Про затвердження Інструкції з організації документування управлінської інформації в Національному банку України

Послідовність написання складових частини реєстраційного номера визначається СЕД АСКОД і може змінюватися залежно від виду документа, який реєструється. Реєстрація документів здійснюється в електронно-реєстраційній картці СЕД АСКОД (далі - ЕРК СЕД АСКОД).

Уведення до ЕРК СЕД АСКОД інформації про документ здійснюється службовцем підрозділу діловодства, спеціально визначеним працівником або головним виконавцем (розробником).

Не підлягають реєстрації документи, зазначені в додатку 3 до цієї Інструкції.

87. Вхідні, вихідні, внутрішні документи, у тому числі нормативно-правові та розпорядчі акти, реєструються в СЕД АСКОД.

Реєстрація цих документів здійснюється лише один раз, а саме:

1) вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня;

2) вихідні та внутрішні документи, у тому числі розпорядчі акти [накази з основної діяльності, про навчання (стажування, підвищення кваліфікації), про відрядження, розпорядження Національного банку), доручення керівництва Національного банку], а також протоколи засідань комітетів Національного банку в електронній формі реєструються автоматично засобами СЕД АСКОД у день їх підписання, а в паперовій формі - у день підписання або затвердження, але не пізніше наступного робочого дня;

3) постанови та рішення Правління Національного банку - у день підписання або затвердження, але не пізніше наступного робочого дня відповідно до пункту 26 глави 1 розділу II цієї Інструкції.

88. Перелік реквізитів і порядок їх розміщення в ЕРК СЕД АСКОД установлюються підрозділом діловодства.

89. До реєстраційного номера документа з грифом обмеження доступу додається відповідна відмітка про обмеження доступу згідно з вимогами розпорядчого акта Національного банку з питань захисту інформації з обмеженим доступом.

90. Надсилання/передавання вхідних документів в електронній формі на розгляд керівництва Національного банку та керівникам структурних підрозділів для виконання здійснюється підрозділом діловодства засобами СЕД АСКОД.

91. Передавання зареєстрованих документів з грифом обмеження доступу від підрозділу діловодства до структурного підрозділу здійснюється за окремим порядком згідно з вимогами розпорядчого акта Національного банку з питань захисту інформації з обмеженим доступом.

92. Вхідні документи в паперовій формі (включаючи закони, укази, постанови, інші нормативно-правові акти в паперовій формі, які надійшли до Національного банку) після їх реєстрації та сканування підлягають систематизації та доархівному зберіганню в підрозділі діловодства. У разі потреби ці документи можуть бути видані головному виконавцю (розробнику).

Вхідні документи в паперовій формі з питань дозвільного характеру, банківського регулювання та нагляду, фінансового моніторингу, грошового обігу, договірної роботи, конкурсних торгів, депозитарної діяльності, бухгалтерського обліку, режимно-секретної роботи, обслуговування рахунків клієнтів Національного банку, документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, а також рішення судів, матеріали судових справ та виконавчих проваджень передаються безпосередньо до структурного підрозділу. Після завершення їх опрацювання ці документи формуються в справи виконавцем і передаються до підрозділу діловодства на доархівне/архівне зберігання.

93. Документи з позначкою "Терміново" надсилаються (передаються) керівництву Національного банку або керівникам структурних підрозділів негайно.

94. Документи надсилаються/передаються для виконання лише тим виконавцям, які зазначені в резолюції.

95. Відправлення вихідних документів здійснюється:

1) в електронній формі - через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, систему електронної пошти Національного банку, корпоративну електронну пошту (e-mail) Національного банку, використання яких здійснюється відповідно до розпорядчих актів Національного банку;

2) у паперовій формі - поштовим зв'язком відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (зі змінами), урядовим фельд'єгерським зв'язком, спеціальним зв'язком або кур'єрською службою.

96. Вихідні документи в паперовій формі опрацьовуються і надсилаються централізовано підрозділом діловодства в день їх надходження від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

У разі надсилання адресату копії документа в паперовій формі з електронного документа, який підписано та зареєстровано в СЕД АСКОД, оформлення такої копії здійснюється відповідно до пункту 62 глави 6 розділу II цієї Інструкції.

97. У разі відправлення вихідних документів у паперовій формі згідно зі списком розсилання структурний підрозділ, який їх готував, здійснює адресування, тиражування та комплектування таких документів та передає до підрозділу діловодства для оформлення та відсилання.

98. Окремі документи (претензії, позовні заяви, заперечення на позовні заяви, документи дозвільного характеру, а також документи, що містять інформацію з обмеженим доступом), надсилаються як рекомендовані поштові відправлення.

99. Вихідні документи, які надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт (пакет). На конверті (пакеті) проставляються реєстраційні номери всіх документів, які містяться в конверті (пакеті). Термінові вихідні документи відправляються першочергово.

100. У разі повернення раніше відправлених вихідних документів у паперовій формі підрозділ діловодства повертає цей документ головному виконавцеві (розробнику) з проставлянням дати повернення на поштовому конверті та внесенням відповідної інформації про причини повернення до СЕД АСКОД.

У разі повернення або не відправлення вихідних документів в електронній формі відповідальний працівник підрозділу діловодства повідомляє про це головного виконавця (розробника) засобами корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку та вносить відповідну інформацію про повернення до СЕД АСКОД.

101. У центральному апараті відправлення електронних повідомлень з поштової скриньки nbu@bank.gov.ua Національного банку здійснює підрозділ діловодства.

102. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та якісного виконання управлінських рішень, виявлення відхилень від строків їх виконання та вжиття заходів щодо дотримання виконавської дисципліни на належному рівні.

