Про затвердження Методичних рекомендацій щодо процедури проведення адаптації новопризначених посадових осіб місцевого самоврядування в органах місцевого самоврядування

Відповідно абзацу сьомого статті 6 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування", підпункту 2 пункту 3 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 500, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо процедури проведення адаптації новопризначених посадових осіб місцевого самоврядування в органах місцевого самоврядування, що додаються.

2. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Ці Методичні рекомендації розроблено з метою впровадження сучасних інструментів управління персоналом у діяльність органів місцевого самоврядування, консультативного та методичного забезпечення служби в органах місцевого самоврядування, надання методичної підтримки сільським, селищним, міським головам, головам районних, районних у місті, обласних рад, керуючих справами (секретарів) виконавчих комітетів, керуючих справами виконавчих апаратів, керівникам відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, керівникам структурних підрозділів апарату (виконавчого апарату) ради, виконавчих органів, іншим посадовим особам місцевого самоврядування, а також для забезпечення уніфікованого системного підходу щодо процедури проведення адаптації новопризначених посадових осіб місцевого самоврядування (далі - адаптація).

2. Ці Методичні рекомендації окреслюють:

поняття, цілі та завдання адаптації;

учасників процедури адаптації та їх ролі;

етапи адаптації та заходи, що здійснюються під час їх проведення;

отримання зворотного зв'язку та визначення успішності процедури проведення адаптації.

3. Для цілей застосування цих Методичних рекомендацій під адаптацією рекомендується розуміти процес ознайомлення та соціальної інтеграції новопризначених посадових осіб місцевого самоврядування в органі місцевого самоврядування до змісту та умов службової діяльності в органі місцевого самоврядування та колективу, що базується на поступовому здобутті нових професійних знань та навичок, вивченні стратегічних цілей та завдань органу місцевого самоврядування, освоєнні в колективі та долученні до організаційної культури органу місцевого самоврядування.

В межах цих Методичних рекомендацій під новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування рекомендується розуміти особу, яка обрана на місцевих виборах, обрана або затверджена відповідною радою, призначена на посаду в органі місцевого самоврядування вперше, або посадову особу місцевого самоврядування, призначену / переведену на іншу посаду в органі місцевого самоврядування, зокрема переведену в межах одного або до іншого органу місцевого самоврядування.

4. Учасниками процедури адаптації в органі місцевого самоврядування (далі - учасники) рекомендується вважати:

сільського, селищного, міського голову, голову районної, районної у місті, обласної ради, їх заступників;

секретарів міських (міст районного значення), сільських, селищних рад, старост;

керуючих справами (секретарів) виконавчих комітетів / керуючих справами виконавчих апаратів;

керівника відділу, управління та іншого виконавчого органу ради, в якому працює новопризначена посадова особа місцевого самоврядування (далі - керівник виконавчого органу);

керівника структурного підрозділу апарату (виконавчого апарату) ради, керівника структурного підрозділу виконавчого органу, в якому працює новопризначена посадова особа місцевого самоврядування (далі - керівник структурного підрозділу);

найближчого керівника новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, якому така особа прямо підпорядковується, від якого отримує завдання та якому звітує про їх виконання (далі - безпосередній керівник);

посадових осіб місцевого самоврядування того ж структурного підрозділу, в якому працює новопризначена посадова особа місцевого самоврядування (далі - колеги);

структурний підрозділ з питань персоналу або спеціаліста з питань персоналу органу місцевого самоврядування (далі - служба управління персоналом);

новопризначену посадову особу місцевого самоврядування;

інших працівників органу місцевого самоврядування, залучених до адаптації новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування в межах своїх повноважень.

5. Адаптацію в органі місцевого самоврядування рекомендується проводити щодо новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування.

Адаптацію для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, яка обрана на місцевих виборах, обрана або затверджена відповідною радою, рекомендується проводити за її згодою.

Також рекомендується проводити адаптацію осіб, які приступають до виконання посадових обов'язків після тривалої відсутності на службі за умови збереження за ними робочого місця (наприклад, після закінчення відпустки для догляду за дитиною, після завершення військової служби тощо).

