) |нклату- | |і номери |
|справ (до-| | |рою або | |статей за|
|кументів) | | |номер | |переліком|
| | | |справи | | |
| | | |за | | |
| | | |описом | | |
-----------------------------------------------------------------------
Разом __________________________________ справ за ___________ роки
літерами і цифрами
Описи справ постійного зберігання за ___________ роки затверджені,
а з особового складу - погоджені з ЕПК
__________________________________________________________________
найменування державної архівної установи
Протокол від ________________________ N __________________________
Експертизу проводив
___________________ ________________ _________________________
посада особи підпис прізвище та ініціали
Дата ______________
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від ___________ N __________
Документи у кількості ______________________________ справ
цифрами і літерами
вагою ___________ кілограмів здано _______________________________
__________________________________________________________________
найменування організації
на переробку за приймально-здавальною накладною від ______ N _____
______________________________ ___________ ____________________
посада особи, яка здала підпис прізвище та ініціали
документи
______________________________
дата
Формат А4 (210 х 297)
Форма 10 Додаток 10
до Інструкції
ЗАТВЕРДЖУЮ _____________________
підпис
________________________________
посада керівника організації
________________________________
прізвище та ініціали
________________________________
дата
Найменування організації
АКТ
перевірки наявності та стану документів і справ
від _____________ N _____________
_________________________________
місце складення
Складений на підставі наказу від ________________ N ______________
комісією:
голова комісії ___________________________________________________
посада, прізвище, ініціали
члени комісії ___________________________________________________
посада, прізвище, ініціали
Перевіркою встановлено:
1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку)
налічується _________________________________ документів, справ
З них наявні ________________________________________________
Не виявлено _________________________________________________
індекси (номери) документів, справ, видань
2. Знайдено не внесених до описів (номенклатур справ,
журналів обліку) _________________________________________________
3. Характеристика стану документів, справ та видань:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу,
бібліотеки) за результати перевірки ______________________________
__________________________________________________________________
Формат А4 (210 х 297)
Форма 11 Додаток 11
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку та видачі печаток і штампів
------------------------------------------------------------------
N |Відбитки | Кому видано | Дата |Примітка
п/п|печаток і|--------------------------------|повернен-|
| штампів |найменування|прізвище |дата і |ня і роз-|
| |підрозділу, |та ініці-|розписка |писка про|
| |в якому |али від- | про |приймання|
| |зберігаються|повіда- |отримання| |
| |печатки і |льної | | |
| |штампи |особи | | |
------------------------------------------------------------------
Форма 12 Додаток 12
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку бланків
--------------------------------------------------------------------------------------
Надходження | Видача
------------------------------+-------------------------------------------------------
дата|номер |звідки|кіль-|серія|дата|дата | кому видано |кіль- |серія|розпи-|примітка
над-|супро-|надій-|кість|і но-| |і но-|---------------|кість |і но-|ска |(відміт-
ход-|відно-|шли |при- |мери | |мер |найме- |прізви-|примі-|мери |про |ка про
жен-|го ли-| |мір- |блан-| |доку-|нування|ще та |рників|блан-|отри- |знищен-
ня |ста | |ників|ків | |мента|підроз-|ініціа-| |ків |мання |ня)
| | | | | | |ділу |ли от- | | | |
| | | | | | | |римува-| | | |
| | | | | | | |ча | | | |
--------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 13
до Інструкції
ОРІЄНТОВНІ КРИТЕРІЇ
віднесення інформації до конфіденційної
Інформація, що включається до переліків відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, повинна відповідати таким вимогам:
1) створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у володінні, користуванні чи розпорядженні організації;
2) використовуватися з метою забезпечення національних інтересів держави;
3) не належати до державної таємниці;
4) унаслідок розголошення такої інформації можливе:
- порушення конституційних прав і свобод людини та громадянина;
- настання негативних наслідків у внутрішньополітичній, зовнішньополітичній, економічній, військовій, соціальній, гуманітарній, науково-технологічній, екологічній, інформаційній сферах та у сферах державної безпеки і безпеки державного кордону;
- створення перешкод у роботі державних органів.
( Інструкцію доповнено додатком 13 згідно з Постановою КМ N 1547 від 17.11.2004 )