Контроль реалізується шляхом безперервного збору, обробки, систематизації та аналізу інформації про стан/результати виконання управлінських рішень за індикаторами стану/завершення виконання.

Індикаторами стану/завершення виконання управлінських рішень є показники, які відображають поточний стан виконання рішення.

Контроль здійснюється відповідно до вимог розпорядчого акта Національного банку з організації контролю за виконанням документів (завдань) у Національному банку.

103. Контролю підлягають документи, у яких визначені конкретні завдання, спрямовані на отримання кінцевого результату, виконавці та строки їх виконання.

Обов'язковому контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України та актами Президента України, Кабінету Міністрів України, листами Офісу Президента України, Апарату Верховної Ради України, Ради Національної безпеки і оборони України, Кабінету Міністрів України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, що потребують надання відповіді про результати їх розгляду, а також нормативно-правовими та розпорядчими актами, протоколами Правління Національного банку (далі - протокольні рішення Правління).

104. Узяття документів на контроль та контроль за їх виконанням здійснюються в СЕД АСКОД.

Підрозділ діловодства здійснює контроль за виконанням документів незалежно від способу їх створення або надходження, якщо в документі/резолюції керівництва Національного банку містяться завдання та строки їх виконання.

У структурному підрозділі його керівник може встановлювати строки виконання документів та здійснювати контроль за їх виконанням.

105. Строки виконання документів обчислюються в календарних днях з дати їх надходження (реєстрації), якщо інше не передбачено законодавством України, нормативно-правовими або розпорядчими актами Національного банку, які встановлюють такий строк.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то останнім днем строку його виконання є перший день після неробочого дня.

Документи термінового характеру, до яких резолюція керівництва Національного банку містить "Терміново", - виконуються протягом семи робочих днів.

Документи, у яких не зазначено строки їх виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів із дня їх реєстрації. Вхідні документи, які потребують надання відповіді з боку Національного банку згідно з вимогами законодавства України та/або резолюцією керівництва Національного банку, підлягають моніторингу.

У разі зміни строків виконання документів, головний виконавець (розробник) інформує про це підрозділ діловодства, яким уносяться відповідні зміни до ЕРК СЕД АСКОД.

106. Для документів (завдань), які підлягають контролю, в ЕРК СЕД АСКОД уноситься інформація щодо строків виконання головним виконавцем (розробником), співвиконавцем та автоматично проставляється позначка "К" про взяття таких документів (завдань) на контроль.

Співвиконавці документа зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцеві (розробнику) протягом першої половини строку, відведеного для його виконання.

107. Головний виконавець (розробник)/співвиконавець, який отримав документ (завдання) відповідно до резолюції керівництва Національного банку або керівника структурного підрозділу, обов'язково після опрацювання документа (завдання) вносить до ЕРК СЕД АСКОД інформацію про стан (результат) його виконання.

108. Датою виконання документа є дата реєстрації в СЕД АСКОД вихідного/внутрішнього документа, протокольного рішення Правління, нормативно-правового або розпорядчого акта, створеного на його виконання.

109. Інформація про хід розгляду документів у Національному банку надається працівниками підрозділу діловодства в такому порядку: повідомляються дата надходження документа, його реєстраційний номер, назва підрозділу Національного банку - головного виконавця (розробника) документа, номер службового телефону виконавця, а також вихідний реєстраційний номер і дата реєстрації (дата відправлення) - у разі виконання документа на час запиту.

110. Забороняється надавати будь-яку інформацію щодо змісту резолюцій керівництва Національного банку стороннім особам.

111. Документи в паперовій формі з моменту створення/надходження і до передавання їх на архівне зберігання зберігаються за місцем формування справ у підрозділі діловодства.

112. Документи в паперовій формі передаються на архівне зберігання через один рік після закінчення діловодства за ними.

113. Електронні документи або електронні копії оригіналів документів у паперовій формі, які зареєстровані в СЕД АСКОД та систематизовані відповідно до зведеної номенклатури справ Національного банку, зберігаються в СЕД АСКОД до часу створення електронного архіву Національного банку.

114. Підрозділ діловодства здійснює створення та засвідчення відповідно до пунктів 61, 62 глави 6 розділу II цієї Інструкції, копій документів у паперовій формі з електронних документів постійного зберігання, а саме: накази з основної діяльності, розпорядження з фінансових питань в іноземній валюті/монетарному золоті, протоколи засідань комітетів Національного банку, які створені, підписані/затверджені, погоджені/завізовані в СЕД АСКОД, а також їх систематизацію та доархівне зберігання.

115. Порядок систематизації, доархівного та архівного зберігання документів (справ) визначається розпорядчим актом Національного банку.

1. Інформація, що надсилається корпоративною електронною поштою (e-mail) Національного банку, не потребує реєстрації, крім інформації з обмеженим доступом, яка підлягає обов'язковій реєстрації в системі електронного документообігу Національного банку.

2. Документи, що стосуються кадрових питань (крім наказів про навчання працівників Національного банку).

3. Заяви та пояснювальні записки працівників Національного банку, що мають характер особистих пояснень або заяв.

4. Графіки, наряди, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, проспекти, плакати, огляди, порядок денний нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти цін, норми витрат матеріалів.

9. Вітальні листи, телеграми, запрошення на участь у заходах (крім тих, що оформлені у вигляді службових листів) тощо.

10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені, збірники).

11. Наукові звіти за темами, автореферати наукових робіт тощо.

12. Форми статистичної звітності.

13. Замовлення переговорних кімнат, послуг для проведення нарад (мікрофонів, здійснення аудіо-, відеозаписів, візуалізація презентацій) та послуг з буфетного обслуговування для проведення нарад та засідань.