Знищення документів з грифом "Для службового користування" проводиться після затвердження акта керівником установи.
68. Відібрані для знищення документи з грифом "Для службового користування" перед передаванням на переробку як макулатури повинні подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.
Якщо обсяг справ, відібраних для знищення, є незначним, вони можуть бути спалені у присутності членів комісії, про що в акті робиться відмітка.
69. Після знищення документів з грифом "Для службового користування" в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт від ____________ (дата) № ___".
70. Інформаційні видання та матеріали, телефонні й адресні довідники, копії документів, стенографічні записи та друкарський брак можуть знищуватися без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника служби діловодства чи архіву установи, відповідального за їх облік і зберігання.
Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності
71. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися централізовано у службі діловодства чи архіві у шафах (сейфах), що надійно замикаються та опечатуються. Документи з грифом "Для службового користування" номенклатури справ мобілізаційного чи режимно-секретного органу установи зберігаються у відповідному режимному органі установи.
72. Документи з грифом "Для службового користування", видані для роботи за письмовим дозволом керівника установи, підлягають поверненню до служби діловодства чи архіву установи того ж дня.
73. Окремі справи з грифом "Для службового користування" з дозволу керівника служби діловодства чи архіву установи можуть знаходитись у виконавця протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови їх зберігання в шафах (сейфах), що надійно замикаються та опечатуються.
74. Передавання документів з грифом "Для службового користування" структурним підрозділам здійснюється через службу діловодства з відповідною позначкою в облікових формах.
75. Забороняється вилучення зі справ або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без дозволу служби діловодства. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться позначки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.
76. Документи з грифом "Для службового користування" не дозволяється виносити за межі установи. За потреби узгодження, підписання документів з грифом "Для службового користування" в установах, що знаходяться у межах одного населеного пункту, керівник установи (його заступник) може дозволити винести документи співробітникам за межі установи.
77. Особам, відрядженим до інших населених пунктів, забороняється мати при собі документи з грифом "Для службового користування". Їх заздалегідь відсилають за призначенням.
В окремих випадках з дозволу керівника установи дозволяється перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.
78. Наявність документів з грифом "Для службового користування" щорічно перевіряється комісією, спеціально призначеною наказом керівника установи. До складу цієї комісії входять особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретного підрозділу установи.
79. В архівах та бібліотеках, де зберігається значна кількість документів з грифом "Для службового користування", перевірка їх наявності може проводитися один раз на п'ять років.
Результати перевірок наявності документів з грифом "Для службового користування" оформлюються актом (додаток 9).
80. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доповідають керівнику установи, керівникам режимно-секретного підрозділу та служби діловодства, а також письмово повідомляються органи Служби безпеки України із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжиття заходів.
81. Для розслідування факту втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення службової інформації, що міститься в них, наказом установи призначається спеціальна комісія. Акт комісії про результати розслідування обставин втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення службової інформації затверджуються керівником установи.
82. На підставі акта комісії про результати перевірки відомості про втрачені документи заносяться службою діловодства в облікові форми.
83. Акти про втрачені документи постійного зберігання передаються до архівного підрозділу установи для включення у справу фонду.
Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків
84. Обов'язковому обліку в установі підлягають гербові печатки, штампи з повною назвою установи, бланки, що мають трафаретний текст документів і які надають право на інспектування, нагляд і відвідування інших установ, посвідчення особи, а також усі види перепусток, трудові книжки, бланки про освіту та підвищення кваліфікації (атестати, дипломи, посвідчення, свідоцтва).
85. Наказом керівника установи та відповідно до Інструкції про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у системі Державної служби України з надзвичайних ситуацій, затвердженої наказом ДСНС України від 26.02.2013 № 50 (із змінами), визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки та інших негербових печаток, штампів і бланків суворої звітності, а також призначаються посадові особи, які несуть персональну відповідальність за їх облік і зберігання.
