ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ
ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ
від 07.10.2025 р. N 5362/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК
Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), розглянула ([...]) (далі - Товариство) ([...]) щодо практичного застосування окремих норм податкового законодавства з відшкодування/компенсації працівникам витрат на/під час відрядження та оподаткуванні доходів фізичних осіб та в межах компетенції повідомляє.
Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:
1. За спільним наказом Товариства працівники відбули у відрядження. Перебуваючи у відрядженні, один із відряджених працівників оплатив вартість проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників коштами з особистої платіжної картки. При цьому усі витрати, понесені цим працівником у відрядженні, належним чином оформлені в авансовому звіті, підтверджені документально та пов'язані з господарською діяльністю.
Просимо підтвердити висновок Товариства, що в розумінні пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу сума коштів, сплачена одним із відряджених працівників за інших, визнається для цього працівника витратами на відрядження і не підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб та військовим збором.
2. Працівнику Товариства, який перебував у службовому відрядженні, треті особи (інші фізичні особи - не працівники Товариства) придбали квитки на проїзд, оплатили вартість проживання в готелі тощо коштами з особистих платіжних карток.
Оплату з особистих карток такими третіми особами було здійснено у зв'язку з необхідністю термінового бронювання квитків на проїзд, проживання в готелі тощо та відсутності можливості здійснити таке бронювання/оплату особисто працівником.
З метою відшкодування витрат на службове відрядження працівником Товариства оформлено авансовий звіт, документально підтверджено всі витрати на відрядження та зазначено, що частину цих витрат здійснено третіми особами. Усі понесені витрати згідно з підтвердними документами, що додаються, є пов'язаними з господарською діяльністю Товариства та враховують службову необхідність щодо їх здійснення.
Просимо підтвердити висновок Товариства, що в такому разі витрати, понесені третіми особами за працівника, який перебував у відрядженні, відшкодовуються відрядженому працівнику з оподаткуванням. Тобто, сума витрат, яку Товариство компенсує відрядженому працівнику, визнається доходом такої фізичної особи та оподатковується податком на доходи з фізичних осіб та військовим збором як додаткове благо згідно з пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу. Чи згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу витрати такого відрядженого працівника не є його доходом і не оподатковуються за умови їх документального підтвердження?
3. Працівник, якого Товариство відряджає у службове відрядження, здійснив оплату (бронювання) вартості проїзду та проживання тощо до фактичної дати видання наказу на відрядження (наприклад, через термінову службову необхідність тощо).
При цьому всі витрати, понесені на/під час відрядження таким працівником, оформлені в авансовому звіті, є документально підтвердженими та мають зв'язок з господарською діяльністю Товариства.
Крім того, працівником надано пояснення причин щодо термінової службової необхідності здійснення таких раніше понесених витрат, ураховуючи терміновість заходу та/або взяття участі у діловому бізнес - заході, діловій зустрічі, переговорах, виставках, конференціях, форумах, робочих поїздках керівництва та інших органів управління Товариства, а також інших заходах, що відповідають діяльності Товариства.
Чи будуть у такому разі витрати, понесені відрядженим працівником на оплату (бронювання) вартості проїзду та проживання тощо до дати видання наказу на відрядження, вважатися витратами на відрядження в розумінні пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу? Чи в розумінні пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу будуть розцінюватись як додаткове благо?
4. Помічник керівника (іншої посадової особи з керівного складу) Товариства або будь - який працівник, який за дорученням керівника (іншої посадової особи) повинен згідно з наказом/розпорядженням Компанії здійснити витрати, пов'язані з його відрядженням, - на проїзд, проживання та інші, фактично здійснюють їх як з особистих платіжних карток, так і з корпоративних, відкритих на їх ім'я.
При цьому авансовий звіт разом із підтвердними документами оформляється як відрядженою (посадовою) особою щодо витрат, понесених під час відрядження, так і помічником та/або делегованим працівником щодо витрат, понесених на відрядження такої особи з особистих та корпоративних карток (зокрема, копії банківських виписок, скріншоти транзакцій тощо). Останні також додають службові записки та/або інші документи, що пояснюють ситуацію. Усі витрати відповідають меті відрядження та пов'язані з господарською діяльністю Товариства.
Просимо підтвердити висновок Товариства, що суми відшкодування витрат, понесених помічником та/або делегованим працівником (за наказом/розпорядженням керівника) з особистих/корпоративних платіжних карток, які безпосередньо пов'язані з відрядженням керівника (іншої посадової особи), зокрема, на оплату вартості проїзду та проживання, згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, не є доходом такої фізичної особи і не оподатковуються за умови їх документального підтвердження. Чи в розумінні пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу суми відшкодування таких витрат визнаються доходом таких працівників та оподатковуються як додаткове благо?
5. Працівник Товариства надав авансовий звіт разом із підтвердними документами щодо витрат, понесених під час відрядження (проживання, проїзд та інше), при цьому на підтвердження оплати за понесені витрати працівник надав платіжний документ, згідно з яким оплату було здійснено іншим працівником Товариства, який не перебував з ним у відрядженні і щодо якого не було оформлено доручення (видано наказ/розпорядження керівника) на здійснення таких витрат. Разом з тим усі витрати відповідають меті відрядження та пов'язані з господарською діяльністю Товариства.
Просимо підтвердити висновок Товариства, що суми відшкодування витрат відрядженому працівнику, оплату яких здійснив інший працівник із особистої/корпоративної платіжних карток, які безпосередньо пов'язані з відрядженням працівника (зокрема, на оплату вартості проїзду та проживання), згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом відрядженого працівника і не оподатковуються за умови їх документального підтвердження. Чи в розумінні пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу суми відшкодування таких витрат визнаються доходом такого працівника та оподатковуються як додаткове благо?
Питання гарантій і компенсацій при службових відрядженнях регламентуються ст. 121 Кодексу законів про працю України.
Так, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.
Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Кодексу.
Відповідно до п. 162.1 ст. 162 Кодексу платником податку на доходи фізичних осіб є, зокрема, фізична особа - резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні.
Згідно з пп. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 Кодексу об'єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.
Перелік доходів, які включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку визначено п. 164.2 ст. 164 Кодексу, зокрема:
сума надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 Кодексу ( пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).
дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 Кодексу) у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, крім тих, що обов'язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з розділом IV Кодексу ( пп. "г" пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу);
інші доходи, крім зазначених у ст. 165 Кодексу ( пп. 164.2.20 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).
Додаткові блага - це кошти, матеріальні чи нематеріальні цінності, послуги, інші види доходу, що виплачуються (надаються) платнику податку податковим агентом, якщо такий дохід не є заробітною платою та не пов'язаний з виконанням обов'язків трудового найму або не є винагородою за цивільно-правовими договорами (угодами), укладеними з таким платником податку (крім випадків, прямо передбачених нормами розділом IV Кодексу) ( пп. 14.1.47 п. 14.1 ст. 14 Кодексу).
Згідно з п. 167.1 ст. 167 Кодексу ставка податку становить 18 відсотків бази оподаткування щодо доходів, нарахованих (виплачених, наданих) платнику податків (крім випадків, визначених у підпунктах 167.2 - 167.5 ст. 167 Кодексу).
Також об'єктом оподаткування військовим збором для платників, зазначених у пп. 1 пп. 1.1 п. 16 1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу, є доходи, визначені ст. 163 Кодексу ( пп. 1 пп. 1.2 п. 16 1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу).
Ставка військового збору для платників, зазначених у пп. 1 пп. 1.1 п. 16 1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу, становить 5 відсотків від об'єкта оподаткування, визначеного пп. 1 пп. 1.2 п. 16 1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу, крім доходів, які оподатковуються за ставкою, визначеною пп. 4 пп. 1.3 п. 16 1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу ( пп. 1 пп. 1.3 п. 16 1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу).
Разом з тим перелік доходів, які не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, встановлено ст. 165 Кодексу, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження ( пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу).
Відповідно до пп. 1.7 п. 16 1 підрозділу 10 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу звільняються від оподаткування військовим збором доходи, що згідно з розділом IV Кодексу та підрозділом 1 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичних осіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у пп. 165.1.36 п. 165.1 ст. 165, пп. 3 і 4 п. 170.13 1 ст. 170 Кодексу та п. 14 підрозділу 1 розділу XX "Перехідні положення" Кодексу.
Оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк визначено п. 170.9 ст. 170 Кодексу.
Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Зазначені в абзаці другому пп. "а" пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу витрати не є об'єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
При цьому до підтвердних документів належать:
транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
інші документи, що засвідчують вартість витрат.
До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Відповідно до пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.
Згідно з пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку, зокрема завершує таке відрядження.
У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.
Відповідно до пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 Кодексу Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України від 22 травня 2003 року N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі - Закон N 851) та від 05 жовтня 2017 року N 2155-VIII "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги") за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається.
Форма Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт та його порядок затверджено наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 N 841, зі змінами, внесеними наказом Міністерства фінансів України від 09.05.2023 N 239.
Щодо питання першого
У разі якщо відряджений працівник здійснив з особистої платіжної картки оплату вартості проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників, які також направлені у відрядження Товариством, то відшкодування йому витрат здійснюється з розрахунку вартості проживання, проїзду тільки однієї особи, тобто працівника, який сплатив кошти.
Якщо підприємство відшкодовує працівнику усі зазначені витрати, то дохід у вигляді вартості проживання, проїзду інших працівників буде включатися до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків як додаткове благо та оподатковуватися податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах.
Щодо питань другого та п'ятого
Оскільки витрати на проїзд та проживання несе третя сторона або працівник, який не перебував у відрядженні, тобто не працівник Товариства, то виплата відрядженому працівнику коштів у розмірі вартості поживання та проїзду не є відшкодуванням витрат у розумінні пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170, а отже включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника податку (працівника Товариства) як інший дохід та оподатковується податком на доходи фізичних осіб та військовим збором на загальних підставах.
Щодо питання третього
Не є об'єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб сума відшкодованих роботодавцем витрат платнику податку - фізичній особі, понесених ним у зв'язку з відрядженням за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат (у т. ч. бронювання місць у місцях проживання, бронювання квитків та проїзд), понесених відрядженою особою.
Щодо питання четвертого
Відповідно до пп. "б" пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу строку, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.
Для цілей п. 170.9 ст. 170 Кодексу до суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів / електронних грошей, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.
Дія п. 170.9 ст. 170 Кодексу поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням особливостей, визначених пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Кодексу.
Враховуючи викладене, кошти (безготівкові, використання корпоративних платіжних карток), отримані платником податку від роботодавця під звіт для виконання цивільно-правових дій на користь керівника, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника за умови дотримання усіх вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 Кодексу.
Відповідно до п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.
____________
Дана індивідуальна податкова консультація діє до зміни/втрати чинності норм законодавства, щодо яких надано індивідуальну податкову консультацію.