6. Адаптацію в органі місцевого самоврядування рекомендується проводити для вирішення таких завдань:

забезпечення системного, структурованого, якісного і керованого процесу освоювання новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування на новому робочому місці;

скорочення часу, необхідного для досягнення новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування запланованого рівня ефективності і результативності службової діяльності;

розвиток і вдосконалення у новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування професійних знань, умінь і навичок, а також особистих та ділових якостей, необхідних для самостійного, якісного та відповідального виконання посадових обов'язків;

забезпечення комфортного перебування новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування в колективі з перших днів роботи, знайомство та налагодження відносин з колегами;

утримання новопризначених посадових осіб місцевого самоврядування в органі місцевого самоврядування, зменшення плинності кадрів та скорочення витрат на пошук персоналу;

ознайомлення з особливостями роботи органу місцевого самоврядування, його місією, цінностями, особливостями територіальної громади, її історією, статутом та стратегією розвитку;

долучення до організаційної культури та командної роботи, засвоєння норм і правил етичної поведінки в органі місцевого самоврядування;

формування позитивного іміджу органу місцевого самоврядування в територіальній громаді та на загальнодержавному рівні.

7. Організацію та координацію супроводу процедури адаптації в органі місцевого самоврядування рекомендується покладати на службу управління персоналом.

8. Тривалість адаптації рекомендується встановлювати окремо для кожної новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування.

При визначенні тривалості адаптації новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування рекомендується враховувати обсяг та складність передбачених за посадою обов'язків, завдання, що визначаються на строк випробування (у разі встановлення), а також рівень професійної компетентності та особисті якості такої посадової особи.

Службі управління персоналом разом з безпосереднім керівником рекомендується визначати тривалість адаптації у програмі адаптації новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування.

Тривалість адаптації рекомендується встановлювати від 3 до 6 місяців та у разі потреби коригувати службі управління персоналом за погодженням з безпосереднім керівником (у разі наявності).

Тривалість адаптації у програмі адаптації новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, яка обрана на місцевих виборах, обрана або затверджена відповідною радою, рекомендується визначати службі управління персоналом спільно з посадовою особою місцевого самоврядування, яка має не менше 2 років керівного досвіду роботи в цьому органі місцевого самоврядування та/або займає найвищу посаду по відношенню до інших посадових осіб місцевого самоврядування. Тривалість адаптації також рекомендується узгоджувати з новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування, яка обрана на місцевих виборах, обрана або затверджена відповідною радою.

1. При організації та проведенні адаптації в органі місцевого самоврядування рекомендується дотримуватися таких етапів:

1) підготовчий етап;

2) вступний етап;

3) ознайомчий етап;

4) входження в посаду та соціальна інтеграція;

5) занурення в роботу.

2. Під час підготовчого етапу рекомендується спланувати та підготувати зустріч новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування та її перший робочий день.

3. Підготовчий етап процедури адаптації рекомендується розпочинати за тиждень до першого робочого дня новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування.

4. Рекомендовані заходи на підготовчому етапі процедури адаптації:

узгодження дати та часу зустрічі;

розподіл ролей та завдань між учасниками, визначення кандидатури наставника;

надсилання інформаційного листа новопризначеній посадовій особі місцевого самоврядування;

розробка програми адаптації новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування;

підготовка довідника новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування (у разі потреби);

підготовка робочого місця новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування.

5. Службі управління персоналом рекомендується узгодити дату та час зустрічі з новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування в перший робочий день одним із доступних способів, зокрема засобами телекомунікаційного зв'язку, крім випадків, коли перший робочий день такої особи це день оголошення територіальною виборчою комісією рішення про реєстрацію сільського, селищного, міського голови, день її обрання або затвердження відповідною радою.

6. Службі управління персоналом рекомендується повідомити учасників, які будуть задіяні в організації адаптації, про дату та час виходу на роботу новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, узгодити розподіл ролей та завдань між ними. Для цього рекомендується організувати спільну зустріч таких учасників.

Рекомендований розподіл ролей учасників наведений у додатку 1 до цих Методичних рекомендацій.

7. Рекомендується завчасно визначити кандидатуру наставника, який закріплюється за новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування.

