Щодо визнання первинним документом документу, засвідченого ЕЦП

Правові засади застосування спрощеної системи оподаткування, обліку та звітності, а також справляння єдиного податку визначено в главі 1 Розділу IV Податкового кодексу України (далі –Кодекс).

Так, згідно пп. 296.1.1 п. 296.1 ст. 296 Кодексу, платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи (фізичні особи - підприємці), які не є платниками податку на додану вартість, ведуть книгу обліку доходів шляхом щоденного, за підсумками робочого дня, відображення отриманих доходів.

Форма книги обліку доходів, порядок її ведення затверджуються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику.

Платники єдиного податку третьої групи (фізичні особи - підприємці), які є платниками податку на додану вартість, ведуть облік доходів та витрат за формою та в порядку, що встановлені центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику. Для реєстрації книги обліку доходів такі платники єдиного податку подають до контролюючого органу за місцем обліку примірник книги (пп. 296.1.2 п. 296.1 ст. 296 Кодексу).

Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ст. 44 Кодексу).

Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 ст. 44 Кодексу, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності (абз. перший п. 44.3 ст. 44 Кодексу).

При заповненні податкової декларації платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця використовуються дані книги обліку доходів або книги обліку доходів та витрат, тому їх показники у відповідності до норм п. 44.1 ст. 44 Кодексу повинні бути підтверджені первинними документами, які мають право вивчати та перевіряти контролюючі органи під час проведення перевірок згідно із п.п. 20.1.6 п. 20.1 ст. 20 Кодексу.

Відповідно до ст. 5 Закону України від 22.05.2003 р. N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (із змінами та доповненнями, далі - Закон N 851) електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Згідно ст. 7 Закону N 851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Відповідно до ст. 3 Закону України від 22.05.2003 р. N 852-IV "Про електронний цифровий підпис" (із змінами та доповненнями, далі - Закон N 852) електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Стаття 8 Закону № 851, регламентує правовий статус електронного документа та його копії, отже юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.

Пунктом 85.4 статті 85 Кодексу установлено, що при проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Крім того, п. 85.8 ст. 85 Кодексу встановлено, що посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Абзацом шостим ст. 7 Закону N 851 визначено, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 року N 680 (із змінами та доповненнями).

Враховуючи вищезазначене, якщо первинний документ, зокрема акт приймання-передачі, оформлено відповідно до вимог чинного законодавства, то такий створений в електронному вигляді документ буде мати юридичну силу.

Невиконання платником податку зазначених у законодавстві вимог до первинних документів та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, що ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання територіальними органами ДФС України, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами.