Про організацію роботи органів прокуратури України у галузі міжнародно-правового співробітництва

6.4. Рекомендації щодо використання окремих формулювань при підготовці листів державним установам іноземних держав або міжнародним організаціям (їх посадовим особам) залежно від типу повідомлення та його змісту наводяться у додатку 4.

Організаційно-протокольне забезпечення зустрічей з представниками іноземних держав і міжнародних організацій покладається у Генеральній прокуратурі України на Головне управління міжнародно-правового співробітництва, а в прокуратурах обласного рівня ця робота здійснюється підрозділами з міжнародно-правових доручень та спеціально визначеними відповідними наказами працівниками, де такі підрозділи не створені.

Іноземних гостей (делегацію), які прибувають до прокуратури, зустрічає відповідальний за проведення заходу працівник Головного управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України. У разі проведення зустрічі у прокуратурі обласного рівня - працівник підрозділу з міжнародно-правових доручень або інший спеціально визначений відповідним наказом працівник, де такі підрозділи не створені.

Іноземні гості (делегація) у супроводі відповідального працівника прокуратури проходять до будинку через центральний вхід.

Як правило, іноземні гості проходять до приміщення Генеральної прокуратури України через центральний вхід по вул. Різницькій, 13/15. За умови відповідної попередньої домовленості високі гості можуть прибувати на своїх транспортних засобах безпосередньо у двір Генеральної прокуратури України з вулиці Гусовського.

Відповідальний працівник прокуратури супроводжує іноземних гостей (делегацію) до зали, де планується проведення зустрічі.

Якщо гості прибули завчасно до початку зустрічі, їм може бути запропоновано коротке ознайомлення з окремими приміщеннями відповідної прокуратури. У цьому випадку приблизно за 5 хвилин до початку зустрічі гостей підводять до зали, де вона відбуватиметься.

Для проведення зустрічей в органах прокуратури використовуються придатні для цієї мети приміщення.

У Генеральній прокуратурі України для проведення зустрічей використовуються спеціалізовані приміщення, вибір одного з них залежить від кількісного складу делегації, рівня іноземних учасників та тривалості зустрічі. Як правило, для проведення зустрічей з іноземними гостями використовується кімната офіційних заходів Генерального прокурора України (5-й поверх будинку по вул. Різницькій, 13/15, корпус В), кімнати офіційних заходів (6-й поверх будинку по вул. Різницькій, 13/15, корпус В та 1-й поверх будинку по вул. Гусовського, 9), малі зали колегій (4-й поверх будинку по вул. Гусовського, 9 та 4-й поверх будинку по вул. Різницькій, 13/15).

За необхідності можуть використовуватися більші зали, а саме: зала колегій на 140 осіб (7-й поверх будинку по вул. Різницькій, 13/15, корпус В) і зала колегій на 515 осіб (2-й та 3-й поверхи будинку по вул. Різницькій, 13/15, корпус В).

У разі проведення зустрічі з керівником державної установи або главою дипломатичного представництва зарубіжної країни у залі встановлюється Державний прапор України та Державний прапор країни гостя. Якщо високий гість є керівником міжнародної організації або главою її представництва, у залі встановлюється Державний прапор України та прапор цієї міжнародної організації.

Кожен прапор встановлюється на окремому флагштоку (настільній підставці). Всі прапори мають бути на флагштоках (підставках) однієї висоти.

На столі для переговорів відповідно до кількості учасників заздалегідь розкладаються блокноти, ручки, ставиться необхідна кількість пляшок з мінеральною водою та склянок.

Представники засобів масової інформації займають визначені для них місця у залі до початку зустрічі.

Керівник відповідної прокуратури разом з іншими українськими учасниками зустрічі вітає іноземного гостя і членів делегації у залі біля входу. Як правило, під час вітання здійснюється фото- або відеозйомка.

Після привітання всі учасники займають місця за столом відповідно до посадових рангів. У разі великої кількості учасників їх розташування за столом забезпечується за допомогою попередньо розставлених іменних табличок.

При цьому представники української сторони розташовуються за столом переговорів обличчям до входу, гості - за столом навпроти. Місця ліворуч від керівника української та іноземної делегацій призначені для перекладачів.