Рішення про кандидатуру наставника рекомендується приймати:

1) для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, яка займає посаду голови районної, районної у місті, обласної ради, сільського, селищного, міського голови - службі управління персоналом спільно з посадовою особою місцевого самоврядування, яка має не менше 2 років керівного досвіду роботи в цьому органі місцевого самоврядування та/або займає найвищу посаду по відношенню до інших посадових осіб місцевого самоврядування;

2) для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, яка займає посаду заступника голови районної, районної у місті, обласної ради, сільського, селищного, міського голови, голови постійної комісії з питань бюджету обласної, Київської та Севастопольської міських рад - голові районної, районної у місті, обласної ради, сільському, селищному, міському голові;

3) для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, яка займає посаду секретаря сільської, селищної, міської ради, керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету сільської, селищної, міської, районної у місті ради, старости - сільському, селищному, міському голові, голові районної у місті ради;

4) для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, яка займає посаду керівника секретаріату (керуючого справами) районної, обласної ради, керуючого справами виконавчого апарату обласної чи районної ради, керівника структурного підрозділу виконавчого апарату ради - голові районної, районної у місті, обласної ради;

5) для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, яка займає посаду керівника відділу, управління та іншого виконавчого органу ради, керівника структурного підрозділу апарату ради - сільському, селищному, міському голові;

6) для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, яка займає посаду у відділі, управлінні та іншому виконавчому органі ради, структурному підрозділі апарату (виконавчого апарату) ради - керівнику виконавчого органу, керуючому справами виконавчого комітету, керівнику секретаріату (керуючого справами) районної, обласної ради, керуючому справами виконавчого апарату обласної чи районної ради.

Про прийняте рішення рекомендується повідомити службу управління персоналом для якісної організації спільної зустрічі учасників.

8. Наставником рекомендується визначати безпосереднього керівника або посадову особу місцевого самоврядування структурного підрозділу, в якому працюватиме новопризначена посадова особа місцевого самоврядування, або керівника іншого структурного підрозділу, і який, як правило, відповідає таким вимогам:

має повну вищу освіту;

має досвід роботи на посадах у відповідному органі місцевого самоврядування не менше двох років;

володіє глибокими професійними знаннями, уміннями і навичками;

має високі професійні, морально-етичні та особистісні якості, необхідні для наставництва;

здатний/а на належному рівні здійснювати контроль за виконанням поставлених завдань;

користується повагою у колективі.

Для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, яка обрана на місцевих виборах, обрана або затверджена відповідною радою, наставником рекомендується визначати посадову особу місцевого самоврядування, яка займає найвищу посаду по відношенню до інших посадових осіб місцевого самоврядування.

Наставництво рекомендується здійснювати без відриву від виконання основних посадових обов'язків посадової особи місцевого самоврядування, яку визначено наставником.

9. Службі управління персоналом рекомендується вести облік наставників, закріплених за конкретними посадовими особами місцевого самоврядування, та надавати їм необхідну інформаційну, методично-консультативну та організаційно-технічну допомогу.

10. Після розподілу ролей службі управління персоналом рекомендується надати учасникам пам'ятки (чек-листи), в яких окреслити їх завдання та послідовність дій.

Рекомендовані форми пам'яток (чек-листів) для учасників наведені в додатку 2 до цих Методичних рекомендацій.

11. Службі управління персоналом рекомендується також надіслати на електронну пошту новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування не пізніше ніж за два робочі дні до першого робочого дня інформаційний лист, в якому зазначити, зокрема, найменування посади та структурного підрозділу, на посаду в якому її призначено, узгоджені дату, час та місце зустрічі в перший робочий день, логістику та карту проїзду до органу місцевого самоврядування, власне ім'я, прізвище, найменування посади та телефон контактної особи, документи, які необхідно мати з собою в перший робочий день (у разі потреби), орієнтовний розклад першого робочого дня тощо, крім випадків, коли перший робочий день такої особи це день оголошення територіальною виборчою комісією рішення про реєстрацію сільського, селищного, міського голови, день її обрання або затвердження відповідною радою.

Рекомендована форма інформаційного листа наведена в додатку 3 до цих Методичних рекомендацій.

12. Службі управління персоналом спільно з безпосереднім керівником рекомендується сформувати програму адаптації новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування з зазначенням її тривалості, переліку заходів та виконавців.

Рекомендована форма програми адаптації новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування наведена в додатку 4 до цих Методичних рекомендацій.

13. Службі управління персоналом рекомендується розробити довідник для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, в якому висвітлити необхідну для роботи інформацію: основні права і обов'язки посадової особи місцевого самоврядування, етичні засади поведінки, соціальне забезпечення, відпустки, складові та порядок формування заробітної плати, контакти працівників органу місцевого самоврядування, перелік найпоширеніших питань щодо організації роботи органу місцевого самоврядування тощо.