Особливості поводження з мобілізаційними документами
86. Працівники організації допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф "Для службового користування" (далі - мобілізаційні документи), на підставі списку, складеного мобілізаційним підрозділом, погодженого з керівником канцелярії та затвердженого керівником організації.
87. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому кутку нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка "Літер "М".
88. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
89. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою "Літер "М".
Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.
90. Друкування та розмноження мобілізаційних документів здійснюється в режимно-секретних підрозділах установи.
91. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, які формуються відповідно до вимог пунктів 43 - 49 цієї Інструкції.
Робочі папки виконавців та справи з мобілізаційними документами зберігаються в окремому сейфі (металевій шафі), що надійно замикається та опечатується.
92. Контроль за роботою з мобілізаційними документами покладається на керівників організації, канцелярії та мобілізаційного підрозділу.
Охорона службової інформації, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців
93. Прийом іноземних делегацій, груп та окремих іноземців (далі - іноземці) установами та робота з ними здійснюється за рішенням керівника установи згідно з програмами прийому і роботи з іноземцями.
Відповідальність за збереження інформації, що міститься в документах з грифом "Для службового користування" під час прийому іноземців та роботи з ними несе керівник установи.
94. Усі заходи щодо організації прийому, зустріч та роботу з іноземцями забезпечує спеціальний структурний підрозділ зовнішніх відносин установи або призначена розпорядчим документом посадова особа (далі - відповідальний структурний підрозділ).
95. З урахуванням тематики зустрічі відповідальним структурним підрозділом разом з іншими структурними підрозділами, що беруть участь у роботі, розробляється програма прийому і роботи з іноземцями (додаток 10), погоджується з режимно-секретним підрозділом та затверджується керівником установи.
Програма прийому і роботи з іноземцями повинна містити:
1) відомості про іноземців, іноземні підприємство, установу, організацію (викладаються в обсязі, відомому установі, що приймає іноземців, - прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать особи, найменування та місцезнаходження підприємства, установи, організації);
2) підстави, мету перебування іноземців, тему переговорів;
3) відомості про строки перебування;
4) список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців, проведення роботи та їх супроводження, а також за здійснення інших заходів, пов'язаних з візитом;
5) переліки:
питань, які плануються для обговорення, із зазначенням обсягу і характеру інформації, що може бути передана іноземцям;
структурних підрозділів та службових приміщень організації, які іноземцям дозволено відвідати;
місць, де застосовуватимуться іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування;
маршрутів і порядок переміщення іноземців на території організації;
результатів переговорів, що очікуються;
інші необхідні відомості.
96. Уся інформація, що підлягає передаванню під час зустрічі з іноземцями, оцінюється експертною комісією установи до затвердження керівником установи програми прийому і роботи з іноземцями.
У разі наявності в документах службової інформації експертна комісія складає акт (додаток 11). Ознайомлення іноземців (надання матеріалів, документів тощо) з інформацією, зазначеною в акті, здійснюється з письмового дозволу керівника установи.
Якщо експертною комісією не виявлено в документах службової інформації, на підставі складеного акта (додаток 12) керівник установи надає дозвіл на передавання таких документів іноземцям.
97. Усі питання, що підлягають обговоренню, а також інформація, з якою будуть ознайомлені іноземці під час переговорів або яка буде надана їм у будь-якому вигляді, не повинні містити відомостей, що становлять державну таємницю.
98. Режимно-секретний підрозділ установи завчасно письмово інформує орган Служби безпеки України про склад закордонної делегації із зазначенням прізвищ, імен та посад її членів, а також про час перебування та мету відвідання установи. До листа додається програма прийому і роботи з іноземцями.
99. В установах, що систематично приймають іноземців, виділяються спеціальні приміщення, які до початку відвідання іноземцями та після його завершення перевіряються працівниками підрозділу технічного захисту інформації.
100. Повноваження осіб, призначених для роботи з іноземцями, визначаються програмою прийому і роботи з іноземцями та під час інструктажу.
