ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 10.04.2014 № 129 |
Про деякі питання реєстрації документів в автоматизованій системі діловодства
Відповідно до Положення про Державне агентство земельних ресурсів України, затвердженого Указом Президента України від 8 квітня 2011 року, з метою автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням
НАКАЗУЮ:
1. Здійснювати реєстрацію усіх видів документів у системі електронного документообігу "ДОК ПРОФ-тм Степ 2.0" (далі - Система) з обов'язковим нанесенням штрих-коду, який включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується на кожній сторінці документа в спеціально відведеному місці.
2. Документи центрального апарату Держземагентства України, головних управлінь Держземагентства в областях, м. Києві та м. Севастополі, що створені після дати видання цього наказу та які не зареєстровані у Системі й не мають штрих-коду, вважати недійсними.
3. Паперові примірники документів, адресовані центральному апарату Держземагентства України, головним управлінням Держземагентства в областях, м. Києві та м. Севастополі (крім документів постійного та тривалого строку зберігання) та передані Системою як електронний документ, поштою не надсилати.
4. Документи, які надсилаються Системою і не мають зазначених у супроводі додатків або скановані у невстановленому форматі, підлягають відхиленню з обов'язковим поясненням причини повернення.
5. Начальникам головних управлінь Держземагентства в областях, м. Києві та м. Севастополі:
забезпечити видання наказів з питань розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності (далі - накази) у порядку, встановленому для видання всіх інших наказів;
забезпечити здійснення реєстрації наказів відповідно до Типової інструкції з діловодства в територіальних органах Держземагентства, затвердженої наказом Держземагентства України від 28.02.2012 № 80, з обов'язковим долученням до електронного примірника наказу всіх документів (скан-копії, файли), що були підставою для видання наказу;
забезпечити здійснення запису про реєстрацію наказів у реєстраційному журналі "Накази з розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності" та в Системі в картотеці "Накази СГ".
6. Начальникам головних управлінь Держземагентства в областях, м. Києві та м. Севастополі:
визначити відповідальних осіб, які здійснюватимуть реєстрацію наказів у реєстраційному журналі "Накази з розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності" та в Системі, а також скласти перелік осіб, які матимуть право перегляду змісту наказів у Системі, та надати цим особам відповідні права користувачів Системи;
організувати проведення працівниками діловодних служб і підрозділів інформаційних технологій інструктажі з питань роботи в Системі з відповідальними особами, які здійснюватимуть реєстрацію наказів у Системі, та особами, які матимуть право перегляду цих наказів;
за результатами проведеної роботи подати інформацію до Управління справами Держземагентства України.
7. Накази, які були видані у період з 27.03.2014 до дати видання цього наказу, підлягають реєстрації у Системі з внесенням через правобічну похилу риску раніше присвоєного номера.
8. Управлінню справами, Управлінню інформаційних технологій та технічного захисту інформації Держземагентства України надавати методичну та технічну підтримку з питань організації реєстрації наказів.
9. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
| Перший заступник Голови | А.М. Кадомський |
( Текст взято з сайту Держземагентства України http://www.land.gov.ua )