У разі коли зустріч відбувається у малій залі колегії (4-й поверх будинку по вул. Гусовського, 9) або кімнаті офіційних заходів (1-й поверх будинку по вул. Гусовського, 9), представники української сторони розміщуються за столом переговорів обличчям до входу, гості - за столом навпроти (типові схеми розташування № 3, № 4).

При проведенні зустрічі у малій залі колегії Генеральної прокуратури України (4-й поверх будинку по вул. Різницькій, 13/15) місце між Генеральним прокурором України (керівником української делегації) та іноземним гостем (керівником іноземної делегації) призначене для перекладача (типова схема розташування № 6).

За відсутності перекладачів Генеральний прокурор України (керівник української делегації) та керівник іноземної делегації сідають поруч (іноземний гість - праворуч). При цьому місце ліворуч від Генерального прокурора України (керівника української делегації) призначене для наступного за рангом українського учасника зустрічі, а наступного за рангом іноземного гостя - праворуч від керівника делегації (типова схема розташування № 5 ).

Переговори (обговорення) розпочинаються коротким вступом господаря з привітанням гостей, представленням українських учасників, визначенням основних питань обговорення. Ознайомча частина займає 8 - 10 хвилин. Протягом цього часу подаються чай та кава. Представники засобів масової інформації занотовують основні теми обговорення та орієнтовно через 10 - 15 хвилин після початку бесіди полишають залу, якщо інше не передбачено домовленостями сторін.

Переговори з української сторони веде вищий за посадою працівник прокуратури, який може надавати слово для окремих повідомлень іншим українським учасникам зустрічі.

Загальна тривалість бесіди становить, як правило, 45 - 50 хвилин, а візиту знайомства - 30 - 35 хвилин. Після її закінчення може відбутися обмін сувенірами та спільне фотографування керівників делегацій або всіх учасників зустрічі.

Вищий за посадою працівник прокуратури з української сторони прощається з іноземним гостем (керівником делегації) та делегацією біля виходу із зали.

У супроводі працівника прокуратури, який зустрічав, іноземний гість (делегація) залишає будинок відповідної прокуратури.

Кімната офіційних заходів Генерального прокурора України

Кількість посадочних місць: 16

(5-й поверх будинку по вул. Різницькій, 13/15, корпус В)

Кімната офіційних заходів

Кількість посадочних місць: 27

Є наявність місць для представників ЗМІ

(6-й поверх будинку по вул. Різницькій, 13/15, корпус В)

Мала зала колегій

Кількість посадочних місць: 40

Є наявність місць для представників ЗМІ

(4-й поверх будинку по вул. Гусовського, 9)

Кімната офіційних заходів

Кількість посадочних місць: 13

(1-й поверх будинку по вул. Гусовського, 9)

Мала зала колегій

Кількість посадочних місць: 33

Є наявність місць для представників ЗМІ

(4-й поверх будинку по вул. Різницькій, 13/15)

Мала зала колегій

Кількість посадочних місць: 33

Є наявність місць для представників ЗМІ

(4-й поверх будинку по вул. Різницькій, 13/15)

За участі представників іноземних держав та міжнародних організацій, зокрема у рамках їх візитів в Україну, можуть проводитися протокольні заходи:

1) зустріч при прибутті іноземного гостя (делегації) в Україну;

2) прийоми - "Ланч", "Фуршет", "Обід", "Вечеря", "Коктейль";

3) від'їзд іноземного гостя (делегації).

1. Зустріч іноземного гостя на залізничному вокзалі чи в аеропорту проводиться у разі прибуття в Україну керівника закордонної державної установи або глави міжнародної організації (далі - високого гостя).

Зустрічає високого гостя перший заступник або заступник Генерального прокурора України (один з керівників відповідної прокуратури обласного рівня). У зустрічі також беруть участь перший заступник начальника Головного управління міжнародно-правового співробітництва (працівник підрозділу прокуратури обласного рівня з міжнародно-правових доручень або спеціально визначений відповідним наказом працівник, де такі підрозділи не створені).

На церемонію зустрічі в аеропорту (на вокзалі) можуть бути запрошені відповідальні працівники дипломатичного представництва відповідної іноземної держави (міжнародної організації) в Україні.

За рішенням керівництва прокуратури, яка приймає гостей, зустріч може фотографуватися з виготовленням для високого гостя та членів делегації фотоальбомів на пам'ять про візит. Фотоальбоми вручаються високому гостю під час останньої зустрічі з керівником відповідної прокуратури або ж під час церемонії проводів в аеропорту (на залізничному вокзалі).

Якщо серед членів делегації є жінки (високий гість, дружина високого гостя або член делегації), особи, які зустрічають, беруть із собою квіти для вручення під час церемонії зустрічі.

За потреби для проведення зустрічі замовляється зала офіційних делегацій або VIP-зала та необхідна кількість автомобілів відповідного класу, включаючи представницькі, з розрахунку один автомобіль не більше ніж для трьох осіб. У разі необхідності організовується супровід колони автомобілів, які перевозять делегацію, спеціалізованими автомобілями ДАІ.

Під час здійснення необхідних процедур з прикордонного та митного оформлення високому гостю, членам делегації та особам, які їх зустрічають, пропонуються кава, чай та напої у попередньо замовленій окремій залі.

Вища посадова особа, яка зустрічає високого гостя (делегацію), проводить їх до автомобілів та разом з ними їде до готелю, де попередньо замовляється (бронюється) відповідна кількість номерів.

2. За формою проведення протокольні заходи поділяються на "Ланч", "Фуршет", "Обід", "Вечерю", "Коктейль".

"Ланч" відноситься до денних прийомів з іменною розсадкою за основним столом. Його влаштовують між 12 та 15 годинами тривалістю 1 - 1,5 години, з яких 45 - 60 хвилин гості перебувають за столом, а 15 - 30 хвилин - за кавою. Кава, чай можуть подаватися як за основним столом, так і в іншій залі.

"Фуршет" відрізняється від "Ланчу" тим, що при його влаштуванні не передбачено іменного розміщення за основним столом, а гості самі беруть страви й напої та обирають столи, за які сідають.

"Коктейль" розпочинається між 17 та 19 годинами і триває 1,5 - 2 години. Прийом проводиться стоячи. У запрошенні зазначається час початку і закінчення прийому. Гості можуть приходити і залишати приміщення у будь-який момент зазначеного часу.

Найбільш представницьким видом прийому є "Обід". Він проводиться, як правило, між 19 та 21 годинами, з іменним розміщенням запрошених осіб. У залі прийому встановлюються державні прапори країни-гостя та України.

"Вечеря" розпочинається о 21 годині і пізніше. Від "Обіду" вона відрізняється лише часом проведення та тим, що перша страва не подається.

На ланчі, обіди, вечері необхідно приходити в точно зазначений у запрошенні час, привітати господарів заходу і займати місця за столом згідно з планом розташування. По завершенні першим залишає місце прийому керівник, потім підлеглі йому посадові особи за посадовим старшинством.

У разі коли під час протокольного заходу передбачається обмін короткими промовами чи тостами, господар повинен заздалегідь передати текст свого виступу високому гостю (керівнику іноземної делегації) для ознайомлення й підготовки промови у відповідь.

Першим промову виголошує господар, а потім - гість, на честь якого влаштовано прийом.

Промова господаря повинна, як правило, передбачати привітання на адресу високого гостя (керівника іноземної делегації), виклад положень, що стали приводом для зустрічі, прийняту форму побажання гостям здоров'я, процвітання, щастя й інших гараздів.

Міжнародним дипломатичним протоколом не передбачені промови чи тости інших учасників заходу, однак в окремих випадках керівники делегацій можуть надавати слово учасникам прийому. Можливе завершення прийому тостом господаря під келих шампанського.

З метою надання прийому більшої урочистості на його початку можуть організовуватися концерти майстрів мистецтв (тривалістю до 20 хвилин), під час яких запрошеним особам подаються напої (аперитив).

3. Завершальним протокольним заходом є "від'їзд" високого гостя, що передбачає необхідність відповідної підготовки цього заходу. Як правило, високого гостя проводжає в аеропорт (на залізничний вокзал) та сама посадова особа, що й зустрічала. Однак рішенням керівництва відповідної прокуратури проведення цього заходу може бути доручено й іншому працівнику прокуратури аналогічного посадового рівня.

Церемонія проводів високого гостя здійснюється аналогічно церемонії його зустрічі.