Посадові особи, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти в межах наданих повноважень і забезпечувати збереження службової інформації, що міститься в документах з грифом "Для службового користування".
101. Залишати іноземців на території установи без супроводжувальних осіб, а також відвідувати службові приміщення, не передбачені програмою прийому і роботи з іноземцями, суворо забороняється.
102. Облік ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями веде відповідальний структурний підрозділ у журналі (додаток 13).
103. Після завершення зустрічі (прийому) іноземців відповідальний структурний підрозділ на основі записів (протоколу) зустрічі складає у довільній формі звіт. Відповідальний за складання звіту персонально зазначається в програмі прийому і роботи з іноземцями.
Звіт має містити:
відомості щодо іноземців (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, - ім'я та по батькові (за наявності), прізвище, рік народження, посада);
інформацію про виконання програми роботи з іноземцями (стисло розкривається зміст переговорів, зазначаються найменування структурних підрозділів, які відвідали та з роботою яких ознайомилися іноземці);
відомості щодо передачі іноземцям службової інформації, що є власністю держави, ким надано дозвіл на таку передачу;
пропозиції та рекомендації.
Звіт готується у кількох примірниках та після затвердження керівником установи надсилається заінтересованим установам.
104. Програма прийому і роботи з іноземцями, акт про наявність чи відсутність у документах, що підлягають передаванню, службової інформації й звіт про результати прийому і роботи з іноземцями групуються в окрему справу за номенклатурою та зберігаються у відповідальному структурному підрозділі.
105. У разі потреби в одночасному здійсненні охорони службової інформації і забезпеченні режиму секретності під час прийому іноземців захист службової та таємної інформації здійснюється відповідно до вимог розділу XX Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 р. № 1561-12.
| Директор Адміністративного департаменту | В.В. Гончаров |
Додаток 1
до Інструкції (пункт 16)
_______________________________
(найменування установи)
АКТ ______________ № ______________
_______________________________
(місце складання)
Про відсутність вкладень у конверті (упакуванні)
Акт складено ______________________________________________________
(найменування посади керівника служби діловодства)
________________________________________________________________________
(найменування установи)
________________________________________________________________________
(прізвище та ініціали)
у присутності: _________________________________________________________
(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)
про те, що під час розкриття конверта (упакування), надісланого
_______________________________________________________________________,
(найменування установи, що надіслала документи)
не виявлено таких вкладень _____________________________________________
(назви і номери документів, яких не виявлено)
Найменування посади керівника
служби діловодства __________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
__________
Примітка.
Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.
Додаток 2
до Інструкції (пункт 20)
ЖУРНАЛ
обліку вхідних документів з грифом "Для службового користування"
| Дата надходження та індекс документа | Дата та індекс вхідного документа | Звідки надійшов | Вид документа та короткий зміст | Кількість сторінок | |
| документа | додатка | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Продовження таблиці
Додаток 3
до Інструкції (пункт 20)
ЖУРНАЛ
обліку вихідних документів з грифом "Для службового користування"
Додаток 4
до Інструкції (пункт 20)
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
обліку документів з грифом "Для службового користування"
(Лицьовий бік)
(Зворотний бік)
| 14. Відмітка про отримання | 15. Відмітка про повернення | ||
| 16. Перевірка виконання | |||
| 17. Інші відмітки | |||
| 18. Фонд № | 19. Опис № | 20. Справа № | |
Формат А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148)
Додаток 5
до Інструкції (пункт 22)
ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом "Для службового користування"
Додаток 6
до Інструкції (пункт 48)
ДОВІДКА-ЗАМІННИК
Документ, долучений до справи № _______, том № ______, аркуші _____
________________________________________________________________________
(назва документа та гриф обмеження доступу)
_______________________________________________________________________,
зареєстрований за № ________ від _________ 20__ р. на _________ аркушах,
із зазначеної справи вилучений та:
1) долучений до справи № ______________, том № _____, аркуші ______
за 20___ р.;
2) надісланий ____________________________________________ 20___ р.
(куди, кому)
за № __________, копію супровідного листа долучено до справи № ________,
том № _______, аркуші ___________;
3) виданий для тимчасового користування ___________________________
_______________________________________________________________________;
(кому і за якою обліковою формою, дата)
4) знищений _______________________________________________________
(дата і номер акта)
Документ зареєстрований повторно у журналі № ______________________
(картка № ____________) за № ________________ від _____________ 20___ р.
________________________ __________ ______________________
(посада керівника (підпис) (ініціали та прізвище)
структурного підрозділу)
"___" ____________ 20__ р.
Начальник режимно-секретного __________ ______________________
(мобілізаційного) органу (підпис) (ініціали та прізвище)
Документ із справи вилучив
____________________________ __________ ______________________
(посада) (підпис) (ініціали та прізвище)
"___" ______________ 20__ р.
Додаток 7
до Інструкції (пункт 53)
ЖУРНАЛ
обліку видачі справ і видань з грифом "Для службового користування"
| № з/п | Назва справи або видання | Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок | Підрозділ і прізвище співробітника | Розписка і дата | Примітка | |
| отримання | повернення | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Додаток 8
до Інструкції (пункт 67)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
АКТ ________ ____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
М.П.
__________________ № ___ ______ _____________________ 20___ р.
________________________
(місце складання)
Про вилучення для знищення документів з грифом "Для службового користування", що не внесені до Національного архівного фонду
На підставі _______________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із
________________________________________________________________________
зазначенням строків їх зберігання або типової (примірної)
номенклатури справ)
комісія у складі: голови комісії ______________________________________,
членів комісії ________________________________________________________,
(посади, прізвища та ініціали членів комісії)
відібрала для знищення як такі, що не мають наукової,
історико-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і
документи фонду № ________________________
(найменування фонду)
Разом _____________________ документів за ___________________ роки.
(цифрами та літерами)
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за __________________
роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною
комісією державного архіву.
(протокол від ___ ____________20__ р. № ___)
Голова комісії __________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії: __________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання експертно-перевірної
комісії державного архіву
________________________ № ____________
Правильність зроблених відміток в акті з даними в облікових формах
звірив начальник служби діловодства
________________________________________________________________________
(посада, підпис, прізвище та ініціали)
"___" ____________ 20__ р.
Документи перед знищенням із записами в акті звірені та знищені
шляхом спалювання
"___" ____________ 20__ року.
Голова комісії __________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії: __________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Відмітки про знищення документів в облікових формах зробили:
"__" _________ 20__ р. ___________________________________________
(підпис, прізвище та ініціали
відповідальної особи)
Перевірив: начальник
служби діловодства ___________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
"___" ____________ 20__ р. ________________________
(підпис)
Додаток 9
до Інструкції (пункт 79)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ Найменування посади керівника установи
________ ____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
________________ № _____ _______ ____________________ 20____ р.
________________________
(місце складання)
Перевірки наявності та стану документів і справ з грифом "Для службового користування"
Складений на підставі наказу від ___________________ № _____.
Комісією у складі: голова комісії
________________________________________________________________________
(посада, прізвище, ініціали)
члени комісії __________________________________________________________
(посада, прізвище, ініціали)
з ____________ по _______________ проведено перевірку наявності та стану
документів і справ з грифом "Для службового користування". Перевіркою
встановлено:
1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку)
налічується _________________________________________ документів, справ.
З них наявні _____________________________________________________.
Не виявлено ______________________________________________________.
(індекси (номери) документів, справ, видань)
2. Знайдено не внесених до описів (номенклатур справ, журналів
обліку)
________________________________________________________________________
(індекси (номери) документів, справ, видань)
3. Характеристика стану документів, справ та видань:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Рішення керівника служби діловодства (архівного підрозділу) за
результатами перевірки
_______________________________________________________________________.
Голова комісії __________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії: __________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Додаток 10
до Інструкції (пункт 95)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
________ ____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
"______" __________________ 20_____ р.
ПРОГРАМА
проведення роботи ______________________________________________________
(найменування установи)
з ______________________________________________________________________
(іноземною делегацією, групою, окремими іноземцями)
фахівцями в галузі _____________________________________________________
Відомості про іноземців____________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові (за наявності),
_______________________________________________________________________.
посада, рік народження, громадянство, стать)
Підстави прийому __________________________________________________
Мета прийому ______________________________________________________
Строк перебування ___________ днів з _____________ по _____________
Відповідальні за прийом ___________________________________________
(прізвище, ім'я та по батькові, посада,
номер телефону)
Перелік питань, що плануються для обговорення _____________________
Перелік структурних підрозділів та службових приміщень установи,
які іноземцям дозволено відвідати ______________________________________
Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-,
аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування
________________________________________________________________________
Маршрути та порядок переміщення іноземців на території установи
________________________________________________________________________
Перелік службової інформації, яка планується для передачі іноземцям
________________________________________________________________________
Робота з іноземцями:
Результати переговорів, що очікуються _____________________________
Керівник відповідального
структурного підрозділу __________ ______________________
(підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Посада керівника режимно-
секретного підрозділу __________ ______________________
(підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Додаток 11
до Інструкції (пункт 96)
________________________
(гриф обмеження доступу)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ Найменування посади керівника установи
________ ____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
__________________ № ___ _______ ____________________ 20____ р.
________________________
(місце складання)
Про експертизу документів з грифом "Для службового користування", які планується передати іноземцям
Експертна комісія _________________________________________________
(найменування установи)
у складі ______________________________________________________________,
(посади, прізвище та ініціали членів комісії)
розглянувши ____________________________________________________________
(назви документів з грифом "Для службового користування",
_______________________________________________________________________,
дата і номер реєстрації, стислий зміст)
вважає, що:
________________________________________________________________________
1) у матеріальних носіях __________________________________________
(назви документів з грифом "Для службового
________________________________________________________________________
користування", дата і номер реєстрації)
міститься інформація стосовно _________________________________________,
(стислий зміст)
яка відповідно до пункту ____________ Переліку відомостей, що становлять
службову інформаціюу ДСНС України, якій надається гриф обмеженого
доступу "Для службового користування"і яка належить ____________________
_______________________________________________________________________.
(назва установи, що його затвердила)
2) передача іноземцям документів з грифом "Для службового
користування", зазначених у пункті 1 цього акта, повинна здійснюватися
відповідно до законодавства з дозволу _________________________________.
(посада керівника установи)
Голова комісії __________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії: __________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Додаток 12
до Інструкції (пункт 96)
________________________
(гриф обмеження доступу)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ Найменування посади керівника установи
________ ____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
__________________ № ___ _______ ____________________ 20____ р.
________________________
(місце складання)
Про експертизу документів (матеріальних носіїв інформації), які планується передати іноземцям
Експертна комісія _________________________________________________
(найменування установи)
у складі ______________________________________________________________,
(посади, прізвища та ініціали членів комісії)
розглянувши ____________________________________________________________
(назви документів (матеріальних носіїв інформації),
_______________________________________________________________________,
дата і номер реєстрації, стислий зміст)
вважає, що:
1) у матеріальних носіях __________________________________________
(назви документів (матеріальних носіїв
________________________________________________________________________
інформації), дата і номер реєстрації)
не міститься службова інформація;
2) документи (матеріальні носії інформації), зазначені у пункті 1
цього акта, можуть бути передані іноземцям.
Голова комісії __________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії: __________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
__________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
__________ ______________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Додаток 13
до Інструкції (пункт 102)
ЖУРНАЛ
обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями-*
________________________________________________________________________
(найменування установи)
__________
-*У звітах про результати прийому і роботи з іноземцями відображається також інформація про прийом іноземців на підприємствах, в установах і організаціях, що їм підпорядковані або належать до сфери їх управління.