Рекомендована структура довідника для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування наведена в додатку 5 до цих Методичних рекомендацій.

14. Службі управління персоналом спільно з безпосереднім керівником (у разі наявності) рекомендується завчасно здійснити необхідні організаційні дії, передбачені внутрішніми процедурами органу місцевого самоврядування, для підготовки робочого місця новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, зокрема такі як: оформлення заявки / підготовка службової записки відповідальним структурним підрозділам (бухгалтерська служба, з питань інформаційних технологій, з питань матеріально-технічного забезпечення тощо) з описом матеріалів та засобів, необхідних для робочого місця новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування (меблі, техніка, канцелярське приладдя тощо), необхідного програмного забезпечення, створення облікових записів тощо.

У разі наявності в органі місцевого самоврядування пропускного режиму, службі управління персоналом напередодні першого робочого дня рекомендується здійснити необхідні організаційні дії для забезпечення своєчасного отримання новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування перепустки, крім випадків, коли перший робочий день такої особи це день оголошення територіальною виборчою комісією рішення про реєстрацію сільського, селищного, міського голови, день її обрання або затвердження відповідною радою.

15. Рекомендовані заходи на вступному етапі в перший робочий день новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування:

зустріч новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування;

ознайомлення із необхідними для роботи документами;

надання довідника для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування;

знайомство з колективом органу місцевого самоврядування, безпосереднім керівником, з наставником та колективом структурного підрозділу, на посаду в якому призначено новопризначену посадову особу місцевого самоврядування;

знайомство з робочим місцем та програмним забезпеченням, забезпечення ресурсами (видача канцелярського приладдя тощо);

складення Присяги посадової особи місцевого самоврядування, якщо її не було складено раніше;

надсилання вітального листа на адресу електронної пошти новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування;

бесіда з наставником;

ознайомлення з приміщеннями органу місцевого самоврядування та його відділами, управліннями та іншими виконавчими органами ради / структурними підрозділами виконавчого апарату ради;

надання документів, необхідних для отримання кваліфікованого електронного підпису (за потреби), службового посвідчення, зарплатної картки тощо.

16. В день призначення особи на посаду в органі місцевого самоврядування представнику служби управління персоналом рекомендується зустріти її у заздалегідь узгоджений час на вході до приміщення органу місцевого самоврядування, крім випадків, коли перший робочий день такої особи це день оголошення територіальною виборчою комісією рішення про реєстрацію сільського, селищного, міського голови, день її обрання або затвердження відповідною радою.

17. В день призначення новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування службі управління персоналом рекомендується розіслати електронною поштою або іншим доступним способом колективу органу місцевого самоврядування інформацію про новопризначену посадову особу місцевого самоврядування, зазначивши її власне ім'я, прізвище, найменування посади, дату виходу на роботу, номер телефону, адресу електронної пошти, номер кабінету тощо.

18. Службі управління персоналом в день призначення рекомендується ознайомити новопризначену посадову особу місцевого самоврядування з такими документами:

актом про призначення на посаду (якщо це не було зроблено раніше);

правилами внутрішнього трудового розпорядку;

посадовою інструкцією (за наявності);

регламентом відповідної ради (за потреби), положенням про виконавчий апарат ради / апарат відповідної ради та її виконавчого комітету / виконавчого органу ради, положенням про самостійний структурний підрозділ / положенням про структурний підрозділ, на посаду в якому її призначено, іншими актами, які регулюють питання діяльності органів місцевого самоврядування;

загальними правилами етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування;

колективним договором.

19. Службі управління персоналом рекомендується надати новопризначеній посадовій особі місцевого самоврядування для ознайомлення довідник для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування в паперовій або електронній формі.

20. Після ознайомлення з необхідними для роботи документами службі управління персоналом рекомендується представити новопризначену посадову особу місцевого самоврядування її безпосередньому керівнику (у разі наявності).

21. Безпосередньому керівнику рекомендується:

провести знайомство новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування з колективом органу місцевого самоврядування та/або структурного підрозділу, на посаду в якому її призначено;

представити новопризначеній посадовій особі місцевого самоврядування її наставника;

ознайомити новопризначену посадову особу місцевого самоврядування з її робочим місцем.

22. Службі управління персоналом рекомендується організувати складення присяги посадової особи місцевого самоврядування відповідно до частини першої статті 11 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування", крім посад, на які особа обирається на місцевих виборах, обирається або затверджується відповідною радою, у присутності керівництва органу місцевого самоврядування (за можливості), представників служби управління персоналом, безпосереднього керівника та/або посадових осіб місцевого самоврядування структурного підрозділу, на посаду в якому її призначено.

23. Після налаштування облікових записів, зокрема в корпоративній електронній пошті (за наявності), службі управління персоналом рекомендується надіслати на електронну адресу новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування вітальний лист, до якого, зокрема, прикріпити програму адаптації, пам'ятку (чек-лист) для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, довідник для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, інші інформаційні матеріали тощо.

24. Наставнику новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування рекомендується з такою особою обговорити програму адаптації та надати відповіді на питання.

25. Наставнику або представнику служби управління персоналом рекомендується ознайомити новопризначену посадову особу місцевого самоврядування із структурними підрозділами апарату (виконавчого апарату) ради, виконавчих органів та їх місцезнаходженням, порядком пропускного режиму в органі місцевого самоврядування.

26. Службі управління персоналом або наставнику рекомендується сприяти новопризначеній посадовій особі місцевого самоврядування в оформленні документів у відповідних структурних підрозділах, необхідних для отримання кваліфікованого електронного підпису (за потреби), службового посвідчення, зарплатної картки тощо.

27. Рекомендовані заходи на ознайомчому етапі в перший тиждень роботи новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування:

провести ввідний тренінг;

ознайомити новопризначену посадову особу місцевого самоврядування із поточними завданнями органу місцевого самоврядування, виконавчого апарату (секретаріату) ради, виконавчого комітету, виконавчого органу, структурного підрозділу, на посаду в якому її призначено, розподілом функціональних обов'язків керівництва органу місцевого самоврядування, а також завданнями та функціями інших структурних підрозділів органу місцевого самоврядування;

визначити завдання на строк випробування (у разі встановлення);

ознайомити новопризначену посадову особу місцевого самоврядування з неформальними правилами та традиціями органу місцевого самоврядування;

провести бесіду з новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування щодо підсумків першого тижня роботи.

28. Під час ввідного тренінгу для новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування службі управління персоналом рекомендується висвітлити:

загальну інформацію щодо діяльності органу місцевого самоврядування, його місії, цілей, організаційної культури, традицій;

організаційну структуру, ключові функції структурних підрозділів апарату (виконавчого апарату) ради, виконавчих органів;

правила внутрішнього трудового розпорядку в органі місцевого самоврядування та режим роботи;

питання охорони праці та протипожежної безпеки.

Ввідний тренінг рекомендується проводити у форматі аудиторного тренінгу, дистанційного навчання або у вигляді комбінації таких форматів. Такий тренінг рекомендується проводити індивідуально або в групі для декількох новопризначених посадових осіб місцевого самоврядування одночасно.

29. Безпосередньому керівнику в перший робочий тиждень новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування рекомендується ознайомити її із стратегічними документами розвитку територіальної громади, місцевими програмами (за потреби), річним планом роботи органу місцевого самоврядування (за наявності), завданнями та функціями відповідного структурного підрозділу, його планами на рік / наступні три роки, а також детально обговорити розподіл функціональних обов'язків керівництва органу місцевого самоврядування, посадові обов'язки та права відповідно до посадової інструкції новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування.

Також безпосередньому керівнику рекомендується обговорити завдання на строк випробування (у разі встановлення), з урахуванням документів, зазначених в абзаці першому цього пункту.

30. Наставнику рекомендується провести інструктаж новопризначеній посадовій особі місцевого самоврядування щодо порядку проходження документів у органі місцевого самоврядування, ознайомити з положеннями інструкції з діловодства в органі місцевого самоврядування, порядком роботи в системі електронного документообігу (за наявності) та типовими помилками, які можуть виникати у роботі.

Наставнику впродовж першого тижня роботи новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування рекомендується розповісти їй про особливості дотримання правил етичної поведінки та правил поведінки в органі місцевого самоврядування та за його межами, питання дрес-коду та культури спілкування працівників органу місцевого самоврядування, а також ознайомити новопризначену посадову особу місцевого самоврядування з неформальними відносинами в колективі, традиціями, яких дотримуються в органі місцевого самоврядування та які є частиною організаційної культури.

31. За результатами завершення першого робочого тижня новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування службі управління персоналом рекомендується провести з нею індивідуальну бесіду та отримати зворотний зв'язок щодо проходження процедури адаптації, а також надати відповіді на питання новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування.

Рекомендований перелік питань для індивідуальної бесіди наведений в додатку 6 до цих Методичних рекомендацій.

32. Під час етапу входження в посаду та соціальної інтеграції в перший - другий місяці роботи новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування наставнику рекомендується забезпечити підтримку та супровід новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування у виконанні її цілей та завдань, опануванні внутрішніх процедур і правил органу місцевого самоврядування, налагодженні комунікації та взаємодії в колективі.

Також наставнику рекомендується допомогти новопризначеній посадовій особі місцевого самоврядування в плануванні роботи, сприяти формуванню в неї навичок самоорганізації та самостійності в роботі.

33. Безпосередньому керівнику, колегам та службі управління персоналом під час цього та наступного етапів адаптації рекомендується проявляти розуміння та лояльність до новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування, сприяти її входженню у міжособистісні відносини в колективі, демонструвати максимальну підтримку, проводити командоутворюючі заходи, залучати новопризначену посадову особу місцевого самоврядування за її згодою до неформальних заходів тощо.

34. Під час етапу занурення в роботу протягом наступних місяців адаптації новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування наставнику рекомендується:

поступово ускладнювати завдання для входження новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування в робочий процес;

надавати можливість новопризначеній посадовій особі місцевого самоврядування проявляти свою професійну компетентність та ініціативу;

надавати новопризначеній посадовій особі місцевого самоврядування нормативно-правові акти, онлайн-курси, книги та публікації, які будуть корисними в роботі;

допомагати новопризначеній посадовій особі місцевого самоврядування виявляти та виправляти недоліки в роботі.

35. Етап занурення в роботу рекомендується вважати завершеним після повного входження в посаду та досягнення рівня автономності новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування, що підтверджується її результативністю, самостійністю в роботі, дисциплінованістю, дотриманням строків виконання роботи тощо.

1. Службі управління персоналом спільно з безпосереднім керівником (у разі наявності) рекомендується систематично протягом періоду адаптації отримувати зворотний зв'язок від новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування про якість адаптації для можливого коригування програми адаптації.

2. Наставнику рекомендується щотижнево обговорювати з новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування поточні завдання та результати діяльності, виконання програми адаптації, питання, які виникають під час виконання посадових обов'язків та наданих повноважень.

Наставнику також рекомендується підтримувати з новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування довірливі відносини та отримувати від неї зворотний зв'язок про питання, які виникають у роботі, а також висновки, спостереження та досягнення, здобуті під час проходження процедури адаптації.

3. Раз на місяць представнику служби управління персоналом рекомендується проводити індивідуальні бесіди з новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування, щоб з'ясувати рівень її задоволеності роботою і взаємодією з колективом, а також надати відповіді на питання, які можуть виникнути у новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування у ході адаптації.

За кілька днів до закінчення визначеної тривалості адаптації представнику служби управління персоналом рекомендується провести підсумкову бесіду із новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування щодо відповідності її очікувань і реальної ситуації проходження адаптації.

4. Для визначення успішності проведення адаптації, з метою удосконалення процедури адаптації в майбутньому новопризначеній посадовій особі місцевого самоврядування та її наставнику в останній день адаптації рекомендується заповнити форми зворотного зв'язку.

Рекомендована форма зворотного зв'язку новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування для перевірки успішності проведення її адаптації наведена в додатку 7 до цих Методичних рекомендацій.

Рекомендована форма зворотного зв'язку наставника для перевірки успішності проходження адаптації новопризначеною посадовою особою місцевого самоврядування наведена в додатку 8 до цих Методичних рекомендацій.

Збір зворотного зв'язку службі управління персоналом рекомендується здійснювати в електронній формі.

5. Процедуру адаптації рекомендується вважати успішно завершеною, якщо новопризначена посадова особа місцевого самоврядування:

опанувала необхідний обсяг знань і професійні навички, результати роботи влаштовують безпосереднього керівника (у разі наявності);

усвідомлює свою приналежність до органу місцевого самоврядування, його місії, цінностей, організаційної культури;

відчуває залученість, усвідомлює власний внесок, розуміє зв'язок своїх завдань зі стратегічними цілями та пріоритетами органу місцевого самоврядування;

соціально інтегрована в колектив - має налагоджені відносини та прийняття з боку колег та керівників.